GENERADOR DE LIBROS ELECTRONICOS

Transcripción

1 GENERADOR DE LIBROS ELECTRONICOS MANUAL DEL USUARIO Desarrollado por: Mg. Ing Sistemas Paúl Reyes Ayala CIP:

2 MANUAL DE USUARIO DERECHOS RESERVADOS 2016 ELABORADO POR TÉCNICA EN COMPUTACIÓN: MIRTHA VARGAS ABANTO 2

3 SISTEMA DE REGISTROS DE LIBROS ELECTRÓNICOS DÓNDE ESTÁ UBICADO EL PROGRAMA? Unidad D:\Plep_2016 donde encontraremos las carpetas: base (base de datos) manual reportes video tutorial CÓMO INGRESAMOS AL SISTEMA? - Hacemos doble click en el icono del osito PLE_2016 que se encuentra en el escritorio. EN ALGUNOS CASOS APARECE EL ICONO EN FORMA DE UNA BANDERA 3

4 - Automáticamente aparece una ventana con las siguientes opciones: Tablas definidas por SUNAT Tipo de cambio por SUNAT Salir del sistema - En la primera opción están almacenados los parámetros brindados por la SUNAT los cuales podemos definir y revivificar. TABLAS DEFINIDAS POR LA SUNAT 4

5 - Estos parámetros de tabla definidos por la sunat ya están alimentados en el sistema. - En tipo de cambio por SUNAT la tabla debemos registrar la información actualizada de la página Web de la SUNAT. TIPO DE CAMBIO POR SUNAT 5

6 - esta información es con respecto a cada uno de los días que aparece ubicada en la página web de la SUNAT. - Ingresamos el año y el mes. - Ingresamos la cotización de la compra. - Ingresamos la cotización de la venta. - Click en actualizar. - Así diariamente se tiene que actualizar los Datos según la página web de SUNAT. CÓMO CREAR UNA EMPRESA? - Damos doble click sobre la palabra seleccionar empresa. 6

7 - se muestra la ventana padrón de contribuyentes, hacemos click en nuevo. NUEVO - Aparece la ventana nuevo contribuyente e ingresamos los siguientes datos de la empresa. Ruc Razón social Abreviatura Domicilio fiscal Tipo de régimen Año de registro Ubicación de archivos contables GRABAR - En abreviatura escribimos la razón social de manera abreviada. - En tipo de régimen tenemos dos opciones RER (régimen especial) y RG (régimen general). - La ubicación de archivos generales aparece de manera automática. - Luego de llenar todos los datos de manera correcta, damos click en guardar. 7

8 - Automáticamente se guarda los datos de la empresa que hemos creado, y así sucesivamente podemos ir creando más empresas ya que el sistema es multiempresas. - Luego click en cerrar para volver a la página principal. - Seleccionamos la empresa con la que vamos a trabajar. - Luego Click en ingresar INGRESAR 8

9 - Al pulsar ingresar va a parecer otra ventana con las siguientes opciones: plan de cuentas Registro de compras Registro de ventas Seleccionar otra empresa - - Al hacer click en plan de cuentas, se muestra el plan de cuentas empresarial almacenado el en sistemas Estas tablas están definidas de tal manera que podemos ingresar nuevas cuentas dando click en nuevo 9

10 - ingresamos cuenta, nombre y click en guardar, para que quede registrado la cuenta ingresada. NUEVO CÓMO INGRESAR AL REGISTRO DE COMPRA? Damos click en registro de compras REGISTRO DE COMPRAS 10

11 - Seleccionamos el mes que vamos a trabajar. - Click en nuevo NUEVO - Ingresamos la fecha de la compra que aparece en el comprobante - Seleccionamos el tipo de comprobante ya sea factura, nota de crédito, etc. - Si no aparece el nombre de tipo de comprobante que queremos ingresar damos doble click en la palabra tipo de comprobante para registrar el que corresponda a dicha operación 11

12 - Aparece una ventana, pulsamos en el botón más (+) MAS - Escribimos el tipo de comprobante que deseamos ingresar - Damos doble click y automáticamente se registra. 12

13 - Seleccionamos el tipo de comprobante que ya hemos registrado - Ingresamos a nuestro proveedor - Ingresamos el proveedor dando click en nuevo NUEVO 13

14 - Registramos los siguientes datos: Tipo de comprobante Numero de documento Razón social - Click en asignar cuenta, para asignar la cuenta contable social de la adquisición. - Click en mas (+) MAS 14

15 - busca la cuenta contable que vamos a asignar y damos doble click para seleccionarla - Seleccionamos el tipo de moneda, en este caso es soles - Click en grabar - Pero si queremos en otro tipo de moneda clck en mas (+) - MAS GRABAR 15

16 - Seleccionamos el tipo de moneda que deseamos asignar dando doble clic en la opción elegida. - Ingresamos la serie - Ingresamos el número de comprobante - Ingresamos la forma de pago que puede ser las siguientes: Contado: si es contado, nos pide el tipo de medio de pago Crédito: 16

17 - Si el tipo de pago fue en depósito en cuenta, nos pedirá la entidad financiera. - Si no hay el tipo de medio de pago que vamos a usar, lo agregamos dando doble click en la palabra tipo de medio de pago, click en mas y seleccionamos la opción que buscando - automáticamente aparece la cuenta contable que se agregó cuando registramos el proveedor. - Seleccionamos el tipo de adquisición que pueden ser cualquiera de los siguientes. Adquisiciones grabadas para operaciones grabadas Adquisiciones grabadas para operaciones grabadas y no grabadas Adquisiciones grabadas para operaciones no grabadas Adquisiciones no grabadas (solo se utiliza en la selva) 17

18 - Aparece también automáticamente la clasificación del bien. - Se ingresa el importe total y automáticamente aparece la base imponible y el IGV. - Si la compra ha sido una rectificación del mes anterior que se hayan equivocado activamos el chet rectificación. ACTIVAR CHECK SI ES UNA RECTIFICACIÓN - En la opción otros tributos desplegamos y aparecerán las siguientes opciones: Percepción.- aparece automáticamente para ingresar su importe Retención.- aparece automáticamente para ingresar su importe Detracción.- aparece automáticamente para ingresar la fecha de detracción, el importe de la detracción y el Nº de constancia de la detracción. 18

19 otros.- se utiliza cuando ingresamos la factura de algún servicio público como luz, agua, entre otros. Se ingresa el nombre del tributo y el importe - Una vez ingresado todos los datos en nueva compra damos click en grabar GRABAR - Y así sucesivamente se pueden ir ingresando las diversas compras 19

20 - Si nos equivocamos en cualquiera de las compras ingresadas podemos modificar dando click en la opción modificar. - Y si deseamos eliminar cualquiera de las compras click en eliminar MODIFICAR ELIMINAR CÓMO REGISTRAR UNA VENTA UNA VENTA? - Damos click en registro de ventas 20

21 - Seleccionamos el mes - Click en nuevo NUEVO - Ingresamos la fecha de emisión y vencimiento de la venta que aparece en el comprobante - Seleccionamos el tipo de comprobante - Ingresamos el número de serie y el número de comprobante - Si no aparece el nombre de tipo de comprobante que queremos ingresar damos doble click en la palabra tipo de comprobante. 21

22 - Se muestra una ventana, damos click en el botón más (+) MAS - Ingresamos la forma de pago, en este caso contado y automáticamente aparece el tipo de medio de pago - Click en cliente para registrarlo - 22

23 - Aparece una venta nueva click en nuevo para ingresar al cliente NUEVO - Ingresamos el los datos del nuevo cliente Registrando los siguientes datos: Tipo de documento Numero de documento Razón social -doble click en grabar GRABAR 23

24 - Hacemos doble Click en cuenta contable, para asignar la cuenta contable de la adquisición. - Click en mas (+) NUEVO 24

25 - Buscamos la cuenta contable que vamos a asignar y damos doble click para seleccionarla - Aparece también la cuenta contable que registramos (que es a lo que se dedica la empresa). - Se ingresa el importe total y automáticamente aparece la base imponible y el IGV. - Click en grabar y ya está registramos la nueva venta. - GRABAR 25

26 - Y así sucesivamente se pueden ir ingresando las diversas ventas de la empresa CÓMO REGISTRAR UNA FACTURA ANULADA? - Ingresamos el mes y click en nuevo 26

27 - Ingresamos la fecha de emisión y vencimiento de la venta que aparece en el comprobante - Seleccionamos el tipo de comprobante - Ingresamos el número de serie que asignamos anteriormente a la boleta que vamos anular y el número de comprobante - Si no aparece el nombre de tipo de comprobante que queremos ingresar damos doble click en la palabra tipo de comprobante. - Ingresamos la forma de pago en este caso contado y automáticamente aparece el tipo de medio de pago - Click en cliente seleccionamos la opción anular - asignamos la cuenta contable social de la adquisición. - Se ingresa el importe total que será 0.00 y automáticamente aparece la base imponible y el IGV. - Click en grabar GRABAR 27

28 - Y ya está anulada la venta. CÓMO IREGISTRAR BOLETAS DE VENTAS? - Seleccionamos el mes y Click en nuevo 28

29 - Ingresamos la fecha de emisión y vencimiento de la venta que aparece en el comprobante - Seleccionamos el tipo de comprobante (en este caso boleta de venta) y automáticamente aparece por defecto el cliente (clientes varios) - Ingresamos el número de serie y el número de comprobante en este caso desde la boleta Se ingresa una a una el importe de las boletas de manera ordenada y automáticamente se va sumando el total de los montos ingresados - Click en cerrar para que se registre en el sistema CERRAR 29

30 - Ingresamos la forma de pago en este caso contado y automáticamente aparece el tipo de medio de pago - asignamos la cuenta contable social de la adquisición. - Se ingresa el importe total y automáticamente aparece la base imponible y el IGV. - Click en grabar, quedando registrado el intervalo de boletas de forma acumulada. CÓMO REGISTRAR UNA NOTA DE CRÉDITO? Seleccionamos el mes - Click en nuevo NUEVO 30

31 - Ingresamos la fecha de emisión y vencimiento de la venta que aparece en el comprobante - Ingresamos el número de serie y el número de comprobante. - Seleccionamos el tipo de comprobante en este caso (nota de crédito). - Si no aparece el nombre de tipo de comprobante que queremos ingresar damos doble click en la palabra tipo de comprobante. 31

32 - Aparece una ventana, damos click en (+). MAS - Ingresamos la forma de pago en este caso al contado y automáticamente aparece el tipo de medio de pago -Click en cliente para registrarlo. 32

33 - Aparece una venta nueva click en nuevo para ingresar al cliente NUEVO - Al Ingresar los datos del nuevo cliente, se muestra una ventana para registrar los siguientes datos. Tipo de documento Numero de documento Razón social -doble click en grabar GRABAR 33

34 - Click en cuenta contable, para seleccionar la respectiva cuenta contable asociada de la adquisición. - Se ingresa el importe total - automáticamente aparece la base imponible y el IGV. - Seleccionamos la fecha a la cual modifica el documento de la nota credito de venta. 34

35 - Seleccionamos el tipo de comprobante y el número de comprobante - Seleccionamos el número de serie del documento que se va a modificar - Click en grabar y ya está registrado la nueva venta. GRABAR - y así podemos seguir ingresando nuestras ventas sucesivamente - Si deseamos modificar una venta, click en modifica - Si deseamos eliminar una venta click en eliminar MODIFICAR ELIMINAR 35

36 DONDE SE ALMACENA LAS CARPETAS DE COMPRA Y VENTA? - Si revisamos la carpeta ple-2016 después de haber registrado compras y ventas, podremos verificar que se ha creado automáticamente la carpeta con el RUC y la abreviatura de la empresa que hemos registrado en el sistema. - Dentro de la carpeta la empresa que se creó automáticamente, también se creó automáticamente las siguientes carpetas: Registro_compras_2016 Registro_ventas_2016 Nota: Estas carpetas (compras y ventas) se encuentras vacías ya que aún no se han generado los archivos Ple y Excel. 36

37 CÓMO SE REGISTRA EL LIBRO ELECTRONICO DE COMPRAS? - Click en registro de compras - Seleccionamos el mes - Click en Generar Archivo PLE GENERAR ARCHIVO PLE 37

38 - Automáticamente aparece una ventana con el mensaje (libro de compras electrónico ha sido generado!!!) - Click en aceptar ACEPTAR - Así mismo generamos también el Archivo Excel dando click en Generar Archivo Excel GENERAR ARCHIVO EXCEL 38

39 - GRABAR automáticamente se abrirá registro de compras con el formato 8.1 ya está listo y preparado para imprimir Pulsamos el botón grabar y salimos NOTA: Si no grabamos el archivo Excel no se registraran los datos. CÓMO SE REGISTRA EL LIBRO ELECTRONICO DE VENTAS? - Click en registro de ventas 39

40 - Seleccionamos el mes - Click en Generar Archivo PLE GENERAR ARCHIVO PLE - Automáticamente aparece una ventana con el mensaje (libro de ventas electrónico ha sido generado!!!) - Click en aceptar ACEPTAR 40

41 - click en Generar Archivo Excel GENERAR ARCHIVO EXCEL GRABAR automáticamente se abrirá registro de ventas con el formato 8.1 ya listo y preparado para imprimir Pulsamos el botón grabar y salimos NOTA: Si no grabamos el archivo Excel no se registraran los datos. 41

42 CÓMO VERIFICAMOS LA INFORMACIÓN DE LOS LIBROS ELECTRÓNICOS? - Damos doble click al programa de libros electrónicos (PLE de la SUNAT) -Ingresamos el número de RUC - pulsamos acceder ACCEDER 42

43 - Aparece una ventana con las siguientes opciones: Validar.- valida los archivos txt y envía los resúmenes archivos xple. Verificar.- Verifica si los archivos txt han sido generados en el Ple. Historial.- muestra todas las generaciones de los Libros Electrónicos. Visor.- permite visualizar las constancias de recepción. - Presionamos la opción validar VALIDAR - Click en añadir archivo AÑADIR ARCHIVO 43

44 - Seleccionamos la carpeta ple_2016, la carpeta de la empresa - Seleccionamos la carpeta registro de compras Nota: el mismo sistema te crea las carpetas 44

45 - seleccionamos el mes - Dentro de registro de compras encontramos los archivos - Seleccionamos los dos archivos y click en abrir ABRIR - De la misma forma añadimos el archivo de ventas click en añadir archivos AÑADIR ARCHIVO 45

46 - Seleccionamos la carpeta ple_2016, la carpeta de la empresa - Seleccionamos la carpeta registro de ventas - seleccionamos el mes - Dentro de registro de ventas encontramos un archivo, seleccionamos el archivo y click en abrir ABRIR 46

47 - Así tenemos los archivos de compras y ventas - Para validar la información damos click en validar VALIDAR - Y así el sistema validara todos los archivos importados tanto los registros almacenados de compras como de ventas. 47

48 - Esta información se verificara haciendo doble click en ver constancia - Se muestra la ventana constancia de libros electrónicos En ella podremos verificar los totales comparándolos con los archivos generados por el sistema almacenados en la carpeta Ple_

49 - verificamos la información almacenada en las carpeta ple_ Doble click en la carpeta de la empresa creada - Revisamos la carpeta registro de compras 49

50 - Hacemos doble click en archivo Excel registro de compras - Verificamos los totales del registro de compras de Excel 50

51 - Los totales del registro de compra deben de coincidir con los totales del reporte de dicha información consistente. - Y de la misma forma se verifica el registro de ventas - Nota: también podemos descargar la constancia dando click. 51