MANUAL DE USUARIO (PERFIL ESTUDIANTE) SISTEMA ÚNICO DE REGISTRO ACADÉMICO

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1 MANUAL DE USUARIO (PERFIL ESTUDIANTE) SISTEMA ÚNICO DE REGISTRO ACADÉMICO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Ing. Flor Sánchez Ing. Ana Ortega Unidad de Apoyo Tecnológico y Coordinadora de la Unidad de Apoyo SECRETARIA GENERAL Estadístico Tecnológico y Estadístico UBV 1

2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 INTRODUCCIÓN... 3 PARA INGRESAR AL SISTEMA... 4 PORTAL DEL SISTEMA... 5 ACCESOS RÁPIDOS... 6 BOTÓN DE ESTADÍSTICA... 7 BOTÓN DE CONECTADOS... 9 BOTÓN DE DESCARGAS BOTÓN DE CONTACTOS BOTÓN CALENDARIO BOTÓN MALLAS PFG VERIFICAR DOCUMENTO ENLACES DE INTERES ACTIVACIÓN DE CUENTA INGRESO AL SISTEMA NOTAS CERTIFICADAS EGRESOS ADMINISTRACIÓN

3 INTRODUCCIÓN es un recurso tecnológico de la Universidad Bolivariana de Venezuela para que sus Estudiantes, Docentes, interesados puedan acceder a los servicios que ofrecen los procesos de ingreso, prosecución y egreso normado por la Secretaría General, desde cualquier municipio que conforma el territorio nacional de nuestra República Bolivariana de Venezuela. Su Objetivo es consolidar una plataforma tecnológica que permita brindar servicios académicos administrativos a estudiantes y comunidad en general de la, utilizando un sistema informático con arquitectura cliente-servidor bajo software libre con tecnología web, permitiendo contar con la información en tiempo real en los diferentes procesos de Ingreso, Prosecución y Egreso a nivel nacional. El Equipo está conformado por un equipo multidisciplinario de Docentes, Coordinadores, Técnicos y Personal administrativo de todas las sedes UBV. El sistema se utiliza en todas las Direcciones, Coordinaciones, PFG De Ingreso Prosecución Y Egreso Estudiantil, a nivel nacional, por estudiantes, comunidad ubevista y público en general, quienes buscan información de los Programas y procesos de ingreso, prosecución y egreso de la UBV, la herramienta integra toda la información y los procesos académicos administrativos de la institución. El manual que se presenta a continuación tiene el objeto de facilitar la compresión del uso de los diferentes módulos que integran la aplicación del 3

4 PARA INGRESAR AL SISTEMA Haga doble clic en el icono de Mozilla Firefox (Fig.1), y escriba en la barra de direcciones (Fig.1.1), lo siguiente: y presione la tecla entrar. (Fig.1) (Fig.1.1) 4

5 PORTAL DEL SISTEMA A continuación se presenta la página de inicio del sistema, ver (Fig.2) (Fig.2) 5

6 1. Muestra la cantidad de usuarios conectados al sistema. 2. Muestra la fecha y hora del servidor. 3. Accesos rápidos a secciones de información y servicios académicos. 4. Tips de información para el uso del sistema. 5. Información académica para el usuario. 6. Sección de ingreso al sistema. 7. Activación de cuenta de nuevos usuarios del sistema. 8. Verificación de documentos emitidos por el sistema. 9. Enlaces de interés. 10. Información del sistema. Accesos rápidos A continuación se describe la funcionalidad de la sección de accesos rápidos de servicios académicos, ver (Fig.3). a b c d e f (Fig.3). 6

7 Botón de Estadística Cuando seleccione el botón de estadística podrá ver las estadísticas de los estudiantes inscritos para un periodo académico activo, ver (Fig.3.1). 1 (Fig.3.1) 1. Muestra el detalle de inscripciones por estado y por PFG. 7

8 Detalle de las inscripciones por estado y por PFG, ver (Fig.3.2). (Fig. 3.2) 8

9 Botón de Conectados Si selecciona el botón de conectados observara el siguiente detalle ver (fig.3.3), donde se presentara el estado donde se conectan y la cantidad de conectados. 1 (Fig.3.3) 1. Presione clic a la lupa para ver el detalle de los usuarios conectados, ver (Fig.3.4). (Fig.3.4) 9

10 Botón de Descargas Cuando seleccione el botón de descargas tendrá la posibilidad de obtener información académica variada en formato PDF, a su vez encontrara la planilla de inscripción del PFG de su preferencia en formato doc., ver (Fig.3.5).. 1 (Fig.3.5) 1. Al presionar clic sobre el icono de color verde automáticamente el explorador comenzara a realizar la descarga del documento seleccionado este poseerá permiso de impresión, ver (Fig.3.6). 10

11 (Fig.3.6) 11

12 Botón de Contactos a) Al seleccionar el botón de contactos se encontrara con una lista del personal encargado de los CIPEE, con la dirección y teléfono de los estados, ver (Fig.3.7). (Fig.3.7) 12

13 Botón Calendario b) El botón calendario en los accesos rápidos expone el calendario académico actual por estado, mostrando la fecha de inicio y fecha de culminación del mismo, ver (Fig.3.8). (Fig.3.8) 13

14 Botón Mallas PFG c) Al seleccionar el botón Mallas PFG se encontrara con una lista desplegable, donde realizará la selección de la malla a consultar dando clic sobre ella, ver (Fig.3.9). (Fig.3.9) a) Luego se presentara una ventana donde debera seleccionar el tipo de malla dia o noche haciendo clic a la lupa que se muestra, ver (Fig.3.10). 1 (Fig.3.10) 1. Una vez seleccionada la malla, se revelara en detalle la misma, donde estará la información distribuida en bloques por trayecto, ver (Fig.3.11). 14

15 a (Fig.3.11) a) Opción que permite imprimir la malla. 15

16 Verificar Documento República Bolivariana de Venezuela A continuacion se presenta la sección de Verificar Documento, ver (Fig.4) (Fig.4) 1: Seleccione el tipo de documento a verificar. 2: Escriba el codigo que se presenta en el documneto a verificar 3: Codigo de validacion. 4: Ingrese los caracteres que se muestran. 5: Presione el boton para proceder con la consulta. Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.1) si no existe. (Fig.4.1) 16

17 Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.2) si existe pero no esta inscrito en el periodo actual. (Fig.4.2) Ventana que se expondra al momento de la consulta, ver (Fig.4.3) si existe y esta inscrito en el periodo actual. (Fig.4.3) 17

18 Enlaces de Interes Se presenta una seccion con enlaces de interes para el estudiante y visitante del sistema, ver (Fig.5). (Fig.5) Enlace 1: Link de acceso hacia la pagina web de la Universida Bolivariana de Venezuela. Enlace 2: Link de acceso al sistema del PIU. Enlace 3: Link de acceso al sistema de Postgrados. Enlace 4: Link de acceso al portal del SAIME. Enlace 5: Link de acceso al portal de la OPSU. Enlace 6: Link de acceso al portal de la Mision Sucre. Enlace 7: Presentara informacion teorica propia del sistema. 18

19 Activación de Cuenta República Bolivariana de Venezuela A continuacion se presenta la sección de Activar cuenta, ver (Fig.6) escriba el número de cedula, el código de validación y luego presione el botón ingresar. (Fig.6) Una vez ingrese los datos requeridos se presentar la siguiente pantalla, ver (Fig.6.1), donde deberá escribir la información demandada para la activación (Fig.6.1) 1: Login creado automaticamente por el sistema. 2: Escriba la contraseña que usara para ingresar al sistema en ambos campos. 3: Seleccione la pregunta de seguridad. 4: Escriba la respuesta. 5: Presione el boton para proceder con la activacion. 19

20 Al presionar el botón de crear cuenta se presentara una ventana probando que la cuenta fue creada e indicando el usuario que deberás usar para iniciar sección en el sistema de SURUBV, ver (Fig.6.2), presione el botón de aceptar para culminar el proceso de activación. Ingreso al Sistema (Fig.6.2) A continuacion se presenta la sección de Ingreso al Sistema, ver (Fig.7), el mismo está ubicado en la barra lateral izquierda del portal del SURUBV (Fig.7) 1: Debe ingresar su Login. 2: Debe ingresar su Password. 3: Código de seguridad que debe escribir en el campo siguiente. 4: Campo donde debe ingresar el código de seguridad. 5: El botón Ingresar validara su información para darle acceso al mismo. 20

21 Al momento de ingresar al sistema, se le indicara que debe realizar el cambio de su clave por propósito de seguridad, ver (Fig.7.1), presione aceptar para continuar. (Fig.7.1) NOTA: Se recomienda cambiar su contraseña una vez ingrese al sistema, y luego periódicamente por su seguridad, la misma no debe ser facilitada a otra persona, todas sus acciones serán registradas en el sistema y podrán ser auditadas. A continuación se presenta la ventana de inicio de sección al usuario, ver (Fig.7.2). 1 2 (Fig.7.2) 1. Presione el botón para iniciar sección. 2. Presione para interrumpir la operación. Pantalla de bienvenida al sistema, ver (Fig.7.3). 21

22 (Fig.7.3) 1. Indica la información del usuario conectado. 2. Menú de la sección. 3. Texto de bienvenida al usuario. 4. Botones de acceso a los servicios académicos. 5. Accesos a la administración del perfil. 6. Área informativa para los usuarios. 22

23 Notas Certificadas Haga clic en la opción notas certificadas, en el área de servicios para la consultar las mismas, ver (Fig.11). 1 2 (Fig.11) 1. Seleccione la opción notas certificadas. 2. Presione el botón para ejecutar la opción. A continuación se presentara la siguiente pantalla, ver (Fig.11.1) (Fig.11.1) 1. Datos de la sede / aldea. 2. Datos de egreso(s) obtenido(s) por el estudiante. 3. Ver las unidades curriculares obtenidas por el estudiante para el egreso seleccionado. (Fig.11.2). 23

24 (Fig.11.2) 24

25 1. Información del tramo, tipo de UC, código, horas y nombre. 2. Nota obtenida, porcentaje de asistencia, sección, periodo y estado UC. 3. Requisitos para el tipo de egreso seleccionado. 4. Requisitos aprobados por el estudiante. 5. Impresión de las notas certificadas. 6. Casilla que prepara el documento para imprimir las notas certificadas requeridas para trámites en el exterior. Si requiere imprimir las notas certificadas, debe realizar lo siguiente: ver (Fig.11.3). 1 (Fig.11.3) 1. Hacer clic sobre la imagen de la impresora. NOTA: No debe marcar la casilla Tramite Exterior. 25

26 Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado exitosamente, presione el botón aceptar para continuar con la operación, ver (Fig.11.4). (Fig.11.4) Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso por el usuario, ver (Fig.11.5). NOTA: Este documento se genera bajo la dirección de la Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil del Estado correspondiente. Una vez impreso se debe presentar ante el CIPEE para gestionar el sello. Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la página web 26

27 (Fig.11.5) 27

28 Si requiere imprimir las notas certificadas para trámites en el exterior, debe realizar lo siguiente: ver (Fig.11.6). 1 2 (Fig.11.6) 1. Marcar la casilla Tramite Exterior. 2. Hacer clic sobre la imagen de la impresora. Se presentará una ventana indicando que el documento ha sido registrado exitosamente, presione el botón aceptar para continuar con la operación, ver (Fig.11.7). (Fig.11.7) Se genera el registro de notas y se muestra en formato PDF, puede ser impreso por el usuario, ver (Fig.11.8). NOTA: Este documento se genera con el espacio en blanco de la firma manuscrita del Secretario General, para tener validez se debe presentar ante el CIPEE para gestionar la firma y sello. Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la página web 28

29 (Fig.11.8) 29

30 NOTA: Si el egresado ha obtenido varios títulos y desea consultar las notas certificadas, debe seleccionar solo uno de los PFG cursados, ver (Fig.11.9) (Fig.11.9) 1. Seleccionar el Programa de Formación de Grado. 2. Hacer clic sobre la opción notas certificadas. 3. Presione el botón para ejecutar la opción. 30

31 NOTA: Si al momento de realizar la consulta de las notas se le presenta la siguiente pantalla, ver (Fig.11.9). (Fig.11.9) Debe dirigirse al CIPEE de su Estado para realizar los ajustes necesarios. NOTA: Si al momento de realizar la consulta de las notas se le presenta la siguiente pantalla, ver (Fig.11.10). (Fig.11.10) Su cuenta se encuentra inactiva por el CIPEE, debe dirigirse a CIPEE para activarla nuevamente. 31

32 Egresos Haga clic en la opción Egreso para la consultar los servicios académicos, ver (Fig.12). (Fig.12) A continuación se presentará la siguiente pantalla, ver (Fig.12.1). 1 2 (Fig.12.1) 1. Seleccione una opción de la lista. 2. Presione el botón Aceptar para ejecutar la opción. 32

33 Autenticación de Título República Bolivariana de Venezuela Seleccione la opción Autenticación Título, ver (Fig.12.2). 2 1 (Fig.12.2) 1. Seleccione la opción Autenticación Título. 2. Presione el botón Aceptar para ejecutar la opción. A continuación se presentará la siguiente pantalla en donde indica el (los) título(s), que ha recibido el estudiante. Ver (Fig.12.3). (Fig.12.3) 33

34 Para imprimir debe hacer clic en el botón del título que requiera, se generará en formato PDF para ser impreso por el usuario, Ver (Fig.12.4). NOTA: No debe marcar la casilla Tramite Exterior. (Fig.12.4) 34

35 NOTA: Este documento se genera bajo la dirección de la Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil del Estado correspondiente. Una vez impreso se debe presentar ante el CIPEE para gestionar el sello. Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la página web En caso de imprimir la Autenticación del Título para trámites en el exterior, debe hacer lo siguiente, ver (Fig.12.5). 1 2 (Fig.12.5) 1. Marque la casilla Trámite en el exterior en el título que requiera. 2. Presione el botón Imprimir para ejecutar la opción. NOTA: Este documento se genera con el espacio en blanco de la firma manuscrita del Secretario General, para tener validez se debe presentar ante el CIPEE para ser gestionar la firma y sello. Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la página web 35

36 Se generará en formato PDF para ser impreso por el usuario, ver (Fig.12.6). (Fig.12.6) 36

37 NOTA: Si al momento de imprimir se le presenta la siguiente pantalla, ver (Fig.12.7). (Fig.12.7) Existen inconsistencias con la información del Tomo, Folio y código del Título, por lo tanto debe dirigirse a CIPEE para su corrección. 37

38 Constancia de Culminación de Estudios República Bolivariana de Venezuela Seleccione la opción Constancia Culminación de Estudios, ver (Fig.12.8). 2 1 (Fig.12.8) 1. Seleccione la opción Constancia Culminación de Estudios. 2. Presione el botón Aceptar para ejecutar la opción. A continuación se presentará la siguiente pantalla en donde indica el (los) título(s), que ha recibido el estudiante. Ver (Fig.12.9). (Fig.12.9) 38

39 Para imprimir debe hacer clic en el botón del título que requiera, se generará en formato PDF para ser impreso por el usuario. Ver (Fig.12.10). (Fig.12.10) 39

40 NOTA: Este documento se genera bajo la dirección de la Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil del Estado correspondiente. Una vez impreso se debe presentar ante el CIPEE para gestionar el sello. Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la página web NOTA: Si al momento de seleccionar la opción Constancia Culminación de Estudios se le presenta la siguiente pantalla, ver (Fig.12.11). (Fig.12.11) Debe dirigirse a CIPEE para consultar sus datos de egreso. 40

41 Solvencia Académica República Bolivariana de Venezuela Seleccione la opción Solvencia Académica, ver (Fig.12.12). 2 1 (Fig.12.12) 1. Seleccione la opción Solvencia Académica. 2. Presione el botón Aceptar para ejecutar la opción. A continuación se presentará la siguiente pantalla en donde indica el (los) título(s), que ha recibido el estudiante. Ver (Fig.12.13). (Fig.12.13) 41

42 Para ver las unidades curriculares obtenidas por el estudiante para el egreso seleccionado debe hacer clic en el botón aparecerá la siguiente pantalla, ver (Fig.12.14). (Fig.12.14) 42

43 Para imprimir debe hacer clic en el botón PDF para ser impreso por el usuario. Ver (Fig.12.15). se generará en formato (Fig.12.15) 43

44 NOTA: Este documento se genera bajo la dirección de la Coordinación de Ingreso, Prosecución y Egreso Estudiantil del Estado correspondiente. Una vez impreso se debe presentar ante el CIPEE para gestionar el sello. Usando el código de barras este documento puede ser verificado en la página web 44

45 Administración Administración del perfil de estudiante, ver (Fig.12) (Fig.12) 1. Actualización de contraseña. 2. Actualización de datos personales. 3. Salir de la cuenta. Al presionar el botón de actualizar contraseña se le presentara la siguiente pantalla, ver (Fig.12.1). (Fig.12.1) 1. Escriba la nueva contraseña, se recomienda que contenga datos alfanuméricos. 2. Vuelva a escribir la contraseña. 3. Presione para guardar los cambios. A continuación se presentara la siguiente ventana, ver (Fig.12.2), presione el botón aceptar para continuar con la actualización

46 (Fig.12.2) Al presionar el botón de cuenta se le presentara la siguiente pantalla, ver (Fig.12.3) (Fig.12.3) 46

47 1. Área de la ficha principal, los campos que se encuentren sombreados a color gris no podrán ser modificados por el usuario, de ser necesario debe dirigirse con un analista de CIPEE para solicitar la respectiva modificación, los cambios que asigne a esta zona deben estar en mayúsculas. 2. Debe presionar clic sobre el campo correspondiente si la respuesta es SI, de lo contrario omítalo. 3. Campos con opción expandible, para agregar información personal a la ficha. 4. Presionar para guardar los cambios. Cuando proceda a modificar o a actualizar los campos expandibles debe tomar en cuenta lo siguiente, ver (Fig.12.4) (Fig.12.4) 1. Presione clic para que se muestre el campo a ingresar como se observa en la imagen. 2. Escriba la información concerniente. 3. Botón para elegir la respuesta correspondiente. 4. Símbolo de X que permite eliminar el registro. 5. Botón para guardar los cambios. Al presionar actualizar datos se mostrara una ventana solicitando la confirmación de los cambios, ver (Fig.12.5), presione aceptar para continuar. 5 47

48 (Fig.12.5) Para salir del sistema presione el botón y volverá al portal del sistema. 48

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