El control de los documentos

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1 El control de los documentos Para llegar a la información que realmente necesitamos, hace falta además de saber qué está publicado, qué información existe, donde localizarla, identificar sin error los documentos que contienen la información. Estas técnicas de control de los documentos, utilizadas en las bases de datos que sirven para buscar información, pueden tener varios niveles de acercamiento, son un itinerario progresivo en el control y acceso a la información, que va desde el puro control o identificación formal del objeto informativo a la aprehensión de la información final, del texto completo. Los códigos de identificación Son secuencias de caracteres alfanuméricos que unívocamente identifican un documento. A menudo están representados con códigos de barras u otros medios legibles por ordenador. Entre ellos, por ejemplo: ISBN, International Standard Book Number, un identificador único para libros. ISSN, International Standard Serial Number, para colecciones (periódicas,etc.) DOI, Digital Object Identifier, un identificador permanente de recursos web. Y otros muchos: Depósito Legal, NIPO, URL, códigos de patentes, normas, etc. Citas, referencias biblográficas Una cita o referencia es una breve información textual que sucintamente identifica y describe un documento, de modo meramente formal, externo, y generalmente de manera normalizada y estructurada. La referencia puede ser un registro de una base de datos, catálogo, etc., integrado por campos y subcampos. Title: Adaptive filters applied to the interrogation of photonic sensors Authors: Misas, C.J.1 ; Lopez-Higuera, J.M.; Lopez-Amo, M. Author affiliation: 1 Cantabria Univ., Santander, Spain Serial title: IEEE Sensors Journal Abbreviated serial title: IEEE Sens. J. (USA) Volume: 6 Issue: 3 Publication date: June 2006 Pages: Language: English ISSN: X Document type: Journal article (JA) Publisher: IEEE Country of publication: USA Abstract: In this paper, the use of a modified version of the Kalman digital adaptive filter applied to the interrogation of photonic sensors is described. Both the theoretical base and the experimental adaptation of the algorithm are presented. This filter has been successfully used by the authors in a new multisensor interrogation unit recently developed Number of references: 8 Inspec controlled terms: adaptive filters - digital filters - Kalman filters - optical sensors Uncontrolled terms: adaptive filters - photonic sensors - Kalman digital filter - multisensor interrogation Inspec classification codes: A0760 Optical instruments and techniques - A0670D Sensing and detecting devices - B7230 Sensing devices and transducers - B1270F Digital filters - B6140B Filtering methods in signal processing Treatment: Practical (PRA) Discipline: Physics (A); Electrical/Electronic engineering (B) DOI: /JSEN Database: Inspec Copyright 2006, The Institution of Engineering and Technology

2 Las citas o referencias asimismo se usan en la redacción de artículos, trabajos o documentos científicos, en la forma de notas a pie de página de bibliografía final, etc. Ej., Formato ISO 690: 1. MISAS, C. J., J. M. LOPEZ-HIGUERA, and M. LOPEZ-AMO. ISSN X Adaptive Filters Applied to the Interrogation of Photonic Sensors. IEEE Sensors Journal. 6(3), pp Ej., Formato IEEE: [1] C. J. Misas, J. M. Lopez-Higuera and M. Lopez-Amo, "Adaptive filters applied to the interrogation of photonic sensors," IEEE Sensors Journal, vol. 6, pp , 06/ Hay numerosos estilos o técnicas de citar documentos, pero siempre se intenta que incluyan la información fundamental de manera precisa y sucinta y con un formato normalizado para que los datos bibliográficos sean coherentes y fáciles de interpretar por la mera estructura o disposición de los mismos. Los gestores bibliográficos facilitan la elaboración y gestión de las citas a los investigadores. Refworks, por ejemplo, es un programa informático para crear bases de datos personales y bibliografías en línea y para formatear documentos con citas y referencias. Se maneja con facilidad y tiene muchas prestaciones (En la BUC)

3 Normas éticas y legales En el acceso a la información tenemos que tener presentes aspectos legales y también éticos y filosóficos. Entre las habilidades de la competencia tecnológica han de incluirse también aquéllas que tienen que ver con un uso decente y legal de la información, que permita mantener un equilibrio entre el derecho de los ciudadanos a la información, el derecho de los autores a la propiedad intelectual, el respeto de los principios básicos del almacenamiento y conservación de la información, de privacidad y confidencialidad, de comportamiento en la red, etc. La ley define (y defiende) la propiedad intelectual como el conjunto de derechos de carácter subjetivo que confieren al autor de una obra literaria, científica o artística un conjunto de prerrogativas personales específicas: unas de índole moral, que le permiten controlar el destino y la integridad de su obra y otras de carácter patrimonial que le aseguran el control de su explotación económica y una remuneración a su trabajo creador. Evitar el plagio, citar las fuentes Ningún trabajo académico se construye desde la nada, siempre ha de partir de los estudios previos sobre la materia en cuestión. Y esos trabajos previos deben de ser cuidadosamente citados en las bibliografías, o listas de referencias de los mismos. De lo contrario, estaremos incurriendo en el plagio, en el robo a la propiedad intelectual de los autores de esos trabajos. Artículo 32: Es lícita la inclusión en una obra propia de fragmentos de otras ajenas de naturaleza escrita, sonora o audiovisual, así como la de obras aisladas de carácter plástico o fotográfico figurativo, siempre que se trate de obras ya divulgadas y su inclusión se realice a título de cita o para su análisis, comentario o juicio crítico. Tal utilización sólo podrá realizarse con fines docentes o de investigación, en la medida justificada por el fin de esa incorporación e indicando la fuente y el nombre del autor de la obra utilizada. España. (2006). Ley de 23/2006 de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundidode la Ley de Propiedad Intelectual aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996 de 12 de abril. Además, citar los documentos utilizados es el modo de reconocer su aportación a los autores en los que nos hemos apoyado; de reforzar nuestros propios argumentos; de informar a nuestros lectores de documentos relacionados con el tema y que por tanto es posible que les interese consultar directamente. Las citas, en resumen, aportan reconocimiento, refuerzo e información

4 La elaboración de citas y bibliografías Existen actualmente sistemas automáticos de elaboración de citas y bibliografías e incluso las propias bases de datos han ido incorporando a sus prestaciones la posibilidad de editar en forma de citas sus referencias. En cualquier caso conviene hacer un repaso de las principales costumbres y normas al respecto, siempre teniendo en cuenta que pueden variar en las distintas disciplinas científicas. Hay que tener en cuenta dos aspectos relacionados: 1) cómo citar dentro del texto y 2) cómo presentar las referencias bibliográficas. Cómo se cita dentro del texto Hay varios modos de citar en el texto; si es el caso, se deben seguir las normas del editor o la entidad a la que se dirige el manuscrito. El sistema más utilizado en trabajos y publicaciones científicas es el estilo autor-fecha. Este estilo tiene ventajas de flexibilidad, simplicidad, claridad y facilidad de uso tanto para el autor como el lector. Las citas en el texto deben remitir unívocamente a la lista de referencias presentada al final del trabajo, pues en este sistema no se usan notas a pie de página. El formato autor-fecha : En el texto la cita se hace con el apellido del autor y el año de la publicación citada entre paréntesis: This process of nuclear synthesis is quite well understood (Fowler 1984), though a number of key difficulties remained Si el nombre del autor forma parte del texto, sólo se pondrá entre paréntesis el año: Bubner (1975) expuso su teoría Pueden añadirse otros datos como página, capítulo, que se separan con comas: (Nasemann 1981, 154). Cuando el documento referenciado tiene dos autores, se citan los dos separados por la conjunción y: (Smith y Jumper 1998). Si son tres, se citan los tres: (Pérez, Roy y Fiale 1990). Si hay más de tres autores, se usa la fórmula et al.: (Blair et al. 2000). Si en una misma cita hay más de una referencia, se incluyen todas en el mismo paréntesis, separadas por punto y coma: (Hlavac 1985; Fearon 1987). Si son varias pero del mismo autor, se separan los años con comas (Filipovic 1966, 1972, 1974) Debe incluirse la inicial del nombre de pila cuando dos o más autores tienen el mismo apellido y han publicado en el mismo año: (Fischer G 1995) (Fischer A 1995) Si se citan varias obras de un mismo autor editadas el mismo año, se añade una letra al año (Nobile 1992a) (Nobile 1992b). A veces en el texto se insertan fragmentos literales del texto citado. En estos casos siempre se debe identificar la página: Lo que conduce a Clausius a una nueva formulación: No se puede efectuar, sin compensación, el paso del calor de un cuerpo frío a otro caliente (1854, 141) Se cita el título de la obra y no el autor en el caso de obras anónimas o sin autores definidos: (World Directory of Mathematicians, 1992)

5 Presentación de las referencias La bibliografía o lista de referencias va al final del trabajo, después de los anexos y antes de los índices. El conjunto de la bibliografía debe ser coherente y claro. En su presentación se deben tener en cuenta dos aspectos: 1. Cómo ordenar las referencias en la bibliografía 2. Cómo redactar las referencias según el tipo de documento a que se refieren. La ordenación de las referencias Como hemos explicado ya, las citas en el texto deben remitir unívocamente a la lista de referencias presentada al final del trabajo. El sistema autor-fecha de citas en el texto se corresponde con una lista ordenada alfabéticamente por el primer elemento de la referencia (apellido o título), y si se repite éste, por orden cronológico. Una referencia con sólo un autor se ordena antes que una referencia con más de un autor, si el primero es el mismo; las distintas obras de un autor o grupo de autores con el mismo año de publicación se ordenan por el título, y se añade a la fecha la letra que marca el orden (1997a, 1997b, ); cuando una persona ha ejercido de editor, compilador o director de una obra, estas obras se ordenan después de aquellas en las que ha ejercido de autor. El orden será alfabético, según la abreviatura de la función (ed., comp., dir.). La redacción de las referencias Las referencias bibliográficas deben redactarse de modo que ofrezcan los datos para identificar correctamente el documento original, facilitando al lector su localización. Existen numerosos estilos (APA-American Psychological Association, MLA-Modern Language Association, Harvard, Vancouver ). Si el trabajo se presenta a una revista o entidad con sus propias normas, deben respetarse éstas. La norma ISO y su equivalente UNE establecen criterios para la elaboración de referencias bibliográficas. La norma determina el orden de los elementos de la referencia bibliográfica y las convenciones para la transcripción y presentación de la información. Las pautas aquí ofrecidas siguen esos criterios. Los datos de la referencia se toman del documento al que se refieren (documento fuente), y van por tanto en el idioma de éste, respetando el criterio de uso de mayúsculas de la lengua en la que se da la información. Se pueden añadir elementos que no aparezcan en el documento fuente, con el fín de completar la información. Estos elementos deben ir encerrados entre corchetes [] o entre paréntesis (), normalmente a continuación del elemento modificado. Cuando existen varios autores se separan por punto y coma y un espacio, y si son más de tres se menciona el primero de ellos seguido de la abreviatura

6 et al. En el caso de obras anónimas el primer elemento de la referencia es el título. Si el autor es una entidad dependiente de otra, la referencia se inicia con el nombre de la entidad principal seguida de la sección, separadas por punto y espacio. ( Instituto "Jorge Juan" de Matemáticas. Departamento de Didáctica, Metodología e Historia de la Matemática ). Los subtítulos se pueden incluir tras el título, si son útiles para su identificación, separados por dos puntos y un espacio (: ). Cuando se cita un documento aún no publicado se pone en el lugar de la fecha "(en prensa)". Si en el documento no aparece ninguna fecha puede darse una fecha aproximada, circa : ( ca ) Los títulos de las revistas pueden abreviarse. ( J. Amer. Statist. Assoc. = Journal of the American Statistical Association; Phys. Scr. = Physica Scripta ). Libros: Autor. (fecha). Título. Edición. Lugar: Editorial. Nº de páginas. Colección. Notas. Números de identificación. Capítulos de libros: Autor. (fecha). Título del capítulo. En: Editor (ed.). Título del libro. Edición. Lugar: Editorial, localización de la parte en el libro. Artículos de revista: Autor. (fecha). Título del artículo. Título de la revista, volumen (número): página inicial-página final. Congresos: Las actas publicadas de un congreso se citan como un libro. Las ponencias y comunicaciones publicadas en unas actas se citan como un capítulo de libro. Trabajos académicos no publicados: Autor. (fecha). Título. Otros responsables. Nota relativa a la naturaleza del documento (tesis, proyecto ). Institución en la que se presenta. [Localización, si es en una institución diferente] Si están publicados, como libros, aunque manteniendo la nota de la institución en la que se presentan. Patentes: Responsabilidad principal. (Fecha). Título. Otros responsables. Notas. Identificador del documento (país u oficina que lo registra), clase de documento de patente, número, año-mes-día de publicación del documento Normas: Número de referencia de la norma. Título. Documentos audiovisuales: Autor. (fecha). Título [soporte]: subtítulo. Edición. Lugar: editorial. Detalles materiales. Colección. Notas. Números de identificación. Informes técnicos: Se citan como los libros, mencionando siempre que lo tengan, la colección y el número del informe. Legislación: Jurisdicción. (Fecha). Título normalizado (nº de la ley, decreto, etc, día y mes, nombre oficial de la ley)

7 En el caso de los documentos electrónicos, la norma ISO especifica los elementos que hay que incluir en las citas bibliográficas de los documentos electrónicos, y su orden. Las especificaciones, en general, siguen las mismas pautas que para los documentos impresos. La información se obtendrá del propio documento. La fecha en que se realiza la consulta es imprescindible para los documentos en línea. Cdroms y disquetes: Autor. (fecha). Título [soporte]: subtítulo. Edición o versión. Lugar: Editorial. Detalles materiales. Notas. Números de identificación Páginas web: Autor. (fecha). Título [en línea]: subtítulo. Edición o versión. Lugar: Editorial/Productor. Detalles materiales. Notas. Disponibilidad. <Acceso>. Números de identificación. [Fecha de consulta]. Artículos de revistas electrónicas: Autor. (fecha). Título del artículo. Título de la revista [en línea]. Volumen (número): pág. inicial-pág. final. Disponibilidad. <Acceso> [Fecha de consulta]. Libros electrónicos: Autor. (fecha). Título [en línea]. Edición. Lugar: Editor. Colección. Notas. Disponibilidad. <Acceso> Números de identificación. [Fecha de consulta] Capítulos de libros electrónicos: Autor. (fecha). Título del capítulo. En: Editor (ed.). Título del libro [en línea]. Edición. Lugar: Editorial, localización de la parte en el libro. Colección. Notas. Disponibilidad. <Acceso> Números de identificación. [Fecha de consulta] Boletines de noticias y listas de discusión (Forma de citar los sistemas completos, no los mensajes concretos que se publican en estos sistemas): Título [en línea]. (fecha). Lugar: Editor. Notas. Disponibilidad. <Acceso> [Fecha de consulta] Mensajes electrónicos distribuidos a través de boletines de noticias y listas de discusión: Emisor <dirección electrónica> (fecha). Título del mensaje [en línea]. En: Título del sistema en el que se publica el mensaje. Disponibilidad. <Acceso> [fecha de consulta] * en gris, los datos o elementos opcionales que no es imprescindible incluir

8 Los trabajos académicos Los proyectos fin de carrera, trabajos de curso o tesis doctórales deben ser formalmente correctos. La presentación de un trabajo debe reflejar el tiempo y cuidado que se ha dedicado a su elaboración. Un trabajo atractivo y legible apoya la idea de que hemos sido rigurosos en su elaboración intelectual. No deben aparecer inexactitudes, incorrecciones o descuidos en la forma del trabajo; un buen contenido sin una forma adecuada puede dificultar la lectura y el análisis a las personas encargadas de evaluar. Hay tres aspectos que se deben tener muy en cuenta: lenguaje claro y directo, redacción correcta, e información bien estructurada. Se deberán tener presentes las indicaciones específicas del profesor, el Departamento o la Escuela o Facultad ante los que se presenta. No obstante, existen un conjunto de criterios de corrección objetivos, basados en directrices comúnmente aceptadas. A continuación recogemos algunas. Partes del trabajo Las presentamos por orden de aparición. En cursiva, las que se consideran opcionales. Portada: permite identificar el trabajo. Debe incluir: título, autor, nombre del profesor o tutor a quien se presenta, nombre de la asignatura, fecha de entrega del trabajo. En el caso de tesis y proyectos fin de carrera, título al que se opta. Resumen: texto breve (entre el 5 y el 10% de la extensión total del trabajo) en el que se informa del contenido y naturaleza del documento. Debe presentar sólo el perfil de los objetivos, métodos, resultados y conclusiones del trabajo. Suele redactarse en tiempo presente. Sumario, contenidos o índice general: debe reproducir el título de todos los capítulos y apartados por orden de aparición en el texto, con indicación de la página en que comienzan. Suelen hacerse índices específicos aparte si hay figuras y cuadros numerados. Lista de abreviaturas y símbolos: debe incluir todas aquellas utilizadas a lo largo de todo el trabajo. Introducción: sirve para hacer una presentación del escrito académico. En ella se definen los objetivos y la motivación del trabajo, su alcance (cronológico, tipológico, etc.) y justificación, un comentario general sobre los documentos consultados y la metodología empleada, y los agradecimientos. Cuerpo del trabajo: el material suele agruparse en unidades de exposición más pequeñas (partes, capítulos, temas, subtemas). Las unidades de exposición pueden agruparse en cuatro ámbitos: teoría, método, resultados y discusión. Conclusiones: son el resultado de la presentación de las deducciones realizadas en el trabajo

9 Anexos o apéndices: completan el trabajo con materiales que tienen relación con el texto pero resultan demasiado voluminosos o desarticulados para incluirlos en el cuerpo principal (datos, planos, glosarios, ejemplos ). Si hay más de un anexo, se les asigna un número o una letra, y se les pone títulos. Bibliografía: en ella se consignan las fuentes impresas y electrónicas que se han utilizado en la preparación del trabajo. (Consultar capítulo anterior). Indices analíticos: por orden alfabético, puntos de acceso más específicos para buscar rápidamente datos o temas concretos. Indican la página o páginas donde se encuentran explicados. Pueden ser temáticos, y también de autores. Paginación, encabezamientos, epígrafes Todas las hojas cuentan para la numeración de las páginas; pero se escribe de hecho el número de página a partir de la introducción. Es decir, se numeran todas excepto portada, resumen y sumario, con lo cual se empiezan a ver números de página a partir de la 4 ó 5. Se usan números arábigos, a pie de página. Los procesadores de textos permiten crear encabezamientos que se insertan automáticamente en cada página del trabajo (por ejemplo el nombre del autor). Los epígrafes han de aparecer jerarquizados por la tipografía. Las divisiones importantes (partes que agrupan varios capítulos, y capítulos) deben comenzar con titulares mayores. Cada capítulo debe comenzar en página distinta. Resulta muy claro utilizar números arábigos subdivididos con puntos: 3. CAPITULO ; 3.1 Apartado ; Subapartado. Criterios gráficos: interlineado, tipo de letra, márgenes Siempre se deben respetar las indicaciones específicas. El modo más correcto es utilizar doble espacio entre líneas. Deben dejarse espacios también entre párrafos y entre apartados. La línea de comienzo de párrafo debe sangrarse. Se mantendrá la misma sangría a lo largo de todo el escrito. Se utilizará una sola familia de letras. El espacio de los márgenes debe permitir hacer anotaciones. Un criterio comúnmente aceptado es dejar cuatro centímetros para el margen izquierdo, dos y medio para el derecho y tres para inferior y superior. Notas a pie de página Constituyen observaciones y comentarios que complementan al texto. La llamada en el texto se hace mediante un número arábigo en superíndice, inmediatamente después del autor, concepto o información que se desee aclarar o referenciar. Al pie de página se pone el mismo número arábigo, y la nota. También debe ir sangrada. Cada nota va a espacio simple, pero entre nota y nota debe dejarse doble espacio. Figuras y tablas (material gráfico) Si son esenciales para la comprensión del texto principal deben ir insertas en el cuerpo del trabajo, en un recuadro. Se acompañarán de una leyenda y deben ir numeradas (véase Sumario, contenidos o índice general en Partes del trabajo ). Ha de citarse a pie de página el documento del que se han extraído

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