UNIDAD 4 Creando reportes de consolidación de datos mediante el uso de funciones y formatos condicionales.

Transcripción

1 UNIDAD 4 Creando reportes de consolidación de datos mediante el uso de funciones y formatos condicionales. Administrando Información con Microsoft Excel

2 DESCRIPCIÓN Graficando con Microsoft Excel. En esta unidad, el estudiante comprenderá las tareas e importancia de las formulas condicionales que ofrece Microsoft Excel para generar cálculos matemáticos y construcción de tableros manuales con el uso de herramientas básicas de Microsoft Excel. OBJETIVO Generando tableros de operaciones - aplicaciones - con Microsoft Excel.

3 TEMA 1 Filtros avanzados, construcción de criterios, jerarquía de criterios operaciones y formulaciones.

4 Funciones Condicionales, sumar.si En ocasiones necesitamos sumar una serie de valores que corresponden a otros datos siempre y cuando cumplan con determinada condición. Debemos sumar A si el valor de A corresponde a un numero de B que debe cumplir una condición. La función SUMAR.SI tiene tres argumentos. Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado. Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma. puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que colocando comillas en la expresión. Si es un texto es para que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto, pero realizar la suma de otra columna que tiene valores. Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

5 Aplicación Función Inteligente Funciones Inteligentes Este video inicia ejemplificando las funciones agregadas básicas más conocidas para dar contexto a las funciones condicionales y funciones condicionales simples y múltiples. En el video se realiza un ejercicio con el cual usando algunas funciones condicionales como simar.si y contar.si se sacan las metas, ventas y cantidad de operaciones por vendedor desde una tabla de ventas y una de metas, se realiza un gráfico con los datos obtenidos para la realización de un informe final.

6 Aplicación Funciones Inteligentes Múltiples Condiciones En el video se realiza una tabla de metas mensuales por vendedor desde la tabla de metas con su gráfico asociado usando la función sumar.si.conjunto, reforzando los conceptos de referencias absolutas y relativas para llenar la tabla. Informes de detalle con Filtros Avanzados Se muestra cómo realizar reportes de operación desde cómo deben estar los datos y como se deben determinar los criterios usando la herramienta de filtros avanzados.

7 TEMA 2 Generación de aplicaciones con indicadores gráficos y de información mediante uso de formatos condicionales. Aplicaciones.

8 Filtros Avanzados Para crear un filtro avanzado deberá ejecutar el siguiente procedimiento: En primer lugar, debe crear un rango de criterio en la hoja de cálculo, lejos de la lista que desea filtrar. Existen diversos tipos de criterios; Los criterios de comparación seleccionan los registros que coinciden exactamente con el criterio especificado. Excel permite el uso de los comodines * y?. El símbolo * sustituye a cualquier carácter en la misma posición y las siguientes. El símbolo? sustituye a un solo carácter en la posición indicada. En una base de datos podemos seleccionar registros por más de una condición o criterio. Los criterios se combinan mediante los siguientes operadores: Y : Si unimos dos condiciones o criterios por el operador Y, para que un registro sea seleccionado tendrá que cumplir las dos condiciones. Excel considera que los criterios están unidos por el operador Y, cuando éstos se sitúan en la misma fila O : Cuando dos condiciones se unen por medio del operador O, bastará que se cumpla una de las dos condiciones para que el registro sea seleccionado. Si los criterios los escribimos en distintas líneas, Excel los considera unidos por el operador O.

9 Formato Condicional El formato condicional es una increíble herramienta en Excel que nos permite dar formato a las celdas en función de su valor. Este tipo de formato puede usarse de las maneras más ingeniosas su funcionalidad es de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que se puede dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto permite aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Poner iconos en el formato condicional puede tener una gran utilidad en los reportes de cuadro de mando.

10 Creando un reporte de Operación. Comienza explicando que es un reporte de operación y luego se ve un ejercicio práctico. Gestión de reporte sencillo. Genera reportes de gestión con tablas dinámicas sin cruces de tablas.

11 SESIÓN 2 Creando un tablero de indicador I Creando un tablero de indicador II Creando un tablero de indicador III Creando un tablero de indicador IV Creando un tablero de indicador V

12 TEMA 3 Uso de análisis de información con herramientas de Microsoft Excel, Solver, buscar objetivo, manejo de escenarios.

13 Buscar Objetivo En Excel se pueden encontrar herramientas de análisis de datos para plantear resultados cambiando el valor de algunas variables; Buscar objetivo es una técnica utilizada para encontrar fácilmente el número que cumple las condiciones necesarias para alcanzar un objetivo. Esta herramienta hace muchas pruebas de valores en una fórmula hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el resultado de una fórmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos; la característica buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable Con esta herramienta se puede ajustar el valor de una celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda alcanza el resultado especificado. En Definir la celda se especifica la celda que debe contener una fórmula para la cual se desea encontrar una solución. Puede escribirse una referencia de celda o un nombre en este cuadro. Con el valor contiene el nuevo valor al que se desea llegar. Cambiando la celda determina la celda cuyo valor cambia a fin de lograr el resultado deseado. La fórmula para la cual se desea encontrar una solución debe referirse, directa o indirectamente, a esta celda. Aquí también puede ingresarse una referencia de celda o un nombre.

14 Solver Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis y si. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo. Los problemas lineales y enteros utilizan el Método Simplex con límites en las variables y el método de ramificación y límite (método de branch and bound), implantado por John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. El método de branch and bound corresponde al mismo método utilizado por WinQSB para la solución de problemas de programación lineal entera y/o que utilicen variables binarias. Al igual que para cualquier otro método de resolución, el primer paso para resolver un problema de programación lineal (PL) consiste en el modelamiento matemático, es decir encontrar las formulas con las que se relacionan las celdas variables y la celda objetivo, una vez se tiene claro el modelo y las restricciones, solver se encarga de encontrar la solución.

15 Función Buscar Objetivo. Mediante un estado de resultados y un balance personal se muestra la utilidad de la función buscar objetivo. Introducción a Problemas Lineales. Se define el problema lineal que se solucionará con solver en los siguientes videos, resaltando la importancia de este tipo de problemas en la resolución de problemas empresariales.

16 Solución Gráfica a Modelos Lineales. En este video se ven los problemas lineales con su fórmula matemática y su solución a través de la ecuación de la recta y su representación gráfica, se realiza la graficación de dos rectas, representando restricciones que pueden ser mayor igual o menor igual para encontrar soluciones de un problema lineal. Configurando Solver en Microsoft Excel. Se realiza la configuración del complemento solver para poder usar la herramienta.

17 Implementando un Modelo para resolver con Solver. Se plantea el modelo matemático con las restricciones y ecuaciones para resolver el problema lineal definido para cumplir el objetivo. Usando Solver para Resolver un Problema Lineal. Se realiza la solución del problema planteado usando solver y las fórmulas para encontrar el objetivo.