Directiva. Programación, Monitoreo y Evaluación del Plan Anual de Control 2017 de los Órganos de Control Institucional

Transcripción

1 Directiva Programación, Monitoreo y Evaluación del Plan Anual de Control 2017 de los Órganos de Control Institucional Gerencia Central de Planeamiento Lima, noviembre de 2016

2 Contenido I. PRINCIPALES CAMBIOS II. LÍNEA DE TIEMPO PAC OCI 2017 III. PROGRAMACIÓN IV. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN V. CARACTERIZACIÓN VI. MONITOREO VII. EVALUACIÓN VIII. DISPOSICIONES FINALES

3 I. Principales cambios

4 AÑO 2016 AÑO 2017 N MÍNIMO DE SERVICIOS DE CONTROL POSTERIOR GPO y Gerentes Centrales/OCR establecen el número de Auditorías de Cumplimiento. La UO informa el número a los OCI La GOS establece el número de Auditorías de Cumplimiento a cargo de las Gerencias de Supervisión. La UO informa a los OCI. AUDITORÍAS DE CUMPLIMIENTO 100% RESERVADAS. 100% RESERVADAS (confidencial). PROPUESTA DE PAC OCI remiten a la CGR su proyecto de PAC previo a su registro. PROGRAMACIÓN CAPACIDAD OPERATIVA DISPONIBLE 85%: Servicios de Control y Relacionados, Actividad de Apoyo. 15%: Para la Atención de Encargos CGR. PERSONAL QUE PARTICIPA EN EL PAC Todo el personal CAP y CAS «SUSPENSIÓN» DE SERVICIOS / ACTIVIDADES UO evaluará solicitud y elevará el sustento a su instancia superior quien lo aprobará. «CANCELACIÓN» DE SERVICIOS DE CONTROL Aprueba en última instancia el Despacho Vicecontralor. PLAZO DE ENVÍO 22 de enero (año siguiente). Propuesta de Auditorías de Cumplimiento en físico. 100%: Servicios de Control y Relacionados, Actividad de Apoyo. (Ya no se programa Atención de encargos de la CGR ) Todo el personal nombrado y contratado bajo cualquier modalidad. Aprueba el Departamento de Control / CORE (delegación). Aprueba el Departamento de Control / CORE (delegación). 19 de diciembre (presente año). 4

5 II. Línea de tiempo PAC OCI 2017

6 Línea de tiempo - PAC OCI 2017 CGR emite Lineamientos y Directiva UO CGR informa número de Auditorías de Cumplimiento a ser programadas OCI elabora y entrega en físico propuesta de Auditorías de Cumplimiento (confidencial) Con la conformidad de UO de línea registra y remite proyecto PAC vía SCG Web UO revisa y propone aprobación de proyecto PAC vía SCG Web a PLAN PLAN revisa consolida y propone aprobación de proyectos PAC vía SCG Web a Contralor General Contralor General emite R.C que aprueba PAC s 28.OCT 23.NOV 12.DIC 19.DIC 23.DIC 30.DIC

7 Fechas que recordar ASUNTO OCI PRESENTA PROPUESTA AUDITORÍAS DE CUMPLIMIENTO EN FÍSICO REGISTRO DE PAC EN SCG WEB FECHA 23.NOV.2016 (confidencial) 01.DIC - 09.DIC.2016 OCI REMITE PROPUESTA DE PAC A CGR VÍA SCG WEB REGISTRO DE AVANCES DE SERVICIOS DE CONTROL EN EL SCG WEB REGISTRO DE AVANCES DE SERVICIOS RELACIONADOS/ACTIVIDAD DE APOYO EN SCG WEB REGISTRO Y REMISIÓN DE REPORTE DE LOGROS Y LIMITACIONES VÍA SCG WEB 12.DIC.2016 ÚLTIMO DÍA ÚTIL DE CADA SEMANA Y DE CADA MES ÚLTIMO DÍA ÚTIL DE CADA MES 5 DÍAS ÚTILES DE CULMINADO EL TRIMESTRE

8 III. Programación del PAC

9 Términos empleados SERVICIO O ACTIVIDAD PROGRAMADO: Corresponde a un Servicio de Control (Posterior, Simultáneo), Servicio Relacionado o Actividad de Apoyo, que se encuentra incluido en el PAC inicial aprobado mediante Resolución de Contraloría. AUDITORÍA RESERVADA: Auditoría de Cumplimiento programada en el PAC inicial, sin precisar su denominación, entidad a auditar, macro proceso/proceso/materia a ser examinada, objetivo de la auditoría, lineamiento de política relacionado, a efecto de mantener la confidencialidad correspondiente. CARACTERIZACIÓN DE LA AUDITORÍA: Registro explícito en el SCG Web del detalle de los campos que se programaron inicialmente en calidad de RESERVADO, con la finalidad de dar inicio a la auditoría.

10 Términos empleados SERVICIOS RELACIONADOS: Están vinculados a los procesos de carácter técnico y especializado derivados de atribuciones o encargos legales, que generan productos distintos a los servicios de control previo, simultáneo y posterior; y que son llevados a cabo por los órganos del Sistema con el propósito de coadyuvar al desarrollo del control gubernamental. ACTIVIDAD DE APOYO: Denominada «Gestión Administrativa del OCI», comprende entre otras: Elaboración del PAC, Presupuesto del OCI, Plan operativo del OCI; Evaluación del Plan Operativo del OCI; Reporte de Logros y Limitaciones del PAC; Encargos de información de la CGR que no son para fines de control; Labores de gestión y asesoría del OCI y labores secretariales. ENCARGO DE LA CGR: Servicios de Control Posterior o Servicios de Control Simultáneo, los cuales sólo podrán ser asignados a través de la unidad orgánica de la CGR bajo cuyo ámbito de control se encuentra la entidad a la que pertenece el OCI.

11 Contenido del Proyecto de PAC 2017 Programación de Servicios de Control Posterior Reporte P1 OCI Programación de Servicios de Control Simultáneo Reporte P2 OCI Programación de Servicios Relacionados/Actividad de Apoyo Reporte P3 OCI Capacidad Operativa disponible del OCI Reporte P4 OCI

12 Lineamientos de Política - R.C. N CG de 27.OCT.2016 Directiva N CG/PLAN aprueba PAC de los OCI Capacidad Operativa disponible al momento de elaborar el PAC Otras disposiciones de la CGR que asignen encargos específicos

13 Capacidad Operativa disponible Personal nombrado y contratado bajo cualquier modalidad 230 días hábiles x 8 horas diarias ,840 horas / hombre Estándar

14 Distribución de las horas / hombre disponibles PROGRAMA 100% Control Posterior Servicios Relacionados / Control Simultáneo Actividad de Apoyo ATENCIÓN DE ENCARGOS 80% 20% 0%

15 Distribución del 100% de las horas / hombre disponibles 20% Servicios Relacionados/ Actividad de Apoyo NO EXISTE PORCENTAJE DE H/H ATENCIÓN DE ENCARGOS 80% Servicios de Control Posterior y Servicios de Control Simultáneo

16 Número de Auditorías de Cumplimiento y Servicios de Control Simultáneo Gerencia de Gestión Operativa del SNC (GOS) Gerencias de Supervisión Departamento de Control / Contraloría Regional OCI Gerencia de Control Gobierno Nacional Gerencia de Control Preventivo y Proy. De Inv. Gerencia de Auditoría Especializada Gerencia de Coordinación Regional Norte Gerencia de Coordinación Regional Centro Gerencia de Coordinación Regional Sur Gerencia de Coordinación Regional Lima PASIVOS de Servicios de Control Auditoría a EEFF y Presupuestales

17 Programación de Servicios de Control en proceso al 31.DIC.2016 SERVICIO DE CONTROL en proceso suspendido en proceso INCORPORACIÓN EN PAC 2017 Meta Fecha de término Cronograma Saldo en horas Integrantes

18 Línea de Tiempo con pasivos Inicio Plan 2017 Lineamientos y Directivas aprobadas Inicio Formulación de Planes Fecha límite Comunicación pasivos NOV 01 Presentación 1er. grupo Cierre del Plan Bolsa de pasivos 2017 ENE 28.OCT 01 DIC FEB 1er. grupo Periodo de Revisión y Aprobación (en grupos) 18

19 RESERVADO 100% Auditorías de Cumplimiento RESERVADO (confidencial) DENOMINACIÓN ENTIDAD A SER AUDITADA MACRO PROCESO / PROCESO / MATERIA A SER EXAMINADA OBJETIVO LINEAMIENTO DE POLÍTICA EXPLÍCITA ALCANCE CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN HORAS / HOMBRE INTEGRANTES COSTOS PROYECTADOS METAS ACUMULATIVAS MENSUALIZADAS

20 Programación de Auditoría a los Estados Financieros y Presupuestales Conformidad del Dpto. de Auditoría Financiera (05 días hábiles de emitida) Auditor Financiero Independiente Capacidad Operativa Complejidad informes remitidos a CGR: 15.MAY.2017

21 Programación de Servicios de Control Simultáneo Acción Simultánea Modalidades Orientación de Oficio Visita de Control Anexo N 3 (relación No limitativa) Visita Preventiva

22 ANEXO N 3 ACTIVIDADES RELACIONADAS A LAS MODALIDADES DE SERVICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO (*) Actividades Acción Simultánea Visita de Control Visita Preventiva Arqueo (**) Recepción de donaciones Entrega de donaciones Transferencia de activos a entidades públicas y privadas Recepción de activos por entidades públicas Incineración de documentos, valores y otros Transferencias de cargo de autoridades elegidas por voto popular Descuento efectivo de planillas de docentes Proceso de contratación de bienes Proceso de contratación de servicios Proceso de contratación de consultoría Proceso para la ejecución de obras Recepción de obras Mantenimiento de infraestructura (**) Remate de Activos Prestación de servicios de salud al ciudadano Entrega de materiales educativos Distribución de alimentos X Prestación de servicio de limpieza pública X (*) Para la aplicación de la modalidad de control simultáneo deberá tomarse encuenta si se va abordar un acto, hecho, actividad de un proceso en curso (**) No pueden efectuarse mediante Orientación de Oficio consultasnormativa@contraloría.gob.pe X X X X X X X X X X X X X X X X X

23 Programación de Servicios Relacionados PRIORITARIOS IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE LOS INFORMES DE AUDITORÍA SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE RIESGOS DEL CONTROL SIMULTÁNEO SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES DE INFORMES DE OPERATIVOS DE CONTROL SIMULTÁNEO VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE SILENCIO ADMINISTRATIVO VERIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO VERIFICACIÓN DEL REGISTRO EN INFOBRAS VERIFICACIÓN DE DENUNCIAS

24 ANEXO N 2 RELACIÓN DE SERVICIOS RELACIONADOS Y ACTIVIDAD DE APOYO DE USO GENERAL Y UNIDADES DE MEDIDA DENOMINACIÓN DE LA ACTIVIDAD Implementación y seguimiento a las recomendaciones derivadas de los Informes de Auditoría y su publicación en el Portal de transparencia estándar de la entidad (R.C. N CG de 03.MAY.2016) Atención y orientación personalizada de ciudadanos Evaluación de denuncias Evaluación Selectiva de Presupuestos Adicionales de Obra que no superen el monto requerido para la opinión previa de la Contraloría General (Cuarta disposición complementaria final - Directiva N CG/GPROD) Informe anual para el Concejo Regional (Directiva N CG/OCI-GSNC) Informe anual para el Concejo Municipal (Directiva N CG/OCI-GSNC) Participación en comisión de cautela (Art. 8 R.C. N CG de 18.OCT.2013) Evaluación de la implementación del Sistema de Control Interno Verificar cumplimiento de normativa expresa: Ley de transparencia y acceso a la información pública, (Ley N 27806, D.S. N PCM) Verificar el cumplimiento de la normativa relacionada al TUPA y a la Ley del silencio administrativo: Gestión administrativa del OCI Seguimiento de las acciones para el tratamiento de los riesgos resultantes del control simultáneo Verificación de registros de INFOBRAS (**) Seguimiento de medidas correctivas de Servicios Relacionados Seguimiento de acciones adoptadas como resultado de "Alertas de control" Verificar el cumplimiento de "Encargos legales" Seguimiento de las acciones para la implementación de recomendaciones de los Informes de Operativos de Control Simultáneo Recopilar y procesar información para fines de control

25 Coordinación: Entidad OCI Órgano Desconcentrado OCI UO CGR Entidades sujetas a la SBS (*) OCI Complementariedad Evitar duplicidad Unidades de Auditoría Interna Garantizando el principio de Universalidad (*) Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la SBS y AFP

26 IV. Presentación y Aprobación

27 Presentación de PROPUESTA de Auditorías de Cumplimiento en físico: 23.NOV.2016

28 Presentación del Proyecto de PAC DIC - 09.DIC.2016 OCI REGISTRA PROYECTO PAC EN SCG WEB 12.DIC.2016 OCI REMITE VÍA WEB PROYECTO PAC

29 Revisión del Proyecto de PAC 2017 La UO revisará proyecto PAC En caso de conformidad lo remitirá a PLAN PLAN Revisa consolida y propone su aprobación a Contralor General DIC 19 DIC 23 DIC

30 V. Caracterización

31 Caracterización de Auditorías de Cumplimiento Registro explícito SCG Web RESERVADO inicio de la auditoría - Denominación - Entidad a auditar - Materia a examinar/proceso/macro proceso - Objetivo - Lineamiento de Política

32 Propuesta de Auditorías de Cumplimiento Se debe presentar a la CGR 1er. Trimestre ENE-MAR 2do. Trimestre ABR-JUN 3er. Trimestre JUL-SET 4to. Trimestre OCT-DIC 15 días antes de la fecha programada 15 días antes del inicio del Trimestre 15 días antes del inicio del Trimestre 15 días antes del inicio del Trimestre En base a los Procedimientos y Formatos establecidos por la Gerencia de Gestión Operativa del SNC GOS

33 Caracterización de los Servicios de Control Simultáneo Registro explícito SCG Web RESERVADO inicio - Entidad sujeta a control - Actividad relacionada a la modalidad de Serv. De Control Simultáneo - Lineamiento de Política relacionado

34 VI. Monitoreo

35 Normas aplicables a la ejecución Los Servicios de Control y Servicios Relacionados se ejecutan de acuerdo con: Normativa técnica aplicable y los procedimientos correspondientes Lineamientos impartidos por la Gerencia de Gestión Operativa del SNC

36 Registros de avance Servicios de Control Último día útil de cada semana - Reporte E1 OCI y E2 OCI Último día útil de cada mes - Reporte E1 OCI y E2 OCI Servicios Relacionados/Actividad de Apoyo Último día útil de cada mes - Reporte E3 OCI Ejecución de Servicios de Control Posterior Ejecución de Servicios de Control Simultáneo Ejecución de Servicios Relacionados/Actividad de Apoyo Atención de Encargos Legales Ley N del Silencio Administrativo - Art. 8 Reporte E1 OCI Reporte E2 OCI Reporte E3 OCI Reporte E4 OCI Reporte E5 OCI

37 Reporte de Atención de Encargos Legales REPORTE E4 OCI REPORTE DE ATENCIÓN DE ENCARGOS LEGALES ITEM DENOMINACIÓN DEL ENCARGO LEGAL N DE HORAS HOMBRE ASIGNADAS COMENTARIO

38 Reporte Ley Ley del Silencio Administrativo (Artículo 8 ) REPORTE E5 OCI Ley N LEY DEL SILENCIO ADMINISTRATIVO (Artículo 8 ) MES DOCUMENTO REMITIDO AL TITULAR FECHA Octubre (*) Noviembre (*) Diciembre (*) Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Setiembre (*) Del año anterior

39 Estados de la ejecución de los Servicios y Actividades PENDIENTE: Servicio o Actividad que NO ha iniciado su ejecución. EN PROCESO: Servicio o Actividad que se encuentra con un avance mayor a 0% y menor a 100%. SUSPENDIDO: Servicio o Actividad que interrumpe temporalmente su ejecución. Previo a la suspensión, el OCI justificará el hecho mediante una Hoja Informativa dirigida a la UO de la cual depende, quien la aprobará. CANCELADO: Servicio o Actividad que NO continúa su ejecución y que procede de manera excepcional. Previo a la cancelación, el OCI justificará el hecho mediante una Hoja Informativa dirigida a la UO de la cual depende, quien la aprobará. CONCLUIDO: Servicio o Actividad que presenta un avance de 100%.

40 Servicios y Actividades: Suspensión / Cancelación «Suspensión» OCI DPTO. DE CONTROL / CONTRALORÍA REGIONAL «Cancelación» 1. Elabora Hoja Informativa con justificaciones 2. Remite Oficio a UO 1. Evalúa 2. Remite Oficio (Aprueba / Deniega)

41 VII. Evaluación

42 Reporte de Logros y Limitaciones: Trimestral y acumulativo Logros obtenidos con resultados relevantes del período Problemas de mayor trascendencia Causas y desviaciones Medidas adoptadas Avances registrados al último día útil del trimestre Remitido vía SCG WEB dentro de los 5 días útiles posteriores al término del trimestre UO revisa el registro oportuno, integral y veraz UO puede devolverlo en caso de observaciones

43 VIII. Disposiciones Finales

44 Disposiciones Finales: DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN CALL CENTER CALL CENTER PROBLEMAS EN LA OPERATIVIDAD DEL SCG WEB TELF: PROBLEMAS EN EL FUNCIONAMIENTO DEL SCG WEB POI

45 Disposiciones Finales: 29.DIC.2017 Servicios Relacionados / Actividad de Apoyo «en proceso» o suspendido (*) Servicios de Control «en proceso» y «suspendidos» (*) (NO continuar) Concluidos Cancelados Servicios de Control / Servicios Relacionados «pendientes» (*) (**) Cancelados (*) Adicionalmente, en el Reporte de Logros y Limitaciones (**) En caso de su incorporación en el PAC 2017 se debe volver a programar POI

46 Muchas gracias por su gentil atención Expositor: Mauricio Cortez Román Teléfono Anexo: 3039

47 Directiva Programación, Monitoreo y Evaluación del Plan Anual de Control 2017 de los Órganos de Control Institucional Gerencia Central de Planeamiento Lima, de noviembre de 2016