INSTRUCTIVO SOLICITUD DE ANULACIÓN DE MATERIAS

Transcripción

1 SICAU SISTEMA INFORMATICO DE CONTROL ACADEMICO UNIVERSITARIO INSTRUCTIVO SOLICITUD DE ANULACIÓN DE MATERIAS Ideas&Bits

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCION PROCESO DEL ESTUDIANTE Solicitar anulación de materias Verificar el estado del proceso Notificación del estado de la solicitud... 6 ii

3 1. INTRODUCCION El presente instructivo describe el proceso para solicitar autorización de anulación o dar de bajas materias a través del internet en el Sistema de Información de Control Académico Universitario (SICAU) de la UTEQ El proceso consta de dos partes: Estudiante El estudiante, a través del SICAU, solicita la autorización para anulación de materias. Coordinador de carrera El Coordinador de carrera, a través del SICAU, revisa las solicitudes recibidas junto con la documentación presentada (de forma digital a través del sistema) y según su análisis procede a aprobar o negar la solicitud En cualquier caso, es necesario ingresar al SICAU utilizando el usuario y contraseña asignados en el mismo. Administración SICAU - Página 1 de 9

4 2. PROCESO DEL ESTUDIANTE 2.1 Solicitar anulación de materias Para solicitar autorización para anulación de materias, es necesario seleccionar la opción Solicitudes->Anulación materias tal como se muestra en la siguiente figura: A continuación, si usted se encuentra legalmente matriculado en el período académico vigente, al momento de presionar el botón Listar materias, el sistema mostrará en pantalla todas las materias que podrá solicitar anular: Nota: La anulación de materias estará habilitada durante los primeros 30 días de iniciado clases según el calendario académico vigente. Las materias por tercera ocasión no se podrán anular o dar de baja. Seleccionará la materia que desea anular, para esto se debe hacer clic sobre la opción Solicitar. A continuación el sistema solicitará el ingreso de información relacionada con la solicitud: Administración SICAU - Página 2 de 9

5 La información a registrar corresponde a: Motivo: motivo por cual solicita anulación de la materia. Comentario: Breve explicación de la causa para anulación de la materia Documento: Un documento de respaldo en formato PDF, que justifique el motivo de la anulación de la materia. El sistema no permite realizar la solicitud si no se ha registrado toda la información solicitada (incluido el documento de respaldo) NOTA: El documento que se puede adjuntar a la solicitud deberá contener un tamaño no mayor a 1 MB (1024 KB). Para registrar un documento de respaldo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Dar clic en el botón Seleccionar archivo: 2. A continuación el sistema solicita se seleccione un documento (en formato PDF), el mismo que se agrega a la lista de archivos a registrar Si el archivo no supera el 1 MB (1024 KB), el sistema informará que se registró correctamente, como se indica en la siguiente imagen: Administración SICAU - Página 3 de 9

6 3. En el caso que el archivo tenga un tamaño mayor a 1 MB, el Sistema presentará el siguiente mensaje: 4. En caso que se necesite registrar un archivo diferente, se debe seleccionar el botón Cambiar y a continuación repetir el proceso. Luego de registrar toda la información solicitada y de presionar el botón Solicitar. El sistema confirmará que se recibió correctamente la solicitud: NOTA: No es posible generar más de una solicitud para una misma Materia, se mostrará el mensaje Existe un proceso activo para esta materia, por favor espere a que termine. Administración SICAU - Página 4 de 9

7 A continuación el sistema notificará, vía correo electrónico, al Coordinador de Carrera sobre la solicitud recibida. De igual forma enviará un mail de confirmación al estudiante que solicitó la autorización para anulación de materia. NOTA: Para recibir el mail de confirmación, es necesario que el correo electrónico esté registrado correctamente en el sistema. 2.2 Verificar el estado del proceso Es posible verificar el estado de los procesos a través de la bandeja de entrada del Módulo de Procesos, para esto primero se debe dar clic en la parte superior de la página principal del estudiante y seleccionar la opción Revisar tareas pendientes : NOTA: Para volver a la página principal del estudiante se debe hacer click sobre el ícono del sistema ubicado en la parte superior izquierda: Luego de seleccionar la opción Revisar tareas pendientes, aparecerá la bandeja de entrada del módulo de procesos: Para listar los procesos activos (en ejecución), se debe seleccionar la opción Mis Procesos -> En ejecución, con lo cual aparecerán todas las solicitudes realizadas y no completadas: Administración SICAU - Página 5 de 9

8 Al seleccionar la opción Ver detalle, aparecerá el estado de la solicitud con las actividades realizadas: 2.3 Notificación del estado de la solicitud Luego que el Coordinador de carrera revise la solicitud y la procese, el sistema notificará al estudiante sobre la decisión tomada: aprobada o negada. En cualquier caso, se notificará vía correo electrónico la resolución tomada por el Coordinador. Para listar los procesos culminados, se debe seleccionar la opción Mis Procesos -> Finalizados. Administración SICAU - Página 6 de 9