ORDEN ADMINISTRATIVA No (23 de Marzo de 2001)

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1 ORDEN ADMINISTRATIVA No (23 de Marzo de 2001) Por la cual se establecen los procedimientos para la administración, disposición y control de mercancías aprehendidas, abandonadas y decomisadas a favor de la Nación en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL. Proporcionar una herramienta guía para el desempeño de las funciones del área comercial relativas al ingreso, control del almacenamiento, pago de bodegaje, traslado y egreso de las mercancías aprehendidas decomisadas o abandonadas a favor de la nación y establecer parámetros para la disposición de mercancías conforme a las normas legales vigentes OBJETIVOS ESPECÍFICOS. a. Fijar los criterios básicos para el ingreso y egreso de las mercancías a los almacenes generales de depósito con contrato y depósitos habilitados, determinando los procedimientos aplicables por parte de los funcionarios de las divisiones de comercialización o quien haga sus veces. b. Establecer los parámetros para el registro informático de mercancías y los mecanismos de control al flujo de información documental, al pago de bodegajes, traslados, reclamaciones de mercancías y demás acciones de control. c. Establecer los procedimientos aplicables para la disposición de mercancías a través de las modalidades consagradas en el artículo 526 del Decreto 2685 de 1999, como son: Venta, donación destrucción, asignación y dación en pago. 2. MARCO NORMATIVO Literales c), d) y e) del artículo 21 del Decreto 1071 de 26 de junio de Artículo 16 del Decreto 1265 de julio de Artículos del 522 al 540 del Decreto 2685 del 28 de diciembre de Artículos 443 al 490 y 536 de la Resolución No del 2 de junio del 2000 CAPÍTULO PRIMERO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LAS MERCANCÍAS APREHENDIDAS DECOMISADAS Y ABANDONADAS 1. CONTRATOS DE ALMACENAMIENTO Los contratos señalan que el objeto consiste en el depósito de mercancías en las bodegas o demás instalaciones de la almacenadora, para su guarda, custodia, conservación y posterior restitución. Guardar: Conservar sin alteración, preservar una cosa de cualquier daño. Custodiar: Vigilar una mercancía Conservar: Mantener en buen estado, guardar cuidadosamente una mercancía. Dentro de las obligaciones de la almacenadora se dispone: En cuanto al ingreso: Cargar, descargar, recepcionar, codificar, clasificar, inventariar, empacar y la manipulación normal de la mercancía. Unánime es la doctrina en

2 señalar qué ha de entenderse por cada una de estas actividades. Cargar: Implica acarrear o trasladar la mercancía de una parte a otra; descargar: Quitar de determinado lugar o medio de transporte. Recepcionar: Es recibir; codificar, establecer una forma de identificación genérica. Clasificar: Ordenar por clases dentro del documento de ingreso. Inventariar: Hacer una estimación cualitativa y cuantitativa de las mercancías en almacén. Empacar: Depositar en cajas, paquetes o cualquier embalaje dando forma y proporcionando resistencia y protección a la mercancía en el movimiento o almacenamiento. Manipular: Por su parte sería arreglar o ubicar la mercancía por documento de ingreso. Ello implica que la almacenadora está obligada a disponer en sus bodegas de personal suficiente para asumir las funciones de recepción, cargue, descargue, y manipulación normal de la carga; los costos de estos servicios han de ser asumidos por ella, lo mismo ocurre con los embalajes, zunchos, cintas, adhesivos, lazos y demás elementos que se requieran al momento del empaque, clasificación, codificación o inventario de la mercancía, entendiendo que dentro del pago de la tarifa se encuentran subsumidos estos gastos, tal y como lo establece la cláusula del contrato. Así mismo y debido a que la norma es explícita en establecer las obligaciones de los depósitos habilitados en cuanto al almacenamiento de mercancías, es válido aclarar que las tarifas fijadas por la entidad contractualmente, únicamente se pagarán si cumplen con tales requisitos. 2. INGRESO DE MERCANCÍAS Es el proceso mediante el cual cumplido el hecho legal de aprehensión o abandono a favor de la nación, se entregan las mercancías al depósito debidamente inventariadas, descritas, cuantificadas, medidas y avaluadas para su guarda, custodia, almacenamiento, restitución o pago, así como su registro y validación en el sistema de información. El competente para ingresar las mercancías será la unidad aprehensora previa coordinación con las divisiones de comercialización o quien haga sus veces, para la asignación del depósito al cual se deben llevar las mercancías. Cuando se trate de mercancías abandonadas será la División de Comercialización o quien haga sus veces, previo reporte de la Subdirección de Comercio Exterior CAUSALES DE INGRESO Las mercancías ingresarán por los siguientes conceptos básicos: Aprehensión Abandonos Ingreso de mercancía por aprehensión: Las mercancías aprehendidas deberán ser depositadas en los almacenes generales de depósito con los cuales la DIAN tenga contrato de almacenamiento de acuerdo a lo estipulado en el artículo 445 de la Resolución 4240 de a. El documento oficial que acredita la entrega al depósito de las mercancías aprehendidas, además de su inventario, reconocimiento y avalúo es el Documento de Ingreso de Mercancías (DIM) que en consecuencia, hace las veces del acta de inventario al que se refiere el artículo 451 de la resolución 4240 de (Anexo No. 1) b. La mercancía registrada en el documento de ingreso deberá ser codificada al momento del ingreso acorde con la tabla establecida por la entidad. c. Los criterios para determinar el avalúo de las mercancías aprehendidas los establece el Artículo 446 ibídem. El formato del documento de ingreso de mercancías se diligenciará en todas las administraciones, inclusive en las ciudades en las cuales opera la aplicación del sistema ADA; diligenciamiento que estará a cargo de las divisiones de fiscalización y del depósito correspondiente. Dicho documento, una vez avaluada la mercancía por las divisiones de fiscalización, se remitirá al depósito y a la División de Comercialización o quien haga sus veces para efectos de la validación correspondiente.

3 d. La distribución y entrega de las copias del documento de ingreso estará a cargo del funcionario de fiscalización, así: original para la División de Comercialización o quien haga sus veces, primera copia para la División de Fiscalización, segunda copia para el depósito, la tercera copia para el interesado y cuarta copia para la autoridad aprehensora. e. Cuando no se realiza la diligencia de reconocimiento y avalúo de las mercancías en el mismo instante de su ingreso al depósito, se tomará como valor de ingreso el establecido en la base de precios suministrada por la Subsecretaría Comercial, siempre y cuando la mercancía se encuentre en el mismo estado y tenga las mismas o similares características a las registradas en dicha base. Este valor será provisional y se registrará en la casilla: valor provisional del DIM. Esto con el fin de que la mercancía no quede sin un valor de ingreso durante el término establecido en el artículo 434 de la Resolución 4240 de 2000, en el evento de presentarse un siniestro. f. Cuando la mercancía objeto de ingreso al depósito no se encuentra relacionada en la base de precios, se tomará el valor asignado en el acta de aprehensión, como valor de ingreso. g. Sobre los ingresos de mercancías aprehendidas que se realicen no se cancelarán costos de bodegajes hasta tanto las divisiones de fiscalización no hayan diligenciado el campo de valor aduanero en el DIM. h. Para el ingreso de medios de transporte y maquinaria especializada es requisito que el depósito elabore las fichas técnicas, en el formato que establezca la entidad, de la cual harán parte integral tres (3) juegos de improntas y tres fotografías en las que se aprecie: La parte delantera, costados, interior (en caso de vehículos, motonaves y maquinaria) y motor. Los costos que implique la toma de las improntas y fotografías serán asumidos por la DIAN, éstas deberán ser remitidas en un plazo de ocho (8) días a la División de Comercialización o quien haga sus veces. i. Inmediatamente se conozcan los números de identificación de los vehículos, motocicletas y motonaves, con base en las improntas, la División de Comercialización o quien haga sus veces remitirá un listado a la Fiscalía, Dirección de Inteligencia Nacional DIJIN y a la División de Investigaciones Especiales de la Subdirección de Fiscalización Aduanera solicitando certificación de la existencia de procesos penales en el país o reclamación de gobiernos extranjeros. j. Las unidades aprehensoras deberán establecer claramente en el acta de aprehensión el nombre de las entidades que prestaron colaboración eficaz para llevar a cabo la aprehensión, con el propósito de concretar la participación a la que puede tener derecho una entidad territorial conforme al artículo 19 de la Ley 383 de k. En caso de aprehensiones de café, se deberá ingresar a las instalaciones de ALMACAFÉ más cercanas, para tal efecto el ingreso será elaborado por la unidad aprehensora en coordinación con las divisiones de comercialización o quien haga sus veces, mientras se adelanta su disposición y será firmado por parte del responsable del depósito como prueba de su almacenamiento y por ende de su guarda, custodia y conservación. l. Copia del acta de aprehensión y copia del documento de ingreso de la mercancía altamente perecedera tales como combustibles, alimentos, químicos, animales vivos entre otros, serán remitidos inmediatamente, por parte de la unidad aprehensora como responsable del ingreso a la División de Comercialización o quien haga sus veces para que elabore el proyecto de donación previa comunicación de la División de Fiscalización en la cual exprese que no se adelanta proceso de legalización. m. Para dar cumplimiento a la entrega en calidad de depósito a las entidades señaladas en el artículo 524 del Decreto 2685 de 1999, se deberá elaborar el documento de ingreso correspondiente, para efectos de los reportes de gestión de las divisiones de comercialización o quien haga sus veces. n. Cuando se aprehenda mercancía que no se pueda trasladar a una almacenadora, por requerir condiciones especiales de almacenamiento, como son: Semovientes, alimentos que requieren refrigeración, aerodinos, gasolina, entre otros, el administrador respectivo, expedirá oportunamente las órdenes de servicio

4 necesarias para garantizar su guarda, custodia y conservación, igualmente, la unidad aprehensora diligenciará el documento de ingreso y remitirá las copias respectivas de acuerdo al procedimiento señalado en el literal d. o. La captura del documento de ingreso deberá hacerse el mismo día o a más tardar el día hábil siguiente de la terminación del inventario en el sistema para la administración y control de mercancías. p. Los depósitos que cuentan con el sistema de información ADA, serán los responsables de la captura del documento de ingreso. Para las administraciones que manejen el sistema SIA la captura la efectuará la División de Comercialización o quien haga sus veces, al igual que su validación Validación del documento de ingreso: Es el proceso mediante el cual la División de Comercialización o quien haga sus veces de la respectiva administración, verifica la información registrada en el sistema de información por los almacenes generales de depósito tomando como soporte el documento de ingreso enviado por fiscalización. En aquellas administraciones en donde se encuentre instalado el sistema de información ADA, el depósito remitirá a través del sistema a más tardar el segundo día hábil siguiente a la finalización del inventario la información del documento de ingreso. Para las demás administraciones será vía documental, con el fin de que dentro del término máximo de tres (3) días hábiles siguientes al recibo se capture y valide la información. Este proceso es requisito para la inclusión del DIM en la cuenta de cobro por concepto de bodegaje. Es de aclarar que en ningún caso procederá la validación de un documento de ingreso sin el registro del avalúo de las mercancías amparadas en el mismo. Para validar el ingreso de la mercancía aprehendida se aplicarán los siguientes pasos: a. Ordenar los documentos de ingreso en forma consecutiva y ascendente, debidamente valorados y soportados con el acta de aprehensión y fichas técnicas cuando sea el caso. b. Para los números consecutivos de los documentos de ingreso faltantes se deberá realizar el seguimiento respectivo para establecer la razón de la demora en su diligenciamiento. c. Verificar la concordancia de cada uno de los campos registrados en el sistema frente al documento de ingreso y ficha técnica, en especial sobre tipo de mercancía, marca, serie, referencia, color, tamaño, cantidad, unidad de medida, el valor de ingreso unitario de cada uno de los ítems, operaciones aritméticas horizontales y verticales. Igualmente, verificar que se ingresó la mercancía en mismo orden relacionado en el documento físico. d. Concluido el proceso de validación del ingreso se solicitarán al depósito las correcciones a que haya lugar, llevando un control sobre las correcciones efectuadas y el tiempo de respuesta Trámite de la matrícula de depósito: La almacenadora elaborará la matrícula de depósito dejando constancia de la fecha de ingreso, número del documento de ingreso, descripción de mercancía y valor total del avalúo y la enviará a la División de Comercialización o quien haga sus veces de la respectiva administración de donde ingresó la mercancía, a más tardar el segundo día hábil siguiente a la finalización del inventario, con el fin de que dicha división valide la información y el valor del depósito. Cumplido el trámite anterior, la División de Comercialización remitirá la matrícula soportada con el documento de ingreso para la firma del administrador, devolviendo en un término máximo de tres (3) días hábiles el original de la matrícula al depósito, guardando copia de la misma en el archivo Archivo de los documentos de ingreso: Los documentos generados en el ingreso son: acta de aprehensión, original del documento de ingreso y copia de la matrícula de depósito. Estos documentos deben ser recopilados y archivados por depósito, en forma consecutiva y ascendente con respecto al DIM. Las administraciones deberán conservar copia de seguridad de la información registrada en el sistema para la administración y control de mercancías semanalmente.

5 Incorporación del documento de ingreso (DIM) en la cuenta de cobro por concepto de bodegajes: Una vez validado el documento de ingreso se deberá incorporar en la relación soporte de la factura de bodegaje, desde el día del ingreso hasta la fecha de corte del mes que se esté cobrando el bodegaje. La base de facturación será el valor total del documento de ingreso validado Ingreso de mercancía en abandono: La División de Servicio al Comercio Exterior o de Servicio de Aduanas, una vez haya transcurrido el mes siguiente a la fecha en que se produjo el abandono y el importador no hubiere rescatado la mercancía, deberá ponerla a disposición de la División de Comercialización o quien haga sus veces de la jurisdicción, a más tardar al día hábil siguiente del vencimiento del respectivo término, las divisiones de Comercialización o quien haga sus veces levantarán el acta de inventario y avalúo respectiva y la entregarán al depósito para su respectivo registro en el sistema. a. La obligación de informar por parte de la División de Servicio al Comercio Exterior o quien haga sus veces, comprende como mínimo lo siguiente: Presentar un informe por escrito y en medio magnético en hoja de cálculo el cual contenga los números y fechas de los documentos de embarque, guías aéreas o cartas de porte de las mercancías que quedaron en abandono, nombre del depósito, número y fecha del manifiesto de carga, fecha de llegada de la mercancía al país, nombre del consignatario, descripción genérica de la mercancía de acuerdo al documento de transporte, cantidad de empaques y peso, fecha de elaboración del informe y firma del Jefe de la División de Servicio al Comercio Exterior o su delegado. b. El abandono voluntario una vez aprobado por el administrador correspondiente de conformidad con el literal e) del artículo 69 de la Resolución 5632 de 1999, en concordancia con el numeral 8 del artículo 26 del Decreto 1265 de 1999, deberá ser informado a las divisiones de comercialización o quien haga sus veces, sobre la decisión la cual deberá llevar una descripción total de la mercancía especificando: Nombre del producto, marca, modelo, serial, capacidad, tamaño, material básico del producto, color y demás características básicas que permitan individualizar el producto, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. c. No habrá lugar al pago de bodegajes de mercancía en abandono cuando el depósito no haya informado a la DIAN sobre las mercancías cuyo término de almacenamiento haya vencido sin que se hubiere obtenido autorización de levante Inventario y avalúo de mercancía en abandono: Una vez recibida la información por parte de las Divisiones del Servicio al Comercio Exterior, el Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces expedirá los autos comisorios para efectuar el acta de inventario y avalúo especificando: Nombre del funcionario comisionado, nombre del depósito, números de los documentos de transporte a inspeccionar e inventariar, números consecutivos de las actas de inventario y avalúo y tiempo de duración de la comisión. La numeración debe ser única y consecutiva para cada ciudad. (Anexo No. 2) a. La numeración del acta de inventario y avalúo deberá elaborarse por depósito conservando estricto orden consecutivo con numeración de diez (10) dígitos, así: los dos (2) primeros dígitos corresponden al código del depósito habilitado, los dos (2) siguientes dígitos corresponden al código de la administración, el dígito siguiente corresponde al código de la bodega en la cual se encuentra depositada la mercancía y los cinco (5) dígitos siguientes identifican el número consecutivo del acta de inventario y avalúo en abandonos. b. De conformidad con el artículo 452 de la Resolución 4240 de 2000, la mercancía deberá estar codificada y avaluada con base en la herramienta establecida por la entidad para tal fin, igualmente totalizar por ítem y por documento de transporte, también dejará consignado si la mercancía se encuentra en patios o en bodega. c. Para la mercancía en abandono que no se encuentre en la base de precios, la División de Comercialización del lugar donde se encuentre la mercancía, o quien haga sus veces, deberá establecer un valor de ingreso comercial al por mayor más IVA de cotizaciones de mercancías similares en el mercado local, precios mínimos oficiales, precios oficiales y de referencia, para asignar el valor en forma objetiva en un término no superior a tres (3) días hábiles, en todo caso se deberá garantizar el avalúo de las mercancías de acuerdo a sus características y condiciones.

6 d. Las actas de inventario y avalúo de las mercancías con abandono legal serán el documento oficial para el control y administración de dichas mercancías. El acta de inventario y avalúo se elaborará por cada documento de transporte, en original y copia, el original será para la División de Comercialización y la copia para el depósito, éstas actas deberán ser firmadas por el empleado del depósito. (Anexos Nos. 3 y 4) e. Terminada la diligencia de inventario y avalúo se deberá registrar en el sistema de inventarios para la administración y control de mercancías aprehendidas decomisadas y abandonadas a favor de la Nación. Este registro pasará a formar parte del total de existencias en abandono para disposición. f. De conformidad con lo establecido en los artículos 115 y 570 del Decreto 2685 de 1999, las divisiones de comercialización o quien haga sus veces tendrán un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la finalización del inventario y avalúo de las mercancías abandonadas, para realizar su disposición en el sitio en que se encuentran, en lo posible la disposición deberá comprender la totalidad de la mercancía de cada acta en forma simultánea. g. En caso de encontrarse irregularidades respecto de la clase de mercancía, cantidad, peso, unidad de medida u otras características, se dejará claramente consignado en el acta de inventario y esta deberá suscribirse por el funcionario de la DIAN comisionado para efectuar el inventario y por el representante legal del depósito, soporte sobre el cual se efectuará la respectiva reclamación Incorporación de las actas de inventario y avalúo de la mercancía en abandono en las cuentas por concepto de bodegaje: El Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces, solicitará mediante oficio la condonación de bodegajes a los depósitos habilitados. De obtener una respuesta negativa a dicha solicitud, se incorporará el acta de inventario y avalúo en la relación soporte de la factura de bodegaje, desde la fecha de configuración del abandono legal hasta el mes correspondiente a la cuenta de cobro o hasta el retiro definitivo de la mercancía, la base de facturación será el valor total del acta de inventario y ésta será el soporte para validar la cuenta de cobro. Para los abandonos ubicados en depósitos sin contrato, se elaborará una relación de las actas de inventario y avalúo diligenciadas, con la siguiente información: Ciudad y fecha Nombre del depósito Nombre del representante legal Número y fecha del acta de inventario Número del documento de transporte, Fecha de configuración del abandono legal, Tarifa de bodegaje, según el sitio de almacenamiento (patios o cubierta) Número de días de permanencia de la mercancía, Valor total de bodegaje por acta Valor neto de bodegaje a pagar, Valor total de IVA Valor total a pagar Nombre, cargo y firma del funcionario comisionado por la DIAN Esta relación será el soporte válido para liquidar el valor de los bodegajes por cancelar en procesos de conciliación. Cuando la mercancía se encuentre en depósitos sin contrato, es prioritario que las divisiones de comercialización o quien haga sus veces de la respectiva administración, efectúen la disposición en el estado y sitio en que se encuentren. Para efectos del reconocimiento y pago del bodegaje el administrador respectivo expedirá el cumplido de servicio del mismo de acuerdo con la relación presentada por el funcionario comisionado.

7 Archivo actas de inventario y avalúo de la mercancía en abandono: La División de Comercialización o quien haga sus veces llevarán un estricto control de las actas de inventario y avalúo de mercancías abandonadas, clasificándolas por depósito y en orden consecutivo ascendente OTRAS SITUACIONES QUE GENERAN INGRESO: Ingreso de mercancía decomisada: Cuando una mercancía decomisada no ha sido trasladada a una almacenadora con contrato o cuando es reintegrada a la entidad como es el caso de la mercancía que fue objeto de aprehensión y sobre la cual se le constituyó garantía en reemplazo de aprehensión, se deberá diligenciar el documento de ingreso tomando los datos del acto administrativo que definió su situación jurídica. Así mismo, se deberán efectuar las reclamaciones por faltantes a que haya lugar, al tenedor de la mercancía o hacer efectiva la garantía Traslado: Tendrá lugar cuando por razones justificadas se deba cambiar el sitio físico de almacenamiento, según lo establecido en los artículos 458 y 459 de la Resolución 4240 de Para tal efecto se ingresará con la situación administrativa en que se encuentre la mercancía en el momento de su traslado. Los traslados de mercancías de un depósito a otro se generan por las siguientes razones: a. Por terminación del contrato de almacenamiento b. Por fuerza mayor o caso fortuito. c. Por deficiencias en la prestación del servicio de almacenamiento d. Por no existir contrato de almacenamiento en el depósito de origen. e. Por razones de orden público Una vez establecidas las razones que sustentan el traslado de las mercancías se deberá surtir el siguiente procedimiento: 1. Recopilar los documentos de ingreso de la mercancía existente en el depósito de salida. 2. Identificar los documentos de ingreso de la mercancía que tenga situación jurídica definida y disponer de la misma en el sitio en que se encuentra. 3. Solicitar la ubicación de la mercancía por documento de ingreso. 4. Realizar el inventario total de las mercancías en el depósito de salida, con la participación de un funcionario de la almacenadora de llegada, con el fin de que el inventario de salida sirva de soporte para elaborar los nuevos documento de ingreso. 5. Presentar por parte de la División de Comercialización o quien haga sus veces las cuentas de cobro por faltantes a que haya lugar. 6. Controlar que se diligencien los documentos de egreso de la mercancía a trasladar y faltantes; los egresos de la mercancía se elaborarán en la medida en que se presenten las salidas del depósito, el término no podrá ser mayor a dos días hábiles siguientes a la finalización de la entrega. Igual procedimiento deberá seguirse para elaborar los documentos de ingreso en el depósito de llegada. 7. En el caso de que el traslado sea asumido por la entidad, el administrador correspondiente deberá solicitar el seguro de transporte de las mercancías por el 100% del valor de ingreso ante la División de Servicios Generales de la Subsecretaría de Recursos Físicos, durante el tiempo requerido. 8. Cuando el traslado sea a cargo de la entidad, la diligencia será coordinada por el Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces, de la jurisdicción de donde se traslada la mercancía.

8 9. Cuando la custodia al traslado se realice por parte de la entidad se debe informar al Grupo Interno de Trabajo de Seguros de la Subsecretaría de Recursos Físicos sobre los faltantes que se presenten durante el traslado y suministrar las pruebas del caso, para la reclamación a que haya lugar. 10. Contratar el medio de transporte en coordinación con la División de Recursos Físicos y Financieros cuando sea el caso. 11. Controlar la elaboración del documento de ingreso en el depósito de entrada en la misma forma como se encontraba en el depósito de salida respetando los ítems, descripción, cantidad y unidad de medida; conservando la situación jurídica en que se encuentre la mercancía al momento del traslado, es decir aprehensión, decomiso o abandono; siempre y cuando la mercancía se encuentre en el mismo estado en el cual ingresó, caso contrario se deberá proceder a cobrar como faltante el deterioro y a realizar un reavalúo si el estado de la mercancía así lo amerita. 12. El funcionario comisionado por la entidad para supervisar y controlar el traslado de la mercancía deberá determinar un porcentaje de acuerdo al grado de demérito deterioro y obsolescencia de la misma para efectos de ajustar el valor de ingreso en la almacenadora de llegada. En estos casos la almacenadora de salida deberá elaborar el egreso por el mismo valor del ingreso. 13. Es indispensable que en los documentos de ingreso de la almacenadora de llegada se registre en el campo de observaciones el número y fecha del documento de ingreso correspondiente de la almacenadora de salida así como su correspondiente número y fecha del documento de egreso. 14. En caso de terminación del contrato de almacenamiento y de no existir disponibilidad de bodegas contratadas en la misma ciudad, la Subsecretaría Comercial autorizará el traslado de las mercancías al depósito con contrato de la ciudad más cercana. 15. Cuando se requiera trasladar mercancías de una bodega a otra del mismo depósito en la misma ciudad, por decisión del almacén general de depósito con el que se tiene contrato, éste deberá solicitar autorización ante el administrador respectivo. Dicho traslado se efectuará por cuenta y riesgo del depósito. Previo a la expedición de la autorización del traslado, el administrador deberá verificar que el nuevo lugar de depósito ofrece las mismas o mejores condiciones de almacenamiento. 16. Todos los traslados de mercancías serán supervisados y controlados por un funcionario de la División de Comercialización a excepción de los traslados desde el sitio de aprehensión al lugar de depósito, en cuyo caso corresponderá a la autoridad aduanera que adelantó el operativo. 17. El Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces estarán obligadas a informar a las divisiones de fiscalización la nueva ubicación de las mercancías con el fin de que se actualicen los datos en los expedientes Reingreso: Se presenta cuando la mercancía ha salido de un depósito para un determinado fin y no habiéndose cumplido éste, se hace necesario ingresarla nuevamente a los inventarios de la entidad, como por ejemplo: cuando se retira con el objeto de ser enajenada y no fue posible su disposición y cuando se ha constituido garantía en reemplazo de aprehensión y la administración ordena el decomiso Mercancías no ingresadas inicialmente o mal ingresadas Sobrantes: Son aquellas mercancías que en el momento de la inspección física, se encuentran en mayor cantidad a la relacionada en el documento de ingreso o en la resolución que define la situación jurídica de la misma, las cuales deben ser objeto de notificación a las divisiones de fiscalización para que se proceda a la aprehensión correspondiente. a. Confirmado el sobrante, se procederá a diligenciar el acta de sobrantes por parte del funcionario comisionado de la administración. (Anexo No. 5)

9 b. Para determinar el valor de los sobrantes, se debe tener en cuenta el procedimiento descrito en el numeral 2 Ingreso de mercancías de la presente orden. c. Suscrita el acta de sobrantes, la División de Comercialización o quien haga sus veces en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados a partir de la finalización de la inspección, presentará el acta de sobrantes a la División de Fiscalización o quien haga sus veces de la respectiva administración, con el fin de que se pronuncie acerca de la situación jurídica de las mismas, quien a su vez tendrá un término de ocho (8) días hábiles para su pronunciamiento e ingreso respectivo, siempre y cuando los sobrantes no coincidan con las cantidades respecto del acta de aprehensión o resolución que define la situación jurídica, caso en el cual se dispondrá con base en el acta de sobrantes. 3. CUENTAS DE COBRO POR CONCEPTO DE BODEGAJE En el proceso de administración de mercancías se presentan, entre otras las siguientes cuentas de cobro: Por servicio de bodegaje Por gastos extraordinarios Por conciliaciones 3.1. TARIFAS DE BODEGAJE Las tarifas establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, tendrán los mismos efectos para depósitos habilitados, depósitos con contrato de almacenamiento y demás sitios de almacenamiento en los que se encuentren mercancías aprehendidas, decomisadas y abandonadas a favor de la nación, siempre y cuando se cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 72 del Decreto 2685 de1999 y en el artículo 444 de la Resolución 4042 de Las mercancías almacenadas en contenedores causan bodegajes a la tarifa establecida para almacenamiento en patios PRESENTACION DE LA FACTURACION De acuerdo al numeral , los gerentes de las sucursales de cada almacén general de depósito con los cuales exista contrato de almacenamiento presentarán ante la División de Comercialización o quien haga sus veces de la jurisdicción donde se encuentren las mercancías dentro de los dos (2) primeros días hábiles de cada mes, la facturación (original y copia) por concepto de bodegaje de las mercancías aprehendidas, decomisadas o abandonadas, correspondientes al mes inmediatamente anterior, acompañada de las respectivas notas crédito (original y copia) a favor de la entidad. En los casos de ajustes por mayor valor facturado equivalentes a las consignaciones de bodegaje de mercancía legalizada o de garantía en reemplazo de aprehensión efectuadas por los interesados, así como por los ajustes matemáticos por sobre o subvaloración, los cuales deben ser deducidos del valor total de la facturación mensual y de la relación de depósitos facturados. Igualmente, se efectuará el mismo procedimiento cuando se presenten deducciones al valor facturado por concepto de faltantes no restituidos por la almacenadora. La factura de cobro deberá estar soportada con la relación de depósitos vigentes constituidos a favor de la DIAN. Esta relación deberá presentarse en original y copia, especificando la siguiente información: Nombre del depósito o sitio de almacenamiento. Sucursal o ciudad Número de la factura. Mes facturado. Fecha de elaboración Número del documento de ingreso

10 Número del depósito Fecha de ingreso de la mercancía, la misma del DIM. Descripción genérica de la mercancía, mercancías o vehículos Valor base de facturación (valor total del documento de ingreso o saldo de éste) Tarifa de bodegaje (para patios o cubierta), según se encuentre físicamente almacenada la mercancía. Período facturado desde hasta (D-M- A) Días facturados Valor total bodegaje por cada documento de ingreso Valor total bodegaje mensual más IVA Valor de la nota crédito por concepto de ajustes por mayor valor facturado y cancelado en períodos anteriores por legalización o garantía en reemplazo de aprehensión o faltantes. Valor neto a pagar. Nombre completo y firma del gerente de cada sucursal de la almacenadora. Cuando la relación que soporta la factura por concepto de bodegaje, corresponde a mercancía de Inventario, la casilla número de documento de ingreso se reemplazará por el número del depósito asignado por la almacenadora Procedimiento para la revisión y aprobación de las cuentas de cobro por concepto de bodegaje a nivel nacional: El administrador correspondiente será responsable de la aprobación de la información contenida en la factura y en la relación de bodegajes presentada por cada depósito con el que se tiene contrato en la respectiva administración. a. Para la revisión de la cuenta de cobro por bodegajes se requieren los siguientes documentos soporte: Contrato vigente de almacenamiento Documentos de ingreso Documentos de egreso o acta de egreso para mercancía de inventario Copias al carbón legibles de los recibos de caja expedidos por la almacenadora, por concepto de reembolso de bodegajes recibidos en los casos de legalización o garantía en reemplazo de aprehensión. Nota crédito a favor de la DIAN, en la cual se debe relacionar: El número del recibo de caja, concepto, número de DIM, fecha de ingreso, fecha de egreso, tarifa y valor liquidado de bodegaje, en caso de faltantes indicar número y fecha de la cuenta de cobro. b. La información deberá ser verificada por parte de la División de Comercialización o quien haga sus veces de la respectiva administración teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Que la factura mensual cumpla con los requisitos legales, establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario. Que el valor total de la factura coincida con el valor liquidado en la relación de bodegajes, deducidas las notas crédito por los ajustes que presente la cuenta por mayor valor facturado y cancelado en períodos anteriores, por los bodegajes recibidos por legalización o garantía en reemplazo de aprehensión o por faltantes. Que el valor en números sea igual al valor en letras. Que la factura y la relación de bodegajes estén firmadas por el gerente de la sucursal de la almacenadora o depósito respectivo. Que la mercancía sobre la cual se están liquidando bodegajes, esté identificada como de INVENTARIO o de ALMACENAMIENTO, adjuntando la relación en forma independiente. Que la factura y relación no presenten tachaduras ni enmendaduras. Que el documento de ingreso DIM se encuentre validado en su totalidad. Que el número del documento de ingreso, sea igual al registrado en el respectivo documento de ingreso. Que las operaciones aritméticas de liquidación estén correctas.

11 Que la tarifa aplicada por bodegajes corresponda efectivamente a las pactadas en el contrato vigente en el período que se factura, además se verificará con inspección física, realizada en las visitas de supervisión y control, si la mercancía está almacenada en cubierta o en patios y el estado de la misma. Que el valor base de facturación corresponda al saldo, según movimientos de egreso que se hayan efectuado por cada DIM. Que el período de facturación corresponda a mes comercial treinta (30), días o proporcionalmente al tiempo de permanencia de la mercancía, conforme a los movimientos de ingreso y egreso efectuados dentro del mes que se factura. Que la descripción genérica de la mercancía corresponda a la registrada en el DIM. Que el total de los días liquidados corresponda al corte del período que se está facturando. Que el valor de bodegaje liquidado por cada DIM coincida con la siguiente operación matemática: BASE DE FACTURACIÓN X % TARIFA /30 * Números de días facturados. Que el valor liquidado por IVA, corresponda a la tarifa vigente aplicada sobre el valor total del bodegaje mensual. Que del valor total del bodegaje mas IVA, se deduzcan las notas crédito. Que el valor total del bodegaje corresponda a la sumatoria de los valores parciales liquidados en la relación. c. La base de facturación de la mercancía almacenada será el valor del reconocimiento y avalúo registrado en el documento de ingreso. d. Las facturas y las relaciones de bodegaje solamente se aceptarán en original. e. Para efectos de la elaboración de la relación de bodegaje se dará estricto cumplimiento a lo establecido en el inciso tercero del artículo 448 de la Resolución 4240 de 2000, para lo cual la almacenadora diligenciará el respectivo documento de egreso, finalizando así cualquier obligación de la DIAN. f. En desarrollo de lo establecido en el inciso 3 del articulo 447 de la Resolución 4240 de 2000, cuando el bodegaje corra por cuenta del beneficiario de la mercancía éste cancelará el valor a la almacenadora quien expedirá el correspondiente recibo de caja. La almacenadora, deberá remitir mensualmente a las administraciones, copia de los recibos de caja expedidos durante el período. g. Cuando se trate de mercancías en situación de abandono legal, depositadas en almacenes generales de depósito con contrato de almacenamiento vigente, la DIAN reconocerá y asumirá los bodegajes causados desde el vencimiento del plazo establecido en el artículo 115 del Decreto 2685 de 1999, previo el levantamiento del acta de inventario por parte de la División de Comercialización o quien haga sus veces y el informe presentado por las divisiones de servicio al comercio exterior o quien haga sus veces en la administración respectiva, hasta el retiro definitivo de la mercancía. h. Con el fin de controlar el pago de los bodegajes a cargo de terceros, todos los actos administrativos que ordenen legalización, devolución o garantía en reemplazo de aprehensión deberán ser comunicados a la División de Comercialización o quien haga sus veces Cuentas por concepto de servicios extraordinarios: Se definen como los servicios que se prestan adicionalmente y que no se encuentran contemplados dentro de la tarifa de bodegajes, se consideran los siguientes: a. Horas extras en caso de recibo de mercancía en horas no hábiles fines de semana o días festivos b. Fumigación a granel c. Avalúos especializados

12 d. Segunda paletización siempre y cuando no sea responsabilidad de la almacenadora por malas condiciones de almacenamiento. e. Desecación de granos f. Servicios de transporte y demás actividades necesarias para el traslado de mercancías del lugar de aprehensión hasta el sitio de depósito. g. Cuartos fríos h. Fotografías para fichas técnicas i. Compra de gasolina y cargue de batería para encendido de vehículos cuando sea necesario para el mantenimiento de los mismos. Los servicios extraordinarios se cancelarán con cargo al contrato de almacenamiento únicamente cuando se haya agotado el rubro gastos de operación aduanera. Cuando se presenten facturas por conceptos de gastos extraordinarios, se deberá anexar: La orden de servicio, autorizada por el administrador respectivo y el cumplido de prestación del servicio recibido a satisfacción expedido por el administrador. Para los casos que se realicen operativos de represión al contrabando no es indispensable la autorización por escrito de la orden de servicio. La factura por concepto de gastos extraordinarios cuando sea con cargo al contrato de almacenamiento, debe presentarse simultáneamente, con la de bodegajes y dentro del respectivo mes Plazos para la presentación, revisión y aprobación de las cuentas de cobro: El Administrador de la jurisdicción donde se encuentre la mercancía, a través de la División de Comercialización, tendrá cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la cuenta de bodegaje y gastos extraordinarios, para su revisión y aprobación, o devolución. Si transcurridos, los cinco (5) días hábiles de presentada la facturación la DIAN no la devuelve con una razón justificada, se tendrá como presentada en debida forma; sin perjuicio de posteriores ajustes por valores mal liquidados, cobrables en la próxima facturación, lo anterior con el único fin de dar mayor celeridad en la orden de pago. Si la facturación presenta errores, el Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces, dentro de los mismos cinco (5) días hábiles y con razones justificadas, la devolverá a la almacenadora, manifestando los motivos para ello y se tendrá como no presentada, el término comenzará a contar nuevamente a partir de la nueva recepción. Revisada y aprobada la facturación dentro del plazo establecido, el Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces, la devolverá al gerente de la sucursal de la almacenadora y éste a su vez la remitirá a su oficina principal, para que a través del gerente de proyecto sea presentada en forma consolidada y dentro de los quince (15) primeros días hábiles de cada mes, ante la División de Disposición de Mercancías de la Subsecretaría Comercial que procederá a darle trámite para el pago. Revisada y aprobada la cuenta, el administrador, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de la recepción de la facturación, expedirá un certificado mensual por cada almacenadora o depósito, por el Cumplimiento de Prestación del Servicio, el cual se debe adjuntar a la factura y debe contener la siguiente información: Nombre e identificación de la almacenadora o depósito. Ciudad donde se prestó el servicio. Período o mes en el que se prestó el servicio. Valor total a pagar más el valor del IVA, deducida la nota crédito por mayor valor facturado Fecha de expedición del certificado. Nombre completo y firma del Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces

13 Estado actual de la mercancía y calidad del servicio prestado La facturación objeto de amortización del anticipo y cancelación del saldo del contrato debe cumplir con todos los requisitos previos de revisión y aprobación. La DIAN, cancelará la facturación previamente aprobada por el administrador respectivo, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la presentación, ante la División de Disposición de Mercancías de la Subsecretaría Comercial Procedimiento para la liquidación de bodegajes a cargo de terceros por concepto de legalización o garantía en reemplazo de aprehensión: De acuerdo con lo establecido en el artículo 525 del Decreto 2685 de 1999 y en el inciso tercero del artículo 447 de la Resolución 4240 de 2000, en los casos de legalización o cuando se acepte la garantía en reemplazo de aprehensión, los costos por bodegajes serán asumidos por los usuarios quienes cancelarán el valor correspondiente, directamente a la almacenadora, a la misma base y tarifa que fueron liquidados por el depósito a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Los bodegajes serán liquidados proporcionalmente al tiempo de permanencia de la mercancía en bodega, es decir, desde la fecha de ingreso hasta la fecha exacta de retiro definitivo, incluido el impuesto al valor agregado IVA, y la tarifa a aplicar será la vigente al momento del retiro. La División de Comercialización o quien haga sus veces serán responsables de verificar que las notas créditos generadas por concepto de pagos de bodegajes por los conceptos citados, sean deducidos del valor total de la facturación mensual y correspondan a los períodos facturados por la almacenadora y cancelados por la DIAN Registros estadísticos de costos de bodegaje. En las administraciones. Cada administración deberá llevar un registro histórico de los costos periódicos y acumulados, por concepto de bodegaje, causados y aprobados por cada depósito con y sin contrato de almacenamiento Dichos registros deben ser el soporte gerencial para la administración y disposición de mercancía, procurando permanentemente que los ingresos por disposición de mercancías superen los costos de administración de las mismas. A nivel nacional. La División de Disposición de Mercancías consolidará los costos por concepto de bodegajes, gastos extraordinarios y conciliaciones, aprobados y pagados a nivel nacional, clasificándolos por depósitos y por ciudades, dichos registros deberán mostrar el comportamiento mensual y acumulado de los costos durante cada vigencia. El comportamiento de los costos debe ser uno de los factores a tener en cuenta para la fijación de políticas de disposición de mercancías 4. FALTANTES El documento mediante el cual se establecen los faltantes es el acta de faltantes (Anexo No. 6) El acta será elaborada y presentada por el funcionario responsable de efectuar la inspección física que dio lugar a su determinación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su culminación. Si la inspección física comprende un volumen considerable de mercancía y por ende requiere de un tiempo superior a veinte (20) días, se pueden elaborar y presentar actas de faltantes parciales. El depósito tendrá un término de cinco (5) días para su ubicación contados a partir de la fecha de comunicación del acta de faltantes.

14 El acta de faltantes será firmada por el Jefe de la División de Comercialización o servidor público de la contribución encargado de la diligencia y el gerente o representante de la almacenadora en donde se presento el faltante. Con la firma del acta de faltantes por parte del funcionario y la firma competente de la almacenadora o depósito se entenderá aceptado el faltante. Para determinar el valor de los faltantes la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, tomará el valor de avalúo dado por la División de Fiscalización registrado en el documento de ingreso y en caso de no existir dicho documento, se tomará el valor del mercado nacional legal, de no existir éste se tomará el avalúo que la entidad indique, dejando constancia de la fuente del precio. En caso de deterioro de la mercancía por causa imputable al depósito, se levantará un acta que además de contener la información descrita anteriormente, contendrá: El concepto y avalúo efectuado por un funcionario de la División de Comercialización o quien haga sus veces o perito avaluador designado por las partes, respecto del daño o deterioro, tomando como base valores comerciales. La cancelación del valor del faltante será de un mes, contado a partir de la fecha de presentación de la cuenta de cobro, en caso de no realizarse el pago, se podrá descontar el valor del faltante del valor del bodegaje causado. En caso de no existir deudas por concepto de bodegajes ó estas sean inferiores al valor del faltante, las Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales procederá a interponer las acciones judiciales a que haya lugar FALTANTES POR PÉRDIDA DE MERCANCÍA EN FECHA INCIERTA Culminada la inspección física en la cual se detectaron los faltantes, la almacenadora podrá solicitar un término máximo de cinco (5) días para ubicar la mercancía objeto de faltante, al cabo de los cuales se procederá a verificar por parte de la División de Comercialización o quien haga sus veces que se trata de la misma mercancía en cuestión, en caso contrario se incluirá definitivamente en el acta de faltantes en los términos descritos anteriormente. La fecha del egreso por concepto de faltantes en fecha incierta será la del inicio de la inspección física y tendrá efecto para el descargue de la base de facturación de la cuenta de bodegaje FALTANTES DE MERCANCÍAS POR HURTO CON FECHA CIERTA La almacenadora denunciará el hecho ante la autoridad competente e informará inmediatamente al administrador de la jurisdicción, quien ordenará la suspensión del pago de bodegajes de la sucursal correspondiente, hasta tanto la almacenadora efectúe el inventario físico y determine el faltante real en cantidad y valor, del cual levantará un informe detallado debidamente firmado por el representante legal o el funcionario de la almacenadora responsable de la información allí contenida, siguiendo los lineamientos del acta de faltantes descritos anteriormente. En caso de siniestro por fuerza mayor o caso fortuito se procederá de igual manera. La fecha del egreso por faltante con fecha cierta será la de la ocurrencia del hurto (la cual debe constar en la denuncia) o siniestro por fuerza mayor o caso fortuito PRESENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN POR FALTANTES DE LA MERCANCÍA AL DEPOSITO El acta de faltantes se comunicará por escrito a la almacenadora dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación del acta de inspección física, la cual deberá ser suscrita por el gerente de la almacenadora en el plazo establecido en el artículo 455 de la Resolución 4240 del 2 de junio de La División de Comercialización conforme a las actas de faltantes suscritas y al informe de faltantes enviado por la almacenadora, presentará oficialmente la cuenta de cobro ante la almacenadora. (Anexo No. 7).

15 Cuando el inventario físico haya sido efectuado únicamente por la almacenadora, ésta deberá remitir a la División de Comercialización el acta de faltantes, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la diligencia de inventario, el informe detallado de faltantes debidamente firmado por el representante legal o el funcionario responsable de la información allí contenida. En este caso la Entidad validará los faltantes y solicitará la consignación a que haya lugar, al igual que la elaboración de los documentos de egreso con fecha del inicio del inventario. 5. EGRESO DE MERCANCIAS 5.1. CAUSALES DE EGRESO Asignación: Cuando la Secretaría General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales autoriza mediante acto administrativo la entrega de una mercancía al servicio de la entidad Venta: Cuando se entregan mercancías, habiendo sido previamente adquiridas por personas o entidades a través de las diferentes modalidades. Destrucción: Cuando se retira la mercancía para dar cumplimiento a una resolución mediante la cual se ha ordenado su destrucción por no apta para el consumo o uso. Donación: Cuando se efectúa la entrega de la mercancía a una entidad pública en cumplimiento de una resolución de donación. Devolución: Cuando se entregan mercancías que han sido aprehendidas, respecto de las cuales la administración ha concluido el proceso administrativo ordenando su entrega por encontrarse legalmente introducidas al territorio nacional, o cuando en el acto administrativo que resuelve la situación jurídica se ordena continuar el trámite que fuera interrumpido mediante la aprehensión. Legalización: Cuando las mercancías que han sido objeto de aprehensión, abandono o decomiso no ejecutoriado, son rescatadas por el interesado con pago de los tributos aduaneros y el valor del rescate establecido por la ley. Garantía en reemplazo de aprehensión: Cuando se entregan mercancías que han sido aprehendidas por presunción de contrabando o por cualquier falta administrativa y el interesado antes de concluir el proceso, constituye una póliza con el fin de garantizar que pondrá a disposición la mercancía, si la administración ordena su decomiso. Faltante: Cuando por un inventario o por una inspección física, se establece que no se encuentran mercancías relacionadas en el DIM o cuando la misma ha sufrido un deterioro parcial que incida en el valor de las mercancías. Muestras para análisis: Cuando a solicitud de la administración, se retiran cantidades representativas de las mercancías con el fin de realizar un análisis de su naturaleza físico-química y organoléptica y de acuerdo con su estado, poder establecer su aptitud para el uso o consumo humano o verificar su inocuidad para la salud agropecuaria del país. Traslado: Cuando salen mercancías que se encuentran en un depósito, para ser ingresadas a otro. Dación en pago: Cuando se expide el acto administrativo que lo autoriza. Cuando se presente alguna situación de las enunciadas como causal de egreso, es obligación elaborar el respectivo DEM (documento de egreso de mercancías) PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO DE MERCANCÍAS

16 a. Para la salida de mercancías, se aplicará lo establecido en los artículos 448, 449 y 450 de la Resolución 4240 de 2000; cualquiera que sea la causal, deberá mediar orden de entrega dirigida a la almacenadora debidamente firmada por el administrador o su delegado, el Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces, la cual deberá contener como mínimo la siguiente información: Nombre del depósito, número y fecha del acto administrativo que ordena la entrega, número y fecha del DIM para egresos por devolución, legalización y garantía en reemplazo de aprehensión, nombre y documento de identificación de la persona autorizada para recibir, nombre y documento de identificación del funcionario de la DIAN delegado para efectuar la entrega en los casos de venta, donación, destrucción, asignación y dación en pago. (Anexo No. 8) b. A la entrega de la mercancía, el empleado de la almacenadora deberá elaborar el documento de egreso de mercancías de la almacenadora o depósito (Anexo No. 9), de acuerdo con las instrucciones dadas por la Subsecretaría Comercial. Si la almacenadora incumple su obligación de elaborar este documento al momento de la entrega de la mercancía el Jefe de la División de Comercialización o quien haga sus veces informará por escrito a la Subsecretaría Comercial con el fin de que se apliquen los correctivos necesarios. c. Para el egreso de mercancías que por sus características hayan sufrido merma natural, el documento se diligenciará al momento de la salida total, indicando en la parte de observaciones la cantidad real egresada y la cantidad perdida en la merma. d. En el caso de encontrarse faltantes en el momento de la entrega, se deberá elaborar el acta respectiva para efectuar la reclamación pertinente. e. Las mercancías serán egresadas con la misma identificación del ítem del documento de ingreso, descripción y valor como aparecen registrados en el documento de ingreso de mercancías. f. Diligenciado el documento de egreso por parte de la almacenadora, por cada una de las causales descritas anteriormente, se deberá reportar a la División de Comercialización a más tardar el día hábil siguiente a la entrega de la mercancía dicho documento por cualquier sistema que garantice la transmisión de la información. g. Los almacenes generales de depósito serán los responsables de la entrega de la mercancía, es decir que se entregue de acuerdo con lo autorizado por la administración correspondiente. h. La División de Comercialización realizará la validación del documento, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de verificar su correcto diligenciamiento y proceder a su aprobación o inclusión en el sistema de información ADA o SIA según se trate. i. Es de anotar que las administraciones o las divisiones de comercialización o quien haga sus veces serán las responsables de la calidad de la información registrada en el sistema. j. La distribución del documento de egreso será: Original, primera y tercera copia para el archivo de la División de Comercialización. Segunda copia para el depósito Cuarta copia para el interesado k. Una vez validado el egreso, se deberá descargar de la cuenta de cobro con corte a la fecha del egreso; si el egreso es total, el documento de ingreso desaparecerá definitivamente de la cuenta de cobro y si es parcial la cuenta se seguirá presentando por el saldo del depósito VALIDACION Y DESCARGUE DEL DOCUMENTO DE EGRESO EN EL SISTEMA DE INFORMACION. Para aquellas administraciones en donde se encuentre instalado el sistema de información ADA, el depósito remitirá el egreso a la División de Comercialización o quien haga sus veces a través del sistema a más tardar el día hábil siguiente de la entrega física de la mercancía, para las demás administraciones se efectuará vía documental, con el

17 fin de que se valide la información dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes al recibo, valide la información. Para validar el egreso se aplicarán los siguientes pasos: a. Ordenar los documentos de egreso en forma consecutiva y ascendente, junto con el acto administrativo y acta de entrega respectivamente. Para los consecutivos faltantes, debe hacerse el seguimiento respectivo para establecer la razón de la demora en su diligenciamiento. b. Verificar por cada documento de ingreso la concordancia de los campos registrados en el acto administrativo, en especial sobre la causal de egreso, número y fecha del acto administrativo que lo autoriza, nombre del depósito, número de documento de ingreso, ítem a egresar, tipo de mercancía, marca, serie, referencia, color, tamaño, cantidad, unidad de medida, el valor de ingreso unitario de cada ítem, teniendo en cuenta las observaciones del acta de entrega. c. Verificar las operaciones aritméticas horizontales y verticales del documento de egreso d. Solicitar las correcciones a que haya lugar ARCHIVO DOCUMENTOS DE EGRESO DE MERCANCIAS Los documentos de egreso deberán ser recopilados y archivados por cada depósito, anexándolos al respectivo documento de ingreso o acta de inventario y avalúo de mercancía en abandono, llevando control sobre el consecutivo de los documentos de egreso de mercancías. Para el caso de las administraciones donde esté implementado el sistema ADA, los documentos de egreso deben ser conservados en medio magnético. 6. SITUACIÓN JURÍDICA DE LA MERCANCIA 6.1. RECIBO Y VALIDACION A las divisiones de comercialización le serán remitidas las resoluciones que definen situación jurídica de las mercancías por decomiso o devolución y pólizas en reemplazo de aprehensión. La División deberá llevar un registro de los actos administrativos recibidos y proceder en forma inmediata a verificar la concordancia de la siguiente información con el documento de ingreso: La parte considerativa y resolutiva de la resolución Número y fecha del acta de aprehensión Nombre del depósito Número y fecha del documento de ingreso Número del ítem, descripción, cantidad, unidad de medida. Para el caso de los medios de transporte constatar los números de serial, chasis y motor con las improntas de la ficha técnica. Fecha de ejecutoria. Si la anterior información no corresponde con lo registrado en el documento de ingreso, se devolverá el acto administrativo a la dependencia competente para que se efectúen las modificaciones pertinentes, especificando las causales de devolución y llevando un control sobre los actos administrativos devueltos CAPTURA EN EL SISTEMA DE INFORMACION Validada la información, se procederá actualizar el módulo de situación jurídica del sistema para el control de mercancías y a efectuar el reparto para disposición.

18 La información de mercancía con situación jurídica definida será el insumo para la planeación y ejecución de la disposición de mercancías ARCHIVO La División de Comercialización deberá guardar archivos magnéticos con cortes periódicos con la información de situación jurídica, asimismo deberá archivar copia de la resolución anexa al respectivo documento de ingreso. 7. CONCILIACION PREJUDICIAL POR BODEGAJES 7.1 PROCEDIMIENTO PARA LAS DEMANDAS CUANDO SON PRESENTADAS POR UN TERCERO. La persona natural o jurídica que crea tener derecho a solicitar una conciliación, presentará una copia de la solicitud de conciliación prejudicial, ante la Subsecretaria Comercial, en la cual se describa en forma clara y completa el motivo de la reclamación, los hechos y los documentos soportes que dan lugar a ella, el valor de la pretensión, el nombre, cargo, identificación y firma del solicitante y dirección a donde se puede notificar. La División de Comercialización o quien haga sus veces de la jurisdicción donde se encuentre la mercancía, deberá proceder en un plazo máximo de cinco (5) días contados a partir de la recepción de la solicitud a verificar los soportes sobre los cuales se sustenta la petición para lo cual deberá recopilar los documentos de ingreso, oficios, y demás actos administrativos para establecer lo siguiente: a. Relación de mercancía con solicitud de conciliación por bodegaje: esta relación deberá contener como mínimo: El número y fecha del documento de ingreso, valor total del DIM, nombre del depósito, sitio de almacenamiento: patios o en cubierta, tarifa de bodegaje, período de permanencia de la mercancía sin cancelar bodegaje, número de días a cancelar bodegaje, liquidación del valor a pagar, IVA causado y valor total de la deuda. b. Inspección física de la mercancía: El objeto es constatar la clase, cantidad, unidad de medida de las existencias físicas de la mercancía, su estado físico, concordancia del valor documental frente al avalúo real de la mercancía, sitio y condiciones de almacenamiento. De esta diligencia se deberá levantar la respectiva acta de inspección. c. Establecer las actas de faltantes encontrados o pendientes de cobro de reclamaciones anteriores. d. Expedir el cumplido del servicio de bodegaje teniendo en cuenta la identificación clara del servicio prestado, estado y conservación de la mercancía, seguridad de la bodega, disponibilidad de equipos y calidad de las instalaciones. e. Solicitar certificación a la Subsecretaría de Recursos Financieros en la cual diga que la entidad no ha efectuado erogaciones por cuenta de pago de bodegajes de las cuentas objeto de conciliación. f. Remitir la solicitud de conciliación, la relación de mercancía con solicitud de conciliación, actas de faltantes y el cumplido del servicio de bodegaje dentro de los diez días calendario siguientes a la recepción de la solicitud, a la Subsecretaria Comercial para el trámite respectivo. g. El Subsecretario Comercial, recibirá la solicitud de conciliación prejudicial y la asignará a un funcionario de profesión abogado, para que examine la viabilidad de la petición, quien sustanciará la solicitud con base en las pruebas remitidas por las divisiones de comercialización o quien haga sus veces, de las respectivas administraciones y elaborará la fórmula de conciliación para su aprobación ante el Comité de Defensa Judicial y de Conciliación de la entidad. h. Una vez aprobada dicha fórmula se presentará como propuesta por parte de la entidad en la audiencia de conciliación a realizarse en la Procuraduría Delegada ante el tribunal administrativo de la jurisdicción correspondiente.

19 i. De la diligencia de conciliación se levanta un acta, la que se suscribirá por el procurador delegado, el solicitante de la conciliación y el apoderado de la DIAN. j. Esta acta la envía el procurador al tribunal administrativo de la jurisdicción correspondiente, para que esta corporación estudie la legalidad y viabilidad del acuerdo de conciliación; verificando, especialmente, que no sea lesiva para los intereses patrimoniales del estado. El abogado de la entidad deberá verificar el magistrado al que le correspondió el negocio y si fue aprobado o no. k. Si el acuerdo conciliatorio fue aprobado por el tribunal, inmediatamente se solicitará copia del auto y se enviará al Grupo de Sentencias y Devoluciones de la Secretaría General para su conocimiento, por cuanto es la dependencia encargada de efectuar el pago correspondiente. 7.2 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACION DE DEMANDAS POR PARTE DE LA ENTIDAD. Una vez se ha establecido que existe una obligación a favor de la entidad y que la persona natural o jurídica que la tiene a cargo no la ha cancelado, a pesar de los requerimientos efectuados, se debe determinar la procedencia de instaurar la acción judicial, teniendo en cuenta que ésta se debe presentar dentro de los dos años siguientes contados a partir de la fecha de la ocurrencia de los motivos de hecho o de derecho que le sirvan de fundamento, a través del siguiente procedimiento: a. El Subsecretario Comercial otorga poder a un abogado de la entidad para demandar a nombre de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, para presentar la demanda ante el tribunal administrativo de la correspondiente jurisdicción en acción de reparación directa o contractual según sea el caso. b. El funcionario elegido realiza la presentación de la demanda con sus correspondientes anexos ante la autoridad judicial correspondiente. c. El abogado abre la hoja de ruta, estudia el expediente y verifica en el tribunal que el expediente sea fijado en lista. d. Una vez el tribunal administrativo fija en lista el negocio, al apoderado de la contraparte cuenta con cinco (5) días, contados a partir de la fecha en que se llevó a cabo la fijación, para contestar la demanda, proponer excepciones y solicitar la práctica de pruebas o eventualmente corregir la demanda. e. Se constata en el tribunal si se dictó el auto que decreta la práctica de pruebas, estando pendiente de que se hayan decretado todas las que nos interesen, en caso contrario proceder a reponer el auto haciendo incluir las faltantes. f. Si se decretaron pruebas tales como: Testimonios, interrogatorios de parte, inspección judicial; el abogado debe estar pendiente del día y la hora que se van a llevar a cabo las diligencias para que asista a la práctica de las pruebas. g. Agotada la etapa probatoria se verifica si fue dictado el auto que corre traslado a las partes para que aleguen de conclusión. h. El abogado debe presentar sus alegatos de conclusión dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación del auto que ordena el traslado a las partes. i. Si el tribunal administrativo profirió sentencia siendo desfavorable para la entidad, el abogado debe apelar la providencia, si por el contrario el fallo resulta favorable, el apoderado de la DIAN debe atender la apelación cuando se interponen recursos por la contraparte. j. Una vez el tribunal administrativo remite el proceso al Consejo de Estado para que se surta la segunda instancia, el funcionario debe verificar la radicación del expediente en esta última corporación.

20 k. Dentro del término de ejecutoria del auto que admite el recurso, el funcionario de la DIAN podrá solicitar pruebas si se estima conveniente. l. Cuando se ordene correr traslado a las partes para alegar de conclusión, el abogado tiene diez (10) días para presentar el alegato correspondiente. m. Finalmente, el abogado debe constatar el contenido de la sentencia de segunda instancia. n. En el evento en que el fallo haya sido desfavorable a la entidad, el abogado debe estar pendiente del término de traslado para sustentar la correspondiente apelación, so pena de que el recurso sea declarado desierto. 1. ASPECTOS GENERALES CAPÍTULO SEGUNDO DISPOSICIÓN DE MERCANCIAS Se podrá disponer de las mercancías que cumplan los requisitos establecidos en los artículos 526 y 528 del Decreto 2685 de 1999, e igualmente las mercancías que hayan sido objeto de publicación, de acuerdo con las Leyes 49 de 1990 o 223 de Previa a la disposición de mercancías perecederas o que requieran registro sanitario y que por normas nacionales tengan restricciones de cualquier tipo que no hagan posible su distribución o comercialización, el Jefe de la División de Comercialización solicitará al administrador, la convocatoria de un comité de coordinación con los jefes de las divisiones de Fiscalización y Servicio al Comercio Exterior, para verificar que la mercancía objeto de enajenación no esté en proceso de legalización o rescate o que no se haya solicitado aceptación de garantía en reemplazo de aprehensión. Durante los cinco (5) días hábiles de cada mes, las administraciones deberán presentar a la Subsecretaría Comercial el cronograma de actividades a desarrollar durante el mes siguiente, el cual debe ajustarse a la planeación institucional. La disposición de mercancías decomisadas deberá efectuarse dentro de los tres (3) meses siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la resolución de decomiso debidamente ejecutoriada. 2. CRITERIOS PARA LA DISPOSICION DE MERCANCÍAS a. Las mercancías perecederas que requieren registro sanitario, estarán condicionadas a los conceptos de aptitud para el consumo humano o animal y de inocuidad para la salud agropecuaria, dichos certificados se deben tramitar ante la autoridad competente por parte de la División de Comercialización o quien haga sus veces, simultáneamente con el ingreso. Las mercancías altamente perecederas se deberá disponer en forma inmediata a su ingreso, con base en los conceptos antes mencionados. b. La permanencia en bodega de mercancías tales como juguetes bélicos, mercancía inutilizada o en mal estado, dañadas, rotas, vencidas o mercancías que legalmente requieren registro sanitario para su distribución en el mercado nacional, no podrán exceder al término de diez (10) días hábiles de almacenamiento contados a partir de la fecha de aprehensión o terminada el acta de inventario y avalúo para el caso de las mercancías en abandono, término en el cual se adelantarán los trámites para su disposición. c. La disposición de mercancías con o sin situación jurídica según el caso, será ejecutada por la División de Comercialización o quien haga sus veces, de la jurisdicción donde se encuentren físicamente las mismas, independientemente de la administración que haya efectuado la aprehensión. Para tal fin la administración

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