ADEA CUSTODIA TRES MILLONES DE CAJAS

Transcripción

1 En la imagen, la instalación de estanterías de paletización convencional, lista para acoger miles de documentos guarecidos en cajas. ADEA CUSTODIA TRES MILLONES DE CAJAS Situada a 20 km de Buenos Aires, AdeA ha ampliado recientemente su planta de custodia, elevando su capacidad de almacenamiento de los dos a los tres millones de cajas de documentos. La instalación, formada por estanterías convencionales para almacenamiento manual, es un auténtico búnker dotado de altas medidas de seguridad. Texto: Antonio Alonso La documentación de una empresa es uno de esos valores que, bien gestionados, permiten tener un control sobre la memoria de la organización; sobre el estado de los asuntos y de los clientes, pero que mal manejados pueden provocar el caos y una brecha en la seguridad de la compañía. Por eso, cada vez más se está recurriendo a los servicios de sociedades que son auténticas expertas en la gestión de los documentos de otras. Con el paso de los años, y la competencia entre unas y otras firmas que se dedican a esta actividad, se han ampliado los servicios, y hoy, además de la guarda y custodia de la documentación, se llevan a cabo otras actividades encaminadas a mejorar la eficiencia, como la informatización y la digitalización. Con ello se consigue pasar de un mero espacio para almacenar papeles a un verdadero servicio de valor añadido clave para la operativa de la empresa usuaria. AdeA presta sus servicios a grandes firmas de sectores como la banca, gestoras de fondos de pensiones, salud, industria y organizaciones públicas. Pero acudir a ella no es exclusivo de la gran empresa, ya que también cuenta con un importante número de clientes que son pymes, que junto con las grandes firmas suman más de 600 usuarios en la actualidad. Localización privilegiada Los servicios que ofrece la empresa tienen su base de operaciones, además de en las oficinas centrales de Buenos Aires, en plantas distribuidas en dicha ciudad y en su periferia. De todas las instalaciones, la más importante y en donde se ha centralizado la actividad principal es la denominada Planta III. Situada a 30 minutos del centro de la capital, en la localidad de Florencio Varela, el emplazamiento aprovecha la ventaja logística que le RECIENTEMENTE SE INAUGURÓ UNA NUEVA NAVE EN LA QUE SE INVIRTIERON SEIS MILLONES DE DÓLARES, CON CAPACIDAD PARA ALOJAR UN MILLÓN DE CAJAS 64 I MecaluxNews

2 I 65

3 en el exterior I AdeA La nave posee muchas medidas de seguridad, como sprinklers, que arrojan agua sobre cualquier conato de incendio, y cámaras de video. MÁXIMA SEGURIDAD Las amenazas a la seguridad de la documentación que se encuentra en estas instalaciones se pueden resumir en el riesgo de sufrir un incendio o en el de ser víctima de un robo. En cuanto a la primera cuestión, la nueva nave de almacenamiento está equipada con una red de tuberías que alimentan a los sprinklers. Las medidas de seguridad se han instalado de acuerdo a las normas internacionales de la National Fire Protection Association americana (NFPA) e incluyen un sistema de cañerías presurizadas, extintores ABC1 y aparatos de detección temprana mediante aspiración de aire instalados en todo el volumen del almacén. La planta aprovechó inicialmente unas antiguas instalaciones de una compañía de refrescos, que contaba con un tanque de 1,8 millones de litros de agua para la elaboración de bebidas. Dicho tanque se sigue utilizando pero ahora para la seguridad de la planta, ya que tal elevada reserva de agua supone el doble de la que sería necesaria para sofocar un posible incendio. 600 cámaras vigilan Contra eventualidades eléctricas, la instalación cuenta con protección térmica y diferencial realizada en cañería galvanizada exteriormente. Los tableros se encuentran automatizados a través de miniautómatas. Además, 600 cámaras de circuito cerrado a color de alta resolución, capaces de filmar en la oscuridad, transmiten imágenes del almacén a un centro único de control donde un equipo especializado vigila durante las 24 horas, los 365 días del año. Todo está milimétricamente controlado, incluso ante un eventual corte de carreteras, ya que la instalación dispone de un helipuerto y si por cualquier razón no se pudieran usar las vías terrestres, la compañía podría alquilar un helicóptero para trasladar los archivos que necesiten sus clientes. brindan las autopistas próximas a este punto estratégico. Gustavo Cammarota, responsable de relaciones institucionales de AdeA, explica las bondades de esta base: Recientemente se inauguró una nueva nave en la que se invirtieron seis millones de dólares, con capacidad para alojar un millón de cajas, aproximadamente, con lo cual se elevó el nivel de almacenamiento de Planta III a los tres millones de contenedores de archivos. Esta nueva estructura es capaz de soportar vientos de hasta 160 km/h, y para el recubrimiento de la instalación se han utilizado paneles especiales que le confieren la capacidad 66 I MecaluxNews

4 de ser totalmente atérmica, ignífuga y cumplir con las diversas normas internacionales a este respecto. Puede considerarse como la más moderna entre las de sus características en toda Latinoamérica, analiza Cammarota. En el nuevo edificio se ha instalado un complejo compuesto por estanterías convencionales equipadas con paneles de metal, en donde se alojan las cajas de documentos, y pasarelas de metal ranurado, que forman cinco niveles de pasillos (un sexto es el que se dispone directamente sobre el suelo de las naves). Cada nivel de pasarelas da acceso a dos alturas de las estanterías; de tal manera que por cada una de ellas caben 144 cajas: seis a lo largo, cuatro en altura y seis en profundidad o, lo que es lo mismo, unas 288 cajas por módulo en cada planta. En total, las estanterías utilizadas para alojar todos estos contenedores abarcan más de m 3 en las tres naves de guarda principales de Planta III, de los que más de una TODOS LOS CONTENEDORES SON IGUALES, CON UNAS DIMENSIONES DE 43 X 39 X 28 CM, FABRICADOS EN UN CARTÓN DE TRES CAPAS tercera parte, m 3, corresponden al último edificio inaugurado. Ubicación por ordenador La unidad de carga empleada en todas las instalaciones es una caja normalizada en la que se puede guardar todo tipo de documentación, desde archivos sanitarios a expedientes de atestados, contratos, informes... Todos los contenedores son iguales, con unas dimensiones de 43 x 39 x EXPERTOS EN INGENIERÍA DOCUMENTAL Así es como se autodefine AdeA Administradora de Archivos, el líder en Argentina en administración documental. Las actividades de la compañía incluyen la ordenación, la clasificación, la informatización, la digitalización, la guarda y la custodia de diversa documentación, bajo estrictas normas de seguridad, idoneidad y confidencialidad. La empresa nació en Buenos Aires en 1995 y en años posteriores desembarcó en Madrid (1999), México (2002) y Bogotá (2005). En la actualidad, tiene una facturación anual por encima de los 12 millones de dólares y emplea aproximadamente a unas 400 personas. DOCUMENTOS CON FECHA DE CADUCIDAD Los documentos que AdeA maneja pueden tener una fecha de caducidad si el cliente lo estima oportuno. Si, por ejemplo, la legislación obliga a mantener un expediente cinco años, el usuario podría estipular que transcurrido ese tiempo y siempre que no lo necesite esa información en papel se destruya, 28 cm, fabricados en un cartón compuesto por tres capas, con un alto grado de absorción de agua (para que no se traspase humedad a los documentos). Estas cajas son recibidas con etiquetas autoadhesivas con código de barras. Las pegatinas son añadidas a los contenedores cuando se envían a los clientes y en ellas consta un número de referencia y otro de usuario, con lo que es posible reciclar el material y, por lo tanto, se deja espacio para nuevos documentos. La compañía también colabora con los clientes en este cometido si así lo desean (existe otra posibilidad, que es devolverle al usuario el expediente cuando vence su fecha de custodia). Destruir el papel A través de la herramienta AdeA Doc, los responsables de la base de datos de la empresa comprueban la documentación con fecha cumplida para su baja y se ponen en contacto con el cliente para informarle de esa situación. Si la firma usuaria da su aprobación, entonces el área de consultas trabaja con la de sistemas para elaborar un listado con las cajas que se deben destruir. Una vez que el cliente da una segunda conformidad, se paletizan y se envían a una planta de destrucción de papel. En la foto, las cajas de cartón donde se custodian millones de documentos. precisa el responsable de AdeA. Cuando se produce el ingreso de material puede llegar en furgoneta o en camión los datos son leídos mediante pistolas de radiofrecuencia manuales que transmiten puntualmente la información al ordenador central. El sistema responde con una asignación libre dentro de las estanterías del complejo en donde deberá ubicarse la caja y se emite una segunda etiqueta de localización que se añade a la unidad. La ubicación no responde a criterios de organización, sino que es completamente caótica y gestionada por el sistema informatizado. I 67

5 en el exterior I AdeA Los operarios se ayudan de transpaletas para almacenar los archivos, con ellas recorren los 52 pasillos y las 312 estanterías que vertebran la planta. UNA CAJA PUEDE SER EXTRAÍDA, ENTREGADA AL COMPLETO Y DEVUELTA DE LA MISMA MANERA, PERO TAMBIÉN SE PUEDE TRABAJAR POR LEGAJOS niveles y, por lo tanto, tampoco es imprescindible abrir accesos en las pasarelas para depositar la carga. Una vez que el operario llega hasta la entrada en la que debe dejar una unidad concreta, la transporta manualmente hasta el hueco determinado por el ordenador. Todas las ubicaciones cuentan con su propia pegatina con código de barras, de modo que picando sobre éste se confirma la entrada del contenedor en su posición. Cada pasillo facilita el acceso a ocho cajas en altura y tres en profundidad. Para encontrar la posición en profundidad y saber cómo queda situada la caja una vez que se devuelve al estante, se utiliza un sistema rotativo para su colocación, de tal modo que el operario siempre cuenta con tres coordenadas de localización por unidad. En el caso de que los documentos que acaban de entrar tengan que ser digitalizados primero uno de los servicios que se ofrece a los clientes es efectuar una copia en formato electrónico de sus papeles se añade una tercera etiqueta a la caja que los contiene y pasa a una sala especial en donde se realiza el trabajo. Tras esa fase, la unidad continuará su camino al estante asignado. Trasladar las cajas La ubicación puede darse en cualquiera de los cientos de pasillos formados por los seis niveles de la instalación. Cada piso consta de un paso ancho de 2,5 m para permitir las operaciones con transpaletas. Éstas son utilizadas para trasladar los grupos de cajas hasta la entrada de uno de los 52 pasillos de 80 cm de ancho que hay por nivel. Cada uno de ellos da acceso a dos líneas de estanterías de 29 m de largo y 2,75 m de alto, que es en donde se sitúa la siguiente pasarela MILLONES DE IMÁGENES Ése es el número de digitalizaciones que se realizan al mes en Planta III de AdeA. La empresa pasa a formato digital la documentación que los clientes solicitan. En su mayor parte se trata de bancos, compañías de seguros y hospitales. Gracias a esta operación, esas instituciones pueden acceder a los documentos a través de la web, lo que simplifica la gestión y consulta documental. El original se conserva bien guardado en las El traslado de las cajas dentro de todo el complejo se efectúa mediante transpaletas manuales y carros, si bien, la descarga desde los vehículos de transporte se lleva a cabo con una carretilla, puesto que existe una diferencia de nivel entre el muelle y la playa en donde se hacen las tareas de recepción. estanterías de la planta y se extrae en el supuesto de que el uso de la copia en papel sea imprescindible. Por ejemplo, en el caso de las compañías de seguros, cuando se produce un siniestro con denuncia el expediente consta de este papel, el parte de accidente, las fotos de prueba y es posible que algún documento más; la consulta de todo ello se efectúa por Internet, salvo que se llegue a juicio, en cuyo caso la compañía pide el original para presentárselo al juez. Para trasladar la documentación hasta el nivel correspondiente se utilizan dos montacargas hidráulicos automáticos. El uso de estos elevadores aprovecha al máximo el espacio y facilita las maniobras, ya que no es necesario contar con máquinas de manutención en altura para proveer de mercancía a los diferentes Operativa de consulta La organización física en los estantes es la más adecuada operativamente para poder tener un mejor control sobre tal cantidad de referencias. Sin embargo, la profundidad de gestión es aún mayor, ya que los contenedores pueden alojar en su interior más subreferencias. AdeA ofrece la posibilidad de que sea el cliente quien decida el grado de precisión que quiere para gestionar sus papeles. Así, una caja puede ser extraída y entregada al completo y devuelta de la misma manera, pero también es posible trabajar por legajos, es decir, por carpetas o contenedores más pequeños incluidos en un contenedor estándar, e incluso hasta por documento. Habitualmente se utiliza la opción del legajo cuando la documentación va a tener una rotación alta (cada mes se consultan unas unidades de esta modalidad frente a cajas). Se consiguen dos ventajas, una es que como al cliente se le entrega sólo la parte de la docu- 68 I MecaluxNews

6 en el exterior I AdeA Imagen de las escaleras para llegar a uno de los altillos que componen los seis niveles de la instalación. mentación que necesita, el resto queda a disposición de otras personas de su empresa. En segundo lugar, al tratarse de una unidad de menor volumen, su envío, manejo y devolución, es más sencillo y eficiente, porque un mismo contenedor se utiliza para varias peticiones solicitadas por idéntico cliente. Gustavo Cammarota comenta que ya se trate del archivo general (cajas completas que suelen contener unos cuatro ficheros de documentación) o de los legajos, todo se guar- FICHA TÉCNICA ESTANTERÍAS PARA CAJAS Extensión (nueva nave): m 3 (6.000 m 2 x 18 m de altura) Nº de estanterías: 312 Longitud de las estanterías: mm Módulos por estantería: 11 Profundidad del módulo: mm Anchura del módulo: mm Altura del módulo: 16 m Nº de pasillos: 52, divididos en dos grupos a ambos lados de un pasillo central, por planta Ancho de pasillo: 800 mm (entre estanterías) y mm (pasillo central) Nº de niveles de carga: 10 Altura del hueco: mm Capacidad por hueco: 144 cajas (72 accesibles por pasillo) Unidad de carga: cajas AdeA de 43 x 39 x 28 cm y 15 kg 70 I MecaluxNews

7 da en los mismos contenedores, que quedan cerrados y accesibles manualmente en cualquier momento. Las referencias que constan en el almacén pueden ser consultadas por los clientes a través de la web, gracias a un software de gestión de archivos desarrollado por AdeA e incluso, en el caso de los documentos digitalizados, es posible acceder a una imagen del mismo para que no sea necesario ni siquiera pedir el expediente físico. Utilizar Internet Los clientes utilizan Internet también para realizar sus peticiones, ya sea por correo electrónico o vía web. La A PRUEBA DE BOMBAS Antimagnético, ignífugo, impermeable y a prueba de ladrones; así es el denominado cofre que AdeA tiene instalado en Planta III. Se trata de una sala de altísima seguridad en la que se guardan archivos informáticos de grandes empresas. La dependencia puede albergar del orden de cartuchos y contenedores antimagnéticos de 30 x 30 x 30 cm. La sala tiene protección contra cualquier radiación; es inmune a los campos magnéticos; no le afectan las variaciones en la temperatura o humedad; queda a salvo de impurezas de todo tipo como el polvo usando filtros que retienen partículas de 0,01 a µm (micrones); evita los ataques físicos gracias a un consulta llega al Centro de Gestión de Pedidos (CGP), en donde diez operadores sondean en la base de datos si lo que se solicita está disponible en el almacén. En el caso de que no sea así, se informa al usuario circuito cerrado de televisión; tiene sensores de movimiento y antisísmicos; dispone de una instalación eléctrica antiexplosiva; cuenta con un sistema analógico de detección incipiente de incendios por aspiración de aire y puede sofocarlos mediante un gas ecológico NAF SIII. Una caja antitodo Además, la instalación dispone de un grupo electrógeno dedicado y automático; los muros son estancos frente a fuego y humo y el acceso queda asegurado con una puerta ignífuga y blindada con cerraduras mecánicas y digitales. Eso sí, tal grado de seguridad tiene un precio: medio millón de dólares es lo que costó tan singular caja fuerte. de dónde se encuentra y quién lo tiene. Si, por el contrario, la caja o legajo se halla en las instalaciones, el operador envía una orden al sector de consultas, en donde se organiza la recogida física de los expedientes. La mano de un empleado acciona los mandos de la sala de alta seguridad que AdeA tiene en Planta III. El sistema informático optimiza los movimientos de los operarios que deben realizar el picking, para lo que elabora un listado que es trasmitido a las pistolas lectoras de código de barras. Cuando el personal de recogi- LAS REFERENCIAS QUE CONSTAN EN EL ALMACÉN PUEDEN SER CONSULTADAS PO R LOS CLIENTES A TRAVÉS DE LA WEB, GRACIAS A UN SOFTWARE DE GESTIÓN da pica la referencia, el sistema emite un albarán de entrega que se adjunta al envío de cada usuario. Finalmente, los archivos saldrán en dirección a las oficinas de los clientes, situadas en un radio máximo de 100 km, cerca de Buenos Aires, en donde se concentra la principal masa crítica de las empresas argentinas. Para el traslado entre Planta III y esos puntos, AdeA cuenta con 20 vehículos propios, divididos en furgonetas ligeras, medianas y camiones, que cubren un máximo de movimientos diarios. I 71