LINEAMIENTOS INTERNOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO CONTABLE

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1 SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO LINEAMIENTOS INTERNOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO CONTABLE ADMINISTRACION CENTRAL DE Agosto, 2003

2 1 I. Objetivo Dar cumplimiento a lo establecido por la Unidad de Contabilidad Gubernamental en las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable contenidas en el Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, para normar la guarda, conservación y custodia del Archivo Contable, así como su destrucción. II. Marco Jurídico Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Art. 31 Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Arts. 40 y 42 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Art. 3 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadas con las mismas Art. 3 Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda Arts. 11, 13, 17 y 18 Ley General de Sociedades Mercantiles Art. 245 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Arts. 7 y 8 Frac. V Código de Comercio Arts. 38, 46, 47, 48 y 49 Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal Arts. 82 y 102 Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público Art. 64 Fracc. III Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental (D.O.F. 25-VIII-98) Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental

3 III. Definiciones 2 Archivo Contable: Lo constituye el conjunto de la documentación original, consistente en libros de contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de contabilización o de afectación contable, justificatorios, comprobatorios y de soporte del ingreso y gasto públicos, y en su caso, los autorizados por el Servicio de Administración Tributaria. También forman parte de este archivo la información generada por el sistema de contabilidad, expedientes de cierre, catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilización y cualquier otro tipo de instructivo de contabilidad, así como la información grabada en disco óptico y la microfilmada, en caso de operar sistemas electrónicos de contabilidad: los diseños, diagramas, manuales y la información necesaria para su operación. De igual forma incluye las copias de documentos, tales como pagos de contribuciones y depósitos bancarios y los documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y avisos de cargo o débito. Centro Contable: Es la Administración Central de Recursos Financieros. Sección de Archivo Contable: Es el sitio dentro del centro contable donde deberá integrarse, clasificarse, colocarse y conservarse durante el ejercicio vigente: La documentación de afectación contable y de soporte en legajos uniformes, de manera que sean fácilmente manejables e identificables. Los documentos que amparen la información necesaria para integrar la Cuenta de la Hacienda Pública Federal. Unidad Especializada de Archivo Contable: Es el sitio donde se deberá conservar la documentación contable y administrativa por separado durante un periodo de dos años, después del cual se turnará al archivo de concentración. Archivo de Concentración: Es el sitio donde se deberá recopilar la información en forma organizada y guardar, conservar y custodiar la documentación enviada por las diferentes unidades especializadas de archivo contable hasta su baja o destrucción. Documentos Justificatorios: Son las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad, que permitan demostrar que ésta cumplió con los ordenamientos jurídicos aplicables a cada operación registrada, ejemplo: contratos, oficios de comisión etc. Documentos Comprobatorios:

4 Son todos aquellos documentos originales que generan y amparan registros en la contabilidad de la dependencia o entidad y demuestran que ésta: Recibió o proporcionó, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos. Recibió o entregó dinero en efectivo o títulos de crédito. 3 Documentos de Soporte: Son los que sin ser justificatorios respaldan el registro contable, tales como los manuales y normas establecidos por las autoridades en la materia. IV. Políticas Generales 1) El centro contable será responsable del archivo y, se encargará de mantener actualizados y en forma ordenada los sistemas de operación de archivos a efecto de proporcionar el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia. 2) El centro contable incluirá en su manual de procedimientos correspondiente, un apartado específico sobre archivo contable en donde entre otros aspectos, se precisen las funciones del archivista contable dada su responsabilidad y especialización, así como los procedimientos formales para el manejo, control y depuración de los documentos. 3) El centro contable deberá turnar a su sección de archivo, debidamente identificados e integrados, los documentos de afectación contable del año en curso y su documentación soporte, generada por las dependencias y entidades que reciben ingreso y/o ejercen gasto público federal; una vez contabilizada, en dicha documentación se deberá anotar previamente la referencia de la afectación contable correspondiente. 4) El centro contable será el responsable de que se conserve completa y ordenada la documentación del archivo contable, tanto del año en curso como de anteriores, así como la grabación en disco óptico y/o la microfilmación de documentos previa autorización por el Servicio de Administración Tributaria. 5) El centro contable deberá llevar un control permanente de la documentación que se haya enviado a su sección de archivo, la que tenga la unidad especializada y la que por razones justificadas se localice fuera de ambos. 6) La sección de archivo contable se constituirá de manera tal que la operación asegure la conservación y consulta de la documentación a través de vales de préstamo, así como la que turne a la unidad especializada de archivo contable. 7) La sección de archivo contable deberá conservar por separado la documentación original que ampare las inversiones de activos fijos y obras públicas, así como los originales que sirvieron de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, por un periodo aproximado de un año, hasta en tanto las turne a la unidad especializada de archivo contable. 8) La unidad especializada de archivo contable recibirá los documentos de la sección de archivo para su clasificación, guarda y custodia. Esta unidad contará con un control de vales de préstamo

5 de documentos y otro de aquella documentación que se haya determinado dar de baja, conforme a la normatividad correspondiente. 9) La unidad especializada deberá conservar durante dos años por separado la documentación original que ampare inversiones de activos fijos y obras públicas, así como los originales que sirvieron de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales. Esta documentación deberá conservarse como mínimo doce años en total, en consecuencia no podrá destruirse, a menos de que a partir del sexto año de guarda y custodia se conserve mediante su microfilmación o grabación en disco óptico. 10) El archivo de concentración será el área encargada de guardar, conservar y custodiar la documentación enviada por las diferentes unidades especializadas de archivo contable por el periodo de guarda que le reste a ésta, de acuerdo a la normatividad establecida. 11) La obligación de conservar la documentación contable se refiere a los originales, y además, las copias de documentos contables que la dependencia o entidad reciba con ese carácter; y aquéllos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria. 12) Los locales destinados al archivo contable deberán disponer de espacio suficiente, así como contar con la ubicación, orientación, iluminación, grado de humedad y ventilación apropiados; además, se deberán establecer medidas contra plagas, incendios, inundaciones, y sustracciones de todo tipo. 4 V. Vigencia de la guarda y custodia El del tiempo de guarda y custodia de la documentación será de cinco años, computándose a partir del término del ejercicio contable en que se genere el registro. Tratándose de documentación que ampare inversiones en activos fijos y en obras públicas, así como aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, deberá conservarse como mínimo durante un periodo de doce años. Tratándose de documentación que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades, denuncias ante el Ministerio Público, litigios pendientes, observaciones o controversias de cualquier índole, esté se computará al término del ejercicio contable en el que se otorgue resolución o finiquito. VI. Procedimientos para la baja de archivos Transcurrido el tiempo de guarda para la baja definitiva de archivo contable, se deberán cubrir los siguientes requisitos: Los titulares de las Administraciones dependientes de la Administración Central de Recursos Financieros responsables de la contabilidad institucional deberán solicitar mediante oficio, la baja definitiva de la documentación contable al Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

6 5 Enviar un ejemplar del inventario con la descripción detallada de la documentación, conteniendo básicamente lo siguiente: Nombre de la Dependencia o Entidad. Nombre del área que lo remite. Especificar que se trata de documentación contable original. Número y nombre del expediente. Período al que corresponde (año) En la última hoja del inventario incluir nombre, cargo y firmas de los responsables de la integración y guarda de los documentos, rubricando las anteriores. Hojas foliadas. Contar con la autorización para la baja de documentación emitida por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, quién contará con 30 días hábiles una vez que se hayan cubierto todos los requisitos. Contar con el dictamen favorable expedido por las autoridades del Archivo General de la Nación. Emitir declaratoria cuando se trate de la documentación contable original señalada en el artículo primero del Acuerdo del 25 de agosto de 1998, el servidor público responsable de la guarda y custodia del archivo, acreditando que en la documentación propuesta para dar de baja no están contenidos originales referentes a activos fijos, obras públicas, valores financieros, aportaciones de capital, empréstitos, créditos concedidos e inversiones en otras entidades paraestatales, así como a juicios, denuncias ante el Ministerio Público y fincamiento de responsabilidades que se encuentren pendientes de resolución. En caso de que se solicite la baja de documentación que ampare inversiones en activos fijos y obras públicas, el servidor público responsable de la custodia del archivo emitirá declaratoria, señalando que en dicha documentación no se incluyen originales que formen parte de juicios, denuncias ante el Ministerio Público y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolución, o que estos últimos no hayan cumplido con el periodo de guarda de doce años posteriores a su finiquito. La Administración Central de Recursos Financieros, elaborará declaratoria que respalde el cumplimiento de lo anterior, sin perjuicio de que la propia Contraloría Interna lleve a cabo su verificación. Al acto de baja de la documentación acudirá un representante del área a cargo de su custodia y otro de la Contraloría Interna que dé fe del procedimiento, quienes conjuntamente levantarán acta circunstanciada conforme al modelo e instructivo de llenado (Anexo A) Una vez efectuada la destrucción de la documentación contable, la cual podrá realizarse preferentemente a través de máquina trituradora de papel, se enviará copia del acta circunstanciada debidamente requisitada a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública.

7 6 Como medida de control se deberá integrar un expediente con los originales de las declaratorias, acta circunstanciada y demás constancias formuladas para este fin, conservando estos documentos en el área a cargo de su custodia por un periodo de cinco años. Tratándose de copias al carbón o fotostáticas, cuyos originales se encuentran debidamente archivados, no es necesario solicitar la baja para su destrucción, en virtud de que la disposición para conservar el archivo contable hace referencia sólo a documentos originales. Microfilmación o grabación en disco óptico. En caso de solicitar autorización para la microfilmación o grabación en disco óptico, una vez cumplido el periodo de cinco años, se deberán cubrir los siguientes requisitos: Además de la solicitud y el inventario, deberán enviar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública copia del acta que certifique por parte de la Contraloría Interna y del responsable del centro contable, que la documentación que se propone microfilmar o grabar ya fue auditada, cumple con el plazo de cinco años, corresponden a originales existentes en el archivo a la fecha de la solicitud y no está sujeta a juicio o fincamiento de responsabilidades. Deberá agruparse la documentación de manera que los totales puedan ser confrontados con los contenidos en los sistemas y registros contables. Una vez microfilmada se consignará en acta la hora de inicio y término de la microfilmación y la fecha en que se realizó así como los duplicados expedidos debiendo ser respaldada por la Contraloría Interna y el encargado de la documentación. Un ejemplar deberá conservarse en caja de seguridad que garantice su indestructibilidad. VII. Conservación de Libros. Los criterios anteriores serán aplicables para el libro Diario. En lo referente a los libros Mayor y de Inventarios y Balances, así como los libros y registros sociales, por considerarse de carácter histórico se conservarán por tiempo indefinido y para su baja se deberá contar con las autorizaciones expresas del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. VIII. SANCIONES La violación a las disposiciones anteriores dará lugar a la aplicación de lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

8 Anexo A ACTA CIRCUNSTANCIADA 7 En (1) el día (2) del mes de (3) del año (4), a las (5) horas y en las instalaciones de (6) sitas en (7) los C.C. (8) manifiestan que se levanta la presente Acta Circunstanciada con motivo de la baja y destrucción de la documentación contable de (9) cuyas relaciones completas en (10) hojas útiles se adjuntan como parte integrante de la misma, que corresponde a la detallada en oficio de autorización No. (11) del (12), emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; así como al Dictamen No. (13) del (14) del Archivo General de la Nación apercibidos de que conducirse con falsedad ante una autoridad administrativa en ejercicio de funciones, constituye delito y se sanciona con pena privativa de la libertad. Los firmantes hacen constar expresamente que han presenciado la destrucción total de la documentación a que se refieren la autorización, y el dictamen antes mencionados, con un peso de (15) misma que fue llevada a cabo mediante su (16) de la manera siguiente: (17) también que el original de esa Acta y las relaciones que forman parte de la misma, quedan en poder de (18) con cargo de (19) en (20). En el Acto se plantearon las observaciones siguientes: (21) A las (22) hrs. del día (23) de (24) del año (25), se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el mismo intervinieron, tanto el Acta Circunstanciada como las relaciones que forman parte de la misma. (26) Representante del área Responsable de la Documentación (27) Representante del órgano de control interno (28) Testigo (28) Testigo

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