Auditoría Interna INFORME AI-INF-AA-17-02

Transcripción

1 Cumplimiento de jornada laboral 1. Introducción 1.1 Origen del estudio El estudio se realizó conforme lo previsto en el Plan Anual de Trabajo 2017, para atención de estudios especiales, con relación al cumplimiento del horario laboral de los funcionarios del Cosevi, sobre todo de aquellos que ocupan cargos de jefatura, quienes en apariencia presentan supuestas irregularidades con el cumplimiento de dicha jornada. 1.2 Objetivo del estudio Revisar los controles internos y verificar el cumplimiento del horario. 1.3 Alcance del estudio El estudio abarca el período del 27 de abril al 31 de mayo del 2016 y consta en revisar y verificar el cumplimiento del horario laboral de los funcionarios del Cosevi. El estudio se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-DC ) y Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC ), emitidas por la Contraloría General de la República y la normativa aplicable al objeto de estudio. 1.4 Conferencia final La conferencia final se llevó a cabo el y con el consentimiento de los asistentes, consta en un archivo digital. (En la misma se hicieron observaciones que no variaron los resultados, según se observa en el Anexo 1.) Los asistentes de la administración a dicha exposición, se detallan a continuación: Cargo Nombre Directora Ejecutiva Encargado, UCIVRI Directora, Logística Licda. Cindy Coto Calvo Lic. Gustavo Céspedes Ruiz Licda. Sara Soto Benavides Página 1 de 9

2 Jefe a.i. Departamento de Gestión y Desarrollo Encargada a.i., Unidad de Control MBA. Eddie Elizondo Mora Bach. Damaris Quirós Garita La funcionaria Cindy Coto Calvo, fue invitada no obstante no se presentó (y fue representada por el señor Gustavo Céspedes Ruiz. Asimismo Damaris Quirós Garita asistió por parte de la Unidad de Trámite y Control. 1.5 Disposiciones de la Ley de Control Interno a considerar Ø Sobre la implantación de recomendaciones Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. Página 2 de 9

3 La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Ø Sobre responsabilidad Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley. Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. Cuando se trate de actos u omisiones de órganos colegiados, la responsabilidad será atribuida a todos sus integrantes, salvo que conste, de manera expresa, el voto negativo. 2. Resultados del estudio Se llevó a cabo una revisión del cumplimiento de la jornada laboral del Cosevi y se determinaron varias inconsistencias las cuales se detallan a continuación. 2.1 Inconsistencias en el horario de trabajo A. Existencia de cinco horarios para la prestación de servicios Durante el estudio se constató que para el período de revisión, existen en la Institución un total de cinco horarios, de acuerdo con el detalle siguiente: De las 6:00 a.m. a las 2:00 p.m. De las 7:00 a.m. a las 3:00 p.m. De las 7:15 a.m. a las 3:15 p.m. De las 7:30 a.m. a las 3:30 p.m. De las 8:00 a.m. a las 4:00 p.m. Página 3 de 9

4 Estos cinco horarios son los utilizados para el cumplimiento de la jornada laboral. Según información suministrada por el Máster Eddie Elizondo Mora, Jefe del DGDH mediante oficio DGDH del 18 de mayo del 2016 informa de la existencia de cinco horarios de trabajo, no se señala el fundamento legal que sustenta a los mismos. Así las cosas, se tiene que solo tres de los cinco horarios cuentan con fundamento legal, estos son los siguientes: - De las 7:00 a.m. a las 3:00 p.m., extendido hasta las 4:00 p.m., autorizado mediante Acuerdo de Junta Directiva N J.D , de fecha 03 de octubre del año De las 7:30 a.m. a las 3:30 p.m., con base en la circular N del 14 de setiembre de 2012, firmada por la entonces Directora Ejecutiva Silvia Bolaños Barrantes. - Directriz 046-MTSS publicada en la Gaceta #9 del 12 de enero del 2006, para cambio de horario de los padres que llevan a sus hijos, hasta los centros educativos y que señala en el artículo 4 : Se tendrán como casos excepcionales y por lo tanto se permitirá ingresar a laborar después de las 7:00 a. m., y hasta las 8:00 a. m., cuando se trate de funcionarios y funcionarias que deban llevar a sus hijos e hijas a la escuela dentro de ese lapso, para lo cual deberán presentar justificación documental cada año. Igualmente, en cualquier otra circunstancia muy calificada, debidamente justificada por el funcionario o la funcionaria y con el visto bueno de la jefatura inmediata La situación descrita anteriormente representa un incumplimiento a la reglamentación existente, específicamente lo señalado en el artículo 9 del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio relativo a la modificación de la jornada laboral. B. Horarios no autorizados Se determinó que para el período de estudio existían funcionarios con un horario no autorizado, tal es el caso de los funcionarios Silvina Braña Arrieta y Eduardo Caravaca Picado, quienes laboraban de las 6:00 a.m. a las 2:00 p.m., es claro que este horario no está contemplado como oficial. Siendo este un ejemplo de lo descrito en el punto A. Página 4 de 9

5 C. Incumplimiento de horario laboral Dentro de las actividades que se llevaron a cabo en el estudio se verificó el ingreso de los funcionarios y se logró comprobar que durante el período de estudio algunos colaboradores constantemente ingresan tarde, situación que se presenta con mayor frecuencia con los funcionarios que se encuentran exonerados de la marca, detalle que se enumera en el Anexo N 1. D. Incumplimiento laboral del funcionario Juan José Monge Salas Se comprobó que el funcionario Juan José Monge Salas, todos los días al ser en punto las 3:00 p.m. de la tarde se le puede observar en las afueras del edificio principal, a sabiendas que su jornada laboral finaliza hasta las 3:30 p.m. En la entrevista al Máster Roy Rojas Vargas, se le consultó sobre la condición comentada en el párrafo anterior y puntualmente señaló: Por parte de la jefatura no tiene asignada ninguna función en ese sentido. E. Funcionarios que omiten la marca Mediante oficio DGDH , firmado por el Máster Eddie Elizondo Mora se detalla el listado de los funcionarios que se encuentran exonerados del registro de marca. Sin embargo, a la hora de revisar los expedientes no fueron localizados los documentos de autorización para no cumplir con esa obligación, como sucede el siguiente caso. Nombre del Funcionario Detalle Roberto Pacheco Muñoz Según se señala en el oficio N DGDH , el funcionario se encuentra exonerado de la marca, sin embargo en su expediente no hay documentos que respalden esta información. F. Ausencia de control para los funcionarios exonerados de marca No existe un mecanismo de control o monitoreo por parte del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano, mediante el cual se controle el cumplimiento del horario y jornada laboral, para los funcionarios que se encuentran exentos del registro de marca. Al respecto el Máster Eddie Elizondo Mora, manifestó: Actualmente no se realiza, en amparo de los Artículos N 8 y N 25, inciso c), del Reglamento interno del Cosevi, las jefaturas son las que deben velar por el cumplimiento del monitoreo de los funcionarios exentos de marca. Adicionalmente, si existe una denuncia por incumplimiento en horario a la administración, el Página 5 de 9

6 Departamento de Gestión y Desarrollo Humano, realiza un estudio para verificar dicha acción y se envía a la administración para lo que corresponda. G. Procedimiento para el Control de Tiempo y Asistencia Según información suministrada por el Máster Eddie Elizondo Mora, en este momento se encuentra en estudio por parte de la Dirección Ejecutiva un borrador del Procedimiento para el Control de Tiempo de Asistencia, para los funcionarios del Cosevi. Luego de revisar el borrador del documento, se detecta que el insumo no contempla el tratamiento que se debe seguir con el personal que se encuentra exento de marca. H. Funcionarios que registran marca y se retiran de la institución Durante el desarrollo del estudio, se identificaron actividades que afectan directamente el cumplimiento de la jornada laboral. Tal es el caso de funcionarios que registran su marca casi al inicio de labores y se retiran de las instalaciones a realizar compras a supermercados cercanos reingresando a la institución hasta veinte minutos después. Se verificó que esto sucede con las funcionarias Elsie Noelia Rojas Araya y Yohanna Maria Torres Vargas. También se presenta otra situación con los funcionarios que llegan segundos antes de la hora de ingreso dejan el vehículo al frente del edificio principal, ingresan registran su marca, se devuelven hacia el vehículo se dirigen al parqueo y al igual que en el caso anterior tardan alrededor de diez minutos o más en esta actividad. Según lo establece El Reglamento Autónomo de Organización y Servicio en el artículo 25, incisos a y c establece: a) Supervisar y asesorar las labores de todos sus subalternos, tanto en el aspecto técnico como administrativo, asignándoles claramente sus responsabilidades y deberes c) Cuidar la disciplina y buena asistencia de los servidores bajo su responsabilidad e informar a su superior o a la Oficina de Recursos Humanos cuando corresponda, sobre las irregularidades que, en uno u otro aspecto se presenten, a efecto de que sin dilación se ejecuten las sanciones que se determinen una vez substanciado el procedimiento de estilo, ante la presunta comisión de una falta (El subrayado y la negrita no son del original). En resumen lo que se presenta en este caso es que por parte de las jefaturas no se ejerce la supervisión, control y vigilancia necesaria a fin de evitar este tipo de actividades que desmejoran el servicio. En muchos de los casos debido a que son las mismas jefaturas las que infringen con la normativa existente. Página 6 de 9

7 Con relación a la información contenida en los expedientes personales debe reflejar la realidad laboral de los funcionarios activos de la institución, como forma de control, de manera que funcionen como material de consulta de primera mano. Respecto al personal que se encuentra exento del registro de marca y al no recibir reportes de las jefaturas cuando se incurre en este tipo de faltas, el DGDH a falta de no contar con un mecanismo de control no puede iniciar con los estudios para verificar dichas acciones. De continuar con estas malas prácticas estaríamos ante un claro incumplimiento de la normativa vigente en materia de control de asistencia, tanto por parte de funcionarios como de jefaturas inmediatas, quienes están en la obligación de garantizar que los subalternos cumplan con el horario y la jornada completa. Es obligación de todos los funcionarios del Cosevi, brindar los servicios de manera eficiente y que en forma conjunta se cumpla con las metas y objetivos institucionales así como la calidad en el servicio que se brinda tanto a los clientes externos como internos. 2.2 Valoración del riesgo Sobre riesgos, la Ley General de Control Interno N 8292, entre otros, dispone lo siguiente: Artículo N 14.- Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos. b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos. c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable. d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar. Artículo N 19.- Responsabilidad por el funcionamiento del sistema. El jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley, en los que la Contraloría General de la República disponga que debe implementarse el Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable. (El subrayado y la negrita no son del original). La inexistencia de una gestión de riesgos asociado a la aplicación y seguimiento sobre el cumplimiento de la jornada laboral obedece a que a pesar de varios Página 7 de 9

8 intentos, no se ha alcanzado la puesta en funcionamiento de un SEVRI, ni se ha logrado posicionar una cultura de riesgo en los titulares subordinados, quienes son los llamados a evaluar riesgos en las actividades que realizan las unidades que representan. Se genera entonces la ausencia de información relevante para la toma de decisiones oportunas, en cuanto al manejo del riesgo asociado al cumplimiento de la jornada laboral, para los funcionarios que no registran la marca. 3. Conclusiones Ø Existen y se labora en la institución cinco horarios, aun cuando solo tres de ellos cuentan con fundamento legal. Ø No hay control de los funcionarios que se encuentran exonerados de marca y que ingresan tarde a laborar. Ø Se presenta un problema de incumplimiento de la normativa vigente por parte de funcionarios que no registran su marca de control y que ocupan cargos de jefatura. Específicamente de estipulado en los artículos 8 y 25 del Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Cosevi. Ø Las jefaturas no ejercen la supervisión sobre el personal para erradicar estas prácticas y garantizar el cumplimiento de la jornada laboral, debido a que también llegan tarde. Ø No se cuenta con una valoración del riesgo relativo a la actividad de control de asistencia. 4. Recomendaciones A. A la Dirección Ejecutiva A.1 Atender el trámite de aprobación del documento denominado Procedimiento para el Control de Tiempo y Asistencia, este debe incluir el tratamiento que se le brindará al personal que se encuentra exento de marca. Lo anterior a fin de mejorar los controles que en materia de asistencia realiza el Departamento de Gestión y Desarrollo. A.2 Instruir a la Dirección de Logística y al Departamento de Gestión y Desarrollo para que: Página 8 de 9

9 a) Se gestione lo que corresponda y de manera inmediata se proceda a cumplir lo siguiente: Eliminar los horarios que no tengan fundamento legal. Eliminar siguiendo el debido proceso, la exoneración de la marca a los funcionarios que no cumplen el horario. Cada caso debe valorarse por separado. Los funcionarios que no tengan la autorización respectiva conforme lo señala el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio deben proceder a registrar la marca. b) Se prevenga a los funcionarios con cargo de jefatura, para que cumplan con el horario establecido, a fin de que el servicio no se desmejore y que a su vez, puedan supervisar y garantizar el cumplimiento en materia de jornada laboral por parte de sus colaboradores. c) Se genere un documento mediante el cual se le recuerde tanto a las jefaturas como a los funcionarios su obligación de cumplir con el horario establecido a fin de no desmejorar el servicio que se le brinda a los usuarios. d) Se coordine con la jefatura inmediata del funcionario Juan José Monge Salas y se le ordene que erradique la costumbre de estar a la 3:00 p.m., en el vestíbulo de la institución cuando su deber es cumplir con su jornada laboral, la cual finaliza a las 3:30 p.m. e) Se solicite al personal encargado del archivo, actualice los expedientes personales en cuanto a la información de cambios de horario y exoneración de marcas. f) Se proceda con la valoración de riesgos de la actividad de control de asistencia, según lo estable la Ley de Control Interno. Página 9 de 9