PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO

Transcripción

1 Este documento es propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., y está protegido por las leyes de derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organización tiene autorización para la utilización con fines laborales de este documento, prohibida la reproducción total y/o parcial de su contenido salvo autorización explícita escrita por parte de la Gerencia. Declaración: Este Documento está firmado digitalmente cualquier alteración anulara las firmas y carecerá de valor alguno ante el Sistema de Gestión Integral de la Organización. RESPONSABLE : DIRECTOR ADMINISTRATIVO REVISO : COORDINADOR SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL APROBÓ : GERENTE VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO AUTOR 0 0/05/007 Creación Raúl Avellaneda 1 1/0/008 11/06/01 Se excluye mantenimiento periódico, programado y predicativo, se incluye flujo grama y se profundiza en el mantenimiento preventivo y correctivo. Se incluye inspecciones en el mantenimiento preventivo. Se ajusta el programa de mantenimiento, hoja de vida por tipos de equipos y se incluye el formato de cronograma de mantenimiento. Dorany Agredo Johana Carrillo ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 1 de 6

2 OBJETIVO Garantizar el control de los equipos de seguimiento y medición y activos fijos tales como (equipos de obra, equipos de computación, procesamiento de datos, vehículos e instalaciones físicas) y la disponibilidad de los mismos, utilizados en la operación. ALCANCE Aplica a los equipos de seguimiento y medición y activos fijos tales como (equipos de obra, equipos de computación, procesamiento de datos, vehículos e instalaciones físicas). Los cuales son utilizados por la organización para el desarrollo de sus actividades. DEFINICIONES Mantenimiento Preventivo: Actividades programadas para asegurar el buen funcionamiento de los equipos, instalaciones, etc. y prevenir posibles fallas. Mantenimiento correctivo: Actividades encaminadas a la atención de las fallas y corrección de las mismas. Convenciones de flujograma Inicio-Fin Actividad Documento Verificación Decisión Document o multiple Conector de pagina ; coordinacionsgi@pscltda.com Página de 6

3 DESCRIPCION ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 3 de 6

4 1. Los equipos de seguimiento y medición y los activos fijos tales como (maquinaría, equipo de obra, vehículos, equipos de computación, procesamiento de datos e instalaciones físicas) de propiedad de la organización se encuentran identificados y relacionados en el formato listado de equipos y herramienta.. El director administrativo establece los responsables para la recopilación de los datos y/o fichas técnicas inherentes a cada uno de los equipos que componen el activo fijo y su historial de actualización en el formato hoja de vida de los equipos. 3. El mantenimiento preventivo se hace para eliminar las causas de posibles daños en los activos de la organización o cualquier otra situación indeseable que se pueda presentar por el uso continuo como por ejemplo el desgaste; mediante el programa de mantenimiento se establecen las actividades y frecuencia de ejecución necesarias para mantener el buen estado de los equipos. El cronograma de mantenimiento permite controlar la ejecución de la programación, el cual es realizado de forma anual. Para hacer esta programación se debe tener en cuenta el tipo de activo con sus características físicas y tecnológicas. 4. Preventivo El director administrativo o gerente del proyecto establece los responsables para la recopilación de los datos o fichas técnicas inherentes a cada uno de los equipos que componen el activo fijo y su historial de actualización en el formato hoja de vida de los equipos, en el cual se consideran los siguientes aspectos, más detallados dentro del formato: Descripción del activo. Marca y modelo. Referencia y No. De serie. Datos de compra (Proveedor, Fecha de compra, factura y valor). Lista y codificación de piezas o repuestos más representativos. Todos los datos de hardware y software según el tipo de activo. En la parte inferior de este mismo formato se deben registrar las intervenciones de los mantenimientos preventivos y correctivos, relacionando el número de orden de trabajo correspondiente, ordenados cronológicamente y se deben registrar de forma breve, la falla reportada y estado del equipo. El mantenimiento preventivo lo pueden realizar las mismas personas que tienen a cargo el equipo siempre y cuando estén capacitadas para ello de lo contrario se realizara por personas externas teniendo en cuenta: Los equipos de inspección, medición y pruebas requeridos para la ejecución de un proyecto, deben ser calibrados por las empresas o laboratorios externos, acreditados por un organismo reconocido. El estado de calibración se registra en el formato hoja de vida de los equipos (Cuando aplique). Los equipos de computo requieren de mantenimiento de la unidad central de cada equipo, del monitor, de las impresoras, scanner y reguladores ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 4 de 6

5 Vehículos serán revisados por el conductor diligenciando el formato inspección pre-uso de vehículos; mensualmente se realizara una inspección diligenciando el formato inspección mensual de vehículos; Periódicamente por indicaciones de los fabricantes o percepción directa. La Planta física, oficinas y bodegas requieren de: barrido, lavado, limpieza de: pisos, baños, pasillos, cocina, recepción. Limpieza de vidrios, espejos, estanterías, muebles, mesas, escritorios, paredes, equipos de cómputo. Verificar el correcto funcionamiento de la iluminación, ventilación y sistema eléctrico. Se realizara mínimo una vez al mes el diligenciamiento del formato inspección locativa para verificar el estado y cumplimiento de las actividades anteriormente mencionadas. Así mismo se realizaran las inspecciones regulares a los botiquines, extintores y cualquier otro elemento que afecte las actividades de la Organización. El equipo alquilado o suministrado por el cliente se debe recibir mediante acta o contrato y verificar que los equipos alquilados o recibidos en consignación se encuentran calibrados, ajustados y operando correctamente. Se deben identificar como equipos alquilados y con el nombre del dueño. La Organización asegura que el manejo, la preservación, protección, almacenamiento, calibración y las condiciones ambientales, sean las más adecuadas y óptimas de exactitud para la inspección, medición y ensayo, encargando al personal idóneo para su manejo y uso. (Cuando Aplique). 5. Correctivo Cuando se presente cualquier tipo de daño que no se tiene previsto, antes de llevarlo a reparar, el director administrativo o a quien delegue debe realizar el registro en la hoja de vida del equipo correspondiente, para llevar control sobre las intervenciones que se realicen a cada equipo y llevar a cabo la reparación del mismo. La información referente a las averías, actividades de reparación y piezas cambiadas. Luego se verifica y evalúa los daños y en búsqueda del origen de estos, cuando aplique se realizara el análisis de causa (Formato de Tratamiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora). Nota 1: El mantenimiento correctivo lo pueden hacer las mismas personas que están encargadas de los equipos siempre y cuando estén capacitadas para ello de lo contrario se envía al técnico especializado o al mecánico que esté encargado del mantenimiento para su diagnostico y reparación. Se pedirá garantía y certificado de verificación cuando este aplique. ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 5 de 6

6 DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato Listado de Equipos y Herramienta. Formato Hoja de Vida de los Equipos. Programa de Mantenimiento Preventivo. Cronograma de mantenimiento. Formato Tratamiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Procedimiento de Inspecciones. ; coordinacionsgi@pscltda.com Página 6 de 6