UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

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1 Procedimiento de Auditoría Interna Objetivo: Verificar la conformidad y eficacia de los procesos que integran al Sistema Integral de Gestión Institucional, bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, WORLDCOB-CSR:2011.2, así como los requisitos reglamentarios establecidos por la universidad. Alcance: Dependencias que se encuentran dentro del alcance de certificación del Sistema Integral de Gestión Institucional. Fecha de Elaboración: 27/01/2009 Fecha de Actualización: 03/05/2016 Versión: 5 Pág. 1 de 21 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Representante de la Auditor Líder: Equipo Auditor: Dependencias Rectoría: Inicio 1. Designa al Auditor Líder. 2. Define el objetivo, alcance y criterios de auditoría. 3. Propone la lista de posibles auditores. 4. Selecciona al equipo auditor. 1 1

2 Representante de la Rectoría: DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Auditor Líder: Equipo Auditor: Dependencias 1 5. Hace llegar la designación de auditor. 6. Revisa los documentos que conforman al Sistema Integral de Gestión Institucional. 7. Elabora los objetivos del plan y programa de auditoría. A 8. Envía al Representante de la Rectoría el plan y programa de auditoría para su revisión y aprobación en su caso. 9. Se aprueba el plan y programa de auditoría? Si B 2 No 2

3 Representante de la Rectoría: DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Auditor Líder: Equipo Auditor: Dependencias Comunica observaciones a auditor líder. A B 11. Notifica a las dependencias, al menos 5 días hábiles antes del inicio de la auditoría. F C No 12. Reciben la notificación del plan y programa de auditoría. 13. Algún inconveniente con la fecha asignada? Si 14. Solicita por escrito al menos 3 días hábiles antes del inicio de la auditoria la reasignación de una nueva fecha. 15. Procede la reasignación? No D 3 Si 3

4 Representante de la Rectoría: DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Auditor Líder: Equipo Auditor: Dependencias Reasigna otro día para la auditoria. F 18. Prepara los documentos de trabajo. 19. Inicia la Auditoría. 20. Realiza la reunión de apertura en las dependencias que les asignaron auditar, de acuerdo al Orden del día. 21. Proporciona la información necesaria solicitada en la auditoría. C D 17. Reúne y asigna el trabajo al equipo auditor. 22. Realiza la revisión documental. 23. Genera los hallazgos de auditoría. 24. Levanta el hallazgo. 25. Recolecta y verifica la información. 4 4

5 Representante de la Rectoría: DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Auditor Líder: Equipo Auditor: Dependencias D Aprueba el Informe de Auditoría Interna? Si 29. Elabora el Informe de Auditoría Interna. 30. Envía al Representante de la Rectoría el informe de auditoría. 26. Prepara y documenta las conclusiones. 27. Realiza el cierre de acuerdo a la Orden del día. 28. Notifica al auditor líder los hallazgos de auditoría. No 32. Notifica observaciones al auditor líder. D 33. Notifica el Informe de Auditoría Interna. 5 5

6 Representante de la Rectoría: DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO: Auditor Líder: Equipo Auditor: Dependencias Realiza la evaluación del auditor líder mediante el formato Evaluación de Auditor. 35. Realiza la evaluación del equipo auditor mediante el formato Evaluación de Auditor. Termina 6

7 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Representante de la Rectoría 1. Designa un Auditor Líder tomando en consideración lo estipulado en la descripción de puesto de Auditor Líder, y notifica al elegido través del formato Nombramiento de Auditor Líder, por lo menos 35 días hábiles antes de la fecha de auditoría; 2. Define el objetivo, alcance y criterios de la auditoría interna; Tomando en consideración que los objetivos de auditoría, definen lo que se debe lograr en la misma. El alcance de la auditoría debe ser consistente con los objetivos y el programa de auditoría, debe incluir factores como ubicaciones físicas, dependencias y el periodo de tiempo por la auditoría. Los criterios deben ser usados como puntos de referencia para determinar la conformidad y pueden incluir políticas, procedimientos, normas, requisitos legales, requisitos del sistema de gestión y códigos de conducta. Un programa de auditoría es un conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Un plan de auditoría, es una descripción de las actividades y de los detalles acordados en una auditoría. Auditor Líder 3. Propone la lista de candidatos a auditores internos, tomando en consideración lo estipulado en la Descripción de Puesto de Auditor Interno ; Representante de la Rectoría 4. Selecciona al equipo auditor de la lista de candidatos a auditores internos; 5. Hace llegar la designación de auditor interno a través del formato Nombramiento de Auditor Interno, por lo menos 5 días hábiles antes de la fecha de auditoría; 7

8 Auditor Líder DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 6. Revisa los documentos que conforman al Sistema Integral de Gestión Institucional (Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, Manual del Sistema de Gestión Ambiental, Manual del Sistema de Responsabilidad Social, Ficha de Descripción de Proceso, Matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales, Programas Ambientales, Indicadores, Manual de Organización, Manual de Procedimientos, Descripción de Puestos y Lista de Registros del SIGI) para determinar su adecuación con respecto a los criterios de auditoría; Auditor líder 7. Elabora el plan y programa de auditoría interna, debe contener : Objetivo y Alcance; Criterio(s) contra los que se auditará; Frecuencia; Metodología; Aprobación del programa por parte del representante de la Rectoría. Para la programación de las auditorías internas se considera el estado y la importancia de los procesos a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Auditor Líder 8. Envía al Representante de la Rectoría el plan y programa de auditoría interna para su revisión y aprobación en su caso; Representante de la Rectoría 9. En caso de no aprobar el plan y programa de auditoría interna realiza la actividad 10, si lo aprueba pasa a la actividad 11; 8

9 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Representante de la Rectoría 10. Comunica observaciones al auditor líder, sobre el plan y programa de auditoría interna, y pasa a la actividad siete; 11. Notifica el plan y programa de auditoría interna a las dependencias, al menos 5 días hábiles antes del inicio de la auditoría; Dependencias 12. Reciben la notificación del plan y programa de auditoría interna por medio del formato Notificación de Auditoría Interna. 13. Verifica si no existe inconveniente alguno con la fecha asignada, en caso afirmativo se realiza la actividad catorce en caso contrario pasa a la actividad dieciocho; 14. Solicita por escrito con por lo menos 3 días hábiles antes del inicio de la auditoria a la Dirección de Gestión de la Calidad, les reasigne otro día para auditoría (la reasignación de día queda a disponibilidad de tiempo de acuerdo al plan y programa de auditoría); La reasignación de día puede llevarse a cabo solo por compromisos institucionales ineludibles que ocupe a la mayoría del personal de la dependencia a auditar. Representante de la Rectoría 15. Si la reasignación procede pasa a la actividad dieciséis, si no procede pasa a la actividad diecisiete; 16. Reasigna otro día para la auditoría interna, para aquellas dependencias que realizaron la petición de reasignación y pasa a la actividad trece; La reasignación se realizara de tal manera que no afecte el periodo determinado para realizar la auditoría interna. 9

10 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Representante de la Rectoría 17. Reúne y asigna el trabajo al equipo auditor en coordinación con el auditor líder, les hace entrega del Plan y Programa de Auditoría Interna, el Manual de Gestión de la Calidad y el Manual de Gestión Ambiental, los cuales son una guía que contiene los aspectos a auditar; comunica objetivo y alcance, criterios contra los que se auditara, y metodología. Detalla logística y organización de las auditorías; Auditor Líder 18. Prepara los documentos de trabajo, pueden incluir: Listas de verificación; Planes de muestreo de auditorías; Formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoría y registro de las reuniones. Equipo Auditor 19. Inicia la auditoría interna en las dependencias, de acuerdo al Plan y Programa de Auditoría Interna ; 20. Realiza la reunión de apertura en las dependencias que les asignaron auditar, de acuerdo al siguiente Orden del día : Presenta al equipo auditor; Da a conocer el objetivo, alcance y criterios de auditoría; Describe el proceso de auditoría a seguir; Menciona las técnicas de auditoría a seguir y criterios de no conformidades; Aclara dudas. En caso de existir guías y observadores (personal de la dependencia auditada que quiera acompañar en el desarrollo de la auditoría) fungen como personal auxiliar sin que puedan participar con voz durante la auditoría. 10

11 Dependencias DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 21. Proporcionan la información necesaria solicitada en la auditoría; Equipo Auditor 22. Realiza la revisión documental y un recorrido en las instalaciones (si aplica) para determinar la conformidad del sistema, en cuanto a su documentación, con los criterios de auditoría y recopila la información para soportar las actividades de auditoría. Todas las investigaciones deben estar basadas en requisitos declarados en las normas de referencia, el Manual de Gestión de la Calidad y el Manual de Gestión Ambiental, procesos, procedimientos y/o documentación aplicable; 23. Genera los hallazgos de auditoría interna, documentan los resultados de evaluar las evidencias de auditoría reunidas, contra los criterios de auditoría. Un hallazgo es el resultado de evaluar una evidencia contra un criterio. Los criterios de hallazgo se clasifican de la siguiente manera: a) Conforme: cumplimiento de un requisito (necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o obligatoria) del sistema y de la norma que aplique; b) Observación: Es un aspecto de un requisito que podría mejorarse y que no se requiere que se haga de manera inmediata; c) No conforme: es el incumplimiento de un requisito: o De las leyes o reglamentos aplicables; o De la norma aplicable; o Del cliente; o Del propio sistema integral de gestión institucional. 11

12 Equipo Auditor DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: d) No revisado: elementos importantes que por situaciones de tiempo no fue posible revisar y es importante considerarlo para la siguiente auditoría. Las acciones a tomar dentro de la UAEH para los hallazgos (observación, no conforme, no revisado) se definen a continuación: Hallazgo Observación No conforme No revisado Acción a Tomar Acción de Mejora; Acción Preventiva; Acción Correctiva; Reporte de Producto No Conforme; Aspectos a considerar en la próxima auditoría interna. 24. Levanta el hallazgo; 25. Recolecta y verifica la información, apoyándose en el Reporte de Auditoría Interna en donde identifican y documentan el requisito de la norma ISO 9001:2008 y 14001:2004 o criterio de auditoría que no se está cumpliendo; 26. Prepara y documenta las conclusiones de auditoría interna (resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la misma) en el Reporte de Auditoría Interna ; 12

13 Equipo Auditor DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: 27. Realiza el cierre, de acuerdo a la siguiente Orden del día : Agradecimiento a los auditados; Da lectura al Reporte de Auditoría Interna ; Resalta la oportunidad de mejora (en su caso); Menciona el plazo para presentar acciones correctivas y oportunidades de mejora; Aclara dudas; Notifica a las dependencias los hallazgos de auditoría interna mediante una copia del Reporte de Auditoría Interna (el cual firman ambas partes), un ejemplar se queda en la dependencia y otro el equipo auditor. Señala en el mismo reporte el plazo para la presentación de la acción correctiva u oportunidad mejora; 28. Notifica al auditor líder los hallazgos de auditoría en las dependencias, y le hace entrega de los reportes de Auditoría Interna; Auditor Líder 29. Elabora el Informe de Auditoría Interna, para lo cual toma en consideración los reportes de auditoría interna; El Informe de Auditoría Interna debe proveer un registro completo, exacto, conciso y claro de la auditoría y debería incluir o hacer referencia a lo siguiente: Los objetivos de la auditoría; El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados; Identificación del cliente de auditoría; Identificación del equipo auditor y los participantes del auditado en la auditoría; Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría; Los criterios de auditoría; Los hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada; 13

14 Auditor Líder DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Las conclusiones de auditoría; Una declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría. El auditor líder debe registrar el número de conformidades, observaciones, no conformidades menores potenciales y reales y no conformidades mayores por dependencia, posterior a esto debe ordenar de forma descendente a las dependencias de acuerdo al número de no conformidades u oportunidades de mejora halladas, para finalmente graficar los resultados e incluirlas en el Informe de Auditoría Interna. 30. Envía al Representante de la Rectoría el Informe de Auditoría Interna para su revisión y en su caso aprobación; Representante de la Rectoría 31. En caso de no aprobar el Informe de Auditoría Interna realiza la actividad treinta y dos, si lo aprueba pasa a la actividad treinta y tres; 32. Notifica observaciones al auditor líder en caso de no aprobar el Informe de Auditoría Interna, repite este procedimiento a partir de la actividad veintiocho hasta su aprobación; 33. Notifica el Informe General de Auditoría Interna aprobado; 34. Realiza la evaluación del auditor líder mediante el formato Evaluación de Auditor Líder, ya que la fiabilidad en el proceso de auditoría y la habilidad depende de alcanzar sus objetivos, de la competencia de aquellos individuos involucrados en la planeación y realización de auditorías; Auditor Líder 35. Realiza la evaluación del equipo auditor mediante el formato Evaluación de Auditor Interno, ya que la fiabilidad en el proceso de auditoría y la habilidad depende de alcanzar sus objetivos, de la competencia de aquellos individuos involucrados en la planeación y realización de auditorías 14

15 Anexos 1. Observar Descripción de puesto para Auditor Líder. 2. Observar Descripción de puesto para Auditor Interno. 3. Formato Nombramiento de Auditor Líder. 15

16 4. Formato Nombramiento de Auditor Interno. 16

17 5. Formato Notificación de Auditoría Interna Integral al Sistema Integral de Gestión Institucional (SIGI). 17

18 6. Formato de Evaluación de Auditor Líder. 18

19 Instructivo de llenado UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 1. Escribir la fecha en que se realiza la evaluación; 2. Anotar el nombre del auditor líder al cual se evaluara; 3. Citar el nombre de la dependencia en la cual presta sus servicios el auditor líder; 4. Citar el nombre del puesto que ocupa en dicha dependencia; 5. Anotar el número que mejor describa al auditor líder de acuerdo en los parámetros y criterios establecidos; 6. Anotar el número que mejor describa al auditor líder en los parámetros mencionados, de acuerdo a los criterios establecidos; 7. Anotar el número que mejor describa al auditor líder en los parámetros mencionados, de acuerdo a los criterios establecidos; 8. Anotar el número que mejor describa al auditor líder en los parámetros mencionados, de acuerdo a los criterios establecidos; 9. Citar el nombre del evaluador (Representante de la Dirección); 10. Colocar la firma del evaluador; 11. Mencionar algún comentario que sea importante tomar en consideración sobre la evaluación realizada al auditor líder (si lo hubiese). 19

20 7. Formato de Evaluación de Auditor Interno. 20

21 Instructivo de llenado UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO 1. Escribir la fecha en que se realiza la evaluación; 2. Anotar el nombre del auditor líder al cual se evaluara; 3. Citar el nombre de la dependencia en la cual presta sus servicios el auditor líder; 4. Citar el nombre del puesto que ocupa en dicha dependencia; 5. Anotar el número que mejor describa al auditor líder de acuerdo en los parámetros y criterios establecidos; 6. Anotar el número que mejor describa al auditor líder en los parámetros mencionados, de acuerdo a los criterios establecidos; 7. Anotar el número que mejor describa al auditor líder en los parámetros mencionados, de acuerdo a los criterios establecidos; 8. Citar el nombre del evaluador (Representante de la Dirección); 9. Colocar la firma del evaluador; 10. Mencionar algún comentario que sea importante tomar en consideración sobre la evaluación realizada al auditor interno (si lo hubiese) 11. Citar el nombre del evaluador (Auditor líder); 12. Colocar la firma del evaluador; 13. Mencionar algún comentario que sea importante tomar en consideración sobre la evaluación realizada al auditor interno (si lo hubiese). 21

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