SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO COTIZACIÓN DE OBRAS ENTIDAD CONTRATANTE

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1 SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO COTIZACIÓN DE OBRAS ENTIDAD CONTRATANTE Octubre 2013

2 COTIZACIÓN DE OBRAS Presentación Fundamento Jurídico Artículos relacionados en la LOSNCP Fase Precontractual Creación del Proceso... 5 Paso 2: Productos Paso 3: Parámetros de Calificación Paso 4: Parámetros de Inclusión y Contratación Preferente Paso 5: Plazos y Fechas Paso 6: Anexos Consulta de Procesos PROVEEDOR Revisión de invitación PROVEEDOR Fecha límite de Preguntas ENTIDAD CONTRATANTE Respuestas y Aclaraciones PROVEEDOR Entrega de Propuestas ENTIDAD CONTRATANTE Calificación de Participantes PROVEEDOR Respuesta a la Convalidación de Errores Calificación de Ofertas Adjudicación Glosario... 47

3 COTIZACIÓN DE OBRAS 1. Presentación El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Cotización de Obras, además el manual contempla las directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Tecnológica, la misma que deberá ser usada para la Publicación del Procedimiento. 2. Fundamento Jurídico 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Artículo 50.- Procedimiento de Cotización.- Este procedimiento, se utilizará en cualquiera de los siguientes casos: 1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II de este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial oscile entre 0, y 0, del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; 2. La contratación para la ejecución de obras, cuyo presupuesto referencial oscile entre 0, y 0,00003 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico; y, 3. La contratación para la adquisición de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial oscile entre 0, y 0, del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico. 3

4 En cualquiera de los casos previstos en los numerales anteriores, se invitará a presentar ofertas a todos los proveedores inscritos en el Registro Único de Proveedores. Art Contratación Preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que se adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los servicios de consultoría, se privilegiará la contratación con micro y pequeñas empresas, artesanos o profesionales, y sectores de la economía popular y solidaria, de manera individual o asociativa, preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se ejecutará el contrato, quienes deberán acreditar sus respectivas condiciones de conformidad con la normativa que los regulen. Para la contratación de obra que se selecciona por procedimientos de cotización y menor cuantía, se privilegiará la contratación con profesionales, micro y pequeñas empresas, o sectores de la economía popular y solidaria, de manera individual o asociativa que estén habilitados en el RUP para ejercer esta actividad, y preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se ejecutará el contrato. Solamente en caso de que no existiera en la circunscripción territorial del correspondiente gobierno, oferta de proveedores que acrediten las condiciones indicadas en los incisos anteriores, la máxima autoridad de la entidad contratante, mediante acto debidamente motivado, podrá contratar con proveedores de otra circunscripción territorial o del país en el mismo procedimiento, de lo cual se informará a través del portal correspondiente.

5 3. Fase Precontractual 3.1 Creación del Proceso Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al Sistema de Contratación, de un clic en el ícono SOCE. Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2 Imagen 3.2 5

6 Para acceder al Sistema de Contratación, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña luego haga clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente imagen podrá observar la imagen de inicio de sesión del sistema para una Entidad Contratante. Imagen 3.4 Imagen 3.4

7 Para crear un proceso ingrese al menú Entidad Contratante, submenú Nueva Contratación, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.5 Imagen 3.5 Paso 1: Información Básica En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar. Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema. Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso de Contratación. Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación (Cotización de Obras- Siglas de la Entidad Contratante Número secuencial o correlativo establecido por la Entidad Año. Ejemplo: COTO-ENTB

8 Objeto de contratación: Breve descripción del servicio especializado que se desea contratar. Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa del Objeto de Contratación. Dirección: Lugar donde será entregado el producto objeto del Contrato. Tipo de Compra: Seleccione la opción Obras. Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para la búsqueda del proceso en caso de que no encuentre el proceso con el código. Tipo de Contratación: Seleccione la opción Cotización. Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial establecido por la Entidad Contratante. Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria requerida para la contratación. Forma de Pago: Anticipo: Ingrese el Porcentaje de anticipo, no puede dejar vacío este campo. Si no se va a entregar un anticipo ingrese el valor 0. Saldo a: Seleccione de entre las opciones: Otra Revisar términos de Referencia Pago a 30 días Pago a 45 días

9 Pago contra entrega de bienes, obras o servicios Pago por otro concepto Pago por planilla. Funcionario Encargado del Proceso: Seleccione el nombre de la persona a cargo del proceso. Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos: Seleccione de entre las opciones SÍ o NO. Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario continúe con la siguiente opción. Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento, reproducción o edición de los pliegos. Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón Continuar. Imagen 3.6 9

10 Imagen 3.6 Ahora el sistema mostrará un mensaje para que confirme los datos ingresados, para ello haga clic en el botón Aceptar y continúe al siguiente paso. Imagen 3.7 Imagen 3.7

11 Paso 2: Productos En esta sección deberá agregar el código CPC que se requiere y por la cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón Buscar Producto. Imagen 3.8 Imagen 3.8 Busque el código del bien o servicio, la búsqueda la puede hacer ya sea con la palabra clave (palabra del bien o el servicio que requiere o con el código si es que ya lo conoce). Imagen 3.9 Imagen

12 Ingrese la palabra para la búsqueda o el código, la búsqueda sólo lo puede hacer con una de estas opciones, mas no con las dos a la vez, cuando haya registrado la palabra o el código dé un clic en el botón buscar. Imagen 3.10 Imagen 3.10 A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, proceda a dar un clic en el casillero del código que se requiere. Imagen 3.11

13 Imagen 3.11 Ahora podrá observar que ya sale seleccionado el código, la descripción, seleccione Unidad de medida, ingrese cantidad, valor, el subtotal saldrá automáticamente y finalmente ingrese las características. Imagen 3.12 Imagen 3.12 Una vez ingresados los datos, como se muestra en la siguiente imagen, haga clic en el botón Añadir. Imagen 3.13 Imagen 3.13 Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón Continuar. Imagen

14 Imagen 3.14 Paso 3: Parámetros de Calificación En este paso aparecerán los parámetros de calificación automáticos, y la opción para que la Entidad agregue los parámetros adicionales que requiere para la calificación de los oferentes. Imagen 3.15 Imagen 3.15 Si requiere agregar otros parámetros de calificación de clic en el botón Agregar Parámetro. Imagen 3.16

15 Imagen 3.16 Seleccione los parámetros dando un clic en el ícono el cual permitirá agregar el parámetro. Imagen 3.17 Imagen 3.17 Una vez que haya seleccionado todos los parámetros, no olvide ir registrando los puntajes por los que calificará cada parámetro, para finalizar dé clic en el botón Continuar. Imagen

16 Imagen 3.18 Paso 4: Parámetros de Inclusión y Contratación Preferente En el siguiente paso deberá seleccionar la provincia, cantón donde se requiere realizar la obra. Imagen 3.19 Imagen 3.19 Una vez que haya realizado la selección requerida para determinar la contratación preferente, dé un clic en el botón Continuar. Imagen 3.20

17 Imagen 3.20 Paso 5: Plazos y Fechas A continuación, proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 3.21 Imagen 3.21 El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minutos como se muestra a continuación. Imagen 3.22 Imagen

18 Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes: Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso el proceso. Fecha límite de Preguntas: Fecha y hora límite para que se pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Preguntas. Fecha límite de Respuestas: Fecha y hora límite para que el proveedor pueda realizar alguna pregunta acerca de los pliegos. El tiempo para responder a la las preguntas se podrá realizar desde la Fecha y hora de Publicación hasta antes de la fecha y hora límite de Respuestas. Fecha límite de entrega de Propuestas: Fecha y hora límite para entregar la oferta económica a través del sistema y la oferta técnica de forma física a la Entidad Contratante. El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de Respuestas hasta antes de la Fecha límite de entrega de Propuestas. Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha y hora en la que se abrirán las ofertas. Recuerde que desde la fecha de apertura de ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación, la Entidad deberá indicar si existe o no convalidación y calificar las ofertas)

19 Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha y hora en la que se estima se realizará la Adjudicación. Una vez que haya registrado las fechas, dé un clic en el botón Continuar. Imagen 3.23 Paso 6: Anexos Imagen 3.23 El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y en la sección de archivos opcionales los documentos obligatorios que irán en la etapa precontractual (Estudios, Resolución de Inicio y Aprobación de los pliegos y Certificación Presupuestaria). Imagen

20 Imagen 3.24 Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga clic en el botón Seleccionar archivo, ubique el archivo que se requiere adjuntar, luego haga clic en el botón Abrir, posterior a esto ingrese el nombre del Documento en el campo Descripción y finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.25 Imagen 3.25 A continuación, haga clic en el botón Finalizar. Imagen 3.26

21 Imagen Consulta de Procesos Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción Consultar, submenú Mis Procesos. Imagen 3.27 Imagen 3.27 Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes: palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por Fechas de Publicación. Imagen

22 Imagen 3.28 Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón Buscar. Imagen 3.29 Imagen 3.29 Haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación. Imagen 3.30 Imagen 3.30

23 Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.31 Imagen 3.31 PROVEEDOR 3.3 Revisión de invitación Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automáticamente en el portal, para ello deberá revisar el Listado de Invitaciones recibidas e ingresar al proceso que desea participar. Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen

24 Imagen 3.32 Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción, Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.33 Imagen 3.33 Haga clic ahora en la pestaña Archivos, aquí podrá descargar los pliegos. Imagen 3.34

25 Imagen 3.34 PROVEEDOR 3.4 Fecha límite de Preguntas El proveedor podrá realizar preguntas acerca del pliego o del procedimiento en el enlace que dice Ver Preguntas y/o aclaraciones. Imagen 3.35 Imagen 3.35 Para que pueda realizar las preguntas, dé un clic en el botón Agregar Pregunta. Imagen

26 Imagen 3.36 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo clic en el botón Aceptar. Imagen 3.37 Imagen 3.37 Ingrese la pregunta en la siguiente sección, como se muestra en la siguiente imagen, y luego debe dar clic en el botón Enviar. Imagen 3.38 Imagen 3.38

27 En la imagen siguiente podrá ver agregada la pregunta. El proveedor podrá realizar todas las preguntas que requiera, no existe un número mínimo ni máximo de preguntas, solo debe recordar que la opción para Agregar la pregunta se deshabilitará cuando haya concluido el tiempo establecido en el cronograma de Fechas y Plazos. Imagen 3.39 Imagen 3.39 ENTIDAD CONTRATANTE 3.5 Respuestas y Aclaraciones Para responder las preguntas realizadas por el proveedor, la Entidad Contratante deberá revisar que el proceso se encuentre en el Estado Preguntas, Respuestas y Aclaraciones, luego ingrese al enlace Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. Imagen

28 Imagen 3.40 Al ingresar podrá visualizar las preguntas que ha realizado el proveedor, para contestar las preguntas haga clic en el botón Responder. Imagen 3.41 Imagen 3.41 Ingrese la respuesta que dará al proveedor, luego haga clic en el botón Enviar. Imagen 3.42 Imagen 3.42

29 Una vez que haya enviado la respuesta, podrá visualizar la misma en la siguiente imagen. La sección que indica subir un archivo para respuesta o aclaración no es más que una opción que dará el sistema para subir algún documento que se necesite para la respuesta, si no lo tiene no es un paso obligatorio. Imagen 3.43 Imagen 3.43 Si la Entidad requiere hacer algún tipo de aclaración al proveedor la puede realizar a través de la opción Agregar Aclaración. Imagen 3.44 Imagen

30 Ingrese la aclaración a través del siguiente recuadro y finalmente hace clic en el botón Enviar. Imagen 3.45 Imagen 3.45 La aclaración será añadida como se muestra a continuación en la siguiente imagen, si requiere adjuntar algún archivo para responder a la aclaración, adjúntelo a continuación. Imagen 3.46 Imagen 3.46

31 PROVEEDOR 3.6 Entrega de Propuestas El envío de ofertas lo podrá realizar desde la Fecha y Hora Límite de Respuestas hasta antes de la Fecha y hora límite de Propuestas, revise que el Estado del proceso diga En Curso, para enviar la oferta ingrese al enlace Entregar Oferta. Imagen 3.47 Imagen 3.47 A continuación de un clic en el enlace Enviar Oferta. Imagen 3.48 Imagen

32 En la siguiente imagen deberá ingresar el valor de PLAZO DE ENTREGA, garantía en meses, si es que aplica y finalmente si requiere ingresar alguna observación, a continuación haga clic en el botón Guardar Temporalmente. Imagen 3.49 Imagen 3.49 Revise el mensaje que saldrá en pantalla, dé clic en el botón Aceptar. Imagen 3.50 Imagen 3.50 Una vez que haya realizado el paso anterior, dé clic en el botón Enviar Oferta, la sección que usted observa para envío de archivos es opcional, si no registra un documento con la oferta podrá enviarla sin ningún problema, para ello dé clic en el botón Enviar Oferta. Imagen 3.51

33 Imagen 3.51 Si está seguro de Finalizar el envío de la propuesta haga clic en el botón Aceptar del siguiente mensaje, caso contrario haga clic en el botón Cancelar. Imagen 3.52 Imagen 3.52 El siguiente mensaje indicará que la oferta ha sido enviada y que proceda a Imprimir la propuesta que envío a través del sistema, para ello dé un clic en el botón Aceptar. Imagen 3.53 Imagen

34 A continuación dé clic en el enlace Imprimir Oferta Enviada. Imagen 3.54 Imagen 3.54 ENTIDAD CONTRATANTE 3.7 Calificación de Participantes En la etapa de calificación de participantes la Entidad Contratante habrá revisado las ofertas físicas, para lo cual indicará al sistema si existen o no convalidaciones que realizarse. Para ello deberá dar un clic en la opción Convalidación de Errores Imagen 3.55 Imagen 3.55

35 En el caso de que si se requiera convalidar, seleccione Si y de un clic en el botón Guardar. Imagen 3.56 Imagen 3.56 Adjunte aquí el acta de Convalidación de Errores, haga clic en el botón seleccionar archivo, busque el archivo y haga clic en el botón Abrir, ingrese el nombre Acta de Convalidación de errores en la sección Descripción, finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 3.57 Imagen 3.57 Una vez que haya subido el acta de convalidación de errores dé un clic sobre el botón Continuar. Imagen

36 Imagen 3.58 Realice la Convalidación haciendo un clic en la opción Convalidar. Podrá realizar una o varias convalidaciones a un solo proveedor o a varios proveedores. Imagen 3.59 Imagen 3.59 En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor y dé un clic en el botón Enviar. Imagen 3.60 Imagen 3.60

37 Ahora observe en la siguiente imagen la Convalidación ya añadida y la opción para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen 3.61 Imagen 3.61 Adjunte el oficio de convalidación al proveedor y haga clic en el botón Regresar. Imagen 3.62 Imagen 3.62 Ahora haga clic en el botón Finalizar Convalidación. Imagen

38 Imagen 3.63 Debido a que la convalidación se podrá dar en un tiempo mínimo de 2 días y máximo 5, deberá cambiar los tiempos establecidos al principio, como son Fecha límite de respuesta a Convalidación, y Fecha Estimada de adjudicación. Una vez que haya ingresado las fechas de un clic en el botón Realizar Convalidación. Imagen 3.64 Imagen 3.64 En la siguiente pantalla el sistema mostrará un mensaje donde indica el total de convalidaciones enviadas. Imagen 3.65 Imagen 3.65

39 En el caso de que no exista convalidación dé clic en NO y en el botón Guardar. Imagen 3.66 Imagen 3.66 PROVEEDOR 3.8 Respuesta a la Convalidación de Errores En el Estado Calificación de Participantes, el proveedor debe revisar si tiene convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace Convalidación de Errores, como se muestra a continuación. Imagen 3.67 Imagen 3.67 Dé clic en el enlace Revisar/Responder Preguntas. Imagen

40 Imagen 3.68 En la siguiente pantalla el sistema mostrará el mensaje de convalidación enviado por la Entidad Contratante y podrá visualizar el oficio de convalidación, proceda a Responder la convalidación realizada. Imagen 3.69 Imagen 3.69 En la siguiente pantalla, ingrese la respuesta a la convalidación realizada por la Entidad Contratante y para finalizar dé clic en el botón Enviar. Imagen 3.70 Imagen 3.70

41 A continuación podrá observar la respuesta realizada y la opción para que el proveedor suba el documento convalidado. Imagen 3.71 Imagen 3.71 Adjunte el documento convalidado y dé clic en el botón Regresar. Imagen 3.72 Imagen

42 3.9 Calificación de Ofertas Proceda calificar las ofertas, para ello deberá ingresar en la opción Calificación, esto lo deberá realizar desde la Fecha y hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación. Imagen 3.78 Imagen 3.73 Realice la calificación de los proveedores ingresando al enlace Calificar. Imagen 3.74 Imagen 3.74 Revise la oferta enviada por el proveedor y proceda a calificar los parámetros. Imagen 3.75

43 Imagen 3.75 Una vez ingresadas las calificaciones proceda primero a Guardar Temporalmente, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 3.76 Imagen 3.76 Luego proceda a Confirmar Calificaciones. Imagen 3.77 Imagen 3.77 Los parámetros Mypes Nacionales y Mypes Participación Local calcula automáticamente el sistema. Una vez que se ha confirmado la calificación de cada proveedor, aparecerá un estado de la calificación que dice Ver Oferta Evaluada Imagen

44 Imagen 3.78 En la siguiente sección adjunte el Acta de Calificación y para continuar dé un clic en el botón Finalizar Calificación. Imagen 3.79 Imagen Adjudicación Para continuar con la adjudicación dé clic en el enlace Adjudicar. Imagen 3.80

45 Imagen 3.80 A continuación podrá observar el resumen del procedimiento, al final de la pantalla tendrá las opciones para realizar la Adjudicación según el resultado de la calificación. Imagen 3.81 Imagen 3.81 Una vez que registre los datos para la Adjudicación, dé clic en el botón Adjudicar Proveedor. Imagen 3.82 En el caso de que no hubiera un puntaje adecuado para la adjudicación, la Entidad Contratante podrá proceder a Declarar Desierto el Procedimiento. 45

46 Imagen 3.82 Para finalizar, diríjase al final de la pantalla nuevamente y aquí deberá adjuntar la Resolución de Adjudicación, para ello dé clic en el botón Finalizar Adjudicación. Imagen 3.83 Imagen 3.83 Una vez adjudicado el proceso quedará en el estado Adjudicado-Registro de Contratos. Imagen 3.84 Imagen 3.84

47 Para el registro de Contratos revise MANUAL FASE CONTRACTUAL PROCESOS DE OBRAS. 4. Glosario LOSNCP: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. RGLOSNCP: Reglamento a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de esta Ley. Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual. 47