PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
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- Gerardo Molina Contreras
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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Septiembre 14 de 2016 Resolución No OBJETIVO Establecer la metodología apropiada para evaluar y controlar el impacto que los cambios internos o externos puedan generar sobre la seguridad y salud en el trabajo en la Universidad Industrial de Santander. Ver matriz de Requisitos Legales - FTH.108 NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS ALCANCE Aplica a todas Unidades Académico Administrativas que requieran alguna transformación y/o cambios que sobrevengan con ocasión de sus actividades propias y que puedan afectar la Seguridad y la Salud en el Trabajo del personal de planta, docentes cátedra, tutores, contratistas, estudiantes y visitantes de la Universidad Industrial de Santander en su Campus Central, Facultad de salud UIS, Sede UIS Guatiguará, Sede UIS Bucarica, Sedes Regionales UIS y demás sitios de trabajo donde la Universidad preste sus servicios. Cambio: Modificación significativa de un proceso, instalación o equipo ya existente. Cambio Interno: Introducción de nuevos procesos, cambios de métodos de trabajo, cambio en instalaciones, cambio de maquinaria, equipos o herramientas y cambio de mobiliario. Cambio Externo: Cambio en la Legislación y evolución del conocimiento en seguridad y salud en el trabajo Gestión del Cambio: Aplicación sistemática de procesos y procedimientos para identificar peligros, evaluar, controlar y monitorear el impacto en la seguridad y la salud en el trabajo de los cambios y nuevos proyectos. Identificación del peligro: Proceso para establecer si existe un peligro y definir las características de éste. IPVR: Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de Los Riesgos y Determinación de Controles.
2 Página 2 de 5 UAA: Unidades Académico Administrativa UAA ejecutora del cambio: Unidad académico-administrativa responsable de la implementación, desarrollo y entrega del cambio o nuevo proyecto. UAA usuaria del cambio: Unidad académico-administrativa que recibirá el cambio o nuevo proyecto para su uso final. COPASST: Comité paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud el Trabajo SST: Seguridad y Salud en el Trabajo CONSIDERACIONES La UAA Usuaria del cambio, será la responsable de identificar el cambio y antes de recibir, implementar o utilizar el cambio, reportarlo en el formato del cambio al subproceso de SST para su respectiva gestión coordinada. Los encargados de controlar el cumplimiento del presente procedimiento y los compromisos adquiridos como producto de la gestión del cambio, serán el Coordinador SST, su equipo de trabajo, los directores de cada UAA, el facilitador o encargado HSEQ y el COPASST. Los contratistas o subcontratistas, podrán, cumpliendo con la legislación en SST que les aplique, manejar su propia metodología de gestión del Los funcionarios de las UAA y/o el COPASST, podrán informar en el formato de cambio, al Subproceso de SST cualquier cambio que consideren pueda comprometer la Seguridad y la Salud de los trabajadores, junto con las respectivas recomendaciones para su posible eliminación o control, con el fin de que se estudien e implementen según sea el caso.
3 Página 3 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Identifica y registra el tipo de cambio 1. Identifica y registra el tipo de cambio en el formato FTH.156 y lo comunica al subproceso SST. UAA Usuaria del cambio autorización del solicitud y autorización del cambio A 2. Identificar los peligros y establecer controles NO 2. Identifica los peligros, valora y evalúa los riesgos que se puedan generar por el Establece los respectivos controles para su eliminación o mitigación y socializa a la UAA usuaria del Facilitador HSEQ de la UAA Usuaria del cambio - Equipo SST y COPASST del PTH.21 Procedimiento de IPVR El cambio presenta recomendaciones adicionales? SI 3. Autoriza el cambio y controles 3. Autoriza el cambio y los controles establecidos para la gestión de los riesgos. Líder /Ordenador del Gasto UAA/ Usuaria del cambio autorización del 1
4 Página 4 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4. Actualiza el Plan de Capacitación Anual y el Plan de Trabajo Anual en SST 4. Actualiza el Plan de Capacitación Anual en SST y el Plan de Trabajo Anual en SST, con los controles de gestión del cambio según el caso. Equipo SST Del Plan de Capacitación Anual en SST Plan de Trabajo Anual en SST 5. Implementa y realiza seguimiento a los controles. 5. Implementa y realiza seguimiento a los controles establecidos para la gestión del cambio, y comunicar resultados al subproceso SST. Facilitador HSEQ de la UAA Usuaria del cambio o su delegado. autorización Del Los Controles fueron eficaces? NO A Pág. 3 SI 6. Actualiza la Matriz de IPVR. 6. Valida la información, si los controles fueron eficaces, actualiza la Matriz de IPVR y realiza seguimiento según Procedimiento IPVR PTH.21. Equipo SST del cambio FIN
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