SIIGO PYME. Elaboración Notas de Salida. Cartilla I

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1 SIIGO PYME Elaboración Notas de Salida Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Nota de Salida? 3. Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Salida? 4. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Salida?

3 Presentación Este instructivo es una guía que explica al usuario el proceso de elaboración y contabilización de la Nota de Salida (Documento Tipo H); este documento registra la salida de mercancía del inventario por un concepto diferente a la venta

4 ELABORACIÓN NOTA DE SALIDA Qué es una Nota de Salida? La Nota de Salida es un documento contable que descarga los productos del inventario La Nota de Salida es un documento contable que registra las salidas de los productos del inventario; estas salidas son por cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc. En SIIGO se utiliza el Documento Tipo H como la Nota de Salida, estos documentos se parametrizan por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos Cuál es la Ruta para Elaborar una Nota de Salida? La ruta para elaborar una Nota de Salida es: Documentos Notas Documentos Notas - Notas de Salida Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Nota de Salida? Al momento de elaborar una Nota de Salida el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Nota de Salida a elaborar:

5 DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El programa toma la fecha con la que se ingresa al sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el software permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos

6 Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del

7 documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación DATOS DE TRANSACCIONES: Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem registrado Referencia: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), F4 (Referencia de fábrica).

8 Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia, Cuenta Contable o Código de Barras. Luego el sistema solicita más datos a saber: Centro de costo: Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el encabezado del documento, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono centro y subcentro de costos el cual permite realizar la creación del

9 Nit: El sistema trae por defecto el Nit del encabezado del documento pero este se puede cambiar Nit realizando la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Si se cambia el Nit que el sistema trae el cual corresponde al del encabezado el programa presenta la siguiente ventana: Sucursal: Este campo se habilitara solo si el Nit asignado está marcado en su creación que maneje sucursales Por ser un proceso interno de la compañía se recomienda asignar el Nit de la empresa en la elaboración de este documento.

10 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Débito/Crédito: El sistema genera un crédito, ya que se está descargando mercancía del inventario. Datos Generales del Producto: Producto: El sistema trae automáticamente el producto de la información digitada en el cuadro de transacciones. Costo Unitario: El sistema trae automáticamente esta información del catálogo de productos, esta información se actualiza automáticamente de acuerdo al movimiento del producto (Compras y entradas al inventario). Bodega - Ubicación: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, pero pueden ser modificados o crear una nueva bodega, para ello al momento de realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 o con los binoculares se habilita el icono de creación

11 Saldo Bodega: El sistema trae automáticamente este valor de la bodega seleccionada con anticipación Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Se debe digitar el número de unidades que se registraran en el documento y las cuales descargan el inventario.

12 Valor: En este campo el sistema trae el costo del producto solo cuando se maneja SISTEMA DE COSTEO EN LINEA O PREDETERMINADO, en caso de manejar COSTEO EN BACH, este campo debe quedar en ceros. NUEVAMENTE SE HABILITA EL CUADRO DE TRANSACCIONES PARA LLAMAR EL SIGUIENTE PRODUCTO QUE SE REQUIERA INGRESAR, AL TERMINAR DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS, LA NOTA DE SALIDA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por último el sistema pregunta si el documento está correcto El programa traerá automáticamente el número de la Nota de Salida si en la definición del documento se marcó la casilla numeración automática, en caso contrario solicitara el número del consecutivo.

13 De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. El documento se vera de la siguiente forma: El documento se puede enviar a vista preliminar, impresora o Excel; este último siempre y cuando se haya definido el template para el documento.