MUNICIPALIDAD DE CARTAGO LICITACIÓN ABREVIADA Nº 2014LA MUNIPROV

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1 1 MUNICIPALIDAD DE CARTAGO LICITACIÓN ABREVIADA Nº 2014LA MUNIPROV ADQUISICION E IMPLEMENTACION DEL MODULO DE ADMINISTRACION Y CONTROL DEL PRESPUESTO PARA LA MUNICIPALIDAD DE CARTAGO INVITACION La Municipalidad de Cartago, ubicada en Cartago Centro, recibirá ofertas hasta las 10:00 horas del 01 de Diciembre del 2014, para el objeto de esta contratación, de acuerdo a especificaciones indicadas en la Sección II de este cartel. 1. OBJETO DEL CONTRATO. SECCION I CONDICIONES GENERALES Lo constituye el contar con una solución integral de servicios automatizados que permita de una forma ágil y sencilla, la realización de pagos y trámites municipales. 2. CONSULTAS AL CARTEL. EL Departamento de Proveeduría es la dependencia encargada de tramitar esta contratación, por lo tanto, las consultas formales, legales y técnicas deben ser presentadas por escrito, en dicha oficina ubicada en el segundo piso del Palacio Municipal, o bien al fax , teléfono , Toda consulta deberá señalar en forma clara y específica el apartado de cartel que objeta ó solicita aclarar. 3. FINANCIAMIENTO Y FORMA DE PAGO. Monto estimado de la contratación: La Municipalidad financia esta contratación con recursos propios, incorporados en el presupuesto de operación, el cual se encuentra debidamente aprobado por la Contraloría General de la República. El pago de lo adjudicado se realizará por el 100% (cien por ciento) de lo adjudicado, dentro de los treinta días naturales siguientes a la entrega y recibo en firme de lo requerido. No se realizarán adelantos ni anticipos de pago. 4. PRESENTACION DE LA OFERTA. La oferta se presentará escrita a máquina o procesador de texto, sin borrones ni tachaduras que la hagan de difícil lectura o interpretación; en caso de error, la corrección deberá efectuarse por medio de fe de 1

2 2 erratas, incluida dentro del mismo sobre de la oferta o sobre adicional, siempre y cuando éste último se presente antes de la fecha de apertura. La oferta debe presentarse debidamente foliada. La oferta se presentará en sobre cerrado en el Departamento de Proveeduría, antes de la fecha de recepción de ofertas, por lo tanto no se aceptan ofertas enviadas por cualquier medio electrónico de transmisión de datos. El sobre indicará en su parte exterior la siguiente información: MUNICIPALIDAD DE CARTAGO DEPARTAMENTO DE LICITACION ABREVIADA Nº 2014LA MUNIPROV ADQUISICION E IMPLEMENTACION DEL MODULO DE ADMINISTRACION Y CONTROL DEL PRESPUESTO PARA LA MUNICIPALIDAD DE CARTAGO APERTURA A LAS 10: 00 HORAS DEL 01 DE DICIEMBRE DEL 2014 OFERTA QUE PRESENTA: TEL.. 5. IDIOMA. La oferta deberá presentarse en idioma español, no obstante la literatura técnica o catálogos técnicos de los equipos podrán presentarse en otro idioma con la correspondiente traducción oficial al español. 6. VIGENCIA DE LA OFERTA. La oferta deberá tener una vigencia de treinta días hábiles a partir de la fecha de apertura de ofertas. 7. CONDICION DE LOS PRECIOS. El precio deberá ser cierto y definitivo, deberá cotizarse libre de tributos adjuntando un desglose del monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local que los afectare. El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Los artículos deberán cotizarse libres de todo tipo de y puestos en el Palacio Municipal. El adjudicatario correrá con todos los gastos de transporte, internamiento, desalmacenaje, bodegaje y seguros, así como cualquier otro gasto que incurra hasta su debida entrega en el Palacio Municipal. 8. GARANTIA DE PARTICIPACION Y DE CUMPLIMIENTO Garantía de Participación Toda oferta debe venir acompañada de una garantía de participación a favor de la Municipalidad de Cartago, con una vigencia mínima de 45 días hábiles, contados a partir del día de la apertura de las ofertas, por un monto del 2% del total de la oferta. 2

3 Los documentos presentados como Garantía de Participación deben ser presentados en el Departamento de Tesorería Municipal, en el primer piso, del Edificio Municipal, antes de la hora de apertura de las ofertas En caso de ser dinero en efectivo, la cuenta de la Municipalidad es la del Banco Crédito Agrícola de Cartago, para colones costarricenses y la para dólares estadounidenses. El recibo de depósito bancario debe ser presentado en la Tesorería Municipal antes de la hora de apertura de las ofertas Todo oferente deberá adjuntar en su oferta, fotocopia del documento original que presenta como Garantía de Participación La garantía de participación deberá rendirse: mediante depósito de bono de garantía de instituciones aseguradoras reconocidas en el país, o uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional o el Banco Popular y de Desarrollo Comunal, certificados de depósito a plazo, bonos del Estado o de sus instituciones, cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional; dinero en efectivo mediante depósito a la orden de un banco del sistema indicado presentando la boleta respectiva o mediante depósito en la administración interesada. Además esta garantía podrá ser extendida por bancos internacionales de primer orden, siempre que se cumplan los requisitos definidos en el Reglamento de Contratación Administrativa Los Bonos y Certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las Bolsas legalmente reconocidas, se exceptúan de la obligación de presentar esta estimación los certificados de depósito a plazo emitidos por los Bancos Estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta Las garantías podrán rendirse en moneda nacional o cualquier otra moneda extranjera para lo cual la Administración adoptará las medidas contables que resulten necesarias. Se excepciona de lo anterior, las garantías rendidas mediante un depósito en efectivo o una transferencia, en cuyo caso podrán rendirse en su equivalente en moneda nacional al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la presentación de la oferta o la suscripción del contrato. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía. 8.2 Garantía de Cumplimiento El adjudicatario deberá rendir una Garantía de Cumplimiento del 7% del monto adjudicado, su vigencia será como mínimo 60 días hábiles adicionales a la fecha probable de recepción definitiva del objeto de contrato. Adicionalmente deberá aportar certificación original y vigente de la CCSS de estar al día en el pago de las cuotas obrero patronales y FODESAF Deberá presentar una fotocopia del documento original presentado como garantía de cumplimiento al Departamento de Proveeduría En cuanto a las formas de rendir la garantía de cumplimiento, rigen las mismas dispuestas para la garantía de participación; según lo dispone el artículo 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 3

4 4 8.3 Vigencia de la garantía. Garantía de participación: deberá ser de 45 días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de esta licitación. Garantía de cumplimiento: deberá ser de 60 días hábiles contados a partir del vencimiento del plazo ofrecido para la entrega de lo adjudicado. 8.4 Devolución de la garantía. La de participación, a petición del interesado, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación. En el caso del adjudicatario, se devolverá una vez rendida a satisfacción la garantía de cumplimiento y se hayan observado las restantes formalidades necesarias para el inicio del contrato. En aquellos casos, en que la propuesta del oferente hubiera sido descalificada, el interesado podrá retirar la garantía desde ese momento, salvo que decida impugnar la decisión, en cuyo caso habrá de mantenerla vigente por todo el tiempo necesario para ello La de cumplimiento, a solicitud del interesado, dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración, haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el objeto contractual. 9 CERTIFICACIONES Y DECLARACIONES JURADAS 9.2 PERSONA FISICA Si se trata de una persona física, se debe consignar claramente todas las calidades (el nombre completo, estado civil, profesión u oficio, número de cédula de identidad (aportar copia certificada por notario público de la cédula de identidad) y dirección exacta, números telefónicos y de fax. 9.3 PERSONA JURIDICA Si es una persona jurídica, deberá aportar una Certificación de Personería original, expedida por notario público que consigne: citas de inscripción y personería, denominación o razón social, plazo social, domicilio, nombre y calidades de los representantes y las facultades de su representación, naturaleza y propiedad de las acciones o cuotas. La propiedad de las acciones o cuotas debe hacerse con vista en el Libro de Registro de Accionistas que al efecto lleva la sociedad debidamente legalizado; la restante información debe darse con vista de la inscripción existente en el Registro Público. Tal certificación no podrá exceder de un mes de expedida con respecto a la fecha de apertura de las ofertas y cumplir con lo establecido en los artículos 77 y 110 del Código Notarial También debe de aportar fotocopia debidamente certificada por notario público de la cédula jurídica, además la dirección postal, números de teléfono y fax. 10 DECLARACIONES JURADAS Los oferentes al momento de presentar sus ofertas deberán aportar las siguientes declaraciones juradas: 4

5 De conformidad con lo dispuesto en el Articulo 65 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en relación con el 19 de ese mismo cuerpo normativo, los oferentes deberán aportar declaración jurada en la que consignen que no se encuentran cubiertos por el régimen de prohibiciones para contratar con la Administración Pública, establecidos en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa Presentar Declaración Jurada donde manifieste encontrarse al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales de acuerdo al artículo 65 inciso a) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa Declaración Jurada donde se indique que no se encuentran inhabilitados o en proceso de inhabilitación con la Administración Pública, según los artículos N 100 y N 100 bis de la Ley de Contratación Administrativa ESPECIES FISCALES La oferta debe contener los siguientes timbres: a. Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica por un monto de (doscientos colones). b. Asociación Ciudad de las Niñas, por un monto de 5,00 (cinco colones). 11. CERTIFICACION DE LA CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL. Con sustento en lo dispuesto en el artículo 65 inciso c) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, los oferentes al momento de presentar sus ofertas deberán aportar: Certificación original con la que se demuestre que se encuentra al día en el pago de las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social, o bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas, así como también la certificación de FODESAF. En caso de que el oferente presente certificación de que no se encuentra inscrito como patrono ante la CCSS, y del objeto licitado se derive tal obligación, la Administración le solicitará explicación, la que en caso de resultar insatisfactoria de acuerdo a los lineamientos establecidos por la CCSS, provocará la exclusión del concurso y la denuncia ante las autoridades correspondientes de cobro de la CCSS. De conformidad con la normativa vigente sobre la materia, durante toda la ejecución del objeto contractual, la administración verificará que la empresa contratante se encuentre al día en el pago de sus obligaciones con la CCSS, para lo que podrá solicitar, que se le proporcionen las certificaciones correspondientes. 12. OFERTAS DE ORIGEN EXTRANJERO. El oferente podrá concurrir bajo cualquiera de las formas establecidas en el artículo 54 del Reglamento General de Contratación Administrativa. 5

6 6 13. CERTIFICADO DE ORIGEN. Si el suministro ofertado se encuentra bajo tratado comercial, la oferta deberá aportar certificado de origen o de producción, para ese bien específico. 14. LUGAR DE ENTREGA. Lo adjudicado se entregará en el Palacio Municipal, ubicado en Cartago Centro. No se aceptaran entregas parciales. 15. PLAZO DE ENTREGA. El plazo de entrega deberá establecerse de la siguiente forma: Para oferta en plaza, el plazo de entrega deberá señalarse a partir del día hábil siguiente de la entrega de la Orden de Compra. Para oferta de importación y/o producto exonerado el plazo de entrega deberá contener el siguiente desglose: 1. Plazo de entrega de los documentos de exoneración en la Proveeduría, después de recibir la Orden de Compra. 2. Plazo de entrega de lo adjudicado, después de recibir la exención de impuestos. 16. CLAUSULA PENAL Si existiera ejecución prematura o cumplimiento tardío en la prestación del objeto de esta licitación, de acuerdo con los términos de la oferta y el presente cartel, de conformidad con el artículo 50 del Reglamento o la Ley de Contratación Administrativa, la Municipalidad rebajará al adjudicatario, por cada día calendario de retraso una cantidad equivalente al 1% del valor total adjudicado hasta un máximo del 25%. Sin que esto impida, posteriores acciones legales de la Administración. 17. ELEGIBILIDAD DE OFERTAS Es elegible la oferta que se ajuste a las condiciones formales, legales, económicas y especificaciones técnicas del cartel, de tal manera que cualquier incumplimiento de orden significativo a éste, constituye motivo de exclusión de concurso. 18. OTROS Cualquier condición no prevista en el presente cartel, regirá conforme a lo dispuesto por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como la restante normativa aplicable a la materia. 6

7 Los potenciales oferentes podrán presentar objeciones o plantear las consultas al presente cartel dentro del primer tercio para el plazo de recepción de las ofertas, contados a partir del día siguiente de la publicación o invitación del presente concurso licitatorio. 19. ADJUDICACION La Municipalidad de Cartago tomará la decisión de adjudicación dentro de los 20 días hábiles posteriores a la apertura de las ofertas; prorrogables por 10 días hábiles adicionales si la Administración así lo requiere Para resultar adjudicatario, debe el oferente haber cumplido con lo dispuesto en la normativa vigente sobre Contratación Administrativa, haber cumplido con cada una de las Condiciones y Características solicitadas en el Cartel; así como de resultar su oferta como la mejor calificada La Adjudicación quedará en firme, transcurrido el plazo para la interposición de los recursos respectivos de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento a dicha ley En caso de presentarse Recurso en contra del acto de adjudicación, la Administración procederá a solicitar al apelante y al adjudicatario que prorroguen la vigencia de la oferta y de la garantía de participación, las cuales deberán ser otorgadas dentro del plazo perentorio que se les concede para la presentación de las mismas. 20. FORMALIZACION CONTRACTUAL. La ejecución contractual derivada de esta contratación, estará sujeta a la emisión previa de una Orden de Compra, que constituye el documento formal que emite la Municipalidad de Cartago suscrita por los funcionarios competentes y refrendo presupuestario correspondiente. Con base en el Reglamento de Refrendo de Contratos de la Contraloría General de la República, se debe suscribir un contrato entre las partes el cual será refrendado por el Órgano Contralor. El pago de los timbres podrá realizarlo mediante entero a favor del Gobierno de Costa Rica, presentando el original y una copia en el Departamento de Proveeduría según el proceso descrito. El proceso establecido para la formalización contractual es el siguiente: Primero: Adjudicación en firme. Segundo: Presentación de la garantía de cumplimiento. Tercero: Redacción de contrato por parte de la Municipalidad. Cuarto: Revisión y no objeción al contrato por parte del adjudicatario. Quinto: Firma de contrato entre las partes y presentación de especies fiscales. Sexto: Refrendo de contrato por Contraloría General de la República. * Sétimo: Entrega de Orden de Compra y contrato refrendado. El adjudicatario dispondrá de los siguientes plazos: 7

8 8 La revisión y no objeción de contrato deberá realizarla en un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a partir de la notificación respectiva. La firma del contrato y presentación de especies fiscales deberá realizarla en un plazo máximo de tres días hábiles siguientes a partir de la notificación respectiva. La empresa adjudicataria será responsable ante la Municipalidad por el correcto y oportuno cumplimiento del contrato suscrito, el cual no podrá ser cedido, traspasado o enajenado sin consentimiento previo y por escrito del Órgano Adjudicador. 21. NOTIFICACIONES. El oferente deberá indicar expresamente en su oferta, la persona y lugar responsable a quien notificar dentro del Área Metropolitana. 22. EL OFERENTE DEBERA DE PRESENTAR LAS FICHAS TÉCNICAS Y DOCUMENTOS QUE CERTIFIQUEN LA CALIDAD DE LOS EQUIPOS OFERTADOS; ASÍ COMO LA MARCA DE LOS MISMOS. PROYECTO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y OTRAS CONDICIONES La Municipalidad de Cartago promueve la contratación del Módulo de Administración y Control del Presupuesto, esto con el fin de planear, formular, gestionar, controlar, registrar e integrar eficientemente, el proceso desde la creación de catálogos e inclusión de presupuesto ordinario, hasta la liquidación del presupuesto institucional, donde todos los movimientos sean confiables e íntegros. Este módulo formará parte del Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) Objetivo General El objetivo de la presente contratación es contar con un sistema de información que permita a la Municipalidad de Cartago, planear, formular, gestionar, controlar, registrar e integrar eficientemente el proceso desde la creación de catálogos e inclusión de presupuesto ordinario, hasta la liquidación del presupuesto institucional, donde todos los movimientos sean confiables e íntegros. Este módulo formará parte del Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF) Objetivos Específicos Tener la capacidad de manejar los procesos de inclusión, movimientos, seguimiento y liquidación del presupuesto institucional, que llevan a cabo las instancias administrativas de la Municipalidad de Cartago Contar con la capacidad de administrar todo el proceso previo de formulación del presupuesto, para así lograr obtener como resultado el presupuesto definitivo a ser usado por la institución municipal. Lograr una administración total del presupuesto de forma íntegra, confiable y eficaz. Obtener de manera oportuna datos históricos que reflejen la información integra e inalterable como fueron registrados desde su inicio. Planear y formular objetivamente el presupuesto de la institución municipal. 8

9 9 2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD 2.1. Las empresas oferentes y ofertas deben cumplir con los siguientes requisitos: Presentación de la propuesta La Oferta deberá ir de acuerdo con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en este cartel, no se aceptaran ofertas parciales. Se deberá detallar el costo unitario y total de los bienes objeto de esta contratación, en números y en letras coincidentes, en caso de duda prevalecerá el precio cotizado en letras. El oferente deberá cotizar ítems completos y no parte de ellos. La solución se debe cotizar como un proyecto en la modalidad de LLAVE EN MANO. El oferente deberá crear una interfaz que permita brindar una solución flexible para conectar cualquier sistema de información a este módulo requerido en esta contratación Experiencia demostrada: Contar con más de 5 años de experiencia demostrada de ser implementador, en sistemas de control presupuestario del sector público costarricense. Para lo cual debe adjuntar cartas de referencias de proyectos que demuestren esta experiencia y casos de éxito vigentes. Contar con conocimiento comprobado en todo el producto Microsoft Dynamics y principalmente en el aspecto técnico de base de datos SQL Server, procesos de integración principalmente en Visual Studio.Net Experiencia del Equipo Profesional: El oferente deberá aportar prueba documental del grado académico y experiencia profesional de todo el personal que sería asignado al proyecto. El equipo de trabajo debe cumplir con los siguientes perfiles: Coordinador de proyecto: Grado Maestría o Licenciatura con énfasis en Sistemas de Información o Administración de Proyectos Informáticos. Destrezas en gerencias de al menos 5 proyectos formales. Un líder técnico: Experto en la solución ofertada. Grado de bachiller en Informática Experiencia a nivel técnico de al menos 3 proyectos formales. Analistas: Grado mínimo de Bachiller en Informática Experiencia en al menos 3 proyectos formales. De ser seleccionado como proveedor para las aplicaciones informáticas, deberá mantener este grupo de trabajo durante la ejecución del proyecto, en caso de cambios en el grupo, deberá tener la aprobación del coordinador Institucional del Proyecto, dicho personal deberá tener las calidades iguales o superiores a los asignados. 9

10 Metodología Implementación: El oferente deberá entregar a la Institución un documento que detalle la metodología de implementación que utiliza para el desarrollo e implantación de proyectos en Tecnología. El oferente deberá presentar un plan de trabajo detallado sobre la implementación del proyecto. El plan de trabajo debe contener: objetivos, alcances, análisis de riesgos y plan de mitigación, metodología de trabajo, actividades a realizar, recursos del Contratista y de la Municipalidad, organización, propuesta y un cronograma detallado del trabajo realizar, la definición de mecanismos o políticas de comunicación y control, y las políticas de aprobación de productos. Se debe indicar el tiempo máximo para el inicio de la implementación luego de haber recibido la orden de compra y el plazo requerido para completar el proyecto. La solución ofertada a implementar, deberá ser la última versión que este en el mercado, en este caso debe estar basada en lenguaje C# o Visual Basic de tecnología Visual Studio 2010.Net de Microsoft y su base de datos debe estar diseñada, normalizada e implementada en SQL Server 2008 Estándar o superior. La implementación deberá quedar instalada libre de errores y funcionando al 100% según lo solicitado en el cartel. Se deberá capacitar el personal usuario final y técnico que estarán a cargo de la operación del sistema. El modulo debe estar desarrollado en ambiente 100% web. 3. REQUERIMIENTOS DEL MODULO El modulo contratado deberá: Estar basado en base de datos sobre SQL Server 2008 Estándar o superior. Desarrollado en Visual Studio.Net 2010 con los lenguajes Visual Basic.Net ó C#.Net. Permitir crear el catálogo de ingresos y egresos que sea dinámico basado por periodos. El árbol de presupuesto o catalogo debe ser versátil, que permita agregar metas a cualquier programa en el momento que se necesiten, y a la vez asignarle las cuentas y las subcuentas necesarias; así como agregar cuentas a las metas existentes. El modulo debe permitir eliminar o desactivar las cuentas que no se utilicen en un periodo posterior. Debe poder ingresar el presupuesto con las cuentas del catálogo, para incluir los montos de cada partida presupuestaria. Debe permitir que los presupuestos se puedan administrar por periodo presupuestario anual, es decir se pueda trabajar en diferentes periodos aun cuando no hayan sido cerrados por estar en transición de un fin de año. Los movimientos en un periodo presupuestario deben ser totalmente independientes de otro periodo presupuestario y no generar ningún conflicto entre periodos, ya sea por diversos movimientos originados por el proceso o por afectaciones programadas al presupuesto de un periodo. Permitir múltiples movimientos entre partidas presupuestarias que sean controladas por usuarios debidamente autorizados que pertenezcan al área de planificación estratégica. El modulo debe permitir el registro y manejo de múltiples presupuestos extraordinarios y modificaciones de presupuesto. Se debe identificar claramente todos los movimientos de forma histórica y cronológica, generados a través de los diferentes tipos de presupuesto. 10

11 11 Homologar cuentas presupuestarias contra cuentas contables. El módulo debe estar integrado a los demás módulos que intervienen con la ejecución, registro, control del presupuesto y la emisión de informes de ejecución por parte de la Contabilidad municipal. En el proceso de la ejecución de presupuesto interviene Proveeduría, Tesorería, Almacén, Recursos Humanos, Contabilidad, Presupuesto y Área Tributaria entre otros. Debe permitir conforme al rol de acceso de un usuario y acorde al departamento que pertenezca, acceder a la información del árbol de presupuesto actualizado que debe al menos contener: las partidas presupuestarias, presupuesto asignado, ejecución del presupuesto y saldo disponible, a la fecha actual que tenga el servidor del directorio activo municipal y de igual manera habrá usuarios que tendrán acceso a toda la información del árbol de presupuesto. Emisión de informes de ejecución presupuestaria acorde con las necesidades del departamento de Contabilidad y que permita su elaboración sea mensual y trimestral. Preguntar a Contabilidad. Los informes de ejecución presupuestaria de los ingresos debe permitir el uso de cuentas desagregadas para efectos de control a lo interno de la municipalidad. Preguntar a Contabilidad. Los informes de ejecución presupuestaria de los EGRESOS deben mostrar el nombre de cada sección del programa I, así como el nombre de cada servicio (Programa II) y de cada uno de los proyectos (Programas III y IV). En el caso de los programas III y IV los proyectos deberán venir agrupados según la naturaleza de los proyectos de acuerdo a la estructura programática establecida. El modulo debe permitir el manejo simultaneo de diferentes tareas que van desde la carga del presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones hasta la ejecución del presupuesto. (Insertar una meta, cuenta o subcuenta) debe poder hacerse en cualquier momento haya o no usuarios trabajando en el Sistema Integral de Administración Financiera. La formulación y planeación de presupuesto debe basarse al menos en los informes de ejecución presupuestaria preparados por el departamento de Contabilidad, en el estudio integral del comportamiento de los ingresos, en la proyección de los ingresos para el ejercicio económico siguiente, en la liquidación presupuestaria, entre otros insumos. Diseñar presupuestos por múltiples niveles, donde se refleje claramente si se han conseguido los resultados previstos y a qué costo. (y que todo se administre de forma integrada, pero a su vez cuente con los diferenciadores entre presupuestos ordinarios y extraordinarios. Garantizar el uso adecuado de los recursos presupuestados para los programas y partidas presupuestarias. Procesar las solicitudes de bienes y servicios, permitir evaluar el contenido presupuestario y reserva del presupuesto. Generar los movimientos presupuestarios correspondientes. Controlar adecuadamente los aumentos y disminuciones del presupuesto y no provoque sobregiros o faltantes en ningún rubro. Contar con los diferentes reportes (pantalla, impresión, exportables) que permitan el seguimiento de la ejecución presupuestaria. Disponer de los reportes para entidades externas: Contraloría General de la República entre otras. Apoyar el proceso de Toma de Decisiones basado en información real y oportuna. El sistema debe contar con una amplia flexibilidad y capacidad de integralidad con otras aplicaciones existentes en la Municipalidad de Cartago, con las cuales deberá interactuar el modulo contratado. Permitir la emisión de solicitudes de compra de bienes y servicios que la Institución requiera en línea desde cada departamento o unidad. Dicha solicitud debe contener información tal como: fecha de la solicitud, requerido para (fecha esperada por el usuario para la adquisición del bien o servicio) y usuario que elabora y usuario que aprueba la solicitud. 11

12 12 Ofrecer una opción que permita dar la aprobación de las solicitudes de compra que se van a tramitar por parte de los usuarios a cargo. La solicitud de compra deberá siempre mostrarle al usuario el disponible presupuestario para el programa o programas a los cuales está adscrito y para la partida presupuestaria correspondiente al ítem de compra seleccionado. La solicitud de compra deberá permitir especificar al usuario los criterios de selección recomendados, los cuales deberán ser configurables. La solicitud de compra deberá permitir especificar al usuario la prioridad con la cual debe ser atendida por el departamento de Proveeduría. La solicitud de compra deberá permitir especificar al usuario establecer los requisitos de compra. La solicitud de compra deberá permitir especificar al usuario adjuntar archivos en formatos de pdf, imagen (jpg, png,gif u otros similares), word, excel. En la solicitud de compra se debe permitir especificar por parte del usuario, si el ítem requerido se puede agrupar con otros ítems iguales solicitados por otras unidades. La solicitud de compra debe permitir agregar observaciones por parte del usuario, relacionadas por el ítem. La solicitud de compra debe imprimirse en un formulario, en el cual se detalla la información de la misma, contenido presupuestario y espacios para aprobación. La solicitud de compra debe poder ser anulada en caso de ser requerido. Ofrecer una opción que permita verificar el contenido presupuestario de la solicitud de compra que se va a tramitar. Se debe proveer funcionalidad para que la solicitud de compra sea ingresada por los diferentes usuarios y pasar por un proceso de revisión como aprobación. Permitir el control del presupuesto por compañías, partida, grupo de subpartidas y subpartidas presupuestarias y no por cuenta contable. Por ello se debe tener claro que las diferentes partidas presupuestarias que se definan en el sistema se podrán asociar a una o varias cuentas contables definidas en el catálogo contable del sistema de contabilidad general o viceversa. Permitir la creación de presupuestos base cero, anteriores o apoyados en otros y la creación a través de lectura de archivos planos provenientes de hojas electrónicas, texto. Permitir el uso del periodo fiscal definido en el Sistema de Contabilidad General para calcular el año presupuestario. Permitir la ejecución del presupuesto a través de tres estados: Reservado, Comprometido y Ejecutado. La cuenta presupuestaria debe permitirse estructurarse en partida, grupo y subpartida. Debe permitir crear escenarios presupuestarios partiendo de un presupuesto anterior y que el usuario pueda excluir cuentas, indicar un cambio porcentual en el monto presupuestado ya sea de incremento o disminución. Permitir la emisión de reportes por cuenta presupuestaria y visualizar cada componente del grupo en forma individual. Permitir que durante la ejecución del presupuesto se valide automáticamente la disponibilidad del mismo y que de no haber contenido no se permita el registro de la transacción en el módulo que la genera. Proveer opciones que permitan registrar el presupuesto de gastos e ingresos de la Institución, dependiendo de los niveles de acceso que se otorguen a los usuarios para dicho fin, tomando en cuenta que exista una etapa previa de revisión antes de su aprobación. Permitir realizar la aprobación del presupuesto, considerando el balance entre el presupuesto de ingresos cuando así se requiera. 12

13 13 Permitir la realización de modificaciones al presupuesto y actualizar automáticamente el saldo disponible. Permitir el manejo de modificaciones para efecto de cambios en el contenido de las partidas presupuestarias. El usuario debe poder configurar los diferentes tipos de movimiento de modificación. Modificación Presupuestaria: El detalle del movimiento de modificación debe de permitir especificar diferentes cuentas presupuestarias y programas presupuestarios. Para todo movimiento de modificación se debe permitir: la aprobación, anulación y la impresión del formulario correspondiente. Presupuesto Extraordinario: Se debe permitir el registro del presupuesto extraordinario. Este proceso debe tener la opción de emitir un reporte que sirva como documento de respaldo de cada modificación y presupuesto extraordinario, y que pueda ser impreso a nivel de cuenta presupuestaria y a nivel de subpartida presupuestaria por programas. Permitir la transferencia electrónica de información presupuestaria, en archivos que puedan ser exportados y aceptados por los sistemas de información presupuestaria de la Contraloría General de la República o el Ministerio de Hacienda. Permitir el Cierre Anual bajo el esquema Sin Liquidación de Compromisos. Al 31 de diciembre del año en curso no deben de existir compromisos todo tiene que ser gasto real, a esta fecha no debe de existir compromisos o cuentas por pagar. Contemplar que durante el proceso Sin Liquidación de Compromisos el cierre anual debe validar en su ejecución que no existan reservas presupuestarias. También debe considerar que el superávit generado al final del periodo debe ser almacenado y podrá ser utilizado en la generación del presupuesto del año siguiente o en modificaciones. Facilitar información precisa para la formulación de propuestas de gasto, la cuales se deberán presentarse a la Dirección General de Presupuesto Nacional (DGPN), tomando en cuenta las modificaciones y revisiones de esta dirección. Debe permitir integrar los diferentes subsistemas y etapas del proceso presupuestario, facilitando al usuario el desarrollo de sus funciones y seguimiento de políticas, procedimientos y normas. Como apoyo a la estrategia para el logro de los objetivos institucionales. Ofrecer consultas que permitan visualizar el presupuesto por Unidad Operativa, partida y subpartida presupuestaria, pudiéndose observar en ellas el presupuesto original, los ajustes de presupuesto, el presupuesto ajustado, el presupuesto reservado, el presupuesto comprometido, el presupuesto gastado (mensual y acumulado) y el presupuesto disponible. Adicionalmente deberían permitir la visualización de los movimientos registrados y de los ajustes realizados al presupuesto. Ofrecer reportes que permitan el análisis de los ingresos y detallen información tal como: Ingresos Presupuestados. Ingresos alcanzados en años ya cerrados. Ingresos detallados del presupuesto: presupuestos extraordinario, total presupuestado, ejecutado trimestre I, ejecutado trimestre II, ejecutado trimestre III, ejecutado trimestre IV, total ejecutado, disponible y porcentaje ejecutado. Ingresos resumidos del presupuesto: total presupuestado, total ejecutado, disponible y porcentaje ejecutado. Ofrecer por programa reportes que permitan el análisis de los egresos y detallen información tal como: Egresos presupuestados Egresos presupuestados por salarios Egresos año anterior, proyectado actual y presupuestado para el año siguiente Egresos detallados del presupuesto para Ministerio de Hacienda 13

14 14 Egresos detallados del presupuesto para Contraloría General de la República por rango de fechas en miles de colones Egresos resumidos del presupuesto: total presupuestado, total ejecutado, disponible y porcentaje ejecutado. Los reportes emitidos deben estar acorde con las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República o el Ministerio de Hacienda. Ofrecer reportes para uso interno que permitan el análisis de los egresos y detallen información tal como: Egresos detallados del presupuesto por rango de fechas (unidades administrativas, consolidado, por fuente de ingreso y por programas ): cuenta de la subpartida, descripción cuenta, presupuesto inicial, modificaciones de presupuesto y presupuesto extraordinario, total presupuestado, gasto acumulado, ejecutado del mes, total gasto ejecutado, compromisos, disponible y porcentaje ejecutado. Egresos detallados del presupuesto por rango de fechas (unidades administrativas, consolidado y por programas): cuenta de la subpartida, descripción cuenta, presupuesto inicial, modificaciones de presupuesto y presupuesto extraordinario, total presupuestado, ejecutado trimestre I, ejecutado trimestre II, ejecutado trimestre III, ejecutado trimestre IV, total ejecutado, compromisos, disponible y porcentaje ejecutado. Informe de ejecución presupuestaria de ingresos mensual en donde se indique código, clasificación por Objeto ingreso, presupuesto Ordinario, presupuesto extraordinario, total presupuesto, Ingresos acumulados, ingreso del mes, Total de ingresos, por ingresar Proveer informes presupuestarios donde se pueda analizar el total del presupuesto por partida, grupo de subpartidas y subpartida, versus la ejecución del mismo. Ofrecer un reporte que detalle todos los tipos de modificaciones presupuestarias y presupuestos extraordinarios que han afectado el presupuesto. Proveer informes que analicen la información por fondo específico, tanto para uso interno de la Institución como para uso externo. Proveer informe Resumen de ingresos recibidos y egresos ejecutados, mensualmente, (totalizado) en donde se indiquen los ingresos por subcuentas y egresos por partidas en donde se incluyan las siguientes columnas: nombre de la cuenta de ingresos o nombre de la partida de egresos, Presupuesto total (presupuesto ordinario, extraordinario), Ingreso Real (ingreso acumulado, ingreso del mes), % ingresado (para ingresos) y % ejecutado para los egresos. Totalizando las columnas por ingreso y egresos, indicando al final el total de ingreso real, el egreso real y el saldo disponible y su porcentaje. Proveer reporte, indicando la subpartida con los movimientos de acuerdo a un rango de fechas (tipo movimiento, número de movimiento, detalle del movimiento, fecha, monto). Proveer informe de la ejecución presupuestaria de ingresos de acuerdo a un rango de fechas, en donde se indique código, clasificación x Objeto ingreso, presupuesto Ordinario, presupuesto extraordinario, total presupuesto, Ingresos acumulados, ingreso del trimestre, total de ingresos por ingresar. El sistema deberá proveer mecanismo de carga automática del presupuesto anual. Reporte de liquidación presupuestaria anual. El sistema ofrecido debe poder emitir al menos los siguientes reportes: Reporte Detalle de Modificaciones Presupuestaria Reporte de presupuesto disponible (Clases de partidas presupuestarias) Reporte informe ejecución presupuestaria Reporte informe ejecución presupuestaria de ingresos Reporte Estado de Ingresos versus Gastos 14

15 15 Reporte liquidación presupuesto Reporte mayor general presupuestario Reporte mayor presupuesto por programa/sub programa Reporte mayor presupuesto por cuenta Reporte de modificaciones Reporte de modificaciones (Por identificador de modificación) Reporte de movimientos de presupuesto Reporte de movimientos de ejecución Reporte de movimientos de presupuesto (Histórico) Reporte de presupuesto disponible Reporte de presupuesto disponible( Partidas presupuestarias ) Reporte informe ejecución presupuestaria Reporte de modificaciones Reporte de modificaciones (Por identificador de modificación) Reporte de movimientos de ejecución Reporte de movimientos de presupuesto Reporte de presupuesto disponible ( Partidas presupuestarias ) Reporte de presupuesto disponible. Reporte de traslado de ingresos. Integración Microsoft DYNAMICS GP 2013: Se debe considerar o entender que se requiere una integración entre el ERP Microsoft Dynamics GP 2013 y el sistema de Presupuesto de una forma lo más transparente, segura, confiable y garantizándose que no genere riesgos o problemas en la información que se registre en el Microsoft Dynamics GP El oferente deberá brindar garantía de una integración completa de ambos sistemas. Integración con otros sistemas: El sistema debe proveer un mecanismo de integración para que otros sistemas que requieran generar movimientos al presupuesto, puedan hacerlo utilizando el modelo de integración provisto. El modelo de integración debe ser realizado por medio de WebServices y este servicio de integración debe proveer al menos los siguientes servicios: Estados Tipo Pendiente Aplicado Ejecutado Anulado Reservas Compromisos Ejecución Reversión ejecución 15

16 16 4. REQUERIMIENTOS POST IMPLEMENTACIÓN 4.1. Documentación: El adjudicatario debe entregar la documentación del módulo: debe considerar Manual de Usuario y Manual Técnico cada uno debidamente detallado de todo el producto y configuraciones externas efectuadas para implementar el producto. La documentación debe ser suministrada a la Institución en medios impresos y en medios magnéticos Código Fuente y componentes El adjudicatario deberá entregar los códigos fuente, todos los componentes usados para el desarrollo e implementación, así como los instaladores del módulo contratado Integración con otros módulos: compatibilidad con otros sistemas de información. El adjudicatario deberá presentar una solución flexible que permita integrarse a otros sistemas de información y principalmente en primera instancia integrarse al Microsoft Dynamics GP Plazo de ejecución del contrato: El plazo máximo de entrega que acepta la Administración será de 6 meses, a partir de fecha de la Orden de inicio, la cual será emitida por el Área de Tecnologías de la Información y Comunicación Características Generales del Sistema La oferta debe cumplir con las siguientes características como mínimo. Multicompañía: Posibilidad de crear múltiples compañías asumiendo la instalación de la aplicación en un servidor. Ambiente 100% web. Control de acceso por medio de usuarios, que permite establecer las jerarquías de acceso a las diferentes opciones de la aplicación, en función de los permisos definidos para cada usuario. La solución ofrecida debe ser totalmente parametrizable de manera tal, que todos los catálogos y listas de valores solicitadas en la aplicación sean de fácil mantenimiento. Acceso a información histórica mediante reportes y consultas flexibles. Mantener registros de auditoría indicando la fecha y el usuario de cada transacción Debe administrar adecuadamente los presupuestos por separado de cada periodo. Debe administrar el presupuesto de aquellos proyectos que su plazo sea mayor a la fecha final o de expiración de un presupuesto definido. Los sistemas ofertados deben tener la capacidad de operar en ambiente de Red y bajo bases de datos SQL SERVER 2008 o superior. El sistema ofertado deben cumplir con estrictas normas de seguridad, eficiencia y eficacia y que puedan autenticarse con seguridad de dominios de red y en este caso con el existente actualmente en la municipalidad. 16

17 17 El sistema ofertado deben contar con manuales técnicos y manuales de usuario en idioma español, los cuales deben ser suministrados a la Institución en medios impresos y en medios magnéticos. El sistema ofertado debe contar con ayudas en línea. El sistema ofertado debe ser totalmente modulares, con interacción total entre los diferentes módulos y funcionar bajo controles y procesos informáticos totalmente parametrizables. Los sistemas deben trabajar con dos decimales para el registro de las transacciones. El oferente deberá garantizar que los sistemas ofertados sean funcionales bajo la plataforma de servidores y el motor de Bases de datos existente en la Institución. El oferente deberá entregar una recomendación y dimensionamiento sobre las características mínimas del hardware requerido, por los usuarios de los sistemas y los servidores principales (al menos: velocidad de procesador, memoria, espacio en disco y resolución de monitores) y la compatibilidad de todo el sistema de convivir en servidores que contengan otros servicios o Sistemas de Información. El oferente deberá entregar a la Institución un documento que detalle la metodología de implementación que utiliza para el desarrollo e implantación de proyectos informáticos. El sistema ofertado deben contemplar la utilización de acceso seguro que permita a los usuarios seleccionar la empresa específica en el que se va a trabajar. Por consiguiente la aplicación debe permitir la configuración de usuarios para el otorgamiento de permisos de acceso a cada uno de los módulos en los sistemas y compañías, a través de un módulo de seguridad. El sistema debe contar con bitácoras de auditoría detalladas de los diferentes movimientos que se realicen en el sistema identificado por usuario, fechahora, y demás datos afectados en el sistema. 5. SOPORTE AL MODULO El soporte relacionado a este proyecto (post-producción) incluye: Instalación física de las actualizaciones del producto. Derecho a recibir sin costo adicional las versiones de mantenimiento normal y versiones mayores de los productos objeto del presente contrato durante la vigencia de este contrato. Instalación de cambios de versiones de mantenimiento normal y versiones mayores durante la vigencia del presente contrato. El tiempo de respuesta del oferente del soporte contenido en el contrato debe ser de máximo 6 horas hábiles, al momento de ser enviado el comunicado por vía correo o protocolo de atención definido por el proveedor u oferente para atender incidentes del producto Infraestructura para la instalación de la solución La solución se instalara en ambiente Microsoft Windows Server 2008 R2 Estándar o superior, las licencias serán proveídas por la Municipalidad. Las Bases de Datos se instalaran en ambiente Microsoft SQL Server 2008 R2 Estándar o superior, las licencias serán proveídas por la Municipalidad. FORMA DE PAGO 17

18 18 El pago se efectuará en tres (3) tractos y de acuerdo con la siguiente tabla de pagos. EVALUACIÓN % Pago Etapa Productos 30% Fase 1 Contra la instalación 30% Fase 2 Pruebas de aceptación a satisfacción por Municipalidad 40% Fase 2 Sistema en producción Factor Puntos A Factor Precio 40% B Experiencia 40% C Soporte contenido en contrato 15% D Soporte post contrato como valor agregado 5% Total 100% A- Factor Precio 40% Se otorgará un 40% al proveedor con menor precio y se calificara utilizando la siguiente fórmula matemática: % obtenido = Monto de la oferta de menor precio X 40% Monto ofrecido por la oferta a calificar B- EXPERIENCIA 40% Para la evaluación de este factor se tomará en cuenta, la experiencia del oferente en la implementación de la solución ofrecida y para lo cual, deberá aportar cartas de referencia de clientes que lo certifiquen: Cartas de Referencia Porcentaje a evaluar % Más de 6 cartas 40% Más de 4 a menos de 6 20% De 1 a menos de 4 5% C- Soporte contenido en contrato 15% Para la evaluación de este factor se tomará en cuenta el plan de Soporte se evaluara de la siguiente manera: Se otorgará un puntaje de 15% al oferente con el mejor plan de soporte sobre la solución de acuerdo con el siguiente criterio: Menos de 1 año 2% 18

19 19 Entre 1 y 2 años 7% Más de dos años 15% D- Soporte post contrato como valor agregado 5% Para la evaluación de este factor se tomará en cuenta el plan de soporte post contrato y se evaluara de la siguiente manera: Se otorgará un puntaje de 5% al oferente con el mejor plan de soporte sobre la solución de acuerdo con el siguiente criterio: Menos de 1 año 2% Más de un año 5% Criterios de Desempate: En caso de presentarse empate en la calificación se utilizará como criterio para el desempate, los siguientes elementos en su orden: Años de experiencia del Equipo Profesional en implementaciones similares. De continuar el empate lo decidirá la suerte Cartago, 14 de Noviembre del Guillermo Coronado Vargas Jefe de Proveeduría 19

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