CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN TOTAL DE ARCHIVOS ACTUALIZADO A JUNIO 2012

Transcripción

1 COMITÉ DE INFORMACIÓN ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS Instrucciones En cinco años Más de cinco años Establecimiento de criterios específicos para procedimientos y organización de archivos Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta acción 100% SEPT. En septiembre de 2004 se elaboró el Instructivo para la Organización, Conservación y Transferencia de los archivos que dieron origen a los Criterios Específicos de Organización y Conservación de los Archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica aprobados por el Comité de Información en noviembre de Establecimiento de un programa de capacitación y asesoría archivística Indicar el número de servidores públicos que se ha capacitado y los que se programa capacitar personas capacitadas Fomentar la en y 352 en 2011 Transparencia sobre normatividad y y el Acceso a la gestión archivística por el Información Coordinador y Pública Responsable de los Gubernamental Archivos de Concentración y continuar con e Histórico la organización y conservación de los archivos Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos Describir brevemente las aplicaciones que se van a desarrollar en cada año. Adquirir programa automatizado de desarrollo del Módulo de Gestión Archivística. Actualización de la funcionalidad del Módulo de Gestión Archivística. Registro de expedientes en el Módulo de Gestión Archivística del SIGDO Diseño de formatos para inventarios de archivos Indicar Sí o No en cuanto a la realización del diseño de formatos SI 100% Actualización de los reportes de transferencia primaria. Se están aplicando los formatos para los inventarios de las transferencias primarias a través del Módulo de Gestión Archivística del SIGDO

2 ARCHIVOS DE TRÁMITE Instrucciones En cinco años Más de cinco años Incorporación de procedimientos de archivo de trámite en manual de procedimientos. Indicar el mes del año en que se llevará a cabo. En diciembre se inició la elaboración del procedimiento de transferencias primarias de expedientes El procedimiento de transferencias primarias de expedientes se envió a la Subgerencia de Organización y Procesos para su registro ante las instancias correspondientes de Pemex. Se está aplicando el procedimiento de transferencias primarias a través del Módulo de Gestión Archivística del SIGDO (actividad ) Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios. Indicar el porcentaje de unidades administrativas en que se implementará esta acción. Adquirir programa automatizado de control de gestión. 100% ( desarrollo) Con la aplicación del Sistema de Administración de Correspondencia se cumple con los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, en cuanto a los elementos de descripción obligatorios. actividad Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas, incluyendo la correccion de las mismas a traves de la aplicación del sistema SIGDO. Indicar el porcentaje en que se programa efectuar esta acción. El 1 de enero del 2005 debe iniciar el inventario por expedientes. Las portadas serán reemplazadas con la aplicación del módulo de gestión archivística. 30% 30% 40% Elaboración de Inventario documental de expedientes, mismos que se encuentran actualmente bajo custodia del archivo de trámite. Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo esta acción. 20% 30% 50%

3 Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). Indicar el porcentaje de recursos con que cuentan las unidades administrativas en que se ha implementado esta acción. 20% Se adquirió y se instaló Las Unidades Administrativas estantería modular para la solicitaron a la Gerencia de Recursos conservación de los Materiales sus requerimientos de archivos de las Unidades espacio para la guarda y custodia de Administrativas de PGPB sus expedientes en el archivo de localizadas en el edificio B- trámite. 1 del Centro Admvo de Pemex 80% Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y Indicar las etapas de la implementación de esta acción. Con la adquisición del Módulo de Gestión Archivística que forma parte del Sistema Integral de Gestión Documental, qudan establecidos los desarrollo del módulo de mecanismos que garantizan la integridad, autenticidad y

4 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Instrucciones En cinco años Más de cinco años Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes. Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta acción. DIC 100% Se está aplicando el procedimiento de Con la implementación del transferencias primarias a procedimiento de transferencia través del Módulo de primaria de expedientes y el Gestión Archivística del préstamo de los mismos, a través del SIGDO. Del año 2008 a Módulo de Gestión Archivística, se junio 2012 se recibieron en controla tanto expedientes que el Archivo de ingresan al Archivo de Concentración de PGPB Concentración, como el préstamos 1,463 cajas archiveros de de ellos. cartón con un grupo total de 11,147 expedientes Elaboración de inventarios de los archivos generados y producidos antes del 12 de junio del 2003 y depuración de los mismos por las Unidades Administrativas. Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta acción. 10% 40% 50% Promoción y dictamen de disposición documental. Anotar el número de procesos efectuados por año. Rescate y transferencias documentales al archivo histórico. Anotar el número de procesos efectuados por año. Organización de archivos que están en custodia. Anotar en número de archivos organizados. Mantener organizados los expedientes que se reciban en al Archivo de Concentración a través de las transferencias primarias Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración. Indicar las etapas en que se implentará esta acción. desarrollo del módulo de Con la implantación del Módulo de Gestión Archivística quedan establecidos los mecanismos automatizados para el contro de los archivos. Con dicho módulo se pueden catalogar y clasificar los expedientes por serie documental.

5 Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). Indicar las etapas en que se implentará esta acción. Se presentó a la Subdirección de Administración y Finanzas la Propuesta de la Desconcentración del Archivo de Concentración de PGPB para la recepción y almacenamiento de expedientes para asegurar su conservación y custodia. Autorización para la puesta en marcha El CPG Nuevo Pemex en Villahermosa, Tabasco, cedió un espacio, en una nave industrial de 1200 m2, para la recepción y custodia de archivos de las oficinas y complejos de la zona sur del país Actualización x Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y Indicar las etapas en que se implentará esta acción. Con la adquisición del Módulo de Gestión Archivística que forma parte del Sistema Integral de Gestión Documental, quedan establecidos los desarrollo del módulo de mecanismos que garantizan la integridad, autenticidad y

6 ARCHIVO HISTÓRICO Instrucciones En cinco años Más de cinco años Determinar los mecanismos para la valoración, recepción, manejo concervación y control de archivos con valor histórico indicar las etapas de la implementación de esta acción x *Organización de archivos históricos. *Elaboración de instrumentos de consulta. *Establecimiento de programas de conservación. *Establecimiento de programas de difusión. Señalar los porcentajes en que se realizará esta acción. Señalar los porcentajes en que se realizará esta acción. Señalar en qué año(s) se programa esta acción. Señalar en qué año se programa esta acción. *Estas actividades se realizarán una vez que se integre el Archivo Histórico de PGPB jun-12