CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN TOTAL DE ARCHIVOS

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1 ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS Instrucciones Elaborar, en coordinación con los responsables de los archivos de trámite, de concentración y, en su caso, histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico Actualizar los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos Establecimiento de un programa de capacitación y asesoría archivística. Indicar el número de servidores públicos que se ha capacitado y los que se programa capacitar. Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos. Coordinarse con el área de Tecnologías de la Información para la actualización de la versión del Módulo de Gestión Archivística. Actualización de la versión del Módulo de Gestión Archivística e identificación de requerimientos. Actualización. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente. Coordinar con el Archivo de Concentración, los Archivos de Trámite y los Propietarios de las series documentales en la prevaloración de los expedientes para Transferencia Secundaria o baja documental. Elaboración del Convenio para la Transferencia de los expedientes con valor histórico al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Elaboración del Convenio. 100% Transferencia Secundaria de expedientes al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

2 ARCHIVOS DE TRÁMITE Instrucciones Clasificar y describir de manera específica los expedientes de archivo en el Módulo de Gestión Archivística. Registro de expedientes en el Módulo de Gestión Archivística e impresión de las portadas y colocación de las mismas en los expedientes. Elaborar inventario documental de expedientes, mismos que se encuentran actualmente bajo custodia del archivo de trámite. Actualizar el Inventario General de Expedientes por serie documental. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Organizar y conservar los expedientes en los Sistemas de anaqueles de alta densidad de las Unidades Administrativas Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general. Actualizar los Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos y a los Titulares de las Unidades Administrativas, Responsables de Archivo de Trámite y Propietarios de Series Documentales. Préstamo y control de expedientes en el Archivo de Trámite. Préstamo de expedientes mediante el vale correspondiente y bitacora de los expedientes clasificados como reservados y confidenciales.

3 Transferencia Primaria de expedientes del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental. Identificar y transferir los expedientes del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración, mediante el Software de Records Manager Explorer. Cotejar los expedientes transferidos del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración. Cotejar conjuntamente con el Archivo de Concentración los Inventarios de Transferencias Primarias de los expedientes transferidos del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración.

4 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Instrucciones Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental Organizar, conservar y custodiar los expedientes hasta que cumplen con su vigencia documental. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria. Realizar la prevaloración de los expedientes para Transferencia Secundaria o baja documental. Recepción de archivos semiactivos. Recibir los expedientes transferidos del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración y cotejar conjuntamente con los Responsables de Archivo de Trámite los Inventarios de las Transferencias Primarias. Préstamo de expedientes semiactivos a las Unidades Administrativas. Préstamo de expedientes mediante el vale correspondiente. Elaboración de inventarios de los archivos generados y producidos antes del 12 de junio del 2003 y depuración de los mismos por las Unidades Administrativas. Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta acción. 100% Actualizar el mapa topográfico del Archivo de Concentración. Actualizar el inventario de cajas del Archivo de Concentración. Instrumentar mecanismos automatizados para el control del Archivos de Concentración. Asignar las cajas virtuales para las Transferencias Primarias en el Módulo de Gestión Archivística. Establecer recursos materiales y

5 Establecer recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos de las áreas foráneas de PGPB. CALENDARIO INSTITUCIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN TOTAL DE ARCHIVOS Indicar las etapas en que se implentará esta acción. 20% 30%

6 ARCHIVO HISTÓRICO Instrucciones Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico. Indicar las etapas de la implementación de esta acción.

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