CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCE PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO
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- Vicenta Soler Tebar
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1 CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCE PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Objetivo general Informar sobre los avances señalados en el numeral séptimo transitorio de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración publica federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004
2 MODULO I COMITÉ DE INFORMACIÓN ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS En cinco años Registros de coordinadores de archivos. NO NO NO NO Establecer procedimientos y métodos administrativos orientados a la economía y eficiencia del manejo documental tanto en actividades destinadas a la conservación, uso, localización, Transferencia, selección y destino final de los documentos. Establecimiento de criterios específicos para procedimientos y organización de archivos. NO NO NO NO Febrero Establecimiento de un programa de capacitación y asesoría archivística Capacitación Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos. NO NO NO NO Inventarios Mantenimiento, Seguimiento y Elaboración del: Cuadro de clasificación de archivos. Elaboración del: Catalogo de disposición documental. Diseño de formatos para inventarios de archivos. Diseño e integración de la Guía simple de archivos. 100% 100% 100% 30%
3 MODULO 2 ARCHIVOS DE TRAMITE En cinco años Designación del responsable(s) del archivo de trámite. 100% 100% 100% 100% Administrar expedientes activos. Establecer mecanismos de control ágil y eficiente. Seguimiento, recuperación, organización y conservación de los documentos de archivo. Incorporación de procedimientos de archivo de trámite en manual de procedimientos Enero Seguimiento Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios. 0% 0% 0% 0% Control Clasificación y descripción de expedientes de archivos en caratulas 0% 0% 0% 0% Control Elaboración de inventario documental. 0% 0% 0% 0% Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos de archivos, (mobiliario espacios y medidas de seguridad). Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. 50% 50% 50% 50% 100% Acondicionamiento 0% 0% 0% 0% Revisar normatividad actual
4 MODULO 3 ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN En cinco años Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes. Marzo Revisar Establecimiento de sistemas para el control del préstamo de expedientes. 100% 100% 100% 100% Actualizar Revisar Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el acervo de concentración. 90% 90% 90% 90% 100% Promoción y dictamen de disposición documental. 0% 0% 0% 0% 100% Rescate y transferencias documentales al archivo histórico. 0% 0% 0% 0% 100% de los plazos de conservación Seguir las indicaciones del catalogo de disposición documental Organización de archivos que están en custodia Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos, (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. 0% 0% 0% 0% 100% Diciembre % Junio Acondicionamiento Revisar normatividad actual
5 MODULO 4 ARCHIVOS HISTÓRICOS En cinco años Recepción de archivos con valor histórico. Crear Unidad de Archivo Histórico Actualizar Organización de archivos históricos. 0% 0% 0% 0% 50% Actualizar Elaboración de instrumentos de consulta. 0% 0% 0% 0% 50% Actualizar Establecimiento de sistema para el servicio de consulta del acervo documental Actualizar Establecimiento de programas de conservación Actualizar Establecimiento de programas de difusión Actualizar
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