Técnicas de planeación y control

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1 Técnicas de planeación y control

2 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 1 Sesión No. 11 Nombre: Sistemas de control administrativo Contextualización Los sistemas de control administrativo son técnicas que permiten recaudar información de la organización para posteriormente tomar decisiones sobre planeación y control, para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar la eficacia y eficiencia de la organización. En esta semana analizaremos la importancia del control administrativo dentro de la organización, sus objetivos y las etapas para su diseño.

3 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 2 Introducción al Tema Antes de iniciar con los sistemas de control administrativo, analizaremos la definición de control. De acuerdo con el Diccionario de Economía (2006), el control es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos. Profundizando aún más en el control, analizaremos la definición de control contable. El Diccionario de Economía (2006) lo especifica como procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en la contabilidad de éstas; se ejerce tomando como base las cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad. También menciona que son técnicas utilizadas para que al efectuar las tareas de procesamiento y verificación de las transacciones se salvaguarden los activos y se constate que los registros financieros y presupuestarios estén respaldados con la respectiva documentación comprobatoria.

4 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 3 Explicación Sistemas de control administrativo El proceso administrativo se organiza por medio de un sistema de control interno, éste se refiere al conjunto de métodos y procedimientos coordinados que adoptan las dependencias y entidades para salvaguardar sus recursos, verificar la veracidad de la información financiera y promover la eficiencia de operación y el cumplimiento de las políticas establecidas. De acuerdo con Víctor Mendívil, en su libro Elementos de auditoría (2002), menciona que los objetivos fundamentales del sistema de control son: Protección de los activos de la empresa. Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. Promoción de eficiencia y eficacia en la operación. Cuál crees que es la función de los sistemas de control en una organización? Naturaleza e importancia del control administrativo Horngren, Foster y Datar (2007), definen al sistema de control administrativo como un medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar las decisiones de planeación y de control dentro de una organización y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados. De acuerdo con Richard Daft (2007), los sistemas de control administrativo se definen como las rutinas formales, los reportes y los procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales. La información del sistema de control administrativo presenta las siguientes perspectivas:

5 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 4 Perspectiva financiera Perspectiva del cliente Perspectiva de procesos internos Perspectiva de aprendizaje y crecimiento Los sistemas de control administrativos se componen de sistemas formales e informales. Los sistemas formales incluyen reglas explícitas, procedimientos, medidas de desempeño y planes incentivos que guían el comportamiento de los gerentes y empleados.3 Éstos comprenden a su vez otros sistemas, como el sistema. Podrías hacer tu propia definición de sistemas de control administrativos? Objetivos del control administrativo A continuación vamos a detallar los objetivos del control administrativo en tres categorías: operaciones, información financiera y cumplimiento. Objetivos de las operaciones Los objetivos de control en las operaciones permiten la utilización eficaz y eficiente de los recursos que utiliza la organización. Éstos deben ser coherentes y realistas, ya que a partir de éstos se definen las estrategias y se asignan los recursos. Los objetivos operacionales no siempre dependen totalmente de la organización, en algunas ocasiones se complica prevenir sucesos externos que atrasan el logro de las metas operativas.

6 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 5 Objetivos relacionados con la información financiera Éstos se refieren a la preparación de estados financieros confiables, importantes para las relaciones con el exterior, además de ser una herramienta para la gestión interna y para la toma de decisiones. Contar con suficiente información, resumida y clasificada de forma adecuada y conveniente. Presentar los hechos económicos que reflejen la situación financiera, los resultados de las operaciones, los flujos de orígenes y aplicaciones de recursos en forma apropiada y razonable. Objetivos de cumplimiento Se refieren al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organización que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como la normativa civil, laboral, financiera, medio ambiental, de seguridad, etcétera. Etapas para diseñar un control administrativo Para diseñar un sistema de control administrativo que cubra las necesidades de la organización, los administradores necesitan identificar centros de responsabilidad, desarrollar menciones del desempeño, establecer una estructura de vigilancia y generación de informes, ponderar costos y beneficios, y dar la motivación para tener congruencia entre las metas y el esfuerzo de los trabajadores.

7 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 6 Conclusión El control administrativo permite tener en consideración varias características importante que controlan o manejan la administración de una presupuesto, de una empresa, de un equipo de trabajo, es decir, siempre se deben considerar los elementos básicos de cualquier medio a administrar. Es importante tener presentes los siguientes elementos pues ayudan a medir el objetivo y definirlo de una mejor manera sin tener un problema mayor a futuro. Perspectiva financiera Perspectiva del cliente Perspectiva de procesos internos Perspectiva de aprendizaje y crecimiento Si se decide no tomar en cuenta los elementos anteriores es muy probable que el proyecto en el cual se trabaje fracase y este forzado a iniciar desde el principio.

8 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 7 Para aprender más Las etapas para diseñar un sistema de control administrativo son las siguientes: Definición de los resultados. Determinación de las predicciones que guiarán hacia los resultados deseados. Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados deseados. Especificación del flujo de la información. Evaluación y aplicación de la acción correctiva. El control administrativo es un esfuerzo sistemático que establece normas de desempeño con objetivos de planificación para diseñar sistemas de información, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar las desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar medidas que garanticen que los recursos se utilicen de forma eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos de la organización. Son cuatro los pasos en los que se divide el proceso de control: Establecer normas y métodos para medir el rendimiento. Medir los resultados. Tomar medidas correctivas. Retroalimentación.

9 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un cuadro sinóptico donde expliques el significado de los Sistemas de control administrativo. Puedes realizarlo en cualquier programa, al final tendrás que guardarlo como imagen en formato JPG, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura. Esta actividad equivale al 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Resumen Representación gráfica 3 puntos 7 puntos 10 puntos 2 puntos 30 puntos 48 puntos

10 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL 9 Bibliografía Daft, R. (2007). Teoría y diseño organizacional. México: Cengage Learning. Hansen, D. y Mowen, M. (2003). Administración de costos. Contabilidad y control. México: Thomson. Hernández, G. (2006). Diccionario de Economía. Colombia: Universidad Cooperativa de Colombia. Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. México: Pearson Prentice Hall. Horngren, C. y Sundem G. (2001). Introducción a la Contabilidad Administrativa. México: Prentice Hall. Mendívil, V. (2002). Elementos de auditoría administrativa. México: Cengage Learning Editores. Santillana, J. (2003). Establecimiento de sistemas de control interno. La función de contraloría. México: Cengage Learning.