EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO

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1 CAPÍTULO 7 EL ALMACÉN DE MANTENIMIENTO Generalidades El almacén de repuestos, suministros y artículos generales de ferretería destinados a Mantenimiento, constituye uno de los medios más importantes del área. Se considera importante, pues debe poder abastecer a los Talleres y Gremios con la menor demora posible; por otra parte, sus existencias deben mantenerse a un nivel económico. Luego, el almacén destinado a Mantenimiento, debe mantener sus existencias dentro de un equilibrio entre ambos límites. Entonces podría preguntarse: habrá dos almacenes? Puede ser que sea conveniente tener separados el ALMACÉN CENTRAL de aquél destinado al Mantenimiento. Esta división podría presentar algunas ventajas, que son las siguientes: rápido acceso (cercanía) del personal de Mantenimiento y de los Talleres; menos trámites administrativos. En cambio se pueden citar estas desventajas: descentralización administrativa, lo que implica una duplicación de controles posteriores; quizá mayor espacio necesario destinado a almacenajes y duplicación de equipos de movimiento; más personal. Sin duda que es más conveniente tener un solo almacén, pero la experiencia indica que los requerimientos de las obras nuevas, obras de mejoras, el mantenimiento diario y las grandes paradas de equipos e instalaciones operativas exigen tener un almacén ordenado y dispuesto administrativa y físicamente (en uno o varios lugares de la fábrica o planta) de tal forma de satisfacer eficientemente esos requerimientos del área de Mantenimiento. Por tal razón, en muchas firmas, el almacén general está separado del almacén destinado a los fines anteriormente citados, especialmente en los casos que existan varias plantas separadas entre sí por alguna distancia considerable. En estos momentos, el almacén ha dejado de ser "un simple lugar para guardar cosas nuevas y usadas", sino que debe considerarse una verdadera área de gestión que debe manejarse como tal. Es decir, que puede llegar a constituirse, por una mala administración de las existencias, en un área que provoque serias pérdidas. Y éstos serían los principales motivos de mala administración de los almacenes: existencias en exceso: en este caso se produce una sobreinversión y la consecuente carga financiera, a lo que hay que agregar la desvalorización de existencias por obsolescencia tecnológica y envejecimiento; existencias en defecto: esto afecta a los programas de obras y de mantenimiento, provocando, muchas veces, altos montos por lucro cesante. Las existencias El nivel de existencias del almacén se compone de elementos que se pueden agrupar en seis grandes conceptos: a) ferretería: son todos los elementos de uso general, cuya aplicación no sólo se dirige al trabajo en sí mismo, sino también en tareas auxiliares y complementarias (tornillos, sogas, alambres, clavos, pinturería, etc.); -44-

2 b) suministros: se consideran, como tales, a todos aquellos elementos que se aplican en forma directa, pero generalizada, a todos los trabajos (combustibles, solventes, lubricantes, barras de ferrosos, caños y valvulería, bujes, chapas y planchas, etc.); c) repuestos universales: son todos aquellos elementos de recambio que pueden aplicarse a todo tipo de maquinaria o equipo (rulemanes, sellos, juntas, crapodinas, etc.); d) repuestos específicos: son elementos de diseño, tal que no pueden ser reemplazados por repuestos universales o suministros. Su provisión está a cargo del fabricante original o por determinados proveedores; e) repuestos comunes: son repuestos específicos o suministros que pueden ser intercambiados entre equipos iguales o similares (motores eléctricos, reductores de velocidad, acoplamientos, etc.); f) conjuntos: el almacén guarda también una serie de conjuntos armados, componentes de equipos. Estos conjuntos, para reponer, pueden ser nuevos o reacondicionados en los talleres propios o de terceros. Clasificación selectiva de las existencias Para efectos de planeamiento y control se considera conveniente clasificar selectivamente los artículos que se deben mantener en inventario, en dos grupos: Clase "A": MATERIALES DE ELEVADO PRECIO UNITARIO, ALTO VALOR DE CONSUMO Y ALTO GRADO DE CRITICIDAD. En la categoría "A" se tendrá un número limitado de artículos que representan un alto porcentaje de inversión y consumo. El control sobre estos materiales será estricto en cuanto a la determinación de las existencias, actividades económicas de compras y/o fabricación y posibilidad de obsolescencia. Para cada uno de estos materiales se llevará una tarjeta de registro perpetuo de inventarios y su retiro de almacenes se hará mediante vales de pedido. Clase "C": TODOS LOS DEMÁS El control sobre los materiales, clase "C'"', será únicamente físico, ya que por su reducido valor no afectan mayormente la inversión. Aunque a este tipo de materiales no se les lleva registros perpetuos de inventario, para su retiro de almacén se utilizarán vales de pedido. El inventario de los materiales, clase "C", estará formado por: 1) las existencias de consumo normal; 2) existencia de reserva o inventario de punto de pedido, que será igual al consumo en el tiempo de compra o fabricación más una existencia de protección. Ambas existencias estarán físicamente separadas. Una vez consumida la existencia normal se comenzará a utilizar el "inventario de punto de pedido". Con esta última existencia habrá que originar una "requisición", que servirá para iniciar el proceso reposición del artículo. Al llegar el material al almacén, el primer paso será completar el inventario de punto de pedido y, posteriormente, las existencias de consumo normal. Codificación de existencias Se realiza una codificación numérica en forma sistemática, entre otros conceptos, a las existencias del almacén. Esto es necesario dada la cantidad y variedad de elementos que se guardan y deben manejarse diariamente (ingresos, egresos, devaluaciones). La identificación en forma codificada, es una práctica ampliamente generalizada, siguiendo diversos criterios de reglas ordenadas. -45-

3 Se sugiere, consecuentemente, un sistema para codificar las existencias, el cual se basa en leyes de formación definidas. En efecto, los elementos de ferretería, los suministros y los repuestos universales, siguen la siguiente ley de formación: La parte es el componente unitario e indivisible de un conjunto, que en el caso de la nomenclatura sugerida se denomina sistema. A su vez, un conjunto de sistemas, homogéneos en sí mismos, forman un equipo o una parte importante de él o de una instalación. Tal el caso de un equipo que se denomina "tijera de corte longitudinal para chapas"; puede estar compuesto de estos sistemas: de manejo y control; hidráulico; eléctrico; estructural; mecánico, etc. -46-

4 Por último, un equipo o un conjunto de ellos, pueden formar parte de los activos de un centro de costo, planta o línea que pueden estar destinados a producción o servicios. En la siguiente figura se trata de ejemplificar la aplicación de códigos, desde la fábrica o unidad mayor hasta la parte indivisible (parte o repuesto). Catálogo de repuestos En la siguiente figura se muestra un facsímil de una hoja de este CATÁLOGO. -47-

5 Por cada SISTEMA componente de cada EQUIPO se debe hacer un CATÁLOGO de las partes o repuestos que lo componen. Cada una de las columnas de la hoja del CATÁLOGO se describen a continuación: MARCA: se consignará la original o la adoptada. N DE REPUESTO O SERIE: se refiere al asignado por el fabricante a la unidad. REEMPLAZADO POR: se consignará la marca y número que se haya adoptado definitivamente o a la marca que se tiene por alternativa. ESPECIFICACIÓN Nº: se refiere a la identificación de la hoja correspondiente de especificación de compra. CRÌTICO: habrá que marcar con una (x) a aquellos repuestos que se consideran críticos, por cualquier razón. PLANO: es necesario indicar el número del plano original, así como la marca del rótulo y en la columna siguiente el número del plano propio, si es que se ha hecho alguno que lo reemplace. N DE "BILL OF MATERIAL": se refiere al número con que originalmente se indicaba la parte o repuesto cuando el fabricante suministraba el equipo. CANTIDAD INSTALADA: se indica cuántos repuestos iguales se encuentran instalados en el mismo sistema del equipo de ese determinado centro de costo. STOCK MÁXIMO-MÍNIMO: son las cantidades extremas necesarias para que COMPRAS reponga el ítem cuando llegue al MÍNIMO, comprando hasta que la existencia llegue al MÁXIMO indicado. El catálogo de repuestos de cada sistema, componente a su vez de un equipo determinado, debería completarse antes de aplicar el M.P. a ese equipo. Esta es una tarea laboriosa, pero insoslayable, dado que el catálogo de repuestos es un elemento necesario para desarrollar las inspecciones y revisiones y una vez realizada esta acción, del mismo catálogo se sacan todos los datos identificatorios de cada pieza, a efectos de ser solicitada al Almacén o a Compras. Pero, quizás, el aspecto más importante resultante de la tarea de la catalogación, es la suma de datos que reúne. Estos datos deben ser actualizados en forma continua. Para llevar a cabo esta tarea, antes del arranque del sistema, se recurre a personal extra propio o contratado. Para la actualización de datos, cuando la magnitud del servicio de Mantenimiento lo justifica, se cubre la función "catalogador". -48-

6 Los movimientos de almacén Un almacén eficiente es un sector de servicios, dinámico y con gestión económica, a lo que debe sumarse su velocidad de repuesta, como todo otro servicio. En su funcionamiento se verifican una serie de movimientos de ingresos, salidas, eliminación y devolución de elementos. Por otra parte, el personal a cargo del almacén tiene importantes tareas administrativas, que hacen al control de existencias y tareas operativas. Éstos son los movimientos que se verifican: 1. REVISIÓN DE NIVELES DE EXISTENCIA La revisión de los niveles de existencia de un artículo (clase de material, lote de pedido económico, inventario de seguridad, etc.) la efectúa un empleado de almacén; es aconsejable que las tareas de revisión de inventario las realice: 1) cada tres pedidos de reposición; 2) cada vez que se agoten las existencias del material; 3) anualmente para los artículos de poco movimiento. Dicho empleado determinará, inicialmente, con la ayuda de los gráficos que se adjuntan bajo Anexos VIII.4 y VIII.5, la conveniencia de mantener el material en inventarios. En cada caso, y siempre antes de tomar una decisión final, debe consultar con los usuarios de los artículos. -49-

7 2. ELIMINACIÓN DE MATERIALES DE INVENTARIO Si después de revisar los niveles de existencia el empleado determina que no es conveniente mantener un artículo en Inventario, debe preparar un informe y enviarlo al responsable o jefe de la sección para que analice y apruebe o rechace la baja del material. Si el material es obsoleto, debería preparar un aviso de baja inmediata, con el fin de que actualicen los registros y archivos. 3. INCLUSIÓN DE UN NUEVO ARTÌCULO EN INVENTARIO Cuando se requiere incluir un nuevo artículo en inventario, el interesado debería requerir un alta de bien al Almacén, junto con las especificaciones y planos disponibles del artículo. Se abrirá, entonces, la ficha del material. Compras determinará los posibles proveedores, los anotará en la ficha del material y registrará en la "Solicitud de Inclusión" el tiempo de reposición, precio del artículo y otros datos necesarios. Este último documento se enviará a Control de Inventarios para que se clasifique el artículo y se apruebe su inclusión en inventarios. Posteriormente, la sección de "Estandarización de Materiales" determinará los posibles sustitutos del material y el código de imputación contable. El Almacén, a su vez, calculara el punto de pedido, el lote económico y el inventario de seguridad. Asimismo, preparará la tarjeta de registro perpetuo de inventario (para materiales "A") y un pedido de Compras que se enviará a dicha dependencia, para que allí se inicie el trámite de adquisición del material. -50-

8 4. RECEPCIÓN DE MATERIALES EN ALMACÉN El empleado de almacén recibe los materiales y copias del "Informe de Recepción" y los coteja con el fin de verificar que el material recibido coincide con lo indicado en el informe. Posteriormente, y en caso de que tenga pedidos pendientes de cumplimiento, avisará al usuario la llegada de dichos artículos. Si el material recibido es clase "A", el encargado de almacén los depositará en el sitio más adecuado, y enviará copia del "Informe de Recepción" al empleado de Control de Inventarios, para que actualice las tarjetas de registro perpetuo de inventarios. En caso de que el material sea clase ' C", el empleado completará primero el inventario de punto de pedido y, posteriormente, anotará las ubicaciones en la FICHA de locación del material. 5. RETIRO DE MATERIALES DE ALMACÉN Cuando se desee retirar artículos del almacén, el solicitante debe preparar un "Vale de Retiro de Materiales" y obtener la aprobación de un supervisor con firma autorizada. El vale debe entregarse al encargado de almacén, quien verificará la disponibilidad de los artículos solicitados. En caso de que no haya suficiente cantidad de los materiales requeridos comprobará la existencia de posibles sustitutos por medio de la Tarjeta de Existencia del material. Los materiales se entregan al usuario y el vale se envía al empleado de Control de Inventarios para que actualice los registros perpetuos de inventario (en el caso de materiales "A") y para que solicite, cuando sea necesario, la compra o la fabricación de dichos artículos. Cuando se agoten las existencias de materiales "C" y se empiece a utilizar las existencias en punto de pedido, debe enviarse a Compras la orden correspondiente, para que se ordene la compra de los artículos en cuestión, para su reposición. 6. DEVOLUCIÓN DE MATERIALES A ALMACÉN El solicitante debe llenar un "Vale de Devolución de Material" y presentarlo al encargado de almacén, quien verificará si está preparado correctamente. En caso de que exista duda sobre el buen estado del artículo, debe pedirse la intervención de un empleado de Control de Calidad, quien comprobará si el material satisface las normas de calidad de la compañía. Debe enviarse copia del "Vale de Devolución" al empleado encargado de inventarios, quien después de realizar las imputaciones necesarias y actualizar los registros, remitirá una copia al Centro de Procesamiento de Datos para actualizar el archivo maestro, si es que éste se lleva. Como toda tramitación que se efectúe dentro de Mantenimiento, es conveniente que se establezca un procedimiento para todo trámite que involucre un movimiento de existencias del Almacén destinado al área. 7. NORMAS MÍNIMAS DE ALMACENAJE Para guardar un repuesto, pieza reparada o subconjunto se seguirán estas normas: Identificación: deberán ser perfectamente identificadas con el código de almacenes en la Tarjeta con escritura indeleble; Protección: las piezas almacenadas serán protegidas en parte (o totalidad) para evitar ser dañadas; se usarán grasas anticorrosivas, papel parafinado, encajonado, paletas, esqueletos, camas, etc.; Localización: la determinación del lugar donde se encuentra cada pieza se podrá hacer topográficamente, es decir, siguiendo un esquema, o bien literalmente, en forma escrita. La ubicación de los artículos se adaptará a las necesidades de almacenaje, es decir, el material podrá almacenarse en cualquier espacio o sitio libre con que cuente el almacén en un determinado momento, pero con el fin de poder identificar rápidamente los lugares en que se encuentran ubicados los diferentes artículos, se podrá llevar un archivo de Tarjetas de Locación; en él se indicarán las direcciones de almacenaje de los artículos y de sus posibles sustitutos. Los inventarios de punto de pedido de los -51-

9 materiales, clase "C", se mantendrán siempre en una locación fija y segura, estando separados físicamente del resto del inventario. Se muestra en la figura siguiente una forma de registrar altas, bajas y modificaciones al consumo. -52-

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