PROCEDIMIENTO GESTIÓN ALMACÉN DEL PROCESO GESTION SERVICIOS GENERALES

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1 Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento Gestión de Almacén, referente al ingreso, salidas, administración, custodia, conservación y control de los bienes que hacen parte del almacén de la entidad. El procedimiento se desarrolla en la Superintendencia de notariado y registro, nivel central. Los clientes del procedimiento son los funcionarios del nivel central que requieren el suministro de bienes y servicios y las oficinas de registro de instrumentos públicos y como clientes externos están las Notarías Subsidiadas del País y los organismos de control. ALCANCE: Inicia: Ingreso de los bienes al almacén Qué hace?: Recepcionar bienes Termina: El suministro de los bienes a los solicitantes. Orden de egreso 2. RESPONSABLES: Responsable estratégico: Coordinador del Grupo de Servicios Generales. Responsable operativo: Funcionarios de Servicios Generales: Técnicos Administrativos (2), Auxiliar Administrativo y Secretario Ejecutivo. 3. DEFINICIONES: Almacén: Espacio físico donde la entidad recepciona, ingresa, administra, conserva y controla los bienes que hacen parte del almacén. Donación: Cuando por voluntad de una persona natural o jurídica se transfieren gratuita e irrevocablemente para la Superintendencia una parte de sus bienes a favor de esta previa aceptación del ordenador del gasto. Reporte de almacén ingresos/egresos: Se toman los ingresos que han sido asignados a una oficina o a un funcionario, para proceder a digitar esta información en la base de datos y establecer el nuevo responsable del bien adquirido. Pública Subasta: Cuando avaluados comercialmente los bienes dados de baja excedan el monto previsto para los contratos de menor cuantía

2 Página:2 realizando la comercialización a través del sistema del martillo del Banco Popular. Destrucción: Cuando comercialmente carezcan de valor los bienes objeto de baja por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho objetivo que impida su venta o no la haga aconsejable. El ordenador del gasto de la SNR y el registrador de instrumentos públicos en las ORIPs levantaran un acta indicando las razones que sustentaron la determinación de este mecanismo. Bienes Muebles en Bodega -Devolutivos (1635): Representa el valor de los bienes muebles. Adquiridos a cualquier título. Que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es que sean utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración. En esta cuenta no deben registrarse los bienes que se retiran del servicio de manera temporal o definitiva.1 Propiedades, Planta y Equipo no Explotados -Reintegros (1637): Representa el valor de los bienes muebles e inmuebles, que por características o circunstancias especiales, no son objeto de uso o explotación.2 Esto es, son los bienes que aunque ya habiendo sido utilizados por algún Tiempo, son reintegrados al almacén en espera de asignación a otro funcionaría u otra Oficina de Registro. Bienes de Consumo Controlado: Son bienes que no se extinguen o fenecen por el primer uso que se hace de ellos, están sujetos al deterioro por el uso, en algunas oportunidades su costo no es representativo e inferior a medio SMLMV3 y aunque habiendo sido registrados directamente al gasto como consumo, la Entidad ha decidido controlarlos administrativamente. Bienes de Consumo: Son aquellos bienes de consumo final que se extinguen o fenecen por el primer uso que se haga de ellos, su salida de almacén se produce de acuerdo a la necesidad de utilización que se tenga de los mismos. Bienes Inservibles: Son aquellos bienes que por su estado físico y/o de obsolescencia, no son útiles a funcionario o dependencia alguna de la Entidad y son susceptibles de donación o remate. Una vez identificados y clasificados este tipo de bienes, se deberán dar de baja de la base de datos de inventarios y contablemente, reclasificándose a Cuentas de Orden por su valor de realización (valor de referencia del mercado). Permanecerán en estas cuentas hasta tanto se adelanten las gestiones de donación o remate que sean del caso. Bienes Destruidos: Son aquellos que por sus características físicas no son susceptibles de ser reintegrados al almacén para su posterior uso, rematados o donados. Estos bienes deberán ser identificados y clasificados, pero solo retirados del activo, es decir, dados de baja, hasta tanto se determine su

3 Página:3 destinación final y se adelanten las gestiones administrativas del caso. Una vez destruidos se darán de baja contablemente sin ser reclasificados en ningún momento a las Cuentas de Orden. Bienes Intangibles: Son aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable. Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento gestión cartera. Hojas de cálculo: Para registrar información de almacén Histogramas: Para mostrar información de almacén. PHVA Planear: Formulación del Plan de acción del proceso. Hacer: Ingresar bien a almacén. Ingresar bien a base de datos. Elaborar Orden de egreso de almacén. Incorporar movimiento de egresos de almacén. Emitir informe periódico de existencias de almacén. Legalizar órdenes de egreso Verificar: Verificación de la ejecución de las actividades del plan de acción del proceso. Actuar: Definir estrategias para el ingreso, conservación, custodia, administración y salidas de los bienes de almacén. 4. CONTENIDO: Se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas.

4 Página:4 ACTIVIDAD ESENCIAL DESCRIPCIÓN CÓMO? Recibir, ingresar entregar Bienes. y Descripción de actividades: 1. Recibir los bienes al proveedor producto del contrato perfeccionado por la entidad. 2. Verificar que los bienes recibidos cumplan con las características estipuladas en el contrato. 3. PC 1: Si los elementos a recibir son de tipo Técnico tales como: equipo de cómputos, UPS, impresoras, fotocopiadoras, software, hardware entre otros, para dar ingreso es necesario el acompañamiento del supervisor y/o un funcionario técnicamente competente para la validación de las características del bien. Este funcionario debe emitir un concepto por escrito de la correspondiente aceptación del bien. 4. PC 2: Si dentro de las obligaciones del contrato de suministro se establece que el proveedor debe entregar los bienes directamente en las diferentes Oficinas los funcionarios del almacén se desplazan hasta las instalaciones del proveedor para continuar con el procedimiento. 5. PC 3: Si el bien recibido cumple con las características establecidas en el contrato, pasar al ítem 6, sino se informar al proveer acerca de esta situación para que sea solucionado con el supervisor. 6. Ingresar elementos al almacén diligenciando Ver formato orden de ingreso. 7. PC 4: Si los elementos a ingresar son bienes de consumo Alimentar la base de datos en Excel del Kárdex y ubicarlos en los estantes ubicados en almacén. Si los bienes son devolutivos se identifican con plaquetas las cuales tienen información correspondiente a escudo de Colombia, nombre de la entidad, código de barra y número del bien. Ver formato Saldos de Almacén 8. PC 5: Si los bienes son de entrega inmediata pasar al ítem 9; si no, se procede a almacenar el bien en los estanes destinados para este fin hasta se programe su entrega.

5 Página:5 9. Diligenciar el formato Orden de Ingreso o egreso y se especifica al funcionario que va a tener a cargo el bien de acuerdo a lo establecido por el supervisor del contrato Ver Formato Ingreso o Egreso 10. Entregar el bien al Área correspondiente: 11. PC 6: Si el bien a entregar es para el Nivel Central y/o las Orips de Bogotá se entregan los bienes directamente al área correspondiente, si es para las oficinas resto del país Se alista el bien de acuerdo a los requerimientos de la empresa trasportadora y se remite junto con el formato Orden de Ingreso o egreso 12. El funcionario a cargo del bien firma el recibido del formato Orden de Ingreso o egreso y lo remite con destino al Almacén. Responsable: Funcionarios de Servicios Generales: Técnicos Administrativos (2), Auxiliar Administrativo y Secretario Ejecutivo. Supervisores de contrato de suministro, funcionarios de asistencia técnica, funcionarios de las dependencias que tendrán bienes a cargo. Conductor. Conocimiento: Manejo de almacén y contratación estatal Recursos esenciales: Espacio físico y recurso humano para el manejo del almacén. Valor agregado: Adecuado ingreso, administración y custodia de los bienes en almacén. Normatividad: ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007, decreto 066 de 2008, resolución 7596 de diciembre 28 de 2005 (inservibles), plan general de contabilidad pública Herramientas de control: Verificar los ingresos, egresos y existencias Frecuencia: diario Tecnología (M.A.S): sistematizado Descripción de actividades: Entrega de bienes devolutivos y de consumo en Stock 1. Recibir por parte de las dependencias las solicitudes de elementos mediante oficio. 2. El Coordinador del Grupo Servicios Generales evalúa la solicitud con el fin de establecer si esta corresponde a las necesidades reales de la dependencia. 3. PC 1: Si la solicitud esta acorde, pasar al ítem 4 si no se rechaza la solicitud y se informa al jefe de la dependencia la causa de esta situación a se modifican las cantidades y se

6 Página:6 pasa al ítem El coordinador del Grupo Servicios Generales aprueba la solicitud mediante un visto bueno. 5. El funcionario designado elabora la orden de despacho de acuerdo a lo aprobado por el coordinador del Grupo Servicios Generales. Ver Formato Orden de Despacho 6. Remitir el formato diligenciado Formato de Despacho al almacén para el alistamiento de los elementos. 7. Diligenciar el Formato orden de Ingreso o egreso, se descarga del Kárdex. 8. Entregar elementos a las dependencias, pasar a los ítem 11 y 12 de la actividad esencial Recibir, ingresar y entregar Bienes. Responsable: Funcionarios de Servicios Generales: Técnicos Administrativos (2), Auxiliar Administrativo y Secretario Ejecutivo. Conductor. Conocimiento: Manejo Excel y de tabla dinámicas Recursos esenciales: Tecnológico- equipos de cómputo- y recurso humano Valor agregado: Adecuado ingreso, administración, control y custodia de los bienes en almacén. Normatividad: ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007, decreto 066 de 2008, resolución 7596 de diciembre 28 de 2005 (inservibles), plan general de contabilidad pública. Herramientas de control: Verificar los ingresos, egresos, controles, custodia y existencias de almacén. Frecuencia: diario Tecnología (M.A.S): sistematizado Descripción de actividades: Reintegro 1..Recibir el formato F3 Reintegro por parte del funcionario interesado en el reintegro. 2. El funcionario de la Oficina de Servicios Generales verifica que (los) elemento (s) a reintegrar correspondan a la información consignada en el formato F3 Reintegro. 3. PC 1: Si la información corresponde a la consignada en el formato F3 Reintegro pasa al ítem 4, si no se le informa al funcionario sobre esta situación y se regresa al ítem Se recoge el bien producto del reintegro y se ubica en la bodega hasta completar un lote aproximado de 22 de elementos

7 Página:7 5. Trasportar el lote al almacén y se clasifican en bienes reutilizables e inservibles y se diligencia el formato de Orden de Ingreso o egreso 6. PC 2: Si el bien es clasificado como reutilizable se deja en Stock y se ingresa a la base de datos Kárdex, si el bien se clasifica como inservible se almacena en el lugar destinado para tal fin. 7. Con una periodicidad mensual se concilia con el área de contabilidad, los movimientos del almacén. 8. Para dar disposición final a los elementos inservibles se levanta el acta de inspección ocular de inservibles. ver acta de inspección ocular de Inservibles donde se indica como inservible se almacena en el lugar destinado para tal fin. 9. PC 3: Donación: Si son Computadores se ofrecen a Computadores para educar, buscan entidades con beneficencia con personería jurídica y se les ofrecen los bienes, las entidades dirigen un oficio a la Coordinación del Grupo de Servicios Generales aceptando los bienes, se realiza resolución autorizando la donación de los bienes, se levanta un acta firmada por el almacenista y el funcionario para computadores para educar o la entidad de beneficencia. Luego se hace la respectiva entrega de los bienes. Los funcionarios diligencian el formato de ordenes ingreso o egreso para su respectivo descargue en el Kárdex. Remate: La relación de los bienes identificados como susceptible de remate se envía a la entidad con la que se tenga convenio para que inicie el proceso de remate. PC 4: Si hay remate la entidad envía acta de remate a la Oficina de Servicios generales, los funcionarios del almacén diligencian el formato de Ordenes de Ingreso o Egreso se descarga del Kárdex de inservibles para su respectiva entrega de los bienes. Destrucción: Se levanta acta respectiva firmada por el almacenista, Coordinador Grupo de Servicios Generales y persona o entidad que se dedica a realizar reciclaje. Responsable: Funcionarios de Servicios Generales: Técnicos Administrativos (2), Auxiliar Administrativo, secretario Ejecutivo y Coordinador Grupo de Servicios Generales. Conocimiento: Manejo de almacén, tablas dinámicas, ley de contratación y la seguridad en el transporte del bien.

8 Página:8 Recursos esenciales: Tecnológico-, equipos de cómputo- y recurso humano, medio de transporte de los bienes Valor agregado: Adecuado ingreso, administración, control y custodia de los bienes en almacén. Normatividad: ley 80 de 1993 y ley 1150 de 2007, decreto 066 de 2008, resolución 7596 de diciembre 28 de 2005 (inservibles), plan general de contabilidad pública, Circular 268 de 25 de Noviembre de Herramientas de control: Verificar los ingresos, egresos y existencias en almacén. Frecuencia: diario Tecnología (M.A.S): Manual. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos asociados Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Ley 87 de 1993 Constitución Política de Colombia, artículos 209 y 169. Plan estratégico Institucional: Política de calidad, focos estratégicos, visión, misión y valores. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2004. Metodologías. Documento Sistema de control interno contable. Documento rol de las oficinas de control interno, auditoría interno o quien haga sus veces. Manual de implementación del MECI. Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Decreto 66 de 2008 Circular 268 de 2009

9 Página:9 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSIÓN FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO Se hizo ajustes al procedimiento acorde con los resultados de la auditoría interna. 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código GL GAI PR - 02 FR - 01 GL GAI PR - 02 FR - 02 GL GAI PR - 02 FR - 03 GL GAI PR - 02 FR - 03 GL GAI PR - 02 FR - 04 Nombre Formato Orden de Ingreso Formato Ingreso o Egreso Formato Saldos de Almacén Formato Orden de Despacho Acta de inspección ocular Elaboró: María Eugenia Quintero Adolf Camacho Plazas Leonardo Ávila Talena Cruz Espinosa Fecha: 30 de Noviembre de 2009 Revisó: María Eugenia Quintero Adolf Camacho Plazas Fecha: 30 de Noviembre de 2009 Aprobó: Miguel Augusto Barragán Vargas Fecha: 30 de Noviembre de 2009

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