Manual de Funciones de Tecnología Informática

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1 Universidad Técnica Nacional Dirección de Gestión de Tecnologías de Información Manual de Funciones de Tecnología Informática Capítulo 2.Planificación y Organización. Norma 2.4 Independencia y Recursos Humanos de la Función de TI Versión 1.0 mayo de 14

2 Tabla de Contenido Digital 1. Introducción 2. Actualización 3. Aprobación 4. Alcance 5. Objetivos 5.1 Objetivos 6. Historial de Actualización 7. Estructura Organizacional de la DGTI 8. Servicios alineados a las áreas 8.1 Servicios alineados a las áreas Macro Servicios de TI Área de Gestión Técnica Macro Servicios de TI Área de Gestión Estratégica Macro Servicios de TI Área de Gestión de Proyectos 9. Funciones Generales 10. Funciones Específicas 10.1 Formato para la Descripción de Funciones 2 de 14

3 1. Introducción El Manual de Funciones de TI fue desarrollado con la finalidad de contar con un instrumento de administración del personal a través del cual se establece las funciones y las competencias laborales de los empleados que conforman la Dirección de Gestión de Tecnología de Información de la UTN. El mismo tiene su fundamento en el Manual descriptivo de Clases y Puestos de la UTN Publicado en el diario oficial La Gaceta No.5 del jueves 08 de enero de El documento define además la estructura organizacional de la Dirección de Gestión de TI, precisa las funciones generales de las diferentes áreas y unidades además del detalle de las funciones administrativas y técnicas de los puestos de tal forma que se garantice la congruencia en las acciones en las diferentes áreas, evitando la duplicidad de funciones y facilitando la prestación de los servicios que ofrece TI con calidad, eficiencia y excelencia. 2. Actualización El presente Manual será actualizado cuando se produzca cambio o modificaciones en los procesos o procedimientos internos o en su defecto si se producen modificaciones en la Estructura Orgánica Universitaria. 3. Aprobación El Manual de Funciones de TI de la Universidad Técnica Nacional es aprobada por la Dirección de Gestión de TI de la UTN. Y fue presentada y recibida por la Comisión Institucional de Gestión de Informática (CIGI) en la sesión Ordinaria No.8 del 5 de agosto del 2015, según ARTÍCULO IV. MANUAL DE FUNCIONES DE TI (Versión 1.0) del acta. 3 de 14

4 4. Alcance El alcance del Manual Funciones de TI abarca a todo el personal de TI de la Dirección de Gestión de TI de la UTN. 5. Objetivos 5.1 Objetivos Contar con un instrumento de administración del personal a través del cual se establece las funciones y las competencias laborales de los empleados que conforman la Dirección de Gestión de TI. Representar la estructura organizacional de la Dirección de Gestión de TI 6. Historial de Actualización Versión Fecha Descripción Autor 0.0A 30/01/2015 Versión Original (primer borrador) Jairo Bonilla C. Dirección de GTI 0.0B 18/03/2015 Cambios realizados según aportaciones del equipo de trabajo Jairo Bonilla C. DGTI /05/2015 Aprobación de la Dirección Jairo Bonilla C. DGTI /08/2015 Presentación y aceptación por parte de la CIGI Jairo Bonilla Castro 4 de 14

5 7. Estructura Organizacional de la DGTI Fuente : Propia, Dirección de Gestión de Tecnologías de Información (DGTI), adscrita a la Rectoría es la dependencia encargada de la dirección estratégica del área, además de la comunicación con otras áreas de similar nivel para el fortalecimiento y cumplimiento de los objetivos estratégicos, procurando el manejo de la información en forma integral. Asistencia Administrativa, se encargará del control y seguimiento de las necesidades de información saliente y entrante de las dependencias, tanto en el nivel de dirección como en el nivel de áreas, procurando el apoyo administrativo y gestión documental. Seguimiento y Control, se encargará de planear, organizar, coordinar, supervisar, ejecutar, controlar y evaluar labores técnicas, profesionales y administrativas. Asesorar a la Dirección de Gestión de Tecnologías de Información con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de TI universitarios, además del 5 de 14

6 control de las actividades relacionadas con: control interno, el sistema de evaluación del riesgo y los planes de mejoras. Para desarrollar sus objetivos la Dirección contará con el apoyo de tres áreas con funciones ejecutivas que gestionará las TIC institucionales, las mismas se denominan: Gestión Estratégica, Gestión Técnica y Gestión de Proyectos. Áreas de Gestión Gestión Estratégica, es el área responsable de la gestión, el control y el seguimiento de los procesos administrativos de la dirección, para lo cual contará con ámbitos de especialización claves en el proceso de informática. Planificación de TI, es la responsable de brindar apoyo a la Gestión estratégica de la DGTI, en el área de planificación estratégica, plan presupuesto, plan anual operativo y apoyo a las labores administrativas de la jefatura. Seguridad de TI, es la responsable de planificar, desarrollar, controlar y gestionar las políticas, procedimientos y acciones con el fin de mejorar la seguridad de la información dentro de sus pilares fundamentales de confidencialidad, integridad y disponibilidad, siempre dentro del marco de legalidad nacional, además administra los sistemas de seguridad institucionales. Aprovisionamiento, es la responsable de proponer las políticas de compras de equipos informáticos y programas a nivel Institucional, así como el encargado de la gestión técnica del cartel de compras y el apoyo administrativo para la emisión de las especificaciones técnicas y análisis de ofertas. Además le compete llevar el seguimiento de los contratos de TI. Calidad, es responsable de coordinar y promover la gestión de calidad a nivel de TIC, conforme a la dirección y supervisión del cumplimiento de la normativa y regulaciones de estandarización de la calidad que rigen a la Institución. 6 de 14

7 Gestión de Proyectos de TI, se encargará de los procesos de análisis, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre de proyectos, aplicando conocimientos, habilidades y herramientas que dirijan las actividades que respaldan la implementación de servicios o generación de nuevos productos requeridos por la Institución. Desarrollo de Proyectos Análisis y Planificación, es responsable de gestionar los procesos para definir los servicios o productos solicitados como respuesta a las estrategias institucionales, además, establecerá el alcance de las actividades según los requerimientos planteados para cada proyecto. Seguimiento y Control, es responsable de regular y revisar el desarrollo del proyecto, asegurando el desempeño planeado e identificando áreas en las que el plan requiera cambios o actualizaciones. Gestión Técnica, le corresponde el control y el seguimiento de las actividades desarrolladas en el área técnica de la dirección. Aporta las habilidades técnicas y los recursos necesarios para dar soporte a la operación de los servicios brindados a la comunidad universitaria y asegurar que estos respondan a las necesidades de los usuarios. Soporte Técnico, debe atender las consultas y solicitudes de los clientes, canalizarlas con las áreas respectivas y darle seguimiento hasta su cierre. Son los encargados de mantener los recursos informáticos con un funcionamiento óptimo en todas las unidades de la universidad, además de brindar mantenimiento correctivo y preventivo a los equipos informáticos de la UTN. Infraestructura y Telecomunicaciones, se encarga de gestionar, instalar, configurar y mantener la infraestructura tecnológica, redes y servicios que brinda la plataforma informática y de comunicación de la universidad. 7 de 14

8 Administrador de Bases de Datos (DBA), es el responsable directo en lo que se refiere a los aspectos: técnicos, tecnológicos, científicos, inteligencia de negocios y legales de bases de datos. Depende en forma directa de la Jefatura del área de Gestión Técnica, pero debido a la responsabilidad legal de su puesto debe asesorar y coordinar en forma directa con unidades como: Infraestructura y Telecomunicaciones, Sistemas de Información, Seguridad, Calidad, Auditoría Institucional y otras unidades o áreas de nivel superior. Sistemas de Información, entidad encargada del diseño, desarrollo y el mantenimiento de los sistemas informáticos. Coordinador de Sede, se encargan de implementar todas las directrices y políticas emanadas desde de la Dirección, así como planificar el desarrollo tecnológico de la sede. 8. Servicios alineados a las áreas 8.1 Servicios alineados a las áreas y a los cargos Según el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) la gestión de TI se apoya sobre cuatro pilares fundamentales: Prestación de Servicios Infraestructura Seguridad y Control Implementación Tecnológica Sobre la base de dichos pilares la Dirección de Gestión de TI logra la identificación de los procesos de TI clasificados en cuatro área de gestión: Gestión Técnica Gestión Estratégica Gestión de Proyectos Gestión de Sede 8 de 14

9 El área de Gestión Técnica abarca entre sus funciones el desarrollo de una serie de Macro Servicios que se detallan: Unidad Servicio Cargos Sistemas de Información Soporte Técnico Plataforma Web, Sitio Web, Intranet Desarrollo de Sistemas Registro y seguimiento de: tareas, entregas, productos y mejoras Help Desk (OTRS) Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Correctivo Soporte a Usuario Final Instalación Sw Instalación Hw Inst. de Periféricos Impresoras Config de Equipos. Informes técnicos Videoconferencia Control de Incidentes Instalación de Cableado estructurado y Fibra. Reparación Electrónica. Editor de Videoconferencia. Análisis de Rendimiento. Analista y Diseñador Web* Ing. de Sistemas Técnico Soporte Técnico Especializado Infraestructura y Telecomunicaciones Almacenamiento. Instalación de Servidores. Respaldos. Virtualización. CCTV. Control de Acceso Físico Monitoreo de Servicios Administración de Dominio (AD/LDAP) Conectividad Instalación de Equipo Activo Control de Inventario de TI Telefonía Administración de Internet Ingeniero de Infraestructura y Telecomunicaciones 9 de 14

10 Administración de VPN Sistemas en Producción Intranet: Admisión Registro Planificación Evaluación Docentes Mercadeo Comunicación Avatar Saiku BI Pentaho Aula Virtual Siabuc Open Audit Otrs (Help Desk) Class Califica Antivirus (Consola de administración) Correo Electrónico File Server DBA Bases de Datos Administrador de Bases de Datos (DBA) Coordinador Regional TI Coordinador de TI Coordinador de Sede Servicios suministrados por el área de Gestión Estratégica alineada a los cargos Unidad Servicio Cargos Planificación TI Gestión de Planificación Asistente de área Aprovisionamiento Administración Contratos. Cartera de proveedores de TI. Definición y Actualización de Estándares y Catálogos de Equipo. Control de Adm. de Licencias. Desarrollo y actualización del Plan de Inversión. Apoyo a compras. Apoyo a la contratación (cartel). Análisis de nuevas tecnologías. Encargado de Aprovisionamiento Técnico de Aprovisionamiento 10 de 14

11 Calidad Seguridad Definición de Criterios y Estándares. Definición de instrumentos de Calidad. Revisión de Formatos Control de la Seguridad Control y seguimiento de log. Control y seguimiento de usuario. Gestor de Calidad Gestor de Seguridad Servicios suministrados por el área de Gestión de Proyectos alineada a los cargos Unidad Servicio Cargos Desarrollo de Proyectos Definición de Proyectos. Gestión de Proyectos Control y Seguimiento de proyectos Cierre de proyectos Analista de Proyectos Asistente Servicios suministrados por el Staff de Dirección alineada a los cargos: Unidad Servicio Cargos Seguimiento y Control Asistente Administrativo Plan de Mejoras de TI Riesgos de TI Control y Seguimiento de Procesos de Gestión de TI Asistencia a la Dirección Recepción de Casos. Ajuste a disposiciones de archivo. Archivo físico. Control de correspondencia. Gestor de Control Interno Gestor de Control y Seguimiento 9. Funciones Generales Las funciones generales están definidas en el Manual descriptivo de Clases y Puestos de la UTN. 11 de 14

12 10. Funciones Específicas 10.1 Formato para la Descripción de Funciones Para el detalle de las funciones se ha establecido una plantilla que tiene la finalidad de homologar el detalle de las funciones, de tal forma que sea actualizable y por lo tanto versionable, la plantilla para la descripción de funciones presenta el siguiente formato: Encabezado Universidad Técnica Nacional Administración Universitaria Dirección de Gestión de Tecnología de Información Titulo del Cargo Norma 2.4 Independencia y recurso humano de la función de TI Ref.//Nombre del archivo digital Versión: Páginas: 0.0A # de ## Fecha Emisión: 21/08/2013 IDENTIFICACIÓN Nombre del Cargo: Área: Unidad: Grupo Ocupacional: Nombre establecido por la Dirección de Informática Área responsable de la Dirección de Informática (Ej. Gestión Técnica) Unidad de TI ligada al Área. (ej. Soporte Técnico) Definido en el Manual Descriptivo de Clases y Puestos de la UTN. Se indica el Grupo Ocupacional. RELACIÓN DE AUTORIDAD Jefe Inmediato: Subordinados: Jefe inmediato de la persona asignada al puesto. Código y Cargos subordinado al puesto PROPÓSITO DEL PUESTO Este espacio está destinado para hacer una explicación breve del puesto y el alcance. 12 de 14

13 RESPONSABILIDAD DEL PUESTO Se debe indicar las responsabilidades que tiene el funcionario asignado al puesto. FUNCIONES Se debe detallar las funciones que debe realizar el funcionario. Es importante que se incluya aspectos como: Planeación, Supervisión, Operación y calidad si las hay. Si las tareas que debe realizar el funcionario están referenciadas a un procedimiento la información del mismo debe ser incluida en la columna correspondiente. Para la información se utiliza la tabla siguiente. Funciones Detalle de las funciones que debe realizar. Ref. Procedimiento DI PRO ## Nombre del Procedimiento ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Grado Académico: Experiencia: Conocimientos: Características Personales: Grado mínimo para optar por el puesto. Experiencia mínima para optar por el puesto. Conocimientos requeridos para el puesto. Competencias claves que debe contar el funcionario que opta el puesto. 13 de 14

14 Anexo Descripción de Funciones 14 de 14

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