LINEAMIENTOS PARA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE CAPUFE LINEAMIENTOS

Transcripción

1 LINEAMIENTOS Disposiciones Generales 1. El Director General adoptará las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados. 2. En el catálogo de disposición documental se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad. 3. Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la información de conformidad con los criterios establecidos en la Ley, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el Instituto o por la Unidad de Enlace. (Ver Lineamientos de Marcación y Señalización). 4. El Organismo enviará al Archivo General de la Nación, para su validación y registro, una copia de su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico, a más tardar el último día del mes de febrero de cada año. 5. En los plazos de conservación de los archivos se tomará en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. 6. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de conservación adicionará un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero. 7. Aquellos documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. 8. Al concluir los plazos establecidos, solicitarán al Archivo General de la Nación un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos. 9. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria deberán digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet de Capufe, Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. 11. La Dirección General de Capufe adoptará medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros: 8

2 11.1 Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y 11.2 Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos. 12 El área de tecnologías de información de Capufe será responsable de lo siguiente: 12.1 Tomar las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su información; 12.2 Aplicar las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales; 12.3 Realizará programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos y 12.4 Pondrá a disposición del público, a través del sitio de Internet de Capufe, información actualizada que sea de utilidad o se considere relevante, que responda a las preguntas hechas con más frecuencia por el público, con base en la información estadística, de tal forma que facilite su uso y comprensión por las personas y que permita asegurar su calidad, veracidad, oportunidad y confiabilidad, con excepción de la información con carácter de reservada o confidencial; para lo que se atenderán las recomendaciones que al respecto expida el Instituto. 13 Cada Delegación Regional, Gerencia de Tramo y la Subdirección de la Planta de Pinturas y Emulsiones, así como las Oficinas Centrales establecerán una área responsable de Oficialía de Partes encargada de realizar las siguientes funciones: 13.1 Recibir y distribuir la correspondencia de entrada; 13.2 Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y 13.3 Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas. 14 Cada Oficialía de Partes, elaborará una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a cada unidad administrativa; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción: 14.1 El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente); 14.2 El asunto (breve descripción del contenido del documento); 14.3 Fecha y hora de recepción, y 14.4 Generador y receptor del documento (nombre y cargo). 15 Los instrumentos de consulta y control propiciarán la organización, conservación y localización expedita de los archivos administrativos, por lo que contará al menos con los siguientes: 15.1 El cuadro general de clasificación archivística; 9

3 15.2 El catálogo de disposición documental; 15.3 Los inventarios documentales: General, De transferencia, De baja, y 15.4 La guía simple. Área Coordinadora de Archivos 16 La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que posee Capufe. 17 Capufe contará con un área coordinadora de archivos. 18 El responsable del área, tendrá conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el Director General de Capufe, y tendrá las siguientes funciones: 18.1 Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; 18.2 Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; 18.3 Actualizar los instrumentos de consulta y control; 18.4 Actualizar trimestralmente, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el catálogo de disposición documental; 18.5 Enviar anualmente al Archivo General de la Nación, para su validación y registro, una copia del catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico, a más tardar el último día del mes de febrero de cada año; 18.6 Revisar anualmente el cuadro general de clasificación archivística y proponer, en su caso, las modificaciones procedentes; 18.7 Coordinar las acciones de los archivos de trámite; 18.8 Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para los servidores públicos del Organismo en coordinación con la Subgerencia de Desarrollo del Capital Humano; 18.9 Actualizar el registro de los titulares de los archivos del Organismo e informar de los cambios al archivo General de la Nación, en la fecha en que se envíe la actualización del Catálogo de Disposición Documental; Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación; Solicitar al Archivo General de la Nación un dictamen de valoración para determinar el destino final de los documentos, al concluir los plazos establecidos. 10

4 18.12 Digitalizar y publicar en el sitio de Internet de Capufe las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria; y Coordinar con el área de tecnologías de la información, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos Archivo de Trámite 19 En cada unidad administrativa existirá un archivo de trámite. 20 El responsable del archivo de trámite, será nombrado por el titular de cada unidad administrativa, y tendrá las siguientes funciones: 20.1 Integrar los expedientes de archivo; 20.2 Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; 20.3 Colaborar con el área coordinadora de archivos, en la actualización del cuadro general de clasificación y el catálogo de disposición documental; 20.4 Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y 20.5 Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental. Archivo de Concentración 21 Capufe contará con un archivo de concentración, adscrito al área coordinadora de archivos. 22 El responsable del archivo de concentración contará con conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el Director General y tendrá las siguientes funciones: 22.1 Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva; 22.2 Conservar temporalmente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental, o al cumplir su periodo de reserva; 22.3 Solicitar al área coordinadora de archivos, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; 22.4 Colaborar con el área coordinadora de archivos en la actualización del cuadro general de clasificación y el catálogo de disposición documental; 11

5 22.5 Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; 22.6 Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo, y 22.7 Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico de Capufe, o al Archivo General de la Nación. Archivo Histórico 23 Capufe establecerá un archivo histórico, adscrito al área coordinadora de archivos. 24 El responsable del Archivo Histórico contará con conocimientos y experiencia en archivística, será nombrado por el Director General y tendrá las siguientes funciones: 24.1 Colaborar con el área coordinadora de archivos en la actualización del cuadro general de clasificación y del catálogo de disposición documental; 24.2 Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación; 24.3 Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración; 24.4 Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; 24.5 Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y 24.6 Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. Instrumentos de Consulta y Control Archivístico Cuadro General de Clasificación Archivística: El cuadro general de clasificación archivística es un índice que permite ordenar y catalogar la documentación que genera, recibe o procesa Capufe. El cuadro está dividido en cinco secciones sustantivas y doce secciones comunes, las secciones están divididas en series identificadas por un número que desagregan el contenido de cada sección: Secciones Sustantivas.- Se identifican con la letra S, seguida del dígito que identifica a la sección de que se trate; son aquellas relacionadas con las actividades que solo Capufe realiza, lo que hacen diferente al Organismo de las demás dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, como son: Administración y Explotación de Caminos y Puentes con Cargo a su Patrimonio (Sección 1S) o la Construcción, Conservación, Reconstrucción y Mejoramiento de Caminos, Puentes e Instalaciones Complementarias, con Cargo a su Patrimonio (sección 2S), actividades que sólo Capufe lleva a cabo dentro de la Administración Pública Federal. 12

6 Secciones Comunes.- Se identifican con la letra "C" seguida del dígito que identifica la sección correspondiente; se refiere a actividades comunes a toda la Administración Pública Federal, todas las dependencias y entidades las realizan, como la Administración de Recursos Humanos (sección 4C), ó de Recursos Financieros (sección 5C). Cada serie puede estar dividida en subseries que presentan un mayor nivel de desagregación identificado con un número consecutivo, para facilitar la clasificación y posterior localización de la documentación. En algunos casos, las subseries están igualmente desagregadas, éstas serían Subserie de segundo grado. Administración del Cuadro General de Clasificación Archivística.- Cada serie/subserie del Cuadro será administrada, por una sola unidad administrativa. Con excepción de las ocasiones en que una misma materia de trabajo abarca actividades que recaen en más de una unidad administrativa. Las Unidades Administrativas utilizarán sólo los códigos de las series/subseries de archivo que le corresponden de conformidad con el Cuadro. Catálogo de Disposición Documental.- Esta herramienta nos permite valorar los expediente/documentos que integran un archivo; definir su plazo de conservación en los archivos de trámite y de concentración; determinar si se trata de información confidencial o reservada; y establecer su destino final. Para cada serie/subserie del Cuadro, el Catálogo cuenta con los siguientes elementos: A) Valor Documental Califica a la serie/subserie de acuerdo a las características de los expedientes/documentos que se archivarán bajo su código. El valor documental de las series/subseries, establece el periodo de conservación en función de su valor; los documentos con valor administrativo, tienen un plazo de conservación de 5 años; de 12 años para los contables/fiscales y legales; y permanente en el caso de los históricos. Estos valores y plazos de conservación figuran en primer término en el Catálogo, mismos que se utilizarán al abrir un nuevo expediente, o al recuperar alguno existente en el archivo de trámite. La calificación se realiza de acuerdo a las siguientes características: Administrativo (A): Los que consignan las actividades rutinarias del Organismo; Contable Fiscal (C): Los que justifican o comprueban operaciones contables y financieras. 13

7 Legales (L): Los relativos a derechos u obligaciones legales o jurídicas y tiene calidad de testimonio ante la Ley. Históricos (H) Se dividen en tres categorías: Evidenciales, Documentos sobre el origen, organización y desarrollo de Capufe; Testimoniales, Registran la evolución y cambios más trascendentales que sufre Capufe, desde el punto de vista legal; e Informativos, describen fenómenos sociales y/o institucionales de Capufe. B) Información Clasificada.- Indica, para cada serie/ subserie, si los expedientes o documentos tiene carácter confidencial o reservada. C) Destino Final.- Indica cual será el destino final de un expediente una vez que concluya su plazo de conservación. Tal destino podrá ser baja (para todos los expedientes con valor administrativo, contable/fiscal y/o legal) o histórico, es decir, que se deberá transferir al archivo histórico para su conservación permanente. Marcado de Expedientes.- Los expedientes de nueva apertura, y los existentes, tendrán que ser marcados por las unidades administrativas en el formato correspondiente a la Guía de Llenado (Anexo). Las Unidades Administrativas conservarán una copia de la carátula de cada expediente marcado y enviado al archivo de concentración o al histórico. El formato de Marcado de Expedientes permite identificar cada expediente de archivo, mediante la incorporación de información sustantiva y que hace las veces de portada (deberá pegarse en la portada de cada expediente o en su caso en la contraportada) Indicaciones que deberán observarse al momento de realizar el formato: 1. Todos los expedientes, al momento de su apertura, deberán ser marcados. 2. Los datos de fondo, sección, serie, subserie y subsubserie en su caso, deberán ser tomados del Cuadro General de Clasificación Archivística. 3. El valor documental, plazo de conservación y condición de clasificación reservada y/o confidencial en su caso, deberán ser tomados del Catálogo de Disposición Documental. 4. El archivo de trámite es aquel que se encuentra abierto, por lo que el espacio destinado para este concepto quedará en BLANCO, el archivo de concentración se refiere a expedientes que se encuentran cerrados, por lo que se deberá especificar la fecha en el espacio del formato que se refiere a fecha de cierre, la vigencia de dicho expediente inicia en ese momento por el periodo establecido en el Catálogo de Disposición Documental y deberá indicarse en el espacio correspondiente. 14

8 5. Cuando se trate de expedientes clasificados como reservados o confidenciales, el marcado deberá contener, además: 5.1. Las indicaciones de reserva o confidencialidad El periodo de reserva, cuando la clasificación sea de reservado El fundamento legal base para la clasificación: Nombre del ordenamiento jurídico El(los) artículo(s), fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la clasificación, este apartado no es restrictivo, lo que significa que se podrá mencionar el fundamento legal que aplique, independientemente del fundamento base (Art. 13 y 14 de la LTAIPG) Ampliación, en su caso, del periodo de reserva, indicando el número de años por los que se amplía la reserva (aplica solo en los casos en que el expediente ha sido parte de alguna solicitud de información) Fecha de desclasificación, aplica solo por procedimiento ante el IFAI. (Ver Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal difundido por la Unidad de Enlace) Partes o secciones reservadas o confidenciales dentro del expediente (se deberá indicar el número de foja o en su caso, todo el expediente) Nombre y rúbrica de quien elabora el marcado, rúbricas del titular de la Unidad Administrativa, por el marcado y por la clasificación. El número de expediente, es igual al número consecutivo (1,2,3...etc.) del código (4C. 3 ó el que corresponda) por el año (2000,2001,2002 etc) dicho número se conformará por 6 dígitos por lo que debe entenderse de la siguiente manera: EJEMPLO: Existen 5 expedientes de 2001 y 5 expedientes de 2002 que se codifican con el código 4C. 3 los números que se asignarán serán los siguientes: Expediente 2001, los dos primeros dígitos corresponden al año y los siguientes 4 al número consecutivo. Nos Expediente 2002, los dos primeros dígitos corresponden al año y los siguientes 4 al número consecutivo. Nos

9 Cuando se utiliza el mismo código (4C. 3 ó el que aplique) pero los expedientes corresponden a diferentes años, se empezará del no.1 hasta el que corresponda, el año del expediente se refiere al de la fecha de apertura. (Ver anexos) Expedientes Los expedientes se deben formar con la portada o formato de marcado de expedientes, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. Formato para Marcado de Expedientes El formato para marcado de expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Subserie; VI. Número de expediente: el número consecutivo (1,2,3..etc.) del código (p.e. 7C.13) por el año (2000,2001 etc.); Cuando el expediente se conforma de varios tomos, se elaborará un formato para cada uno, señalando el mismo número de expediente, por lo que deberá indicar en el espacio que corresponde al asunto, al que se refiere el punto VIII, que se trata de varios tomos. VII. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VIII. Asunto (resumen o descripción del expediente); Indicará el o los números de tomos que conforman el expediente, (ejemplo: tomo 1 de 10); IX. Valores documentales; X. Vigencia documental; XI. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente; cuando el expediente se forma de varios tomos el número de fojas será el total de las contenidas en los tomos que lo conforman. Reservados o Confidenciales Leyenda de clasificación deberá señalarse en el recuadro de información clasificada del formato Marcado de Expedientes conforme al Catálogo de Disposición Documental de Capufe. 16

10 Baja Documental El Archivo de Concentración deberá elaborar y tramitar ante el Archivo General de la Nación, la Ficha Técnica de Prevaloración en coordinación con el área generadora del documento, como responsable de los expedientes que se darán de baja. Expediente Unitario de la Dirección Técnica El Área Técnica de las Delegaciones Regionales o Gerencias de Tramo será la responsable de integrar, conservar y custodiar el expediente unitario por cada obra que realice Capufe durante el periodo de su ejecución, una vez concluida se deberá entregar al Archivo de Concentración de Capufe para su guarda y custodia. (Ver Disposición Normativa de la Dirección Técnica para verificar que su contenido esté completo) 17