PRÁCTICAS DE AUDITORIA

Transcripción

1 SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION Oficina Institucional de Recursos Humanos PRÁCTICAS DE AUDITORIA Elaborado por: Desarrollo Institucional Base de Referencia: Decreto No.247 del 13 de Diciembre de 1996 JULIO 2008

2 INTRODUCCIÓN El Rol de Auditoria dentro de nuestra organización, es una participación vital en los procesos productivos de la institución, ya que la misma busca garantizar la transparencia de las actividades que se desarrollan dentro del Sistema Estatal de Radio y Televisión para la consecución de los objetivos, según los lineamientos establecidos por ley. El trabajo de auditoria tiene diferentes connotaciones, enfocadas en su momento según el tipo de evaluaciones que se vayan a dictaminar en una unidad especifica. Parte de la responsabilidad de la auditoria es la verificación de Registros Patrimoniales propiedad de la institución y su concordancia con los registros emitidos para cada uno de ellos en su momento. El auditor apoya de manera general a todos los miembros de la institución incluyendo a los Directores en el desarrollo de sus tareas, usando como instrumentos el análisis de las situaciones en cada área, emitiendo evaluaciones y recomendaciones para la mejora puntual, brinda asesoría e información de utilidad a cada actividad revisada. El auditor debe aplicar una evaluación crítica, sistemática y detallada sobre una estructura de información en una unidad administrativa para luego poder emitir un informe que incluya las recomendaciones que puedan mejor la operación dentro de la institución. El presente documento busca ilustrar apoyándose en lo establecido en el Decreto Ley No.247 del 13 de Diciembre de 1996 por el cual se dictan las Normas de Auditoria Gubernamental para la República de Panamá, una base de referencia para el desarrollo de las actividades básicas propias de la unidad de Auditoria.

3 OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA Dentro de los objetivos de la Auditoria esta el realizar principalmente evaluaciones y emitir juicios sobre éstas, de forma tal que la Dirección General pueda tomar las decisiones respectivas y necesarias a tiempo, para una optimización de su operación cotidiana. Los objetivos fundamentales de la unidad de auditoria van enfocados en: Examinar todo lo concerniente a Bienes Patrimoniales. Examinar todo lo concerniente a los Estados Financieros. Examinar todo lo concerniente a los fallos o fraudes. Prevenir la presencia de Fallos o Fraudes. Examinar todo lo concerniente al tema Fiscal o Legal relacionado con la Institución.

4 PERFIL DEL AUDITOR El auditor tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las operaciones y sugiere metodologías y procedimientos de Control Interno trabajando en conjunto con la unidad de Desarrollo Organizacional para una operación más eficiente y eficaz. Un auditor debe demostrar su capacidad, independencia, integridad y neutralidad para generar la confianza necesaria en sus procesos de evaluación en toda la institución. La auditoria debe reportar a la más alta Dirección de la Institución y sus funciones son de control y asesoría. No tiene autoridad de línea y no puede implicarse o comprometerse con las operaciones de cada área dentro de la Institución. Requisitos del Auditor Para que la responsabilidad de Auditoria sea idónea y se garantice la correcta ejecución sobre las normas gubernamentales, es necesario que el Auditor cumpla con un perfil particular. Esto significa que deben evaluarse diferentes características en el individuo que realizará la gestión, tales como: Capacidad Profesional. Poseer Carácter y Habilidades. Debe poseer como mínimo titulo profesional que lo faculte legalmente a ejercer la función de auditor. No puede poseer antecedentes que empañen su integridad moral, de honradez o diligencia en el ejercicio de la función pública. Debe poseer un grado de experiencia según el nivel de responsabilidad y las funciones asignadas.

5 Concepto de Independencia. El término de independencia aplicado al perfil del auditor define a un individuo que posee características de objetividad y autonomía. El auditor no puede presentar ningún tipo de inconveniente personal ni profesional con el área a auditar y su proceder debe ser imparcial durante el desarrollo de la auditoria. Durante la auditoria debe determinarse previamente que el auditor no posea relación personal, profesional, oficial, ni financiera con el área a auditar. No pueden existir de igual forma ideas previas sobre el área a auditar con el fin de poder realizar una evaluación con mayor neutralidad. Concepto de Idoneidad. El auditor debe contar con experiencia comprobada, capacidad técnica y legal como también el entrenamiento necesario para el desarrollo adecuado de las actividades de auditoria a realizar. Se debe coordinar con la Administración el desarrollo de programas que estimulen la constante capacitación del auditor con el fin de actualizarlo en las técnicas necesarias para cumplir con el objetivo de los controles internos.

6 Concepto de Responsabilidad. El auditor tiene bajo su responsabilidad las actividades propias del desarrollo de la auditoria, al igual que sobre todo juicio emitido en la evaluación donde se lleva a cabo la misma. Debe considerar la ejecución de todas las normas éticas y morales, garantizar el desenvolvimiento de una actitud profesional en todo momento y velar porque la actividad de auditoria se desarrolle con la mayor diligencia posible. Debe aplicar todos los métodos técnicos, exámenes y procedimientos como herramientas de auditoria. Dentro de la evaluación emitida, el auditor dejara evidenciada todas las deficiencias de control interno, falta de datos en los registros de operación, datos que estén incorrectos o no aprobados, que se presenten con irregularidades, donde haya escenarios que muestren algún tipo de fraude, gastos no aplicables o de naturaleza ilegal, perdidas, falta de honestidad, integridad y rectitud en las labores auditadas. El auditor debe garantizar que el periodo establecido en el programa de auditoria se cumple en cada una de sus fases propuestas. El auditor debe poner en práctica algunas Normas Profesionales tales como: Objetividad Responsabilidad Integridad Confidencialidad Compromiso Equilibrio Honestidad Institucionalidad Criterio Iniciativa Imparcialidad Creatividad

7 DESARROLLO DEL TRABAJO DE AUDITORIA Plan Anual de Auditoria Para una gestión de Auditoria enfocada en el alcance de objetivos y en el desarrollo sistemático de evaluaciones que comprometa a los funcionarios con las metas de la institución, es menester establecer un plan periódico de auditoria que ayude a ejecutar ordenadamente esta tarea. Un plan anual de auditoria debe contener los siguientes componentes: Campo de acción de la unidad de auditoria. Unidades Administrativas a ser auditados en el periodo establecido. Objetivos generales de cada auditoria. Clasificación de la Auditoria. Periodo de la Auditoria. Personal requerido para la Auditoria. Tiempo estimado de la Auditoria. Costo estimado de la Auditoria. Fecha estimada para el desarrollo del examen. Fecha estimada para la entrega del informe. Se le debe asignar responsabilidad directa a cada jefatura para la ejecución de la Auditoria a realizar según el plan anual establecido. Las evaluaciones sobre el plan anual de auditoria deben presentarse a la autoridad competente con el objetivo de integrar los ajustes y que se apliquen las medidas correctivas que sean necesarias según el informe presentado.

8 Programas de Auditoria Los Programas de Auditoria son aquellos que se someten a la necesidad de crear un sistema para el cumplimiento lógico de un plan de auditoria establecido para generar análisis sobre la operación de la institución. Dentro del Programa de Auditoria debe tomarse en cuenta los siguientes aspectos: Establecimiento de Programas Estándares que involucre a los procedimientos que se necesitan para que se ejecuten los objetivos de la planificación previa y específica de la unidad de auditoria. Establecimiento de Programas Específicos que involucre a los programas de auditoria definidos en base a los resultados de evaluaciones dentro de la estructura de control interno de la institución y que posea un enfoque o dirección de la auditoria a nivel de componentes. Estos componentes deben contener los siguientes elementos como mínimo: Deben definir un Objetivo. Deben presentar los procedimientos de Auditoria. Deben determinar el tiempo estimado. Y deben presentar las fuentes de información. Se debe actualizar los Programas de Auditoria como mínimo una vez cada año y los responsables de la ejecución de estos programas serán la unidad de auditoria, los supervisores y el jefe de la unidad a auditar. Dentro de los programas de Auditoria se deben establecer dos tipos de planificación.

9 Planificación Preliminar La planificación preliminar debe tener como requisito importante el establecimiento de la estrategia a utilizar en el desarrollo de la auditoria. Durante este periodo deben participar el supervisor y el jefe del área a auditar para que se pueda recabar la información lo mas actualizada posible que avalen el informe de auditoria final. Dentro de la planificación preliminar se presentará un informe al Director Administrativo y adicional se cumplirá con algunos requisitos: Debe existir conocimiento de la unidad a auditar y su naturaleza jurídica. Deben definirse todas las actividades que en esta unidad se realizan, el lugar físico, cuales son sus metas y objetivos. Se deben identificar las principales políticas y prácticas contables, administrativas y operacionales. Se debe establecer el nivel de confiabilidad de la información contable, administrativa y operacional que se recabe en la unidad a auditar. Se debe establecer la organización y responsabilidad de la unidad a auditar. Revisar el recurso informático del que dispone la unidad a auditar.

10 Planificación Específica La planificación preliminar se complementará con procedimientos claramente establecidos en la planificación específica. Se debe comprometer al supervisor y al jefe de la unidad a auditar a que cumplan las siguientes disposiciones: Considerar el objetivo de la auditoria y el informe de la planificación preliminar para definir las áreas a evaluar. Obtener la información adicional según las instrucciones establecidas en la planificación preliminar. Evaluar la estructura de control interno de la unidad a auditar. Calificar los factores específicos de riesgo y definir el enfoque de la auditoria, considerando los sistemas de información utilizados en la unidad a auditar. Seleccionar los procedimientos de auditoria que se desprendan de los resultados obtenidos en la evaluación de la estructura de control interno. Considerar los procedimientos de auditoria exigidos para cada actividad definida en el área a auditar. Es importante definir la estructura del control interno con el objetivo de lograr información adicional que permitirá evaluar y calificar los riesgos y seleccionar los procedimientos mas relevantes para la auditoria. El resultado de la planificación específica contendrá en primera instancia lo siguiente: Plan de muestreo y enfoque establecido en la auditoria. Plan específico de la auditoria a realizar. Comunicación de los resultados de la evaluación.

11 CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS El desarrollo de una Auditoria implica en primera instancia el establecimiento de objetivos y de ésta manera se logra delimitar el marco conceptual que se persigue para ejecutar un tipo de auditoria en particular. Los tipos de Auditorias basados en objetivos son los siguientes: Auditorias Financieras: Este tipo de auditoria abarca todo lo relacionado a los Estados Financieros y busca observar si la actividad de los registros que en la Institución se desarrollan, corresponden a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Auditorias Operacionales En este tipo de auditoria se persigue lograr como objetivo la determinación de los conceptos de economía, eficiencia y efectividad en cada una de las actividades operacionales que se desarrollan en el Sistema Estatal de Radio y Televisión. Aquí se evalúan las responsabilidades que corresponden a cada tarea y se concilia que correspondan unas con otras, emitiendo evaluaciones y recomendaciones para acciones correctivas en los casos que aplique. Auditorias Especiales Las auditorias especiales se deben presentar ante situaciones muy particulares donde se defina un objetivo o meta especial. Para estos casos se pueden determinar los siguientes tipos de auditorias: Auditorias Especiales de índole Financiera. Auditorias Especiales de índole Operacional. Auditorias Especiales que busque específicamente determinar la Responsabilidad sobre un hecho en particular.

12 INFORMES DE AUDITORIA Luego de determinar el tipo de Auditoria se debe relacionar este con el tipo de Informe a entregar. Este debe ser por escrito y debe incluir algunas características especiales que van a depender de la clasificación de la auditoria realizada. Dentro del informe deben expresarse comentarios del auditor, las conclusiones y recomendaciones sobre las tareas auditadas. Adicional a esto se debe mencionar la mecánica de evaluación desarrollada, las opiniones de los funcionarios involucrados en la auditoria y si se presentan algunos otros hechos o situaciones que merezcan el detalle para que se pueda entender mejor el informe se anexa al documento. Un informe de Auditoria debe ser objetivo, preciso, conciso, y debe exponerse en un tono constructivo y de importancia. Se busca expresar en los informes de auditoria la independencia del auditor, la objetividad, e imparcialidad y el mismo debe tener un formato constructivo, ya que las personas que tengan acceso al informe de auditoria deben tener la capacidad de entenderlo claramente y en el encontrarán los objetivos y el alcance junto con las recomendaciones y acciones correctivas que deberán cumplirse en un plazo establecido. El Informe en sus conclusiones debe estar ligado a las normas expuestas por la Contraloría General de la República cuando aplique el no cumplimiento de las mismas, además de las deficiencias relevantes que se han identificado y que no han sido solucionadas. Se debe establecer un plan de seguimiento para evaluar el cumplimiento en los plazos establecidos para que se ejecuten las acciones correctivas correspondientes.

13 Estructura del Informe de Auditoria Auditoria Financiera El informe para Auditorias Financieras debe contener lo siguiente: Las opiniones sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la evaluación sobre la base de referencia de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados tomando como criterio: Las opiniones sin salvedades. Las opiniones con salvedades. Las opiniones adversas o negativas. La abstención de emitir opiniones. La definición de la Estructura de Control Interno. La descripción del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y las normas interpuestas. Dentro de este tipo de informe, debe establecerse la siguiente estructura: Índice Dictamen Profesional Estados Financieros y sus notas elaborados por la unidad auditada. Objetivos y Alcance. Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones. Anexos.

14 Auditoria Operacional El informe para Auditorias Operacionales debe contener lo siguiente: Establecimiento de la eficiencia, efectividad y economía de las tareas auditadas. Se debe tomar en cuenta que: La economía se mide en términos de costo y calidad. La efectividad se mide en términos de resultado. La Eficiencia se mide en términos de rendimiento. La definición de la Estructura de Control Interno. La descripción del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y las normas interpuestas. Dentro de este tipo de informe, debe establecerse la siguiente estructura: Índice. Carta de Presentación. Objetivo y Alcance. Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones. Anexos. Auditoria Especial El informe para Auditorias Especiales debe contener lo siguiente: Establecimiento del dictamen final sobre el cumplimiento de los objetivos definidos para las auditorias ya sean financieras u operativas. La definición de la Estructura de Control Interno. La descripción del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y las normas interpuestas.

15 Dentro de este tipo de informe, debe establecerse la siguiente estructura: Índice. Carta de Presentación. Información Financiera elaborada por la unidad auditada. Objetivo y Alcance. Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones. Anexos. Conclusiones y Recomendaciones de Auditoria Los comentarios, conclusiones y recomendaciones se deben presentar en orden de relevancia de forma objetiva, y serán complementados con la utilización de herramientas gráficas, cuadros de comparación y explicaciones claras. Las recomendaciones son aquellas pautas relevantes en las evaluaciones realizadas por parte de Auditoria. Estas determinaran el punto de partida para las siguientes evaluaciones, de manera que se ejecuten las acciones correctivas en un plazo establecido, logrando así el mejoramiento de la unidad auditada. Es responsabilidad de la unidad de auditoria interna emitir las conclusiones y recomendaciones en cada evaluación y de la unidad auditada el cumplir con las disposiciones que se generen a partir del informe emitido en el plazo determinado. El incumplimiento de las recomendaciones será motivo para la aplicación de las sanciones que correspondan en cada caso y será responsabilidad de la Administración y/o de la Contraloría General de la República verificar que se cumplan dichas sanciones.

16 Un informe con las recomendaciones estará a disposición del Jefe de la unidad auditada y debe presentar el siguiente esquema: Nombre de la unidad auditada. Referencia al trabajo desarrollado. Resumen de las recomendaciones Fecha de la presentación y discusión de las recomendaciones. Fecha real de implementación de las recomendaciones. Comentarios sobre las recomendaciones y el proceso de implementación. Para que se pueda lograr una efectiva implementación de las recomendaciones de auditoria, se debe primeramente discutir las recomendaciones con los funcionarios involucrados en el área auditada, logrando definir la posibilidad de que se apliquen y el costo beneficio tomando en cuenta los factores antes mencionados de eficiencia, efectividad y economía. No se deben considerar recomendaciones que no puedan ser aplicadas en la realidad, deben ser soluciones prácticas y alcanzables. Estas recomendaciones deben tener un impacto positivo en las operaciones de cada unidad auditada y deben estar enfocadas al mejoramiento continuo en los escenarios deficientes encontrados. La meta principal de las conclusiones y recomendaciones es la de fortalecer la estructura de control interno de la unidad auditada para una gestión mas eficiente. Las recomendaciones y conclusiones buscan apoyar las soluciones más viables en las situaciones identificadas en cada tarea auditada. Tienen como objetivo primordial dirigirse a la autoridad competente para que puedan ser implementadas y de esta manera garantizar el cumplimiento de las mismas.

17 CONCLUSIONES La actividad de Auditoria en su marco conceptual mas general no es mas que la tarea de acumulación de evidencias sobre una operación determinada, que serán evaluadas sobre un criterio particular con el objetivo de tomar decisiones y aplicar medidas correctivas que correspondan para que los recursos de los que disponemos sea utilizados correctamente. El perfil del auditor debe ser estrictamente apegado a una persona independiente, competente, con criterio y nivel profesional idóneo, para garantizar de esta forma que la práctica de la auditoria sea confiable. La tendencia en el mercado apunta hoy en día a organizaciones que prestan mayor importancia al control interno y la comprobación de información cuantificable, que ayude a la Alta Dirección a una toma de decisiones mas acertada y con resultados más concretos, ya que la práctica para lograr el éxito, exige que se le delegue mayor autoridad y responsabilidad a los mandos medios como estrategia para el logro de resultados. La meta de la unidad de Auditoria debe ir enfocada principalmente, hacia la mejora continua de los procesos, buscando con esto, nuevas oportunidades para llegar a ser más eficientes y utilizar de manera correcta los recursos asignados a la Institución por el Estado, para el desarrollo de todas las actividades que son nuestra razón de ser.