Aída Luz Mendoza Navarro

Transcripción

1 PROYECTO: EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS EN AMÉRICA LATINA 23 al 27 de agosto LA FORMACIÓN EN EVALUACIÓN DOCUMENTAL SUBGRUPO: Métodos, criterios, i enfoques y técnicas para evaluar documentos de archivos y muestreo Aída Luz Mendoza Navarro Abog. Mag. Gestión de Políticas Públicas-Consultora en Archivos

2 Muestreo: fundamentación El Muestreo es una de las técnicas de Valoración Documental motivo de debates desde varias décadas atrás. Se centra en la necesidad de conservar una parte de un conjunto de documentos en los que se encuentra información con posibilidades de utilidad para la investigación.

3 Cuál es su importancia? Permite, facilita y hace posible su aplicación a través de equipos integrados: archiveros apoyados por especialistas en las técnicas específicas de muestreo. Se establecen estrategias y criterios que posibilitan la conservación de una porción de un gran volumen documental, cuando no es estrictamente necesario conservarlo en su totalidad.

4 Conservar una parte por qué? Durante la aplicación de la Valoración Documental, resulta poco frecuente que la organización requiera solo de una parte de la totalidad de una serie documental voluminosa o que la organización de destino final archivos nacionales así lo demanden. Se aplica en casos puntuales, existen experiencias que la perciben como una solución, conservando reducidos números de documentos frente a voluminosas masas documentales que imposibilita su custodia.

5 RAMP (Programa de Gestión de Documentos y Archivos) El muestreo es aplicable en las organizaciones públicas como privadas. En el sector público puede existir normativa para orientar su aplicación. En 1981 un estudio RAMP- UNESCO consideró el tema del muestreo. Felix Hull: La decisión de conservar menos de la totalidad puede suponer, sin embargo algo muy diferente: la selección de una parte del material tomando como base un método estadístico científico o bien unos criterios de calidad, y esta operación es lo que recibe el nombre de muestreo de archivo. [1] [1] HULL, Felix (1981) Utilización de Técnicas de muestreo en la conservación de registros: Estudio del RAMP y directrices al respecto, Programa General de Información y UNISIST, París, p. 11

6 Métodos Hull puntualizaba lo siguiente: Trabajar el muestreo aplicando el método estadístico. Se pueden encontrar variantes. Señalaba específicamente, para los archivos, los criterios de calidad. Los criterios de calidad pueden ser muy amplios como muy reducidos, y es precisamente donde habrá que focalizarse a para a lograr una aplicación eminentemente técnica. Pequeña porción de un gran volumen documental, debe satisfacer las necesidades de información.

7 Muestreo en la actividad privada La normativa archivística del país no siempre es aplicable en la actividad privada, puede depender de su decisión. En estos casos el muestreo puede resultar menos posible. Cualquier criterio técnico o normativo se orienta a facilitar las decisiones i para reducir el número de documentos a conservar permanentemente, provengan de la actividad pública o privada. La historia se reconstruye con ambos sectores de información.

8 Menos documentos: mejor conservación La existencia de pautas metodológicas, criterios, técnicas o normas será de valiosa ayuda aunque no son rigurosamente aplicables. Siempre deberá existir cierta amplitud para la decisión final de quienes tienen la facultad de tomarla: Tamaño de la muestra Las ventajas entre no contar con ningún documento de una serie que pueda aportar algún tipo de información y poder retener una muestra representativa es indiscutible. Conservación: Menos estanterías, menos equipos para su custodia y menos de otros elementos para su conservación. El investigador podrá conseguir información, aunque reducida, refleja el todo. Es la idea del muestreo.

9 Muestreo en soporte distinto al papel Es ventajoso el muestreo cuando se trata de documentos en otro tipo de soporte diferente al papel? RAMP-UNESCO mencionó, aunque brevemente, el muestreo en documentos cartográficos, audiovisuales y registros legibles por máquina: existe una diferencia fundamental en el modo de enfocar la evaluación y, que salvo en casos muy especiales, esto puede excluir automáticamente el empleo de métodos de muestreo que tanto aprecian los estadísticos, si bien ocasionalmente pueden ser apropiados otros métodos. Hay que tener en cuenta factores adicionales: en ciertos campos muy especializados, quienes custodian los registros no han llegado aamoldarse a la archivología tal como suele aceptar esta teoría; se consideran más como conservadores que como archiveros y esto determina su actitud ante la metodología. El segundo es que únicamente en los archivos más importantes se dispone de la tecnología moderna, y hasta hace muy poco tiempo los interesados no se habían enfrentado con un problema que pueda acarrear la adopción de técnicas de muestreo [2] [2] Ibídem p. 35

10 Se podrá aplicar el muestreo a los documentos electrónicos? Nuevos soportes y documentos electrónicos: los estudios sobre el particular escasean. Es necesario abordar el tema, la aplicación del muestreo (sin adelantar opinión) merece investigaciones puntuales para descubrir si las técnicas y criterios serán los mismos o habrá diferencias con respecto a los documentos en soporte de papel. El crecimiento de documentos electrónicos no se visualiza físicamente. Grandes cantidades de documentos electrónicos, aparentemente no ofrece mayor inconveniente que la adquisición de equipos que puedan almacenarla. Las ventajas de la aplicación del muestreo en ese tipo de documentos también podrían ser factibles. La muestra a conservarse siempre de valor permanente deberá gozar de condiciones de autenticidad y preservación a largo plazo.

11 Rol del archivero Especialización, adiestramiento y destrezas específicas en métodos científicos que pueden serle desconocidos. Conocer, investigar e indagar sobre su aplicación, apoyándose en especialistas en las técnicas propia de las diversas modalidades de muestreo. Hará prevalecer su aporte desde el campo de la Archivística en razón de la protección de los documentos que pudiendo ser destruidos, se opta por su conservación, aunque en un número reducido, por muestreo.

12 LA SELECCIÓN NATURAL La selección natural, también denominada pieza por pieza sugiere dos alternativas: Selección de los elementos ajenos al expediente o separación de todo documento o información que no amerite la calificación de archivístico. Selección de documentos de características homogéneas que no obstante estar constituidas como serie deben evaluarse pieza por pieza por la calidad de información que contienen. Es el caso de los expedientes judiciales y las historias clínicas:

13 La selección natural como paso previo Separación de todos los materiales que se encuentran dentro de un expediente oconjunto de documentos. Copias Originales múltiples Impresos o publicaciones custodiados en el archivo. Hojas en blanco. Borradores

14 Selección de documentos de características ti homogéneas Expedientes judiciales Información de diverso interés. Identificación de cada expediente. Excepciones: sucesiones, quiebras, concursos, familia, etc. Selección pieza por pieza. Plataforma tecnológica: muestreo, información homogénea. Voluminosos

15 Historias clínicas Considerables volúmenes. Información para el paciente, jurídica, investigación, docencia. Períodos de retención. Digitalización

16 Conservar: Informes de alta Hojas de consentimiento informado Hojas de alta voluntaria Informes quirúrgicos i y/o registros de parto Informes de anestesia. Informes de exploraciones complementarias Epicrisis i i Informes de necropsia Hoja de evolución y de planificación de cuidados de enfermería. Otros informes médicos (estos harán mucho más compleja la decisión de eliminación, por cuanto los criterios podrían ser diversos) Cualquier otra información que se considere relevante a efectos asistenciales, preventivos, epidemiológicos o de investigación. La información de aquellas Historia i Clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales.

17 Muchas gracias por su gentil atención Aída