Suite Gexflow: Solución de administración electrónica. Dossier de la solución

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1 Suite Gexflow: Solución de administración electrónica Dossier de la solución

2 Índice Suite Gexflow 3 Carpeta ciudadana 4 Registro de entrada/salida 7 Seguimiento de expedientes electrónicos 11 Gestión tributaria y recaudación 15 Pasarela de pago 17 Nuestro posicionamiento 21 Arquitectura técnica 22 Casos de éxito 24 2

3 Suite Gexflow La Suite Gexflow nace con el objetivo de convertirse en un instrumento flexible con el cual las entidades locales puedan mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos internos y los servicios que prestan al ciudadano así como dar respuesta a los derechos planteados en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Planteadas con un diseño modular y abierto para interconexión con otros sistemas. Posibilidad de entornos completos basados en soluciones software libre: sistemas operativos Linux; servidor de aplicaciones JBoss; navegadores web Firefox, Opera; Gestor de base de datos PostgreSQL. Fig. 1 - Módulos Suite Gexflow 3

4 Carpeta ciudadana Descripción funcional La carpeta ciudadana es el principal canal de comunicación electrónico entre el ciudadano y la administración. En ella estará publicado el catálogo de servicios electrónicos puesto a disposición por la entidad local. Estos trámites podrán ser iniciados de forma telemática por el ciudadano y presentados por el registro electrónico sin necesidad de desplazarse presencialmente a la entidad local. Desde la carpeta podrá consultarse el estado de los expedientes abiertos, aportar documentación requerida y descargarse la documentación asociada al expediente en formato electrónico. Dispone de una servicio de validación de firma electrónica de los documentos para que el ciudadano o terceros puedan compronar la validez del documento mediante su C.V.D (Código de verificación de documento) Fig. 2 - Panel menú 4

5 Carpeta ciudadana Principales funcionalidades (I) Sistema multientidad. Las diferentes entidades locales de una misma implantación podrán disponer de diferentes catálogos de trámites. Catálogo de servicios electrónicos personalizable por entidad. Multiidioma. Herramienta de administración para alta de nuevos servicios y modificación de los servicios existentes sin necesidad de programación adicional. Identificación mediante certificado digital: FNMT, ACCV y DNI-E. Instancias mediante formularios PDF válidos tanto para presentación presencial como electrónica. Inicio de trámites de forma electrónica con presentación de instancia por registro electrónico. Fig. 3 - Ficha trámite electrónico 5

6 Carpeta ciudadana Principales funcionalidades (y II) Trámites electrónicos en borrador para que el ciudadano pueda completarlos posteriormente si así lo desea. Consulta del estado de expedientes abiertos en la entidad. Aportación de nueva documentación al expediente desde la carpeta y descarga de la documentación existente. Fig. 4 - Consulta de expediente 6

7 Registro de entrada/salida Principales funcionalidades (I) Sistema multientidad. Las diferentes entidades registrales (Ayuntamiento, patronatos, agencias, ) podrán disponer de sus propios libros de entrada y salida con numeración independiente. Incorporación automática de registros. La multientidad incluye la posibilidad de que un documento registrado en cualquier entidad registral del sistema con destino a otra entidad del mismo pueda ser recepcionado por la entidad destinataria sin necesidad de volver a registrarlo. Permite precompletar un registro de entrada a partir de un documento de salida de otra entidad registral de cual somos destinatarios. Registro multioficina. Gestión de tablas auxiliares. Para la Fig. 5 - Mantenimiento de asuntos entrada se utilizarán todas las tablas auxiliares (asuntos, referencias, métodos de envío y recepción, clases de documentos, soportes) así como el acceso a sistemas/tablas externas que utilice la entidad con carácter general (terceros, órganos, etc.) 7

8 Registro de entrada/salida Principales funcionalidades (II) Datos adicionales de un registro configurables según tipo de la referencia de expediente. Esta información adicional podrá ser usada en las plantillas de informe. Búsqueda avanzada. El sistema permite la búsqueda por cualquier campo del asiento o por una combinación de los mismos. Existen multitud de filtros lógicos que se pueden aplicar a los diferentes términos aplicados en las búsquedas: igual a, empieza con, contiene, termina con, no es igual a, no contiene. Para finalizar se puede imprimir un resumen de los asientos que han encontrado. El sistema permite la selección de diferentes modos de acceso configurables en la instalación del mismo. Seguridad basada en usuario y contraseña. Se podrán dar de alta nuevos usuarios en el módulo de administración del sistema. Fig. 6 - Nuevo registro de entrada 8

9 Registro de entrada/salida Principales funcionalidades (III) Impresión de Sello y justificantes. Con posibilidad de que el operador cambie, en el momento de impresión la posición del sello o el modelo de justificante a utilizar. La impresión de sellos es compatible con impresoras térmicas, láser, matriciales, etc. Digitalización de documentos. Al registrar un documento, se facilitará la incorporación como anexos de los ficheros correspondientes a los documentos depositados en cualquier carpeta accesible por la red, así como la posibilidad de gestionar los dispositivos de captura directa de los mismos. Compulsa electrónica. Los documentos compulsados electrónicamente se almacenarán utilizando el formato XML-Advanced Fig. 7 - Consulta de registros Electronic Signatures (XAdES), especificación técnica ETSI TS v1.2.2 ( ). Se permitirá la integración para las operaciones de firmado derivadas de la compulsa electrónica. 9

10 Registro de entrada/salida Principales funcionalidades (y IV) Transmisisón de asientos registrales. Con objeto de poder incorporar asientos de otros sistemas de registro, se definirá un sistema XML de incorporación que respete el formato ATRIO/SICRES normalizado. Así mismo se dispondrá de un módulo que permite la exportación total o parcial de los asientos existentes en el sistema en este mismo formato. Diferenciación de la procedencia. El sistema permite la diferenciación explícita de los registros según la naturaleza de su procedencia: Persona física, jurídica o administración pública. Múltiples interesados. Se permite la declaración de múltiples interesados en los asientos de registro. El sistema de registro, como el resto de sistemas que componen la solución, pueden integrarse con la gestión de terceros de la entidad. Asociación de asientos de registro. Tanto los registros de entrada como los de salida permiten especificar la referencia de expediente a la que están asociados. La búsqueda por esta referencia permite reconstruir el estado del expediente a través de las comunicaciones que han quedado registradas en el sistema. Este tipo de asociación es más versátil que asociar un único registro de salida a un registro de entrada, en cualquier caso, este tipo de asociación uno a uno también es posible. 10

11 Seguimiento de expedientes electrónicos Principales funcionalidades (I) El seguimiento de expedientes está compuesto por diferentes módulos funcionales: Tramitación de expedientes, gestor documental, gestor de plantillas, firma electrónica, cuadro de mandos y diseño de procesos. Está dotado de dos perstectivas de tramitación: nivel de expedientes y nivel de tares. El diseño de los procesos de tramitación está basado en el modelo estándar BPMN. El diseño del workflow puede ser modificado desde la aplicación, permitiendo un personalización de los procesos para cada organización. Integración con el sistema de registro de entrada/salida. Los asientos registrales aparecen Fig. 8 - Resumen de situación personal directamente en la bandeja del órgano destino que puede aceptarlos y comenzar su tramitación o rechazarlos para que el Registro General decrete su redistribución al órgano correspondiente. 11

12 Seguimiento de expedientes electrónicos Principales funcionalidades (II) Acumulación de expedientes. Permite la acumulación de varios expedientes para resolver mediante decreto conjunto y la generación de notificaciones individuales para cada interesado. Referencias de expediente parametrizable. La estructura y composición de la referencia de expediente se podrá definir mediante una mascara y se asignará automáticamente al crear los expedientes. Asociación de expedientes relacionados. Incorporación al expediente de documentación en formato digital. Permite la incorpación desde archivos en disco o desde dispositivos de captura directa (escáneres). Auditoría automática centrada en la actividad de los expedientes y gestión documental. Fig. 9 - Ficha detalle del expediente 12

13 Seguimiento de expedientes electrónicos Principales funcionalidades (III) Generación automática de documentación (informes, notificaciones, decretos) mediante plantillas en Openoffice/Libreoffice. Sustitución automática de las variables presentes en las plantillas con la información específica de los expedientes. Histórico de tareas realizadas en un expediente junto con el usuario que las realizó. Visado de documentos.»» Firma electrónica de documentos mediante DNI-E, tarjetas con certificados y certificados instalados en el navegador. Delegación de tareas y firma. Integración con la carpeta ciudadana para la consulta de estado de solicitudes y expedientes del interesado. Acceso mediante certificado. Herramienta de modelado de procesos. Asignación de procesos y actividades por perfil de usuario. Fig Redacción de documentos en Libreoffice 13

14 Seguimiento de expedientes electrónicos Principales funcionalidades (y IV) Repositorio de tareas comunes para el modelado rápido de nuevos procedimientos: redacción de documentos, envío a firma de documentos, solicitud de informes... Asignación de plantillas, aprobadores y firmantes por defecto en tareas de redacción y solicitud de documentos. Versionado de procedimientos. Generación automática de liquidaciones en el módulo de gestión tributaria e incorparación de documentos de pago al expediente. Registro automático de notificaciones en registro de salida. Fig Diagrama BPMN de procedimientos en herramiento de modelado. 14

15 Gestión tributaria y recaudación Principales funcionalidades (I) Aplicación web de gestión tributaria y recaudación en voluntaria para administraciones locales con todas las garantías jurídicas tanto para el órgano como para el contribuyente. Gestión de tributos de tracto periódico (I.B.I., I.V.T.M., I.A.E.,...) Gestión de tributos de tracto único mediante liquidaciones (I.C.I.O., Vados, Plusvalía, Multas y sanciones, Tasas y precios públicos) Recaudación de liquidaciones y recibos en voluntaria y fuera de plazo. Cartas de pago Cuaderno 60. Gestión de cargos de recibos y liquidaciones para su envío a recaudación provincial o entidad colaboradora (Cuaderno 19). Gestión de históricos de modificaciones (tarifas, titulares de objetos tributarios, contribuyentes hechos imponibles, estado de liquidaciones) Gestión de padrón de agua. Contadores y consumos. Gestión de capturadores para lectura de contadores. Fig Consulta de liquidaciones 15

16 Gestión tributaria y recaudación Principales funcionalidades (y II) Callejero normalizado»»»» Incorporación de ficheros de sistemas externos (tráfico, notaría, hacienda y catastro).» Estado de los cargos en recaudación.» Exportación de información contable (SICALWIN). Personalización de informes mediante plantillas Interfaz de servicios web (Alta y consulta de objetos tributarios, alta y consulta de hechos imponibles, alta y consulta de liquidaciones, consulta de deudas por contribuyente. Portal del contribuyente de acceso público mediante certificado digital (FNMT, DNI electrónico) para consulta de deudas y tributos periódicos, impresión de cartas de pago y pago telemático de impuestos. Fig Alta en padrón tributario 16

17 Pasarela de pago Principales funcionalidades (I) Servicio común e independiente de pago electrónico de tributos y tasas contra entidades colaboradoras. Modelo SOA (Arquitectura orienta a servicio) para integración con sistemas existentes. Capa de servicios web que permiten la integración con todo tipo de sistemas (Gestión tributaria y recaudación, tramitadores electrónicos, etc.) Protocolos de acceso seguro (https) Recaudación SIPE BOP Urbanismo Fig Integración de varios servicios y entidades colaboradoras en una única pasarela de pago 17

18 Pasarela de pago Principales funcionalidades (II) Pago electrónico de tributos o tasas contra cualquiera de las entidades colaboradoras adheridas. Posibilidad de pago contra la cuenta corriente o tarjeta del contribuyente. Firma electrónica de la orden del pago (Formato XAdES) Soporte múltiples certificados. Posibilidad delegación de firma electrónica Autogeneración C60. Permite realizar pagos electrónicos a sistemas que no posean módulo de gestión del C60. Les bastará comunicar el importe y el medio de pago y SIPE se encargará de generar un código C60 válido y tramitar el BD Orden de pago Orden de pago SIPE Orden de pago Fig Secuencia orden de pago 18

19 Pasarela de pago Principales funcionalidades (III) Unificación recepción C60.»» Solución al problema de varias aplicaciones con C60 en la entidad local. SIPE es capaz de identificar qué transacciones del fichero de respuesta pertenecen a cada aplicación y comunicárselas independientemente. Máxima versatilidad para automatizar la recepción de ficheros respuesta del C60. Protocolo Editran. C60 Aplicación 1 Editran SIPE Aplicación 2 Aplicación 3 Fig Tratamiento recepción C60 19

20 Pasarela de pago Principales funcionalidades (y IV) Permite a una única instalación del sistema dar servicio a múltiples entidades locales totalmente independientes entre sí y con todas las funcionalidades disponibles y parametrizables. Rol administrador del sistema permite dar de alta nuevas entidades locales. Ayuntamiento de Roquetas de Mar Ayuntamiento de Dalías Ayuntamiento de Serón SIPE Diputación Pronvincial de Almería Fig Servicio para entidades locales bajo una misma implantación 20

21 Nuestro posicionamiento Desarrollo e integración de soluciones en arquitecturas distribuidas bajo licencia software libre. Soluciones basadas en tecnología J2EE integradas con productos líderes de terceros. Asesoramiento tecnológico para acometer desarrollos que impliquen el uso de dichas tecnologías. 21

22 Arquitectura técnica Arquitectura Java 2 Enterprise Edition Capa visual»»»» Capa servidor web» Capa servidor de aplicaciones» Capa servidor de base de datos Fig Arquitectura J2EE 22

23 Arquitectura técnica La arquitectura J2EE aporta: Desarrollo de aplicaciones para Internet o Intranet altamente escalables y con una alta disponibilidad.»» Arquitectura simplificada basada en componentes, servicios y clientes estándares Java s write-once, run-anywhere. Los servicios proveen integración con sistemas existentes, incluyendo JDBC, JMS, Java IDL, JavaMail y JTA. Escalabilidad bajo demanda a través de distribuir contenedores entre múltiples sistemas, pool de conexión a base de datos, etc... Intercompatibilidad entre entornos de desarrollo gracias a los estándares J2EE. Métodos de seguridad por perfiles siguiendo un forma homogénea de personalización de componentes seguros y niveles de seguridad asociados. 23

24 Casos de éxito Ayuntamiento de Alicante Implantación del Seguimiento de expedientes electrónicos junto con el modelado de 44 procedimientos de las área de Hacienda y Tesorería. Integración con el sistema existente de Carpeta Ciudadana para que los ciudadanos consulten el estado de sus expedientes de las áreas mencionadas. La implantación de la Suite Gexflow permitió al Ayuntamiento de Alicante el cumplimiento de la Ley 11/2007 antes de su entrada en vigor. 24

25 Casos de éxito Ayuntamiento de Calp Implantación completa de la Suite Gexflow: Carpeta ciudadana, Registro de entrada, Seguimiento de expedientes electrónicos y Gestión tributaria y recaudación. Modelado de procedimientos. Integración con el sistema existente de contabilidad (Sicalwin). La implantación de la Suite Gexflow ha permitido al Ayuntamiento de Calp la publicación de su catálogo de servicios electrónicos, uso del registro electrónico y una gestión más eficaz y eficiente por la eliminación de procesos manuales. 25

26 Casos de éxito Ayuntamiento de Crevillent Implantación de los siguientes módulos de la Suite Gexflow: Registro de entrada, Seguimiento de expedientes electrónicos y Gestión tributaria y recaudación. Modelado de procedimientos.»» Integración con la plataforma de la Generalitat Valenciana para la consolidación del libro de registro electrónico y presencial. La implantación de la Suite Gexflow ha permitido al Ayuntamiento de Crevillent completar el backoffice para alcanzar el ciclo completo en la administración electrónica de sus expedientes. Ayuntamiento de Ondara Implantación del módulo de Gestión tributaria y recaudación.»»» Migración de terceros y padrones existentes al nuevo sistema.» La implantación de la Suite Gexflow permitió al Ayuntamiento de Ondara recaudar mediante domiciliaciones bancarias padrones que no gestionaba el servicio de recaudación provicianl así como incorporar por primera vez la recaudación de sus liquidaciones en entidades colaboradoras mediante el Cuaderno

27 Rubén Villar Escudero Jefe de producto Suite Gexflow Tel Mov

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