PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES, MUEBLES Y VEHÍCULOS

Transcripción

1 Página OBJETIVO Establecer la metodología para dar baja bienes, muebles y vehículos que en la actualidad no se estén utilizando o que no sean necesarios para el sarrollo normal las funciones la organización, porque son obsoletos o son inservibles por su estado terioro. 2. CAMPO DE APLICACIÓN Aplica para dar baja los bienes, muebles y vehículos en la organización Aguas Buga S.A. E.S.P. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Acto Gerencial No. 014 (23 abril 2010), por el cual se conforma el comité baja bienes muebles, se adoptan disposiciones para la baja bienes muebles, se reglamenta su composición y funcionamiento y se dictan otras.disposiciones. Comunicado Gerencia No. 033 (30 octubre 2015), por medio l cual se modificó la conformación l Comité bajas bienes muebles Aguas Buga S.A E.S.P. 4. DEFINICIONES Baja bienes, muebles y vehículos: Es el procedimiento mediante el cual Aguas Buga S.A. E.S.P., ci retirar finitivamente un bien mueble o un vehículo sus activos. Bienes objeto baja: Sólo serán objeto baja los bienes muebles corporales según la clasificación consagrada en los artículos 653 y s.s. l Código Civil y los vehículos automotores con sujeción al procedimiento señalado en el Código Nacional Tránsito, para el caso chatarrización y tradición los mismos (Ley ). Desmantelamiento bienes muebles: Es la operación sarmar y spiezar un bien mueble con el fin que las partes que se encuentren en buen estado puedan ser utilizadas. Destrucción bienes muebles: Reducir a pedazos o cenizas los bienes muebles objeto la baja. Propiedad Aguas Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

2 Página 2 7 Donación bienes muebles o vehículos: Es la liberalidad la organización Aguas Buga S.A. E.S.P. para transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble o un vehículo su propiedad a otra persona que lo acepta. Reposición bienes muebles y vehículos: Reemplazar o sustituir un bien mueble o un vehiculo por otro bien mueble o un vehiculo iguales o similares características y condiciones uso. 5. DESCRIPCION Para dar baja bienes muebles y/o vehículos y stinarlos para la strucción, smantelamiento, venta, permuta o donación, el procedimiento be ser aprobado por el Comité bajas, el cual se encuentra conformado por: Director Administrativo y Talento Humano. Jefe Oficina Jurídica. Jefe Control Interno Jefe Almacén. Jefe Contabilidad. Auxiliar Contable II (Activos Fijos) Una vez el comité apruebe la baja l bien mueble y/o vehículo se be realizar el siguiente trámite: 5.1. Baja Bienes Muebles Realizar solicitud para dar baja. Presentar la solicitud la baja ante el Comité bajas. Realizar informe técnico conveniencia. Emitir concepto recomendado a la gerencia la autorización o rechazo la baja Encargado bien. l Auxiliar Jefe Informática y Conectividad y Jefe Mantenimiento. Comité bajas. baja l bien. baja l bien. FT-DAF-044 Informe técnico conveniencia (Anexo No. 1). Propiedad Aguas Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

3 Página 3 7 bienes muebles sometidos a su consiración y el stino que se be dar a los bienes muebles objeto baja Realizar acto Gerencial que autorice la venta, strucción, smantelamiento, permuta y/o donación l bien mueble. Realizar avalúo los bienes muebles especificando sus características, técnicas o tecnológicas. Fijar lugar, fecha y hora para la diligencia strucción o smantelamiento bienes muebles. Elaborar el acta strucción o smantelamiento en el momento ejecutar la acción. En caso venta o permuta, realizar la contratación directa o la invitación pública o venta en pública subasta, según sea la cuantía con sujeción al manual contratación. En caso donación, realizar ofrecimiento por Perito avaluador la organización y/o trabajador que haga sus veces. Auxiliar Auxiliar Director (a) Acto Gerencial. Informe peritaje. FT-DAF-050 Acta baja activos (Anexo No. 2). Contrato compra-venta. Oficio ofrecimiento. Indicar la causa la strucción, lugar, fecha, a cuales bienes muebles se les agregaron las partes servibles, disposición final los sechos, evincia fílmica o fotográfica y más observaciones l caso y firma l personal que participó en la diligencia. Propiedad Aguas Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

4 Página 4 7 escrito a las entidas que por las características los bienes muebles dados baja, puedan estar interesadas en aceptar la donación Entregar los bienes muebles al comprador con sujeción al contrato respectivo. Retirar los inventarios los bienes muebles e incorporar la información requerida en los informes contabilidad. 5.2 Baja Vehículos. Auxiliar Jefe Contabilidad. FT-DAF-050 Acta baja activos (Anexo No. 2). Notas baja bienes muebles. Con fundamento en el Acto Gerencial en el que se autoriza la baja. 1 2 Solicitar la necesidad la baja por venta, permuta o chatarrización. Presentar la solicitud la baja ante el Comité bajas. Encargado vehículo. l Auxiliar baja l bien. baja l bien. FT-DAF-044 Informe 3 Realizar informe técnico Jefe técnico conveniencia. Mantenimiento. conveniencia (Anexo No. 1). Emitir concepto recomendado a la 4 gerencia la autorización o rechazo la baja bienes muebles sometidos a su consiración y el stino que se be dar a los bienes muebles objeto baja. Comité bajas. Realizar acto Gerencial que autorice la venta, 5 strucción, Acto Gerencial. smantelamiento y/o permuta l bien mueble. 6 Realizar avalúo los Perito avaluador Informe peritaje. Propiedad Aguas Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

5 Página bienes muebles especificando sus características, técnicas o tecnológicas. En caso venta o permuta, realizar la contratación directa o la invitación pública o venta en pública subasta, según sea la cuantía con sujeción al manual contratación. En caso donación, realizar ofrecimiento por escrito a las entidas que por las características los bienes muebles dados baja, puedan estar interesadas en aceptar la donación. la organización y/o trabajador que haga sus veces. Director (a) Contrato compraventa. Oficio ofrecimiento En caso chatarrización, el acto Gerencial que lo autorice berá contener amás, las causas que lo originaron, y la signación un perito o técnico automotriz para el acompañamiento. Fijar fecha y hora para la diligencia chatarrización. Auxiliar Acto Gerencial. Acta o certificado l Técnico Automotriz (peritaje chatarrización). En el acta o certificado chatarrización, se be indicar la causa la chatarrización, lugar (berá ser en un taller autorizado), fecha y hora disposición final los sechos, personal que participó y más observaciones l caso. Anexar evincia fotográfica o fílmica la acción. El acta o certificado será suscrita por el Responsable l manejo los Propiedad Aguas Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

6 Página Enviar solicitud a la Secretaría Transito y Transporte para que procedan a la cancelación la respectiva licencia tránsito conformidad con el artículo 40 l Código Nacional Tránsito y Transporte (Ley ) Entregar el o los vehículos al comprador con sujeción al contrato respectivo, sea venta, donación o permuta. Suscribir el o los traspasos respectivos ante el organismo Tránsito Competente. Retirar los inventarios los bienes muebles e incorporar la información requerida en los informes contabilidad. Director(a) Auxiliar Director(a) Jefe Contabilidad. Oficio solicitud. FT-DAF-050 Acta baja activos (Anexo No. 2). Notas baja bienes muebles. Inventarios y los más trabajadores competentes para intervenir en la diligencia. Anexar a la solicitud copia auténtica l acta o certificado chatarrización. Con fundamento en el Acto Gerencial en el que se autoriza la baja. Propiedad Aguas Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida

7 Página 7 7 LISTA DE MODIFICACIONES Rev. Fecha Página Descripción modificaciones Se modificó el punto 3 documento referencia incluyendo el Comunicado Gerencia por medio l cual se actualizó la conformación l Comité Bajas Bienes muebles. Se actualizó el punto 5 la scripción, en lo correspondiente a la conformación l comité. Se eliminó el Director Administrativo y financiero, el Director Talento humano y se incluyó el Director Administrativo y Talento Humano. Se cambió el cargo Almacenista por Jefe Almacén y se incluyó ntro l Comité el Jefe Contabilidad No aplica. Creación l documento. Elaborado: Carlos Andrés Valencia Sanna Cargo: Auxiliar Contable II Verificado: Jorge Humberto García Holguín Cargo: Jefe Control Interno Aprobado: Arlex Pérez Tabares Cargo: Director Administrativo y Talento Humano Fecha aprobación: Firma: Firma: Firma: Rige a partir : Propiedad Aguas Buga S.A. E.S.P. Reproducción Prohibida