Guía rápida. Alumno. Versión 1.0.9

Transcripción

1 Guía rápida Alumno Solicitud de Apoyo Financiero y Beca en Línea (SOAF) Versión El uso de la Solicitud de Apoyo Financiero y Beca ha sido concedida según los términos descritos en el documento de Términos y Condiciones de uso de la SOLICITUD DE APOYO FINANCIERO Y BECA contenida dentro del PORTAL DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY

2 Índice Capítulo 1. Introducción... 3 Bienvenida... 3 Requerimientos del Sistema... 3 Consideraciones... 3 Restricciones... 3 Guía Rápida Solicitud de Apoyo Financiero y Beca en Línea... 4 Pantalla principal de la Solicitud de Apoyo Financiero y Beca en Línea... 4 Pantalla Principal... 4 Generación de Contraseña Alumno... 4 Pasos para la recuperación de contraseña del alumno... 4 Generación de Cuenta y Contraseña Padres... 6 Guía Paso a Paso... 7 Paso 1: Inicia tu Solicitud:... 7 Paso 2: En Trámite:... 8 Paso 3: Solicitud Enviada:... 9 Paso 4: En Revisión de Documentos:... 9 Paso 5: En Estudio Socioeconómico: Paso 6: En Evaluación por el Comité de Apoyos Financieros: Paso 7: Resultado de la Evaluación: Paso 8: En proceso de formalización: Paso 9: Terminada:... 11

3 Capítulo 1. Introducción Bienvenida El presente documento tiene la finalidad de explicar al usuario sobre la utilización de la Solicitud de Apoyo Financiero y Becas en Línea (SOAF). La Solicitud de Apoyo Financiero y Beca en Línea (SOAF) fue creada por el Tecnológico de Monterrey con el objetivo de brindar facilidad al alumno y padres de familia el registro de sus datos mediante una interfaz web amable y sencilla. La SOAF incorpora un sistema en línea el cual se ofrece a candidatos admitidos y actuales del Tecnológico de Monterrey el registro de la información de su solicitud así como también información del seguimiento de la solicitud de apoyo financiero y beca desde su inicio hasta el final. Requerimientos del Sistema Para el óptimo y buen funcionamiento de la SOAF se recomienda tener una computadora con al menos las siguientes características técnicas: 1. Internet Explorer Firefox 4.0+ Nota: Se debe evitar el uso de Google Chrome y Safari ya que limita algunas funcionalidades en los campos de la solicitud. Consideraciones Al sistema Solicitud de Apoyo Financiero y Beca podrán acceder alumnos admitidos con su matrícula (en formato A ) y clave de activación o contraseña de correo electrónico. Las personas relacionadas al alumno también podrán acceder al sistema a través de su cuenta Autenticación de Padres (F0 y NIP). Restricciones No se permitirá realizar una solicitud de apoyo cuando: El alumno ya cuenta con un programa apoyo financiero vigente en cualquier campus en el nivel para el cual solicita apoyo. Cuando el alumno ya tenga una solicitud con estatus En trámite en cualquier campus y periodo en el mismo nivel de la solicitud.

4 Guía Rápida Solicitud de Apoyo Financiero y Beca en Línea Pantalla principal de la Solicitud de Apoyo Financiero y Beca en Línea La solicitud de apoyo financiero y beca en línea (SOAF) se encuentra bajo la dirección URL: Pantalla Principal Generación de Contraseña Alumno El alumno deberá recuperar su clave de activación de la solicitud de apoyo financiero y beca en línea mediante el sistema si aún no cuenta con su contraseña de correo o bien si es alumno de primer ingreso al Tecnológico. Pasos para la recuperación de contraseña del alumno 1. Ingresar matrícula de alumno en formato (A ) en el campo de Cuenta. 2. Dar clic en el botón de Olvidaste tu contraseña o no conoces tu clave de acceso de padre? a. Nota: Es importante ingresar primeramente la matrícula y posteriormente dar clic en el hipervínculo de Olvidaste tu contraseña.? 3. Una vez realizado los pasos anteriores se desplegará una nueva pantalla como se muestra a continuación: 4. Se deberá llenar el formulario de tal manera que la información coincida con lo entregado en Admisiones. a. Nombre (Campo Obligatorio): nombre completo incluyendo segundo nombre si este es el caso. b. Apellido Paterno (Campo Obligatorio) c. Apellido Materno (Campo Obligatorio) d. Fecha de Nacimiento (Campo Obligatorio): podrá teclear o seleccionar del calendario la fecha de nacimiento del solicitante. e. Programa Académico (Campo Obligatorio): se debe ingresar el nombre de la carrera y automáticamente se listarán las opciones para su selección.

5 f. Promedio (Campo Obligatorio): se deberá ingresar el promedio entregado en su proceso de admisión al Tecnológico. g. Captcha (Obligatorio): para fines de seguridad se debe ingresar el código mostrado en la imagen para proceder. 5. Dar Clic en Recuperar. 6. Una vez validada la información por el sistema se desplegará la contraseña como se muestra en la siguiente imagen. a. Es importante mencionar que esta contraseña es temporal y se recomienda cambiarse ya que ésta será la que se utilice para todos los servicios y portales del Tecnológico

6 Generación de Cuenta y Contraseña Padres 1. Si el padre no cuenta con la clave de acceso en formato F podrá obtenerla dando clic en: 2. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogo. Para proceder es necesario dar clic en la liga que se indica: 3. Se deberá llenar la información que se solicita con las indicaciones que se mencionan en el punto anterior de Generación de cuenta y contraseña de alumno.

7 Guía Paso a Paso La solicitud de apoyo financiero y beca en línea (SOAF) se divide en diferentes estatus los cuales van a dar seguimiento al trámite de la solicitud. Se deberán seguir como se describe a continuación: Paso 1: Inicia tu Solicitud: 1.1 Ingresar al sistema de solicitud de Apoyo Financiero : para ingresar al sistema es necesario ingresar correctamente al URL ( proporcionando Cuenta y Contraseña. 1.2 Crear solicitud: se debe dar clic en el botón de Inicia tu Solicitud. Verificar datos de la solicitud, escoger período a, dar clic al botón Crear solicitud y aceptar términos y condiciones.

8 Paso 2: En Trámite: en este paso se debe llenar la información de la solicitud de apoyo financiero y beca: datos y documentación. Se recomienda tener a la mano la documentación para su carga en el sistema (ver Documentación Oficial para el Trámite de Apoyo Financiero y Beca). Si no se cuenta con alguno de los documentos listados, se deberá adjuntar una carta en Word donde se explique las razones por lass cuales no se cuenta con el documento. En este paso el diagrama del proceso se muestra de la siguiente manera: 1. Primeramente se deben llenar los Datos de la Solicitud y se puede ir revisando el avance en la pestaña de Avance de Solicitud : IMPORTANTE: La dirección permanente debe corresponder a la del domicilio familiar ya que es donde se realizará el estudio socioeconomico. Todos los datos económicos deberán ser calculados y reportados de forma ANUAL y en pesos mexicanos. Cada subsección cuenta con un botón de Guardar, el cual permite ir grabando la información capturada en esa sección en específico. De igual manera, al inicio de la solicitud y al final se encuentra un botón llamado Guardar todo el cual permite guardar en su totalidad la información y/o cambios realizados a la solicitud. 2. Al terminar de llenar la información de los Datos de la Solicitud, se visualizará la pestaña de Subir Documentos y dentro de ella aparecerá la lista de documentos que se deben de anexar, los cuales irán relacionados con la información previamente proporcionada:

9 Para la carga de los archivos se deben tomar en cuenta que los archivos a adjuntar deben seguir las siguientes especificaciones: Se deben utilizar los botones de Explorar y Subir para cada una de los documentos que se anexan. Los documentos satisfactoriamente anexados se verán de la siguiente manera: Paso 3: Solicitud Enviada: Una vez adjuntados todos los documentos en la sección de subir documentos se mostrarán todas las. Es necesario tener todas para que se habilite el botón de Enviar. Al terminar de subir los documentos se le da clic al botón Enviar el diagrama de la solicitud se verá de la siguiente manera en el sistema: Paso 4: En Revisión de Documentos: este estatus del trámite indica que el Tecnológico de Monterrey está en proceso de análisis de la información proporcionada. Se revisará que tanto la información como la documentación esté completa, congruente y legible.

10 En este paso la solicitud se verá de la siguiente manera en el sistema: Nota: si algún documento no es visible o marca algún error al abrir el archivo, se enviará correo electrónico a las cuentas de correos electrónicos declaradas en la solicitud de apoyo financiero indicando el o los documentos faltantes. El estatus de la solicitud regresará a En trámite Para continuar, deberán escanear nuevamente y adjuntarlos al rubro correspondiente en la solicitud y darle clic en Enviar para continuar con la revisión. Paso 5: En Estudio Socioeconómico: En este paso se deberá revisar el correo electrónico dado de alta en el sistema ya que se enviará una clave de referencia que tendrá tanto la agencia como el solicitante. Esta clave de referencia servirá como contraseña para establecer el contacto de la agencia con el alumno. El solicitante recibirá por parte de la agencia contacto en donde deberán acordar lugar, fecha y hora de la cita para la realización del estudio socioeconómico. Para identificar la etapa del proceso el diagrama se debe ver como se muestra a continuación: Paso 6: En Evaluación por el Comité de Apoyos Financieros: En esta etapa el comité de apoyos financieros del campus en base a la información proporcionada por el alumno, información y sugerencia de la agencia se tomará la decisión de otorgamiento de apoyo financiero y/o beca. La forma de identificar este paso es con la siguiente figura: Paso 7: Resultado de la Evaluación: En este paso ya se tiene una decisión final por parte del comité de apoyos financieros. La solicitud se verá de la siguiente manera en el sistema:

11 El alumno(a) deberá entrar al sistema para aceptar o rechazar el porcentaje de beca y/o crédito otorgado. En caso de cancelar la propuesta, el trámite pasará a estatus Terminado Paso 8: En proceso de formalización: En este paso el alumno(a), padre de familia u obligado solidario deberá formalizar el apoyo financiero y/ o beca de forma presencial en el campus. Requisitos para la formalización del Crédito Educativo TEC: Acudir la dirección de apoyos financieros del campus para: o Firmar contrato del Crédito Educativo TEC (con el obligado solidario para la firma). o Entregar copia de identificación oficial del solicitante y obligado solidario. o Recibir el Reglamento General de Apoyos Financieros y del Servicio del Becario. Paso 9: Terminada: se concluye el proceso de solicitud de apoyo financiero y beca.