Organización: segunda etapa del proceso administrativo

Transcripción

1 Organización:segundaetapadelprocesoadministrativo Por: Ma. Concepción Alonso Ortega Todas las empresas deben organizarse de acuerdo a las estrategias fijadas dentro de la planeación. Las estrategias definen qué hacer y la organización dice el cómo se va hacer. Esta última aprovecha los recursos y cumple los objetivos. La organización es la utilización de los recursos organizacionales para alcanzar las metas estratégicas. Se refleja en la división del trabajo en departamentos y puestos, en las líneas formales de autoridad y en los mecanismos con que se coordinan las actividades (Daft, 2004, p. 312). La gerencia es el responsable de llevar a cabo el proceso de definir estructuras dentro de una organización. En él, es importante tomar en cuenta las estrategias definidas para alcanzar metas fijadas, los cambios en la tecnología y las condiciones cambiantes del medio ambiente. Dentro de la organización se dan cuatro procesos que son la base de la organización y dan origen a los principios de la misma: Dividir la carga laboral y utilización de recursos, actividad conocida también como división del trabajo. Combinar tareas es agrupar empleados de acuerdo a sus actividades. A este proceso lo identificas como departamentalización. Especificar quién depende de quién en la organización, proceso reconocido como jerarquización. Integrar actividades y vigilar la eficacia de dicha organización, actividad conocida como coordinación. Figura 1. Organization Chart. (Flickr, 2009). 1

2 Existenprincipiosbásicosquedebesconocerydiferenciarenlaorganización De acuerdo con Münch y García (2004), los principios de organización son: 1. De objetivo. Cada una de las actividades de la organización deben ser en función del objetivo principal de la empresa. 2. Especialización. Es la división de las actividades de la organización en actividades individuales. 3. Jerarquía. En cada organización es indispensable establecer centros de mando de donde nace la comunicación. 4. Equidad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de autoridad debe corresponder el mismo grado de responsabilidad. Por ejemplo, el jefe de Juan lo seleccionó de entre ocho subalternos para alcanzar una meta. Le dio esa responsabilidad pero no le otorgó el grado de autoridad sobre sus compañeros. Bajo estas circunstancias, Juan difícilmente cumplirá la meta, pues sus subalternos sentirán la obligación de obedecerlo. 5. Unidad de mando. Es necesario que en cada actividad exista un solo jefe, si existieran dos o más, pueden surgir conflictos en la comunicación entre los subalternos, al no saber a quién obedecer. 6. Difusión. Las obligaciones y responsabilidades de cada puesto deben publicarse con la finalidad de evitar problemas dentro de la organización. 7. Amplitud o tramo de control. Es el número de empleados que cada jefe tiene bajo su mando. 8. De la coordinación. Todas las áreas de la empresa deben considerarse en equilibrio: Por ejemplo, de nada serviría a una empresa contar con un equipo de informática sofisticado y vanguardista, si el personal no está capacitado para utilizarlo. 2

3 Tiposdedepartamentalizaciónoestructurasorganizacionales Organizaciónlineal Su principal característica es que las decisiones se concentran en una sola persona, que tiene el nivel jerárquico más alto dentro de la organización. Esta persona distribuye las actividades entre los demás miembros. Un ejemplo muy claro es el ejército y la iglesia católica. Esta estructura organizacional agrupa a las personas que desarrollan actividades o funciones relacionadas entre sí. Las funciones más usuales dentro de una organización son: producción, departamento de ventas, recursos humanos y finanzas. El siguiente organigrama es ejemplo de la estructura funcional. Gerente general recursos humanos producción finanzas ventas Figura 1. Organigrama funcional (Stoner, Freeman y Gilbert, 1996, p. 362). Organizaciónlineo funcional Es la combinación de la organización funcional y lineal. Una es la autoridad que emana de un solo jefe (lineal) a través de la cadena de mando y la especialización (funcional) que aumenta la eficiencia y la productividad. 3

4 Organizaciónporproductooservicio,porclientesygeográfica A veces llamada organización por división. Agrupa a las personas que participan en la producción y comercialización de un producto. Se aplica en empresas que producen múltiples mercancías. Puede dividirse por el enfoque del producto, programa o servicio al cliente. Como ejemplo de la organización por clientes, tenemos a Microsoft que cuenta con siete divisiones, orientadas a diferentes clientes: Business and Enterprise, Home and Retail Division, Business Productivity Group, Sales and Support Group, Developer group, Consumer and commerce group y Consumer Windows (Daft, 2004, p. 325). También la división geográfica organiza de acuerdo a la ubicación de los clientes. Por ejemplo, los bancos que actualmente son globales forman áreas regionales ubicadas no necesariamente por países, Estados o municipios, sino por zonas geográficas. BBVA BANCOMER tiene una Unidad en España y otra en México. Para conocer cada una de las áreas funcionales de este banco, consulta la siguiente liga: La división por producto se da mucho en empresas con gran número de mercancía. Colgate, por ejemplo, tiene líneas de cuidado personal, para el hogar y para mascotas. En cada una hay una variedad de productos que buscan satisfacer a un grupo específico de clientes. En la siguiente liga puedes revisar con más detalle esta información: Organizaciónmatricial Conocida también como organización de parrilla, es la combinación de los departamentos y los líderes de los productos. En ella no se toma en cuenta el principio de unidad de mando, dado que puede considerarse que existen dos jefes: uno el gerente funcional que está a cargo de las actividades relacionadas con su área de trabajo y otro, gerente de proyecto, que es el responsable de un plan en específico. Se utiliza en empresas grandes y sólidas en donde los conflictos de comunicación no existen. Diseño organizacional es un proceso en el cual los gerentes toman decisiones para elegir la estructura organizacional adecuada para la estrategia de la organización y el entorno (Stoner et al., 1996, p. 355). 4

5 La estructura formal dentro de una organización es la que se da por una autoridad. Es decir cuando existe un formato oficial que defina la relación laboral dentro de una organización. La estructura informal es la que se da por las relaciones personales de afinidad que se crean en las empresas. No son reconocidas ni documentadas; sin embargo, son importantes dentro del clima laboral de la organización. Es importante que revises las fuentes bibliográficas que aparecen al final de esta lectura para que formes tu propio criterio sobre el tema. Referencias Daft, R. L. (2004). Administración (6ª. ed.). México: Thompson. Münch, L. y García, J. (2004). Fundamentos de Administración. México, D.F: Trillas. Stoner, J., Freeman, E. & Gilbert, D. (1996). Administración (6ª. ed.). México: Pearson Educación. Referenciadeimagen Flickr. (2009). Organization Chart.. Recuperada el 19 de febrero de 2013, de (Imagen publicada bajo licencia Atribución-NoComercial 2.0 Genérica de acuerdo a: ). 5