Sistema de facturación electrónica en SAP. Febrero 22 de 2017 Carlos Marin- Socio Director IT-NOVA S.A.S

Transcripción

1 Sistema de facturación electrónica en SAP Febrero 22 de 2017 Carlos Marin- Socio Director IT-NOVA S.A.S

2 Agenda Quiénes somos Facturación Electrónica en Colombia Opciones para adoptar la facturación electrónica Sistema de facturación electrónica Demostración Tiempo de implementación Soporte y continuidad Preguntas

3 Quiénes Somos? Somos una empresa de servicios profesionales de consultoría enfocada en lograr que la tecnología apoye y potencialice los procesos de negocio de nuestros clientes, orientándonos en su satisfacción a través de servicios de calidad para enfrentar y resolver los retos a nivel operativo y estratégico de las organizaciones. Nuestro portafolio de productos y servicios se enfoca en: Consultoria SAP Inteligencia de Negocios Analítica Integramos la estrategia de su compañía

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5 Nuestra Experiencia

6 Facturación electrónica en Colombia El modelo de facturación en Colombia fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015 El gobierno tiene proyectado implementar la facturación electrónica de forma obligatoria a partir del 2017 Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente son facturas, notas crédito, notas debito y acuses de recibo Los documentos emitidos deben ser enviados a la DIAN en XML, formato que para su construcción utiliza el estándar UBL V2, el cual es definido por la DIAN y es de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente Los documentos electrónicos enviados a la DIAN, deben contener una firma digital el cual permitirá integridad y autenticidad garantizar su Las compañías deberán contar con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa).

7 Opciones para adoptar la facturación electrónica Habilitación software propio El software propio se refiere a que el facturador electrónico puede habilitar su software de facturación para enviar la información directamente a la DIAN cumpliendo con lo previsto en el Decreto De esta forma tiene la autonomía de todo el ciclo de facturación sin necesidad de tercerizar sus procesos. Proveedor Tecnológico PT El proveedor tecnológico PT es un tercero que mediante la figura de outsourcing realiza todo el proceso de facturación electrónica por la empresa, estará a cargo del envío de la facturación a la DIAN y de los demás requerimientos dispuestos por el Decreto

8 Sistema de facturación electrónica Nuestro sistema de facturación electrónica en SAP fue desarrollado por IT-NOVA como una alternativa para aquellas empresas que desean adoptar la facturación electrónica mediante la opción de habilitación software propio cumpliendo con todos los requerimientos exigidos por la DIAN.

9 Características del sistema Integración nativa con SAP ERP Usar un solo sistema para todo el proceso de facturación electrónica Monitorear toda la trazabilidad de la factura y gestionar los errores desde SAP Portal de adquirientes web integrado con SAP Facilidad de ajustar el sistema a procesos propios de la compañía Usuarios familiarizados con el uso de la herramienta, lo cual ahorra tiempo y dinero en entrenamiento y curva de aprendizaje. $ Evite cargos adicionales por licencias, infraestructura y pagos mensuales y/o anuales por volumen de facturación.

10 Proceso de alto nivel Generar de factura en SD y/o FI llenado XML Procesar firma digital CUFE Alimentar monitor Envio de informacion a la DIAN Publicar facturas en el portal de adquirientes Actualizar monitor Recibir respuesta de la DIAN

11 WS o RFC Proceso detallado Generar firma digital Generar factura SD o FI Generar XML, CUFE, llama WS DIAN WS Recepcion XML Enviar informacion de FE al portal Actualizar monitor y log WS Valida,log de errores y respuesta 48 hrs PORTAL Publicar documentos (PDF,XML) WS o RFC Rechazo del adquiriente

12 Funcionalidades Monitor de facturación electrónica Nuestro sistema de facturación electrónica provee un monitor el cual permite ver la información enviada a la DIAN y su estado. Adicionalmente, permite ver el log de errores y el documento XML enviado para que el usuario de facturación electrónica pueda reprocesar los documentos rechazados.

13 Funcionalidades Portal de adquirientes El decreto manifiesta que la empresa cuenta con tres formas para entregar la facturación electrónica a su adquiriente (electrónica, digital o impresa). Nuestro sistema de facturación electrónica cuenta con estas tres opciones, incluyendo un portal desarrollado en PHP para ser instalado Onpremise en la infraestructura de la empresa, de tal forma que su adquiriente pueda consultar y validar su factura emitida mediante la siguiente funcionalidad: Validar factura (requisitos estatuto tributario) Visualizar el documento en PDF o en XML Rechazar la factura (error en valor o información

14 Funcionalidades Portal de adquirientes Portal integrado con SAP para ser desplegado Onpremise o embebido en la extranet de la compañía.

15 Funcionalidades Procesamiento facturas recibidas en XML Desde el punto de vista de adquiriente y de manera opcional, es posible realizar el procesamiento de las facturas recibidas en formato XML, teniendo en cuenta el proceso definido en cada organización: Facturas Monitor Completar información Orden de compra Posición Lote Serial Ingreso inventario Aceptación del servicio Procesar TX MIGO Procesar TX MIRO (Añadir Fac. Rec.) Núm. factura Orden de compra Texto cabecera Asignación (XML descargados) (Entrada Mercan.)

16 Demostración

17 Tiempo de implementación El plan de trabajo estimado para la implementación de la solución es el siguiente: Proyecto ejecutado por IT-NOVA MESES M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 PROYECTO FACTURACION ELECTRONICA EN SAP Solicitar ser facturador electrónico PRUEBAS HABILITACION DEL SOFTWARE ANTE LA DIAN Expedición de la Resolución de habilitación Acompañamiento de IT-NOVA (Opcional)

18 Soporte y continuidad Contamos con diferentes opciones de soporte con el fin de atender los cambios emitidos por la DIAN: Soporte por demanda Bolsa de horas mensual / anual Soporte mensual/anual

19 Preguntas?

20 Contacto Carlos Andres Marin Velez Socio Director Tel Skype: camarinve