PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA Y PAGO A TERCEROS POR CANALES ELECTRÓNICOS DEL PROCESO ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

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1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento de Transferencias y pagos a terceros por canales electrónicos, el cual tiene como objetivo garantizar el pago, de las obligaciones contraídas por la entidad, mediante acto administrativo y que cuenta con las respectivas apropiaciones presupuestales. El procedimiento, se realiza a través de los canales electrónicos autorizados para efectuar los pagos los beneficiarios finales que puede ser el Contratista, Proveedor, funcionario por comisiones de servicios, nóminas de empleados, pensionados y notarios subsidiados, a su vez los descuentos de las nóminas, embargos judiciales, impuestos, servicios públicos y transferencias a la Nación, Aportes de Salud y Pensión, entre otros, que cuenta con la cadena presupuestal en el Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF, donde se les brinda el pago directo a la cuenta bancaria previamente definida y autorizada. Se efectúan por volúmenes, esto es múltiples pagos a la vez, reduciendo el tiempo de respuesta de las operaciones. La entidad utiliza los medios y canales electrónicos para la reducción de los costos de manejo del efectivo y de chequeras (ahorro de tiempo y mayor seguridad), el mayor desarrollo de la intermediación financiera, el mejoramiento de la transparencia en las transacciones y el control de los flujos de fondos. Adicionalmente, para proveer un mejor servicio a los clientes externos. Los clientes internos del procedimiento son la Superintendencia de Notariado y Registro y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos; los clientes externos son: las entidades financieras, contratistas, proveedores y entidades gubernamentales ALCANCE: Inicia: Con la disponibilidad presupuestal, el contrato y cadena presupuestal en aplicativo SIIF-Nación II, la orden bancaria generada por el grupo de Tesorería se remite a la Dirección Financiera, con los documentos soporte y firmas correspondientes. Qué hace?: Registra las órdenes de pago (Cuentas) en el cuadro de Excel establecido por el Banco; Verifica número y tipo de cuenta bancaria, nombre del beneficiario final y monto a pagar; Realiza el archivo plano; efectúa el

2 Página: 2 cargue de la información en la plataforma del banco; Organiza los registros para la aprobación y pago. Termina: El Director Financiero o Tesorero genera el pago en el canal electrónico a los contratistas, proveedores, funcionarios, pensionados, notarios subsidiados y entidades gubernamentales, se verifica los pagos no exitosos para reiniciar el giro, se remite los soportes al Grupo de Tesorería para efectuar el boletín de ingresos y egresos. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Secretaria General (Ordenador del gasto), y Dirección Financiera Responsable operativo: Grupo de Contratación, Grupo de Presupuesto, Grupo Central de Cuentas, Grupo de Contabilidad, Grupo de Tesorería y Dirección Financiera Responsables Control y Mejoramiento: Control Interno de Gestión. 3. DEFINICIONES: Canales electrónicos de pago: Los medios y canales de pago son una herramienta fundamental que permite la transferencia de dinero a cambio de bienes y servicios. Sistemas eficientes que facilitan y promueven una mayor actividad económica. Transferencia electrónica: Medio de pago a través de un canal electrónico de una entidad financiera, que autoriza a la persona a cuyo favor es emitida, el abono en cuenta bancaria, previamente registrada y autorizada se realiza mediante un Pc, usuario y clave de acceso. ACH (Automate Clearing House): Es un sistema diseñado para que los clientes tengan la posibilidad de realizar pagos y recaudos de las denominadas transacciones de bajo valor, a través de transferencias entre cuentas de diferentes bancos, realizando créditos y débitos automáticos.

3 Página: PHVA Planeación: Planeación de los recursos humanos, logísticos y financieros para la operación del procedimiento. El perfil de las personas y administración de usuarios autorizados para el manejo de la plataforma bancaria, definición del funcionario encargado de la atención para dar respuesta inmediata a los requerimientos y consultas sobre pagos a los clientes externos del proceso. Hacer: Autorizar y gestionar el pago por medio de transferencia electrónica al beneficiario final de la cadena presupuestal y no presupuestal. Verificar: Número y Tipo de Cuenta Bancaria, Calidad en el tiempo de respuesta del pago al tercero (oportunidad, disponibilidad, seguridad y veracidad de la información). Disponibilidad en el flujo de efectivo. Total de operaciones efectuadas al mes. Número de reclamaciones y % de pagos satisfactorios mes. Actuar: Generar acciones de mejora continua en la prestación del servicio, en las respuestas al usuario y en la veracidad y seguridad de la información. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL 1. Pagos a terceros y nóminas como beneficiario Final. DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. El Grupo de Tesorería expide la orden de pago de las obligaciones contraídas por la entidad y que cuentan con la cadena presupuestal en el sistema SIIF Nación II. 2. Punto de control: El funcionario encargado del cargue de la información, valida el nombre del beneficiario final con el nombre que figura en el contrato, el tipo y número de cuenta autorizado en SIIF y monto a girar. 3. Una vez verificada la información, alimenta los datos de giro en el cuadro de Excel diseñado por la entidad bancaria.

4 Página: 4 4. Registra las novedades de cuentas bancarias autorizadas. 5. Realiza el cargue masivo de información en la plataforma del banco, discriminada por nóminas o terceros, para efectos del cobro del Gravamen Monetario Financiero. 6. Punto de control: El Director Financiero valida que la información contenida en la plataforma en efecto obedece a las cuentas por pagar del periodo. 7. El Director Financiero, autoriza la transferencia (pago) de los planos que se encuentran en la plataforma bancaria. Punto de control de la entidad financiera: Confirma las operaciones registradas en la plataforma bancaria, antes de la transferencia electrónica. 8. Verifica las operaciones no exitosas para reiniciar el proceso de pago en la plataforma previo ajuste de los datos para que sean concordantes en cuanto al nombre, identificación, número y tipo de cuenta bancaria. 9. Imprime y firma el Reporte detalle de pagos del banco. 10. Remite al Grupo de Tesorería los documentos soporte, con el reporte descrito en el numeral anterior. 11. Imprime el reporte de pagos exitosos y remite al Grupo de Tesorería para la elaboración del Boletín de Ingresos y Egresos. Responsable: Externo: el tercero que reporta el número y tipo de cuenta. Interno: Funcionario que prepara el plano y Director Financiero. Conocimiento: Externo: Usuario debe conocer las condiciones de pago. Interno: el manejo de la plataforma bancaria; básicos en sistemas y en el aplicativo SIIF Nación II.

5 Página: 5 Recursos esenciales: Externo: Número y tipo de cuenta bancaria. Interno: Internet, acceso a plataforma bancaria, orden de pago y bancaria de SIIF, impresora, papel y tinta. Normatividad: Ley de Presupuesto, Estatuto Tributario, Circulares SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Herramientas de control: Externo: el tercero receptor del pago verificará el tipo y número de cuenta, entidad financiera, e informará novedades de cambio de cuenta o banco. Extractos bancarios, Conciliación bancaria. Frecuencia: diario Tecnología (M.A.S): Sistematizada. Administración de la plataforma bancaria. Descripción de Actividades: 1. Ingresa, a la Web de la entidad financiera. Ver manual del usuario y condiciones de uso. 2. Administra usuario autorizados por perfiles. 3. Punto de control. Verifica saldos de cuentas, puede generar extractos bancarios. 4. Genera reportes de movimientos y operaciones en periodos determinados. Responsable: Externo: Entidad bancaria debe verificar la autenticidad del cliente, garantiza la confidencialidad de la información y garantiza las seguridades de la plataforma bancaria. Interno: Director Financiero, Oficina de Informática (provee seguridades exigidas por el banco). Conocimiento: Externo: Usuario debe conocer y proveer las condiciones de seguridad que garanticen la custodia de los recursos. Interno: el manejo de la plataforma bancaria y básicos en sistemas.

6 Página: 6 Recursos esenciales: Interno: Internet, computador independiente con IP registrada en la entidad bancaria, impresora, papel y tinta. Normatividad: Herramientas de control: Interno: Frecuencia: diario Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos de referencia: Norma NTC-GP: Sistema de Gestión Pública de calidad. Política de calidad. Mapa de riesgos del proceso. Políticas de uso. Preguntas frecuentes. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Ley de Presupuesto, Decreto de Liquidación del presupuesto de cada vigencia. Estatuto Tributario Normas de contabilidad universalmente aceptadas. Instructivos del Sistema bancario. 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

7 Página: 7 7. ANEXOS: (No maneja formatos) Código Nombre Elaboró: María Mónica Lopera C. Profesional Especializado Fecha: 4 de noviembre de 2011 Revisó: Yurley Díaz García Oficina Asesora de Planeación. Fecha: 16 de enero de 2011 Aprobó: María Emma Orozco Espinosa Secretaria General Oscar Aníbal Luna Jefe Dirección Financiera. Fecha: 25 de enero de 2011

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