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1 ÁREA: GERE CIA DE RECURSOS MATERIALES TÍTULO: PROCEDIMIE TO PARA EL ASEGURAMIE TO, PAGO DE DEDUCIBLE DE SEGURO, MULTAS E CLAVE: P-RM-017 REVISIÓN: 0 FECHA DE EMISIÓN: Julio, 2008 I STITUTO DE I VESTIGACIO ES ELÉCTRICAS Página 1 de 11 ÍNDICE 1. Objetivo y alcance Referencias Notaciones y definiciones Desarrollo Responsabilidades Anexos Anexo I. Diagrama de flujo del procedimiento Anexo II. Diagrama de flujo para el pago de multas e infracciones Anexo III. Listado de formatos del procedimiento Anexo IV. Hoja de control de revisiones ELABORÓ: Miguel Orozco Legorreta/Héctor Joel Martínez Ramírez. Fecha: Julio, 2008 REVISÓ: Lic. Armando Magallanes Hernández Fecha: Julio, 2008 APROBÓ: Ing. Miguel Ángel Betancourt Torres Fecha: Julio, 2008 F-01/E-COC-001 rev. 1

2 1. Objetivo y alcance 1.1 Objetivo Establecer los lineamientos y criterios para el aseguramiento, pago de deducible de seguros, multas e infracciones de vehículos oficiales y rentados por personal del IIE para una comisión oficial. 1.2 Alcance El presente procedimiento es de carácter institucional y aplica a todo el personal que haga uso de vehículos oficiales y rentados previa autorización en base al Manual para las Comisiones Oficiales. 2. Referencias 2.1 Manual vigente para la Ejecución del Presupuesto. 2.2 P-RL Procedimiento para Atención de Emergencias. 2.3 M-AF Manual de Normas Generales para las Comisiones Oficiales, los Viáticos y los Pasajes. 2.4 P-RL Procedimiento para reportar la pérdida o robo de bienes muebles propiedad del IIE. 3. otaciones y definiciones 3.1 Notaciones IIE.- Instituto de Investigaciones Eléctricas DSG.- Departamento de Servicios Generales DC.- Departamento de Contabilidad CIA.- Compañía Aseguradora JASG.- Jefe de Área de Servicios Generales GAJ.- Gerente de Asesoría Jurídica. 3.2 Definiciones Vehículo Oficial.- Vehículo propiedad del Instituto que se encuentra rotulado con número económico y logotipo del IIE o vehículo rentado para el desempeño de una comisión oficial Multas e Infracciones.- Pago de sanciones por haber incurrido en alguna violación a las leyes o reglamentos. F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 2 de 11

3 3.2.3 Deducible de seguro.- Es la participación económica que invariablemente queda a cargo del asegurado o beneficiario en caso de siniestro Primas No Devengadas.- Es el pago en dinero, que realiza la Compañía Aseguradora al IIE, cuando del siniestro ocurrido a un Vehículo Oficial no fueron utilizadas algunas primas establecidas en la póliza de seguros Pago de Dividendos por Baja Siniestralidad.- Es el pago en dinero, que realiza la Compañía Aseguradora al IIE, cuando durante la vigencia de la póliza el índice de siniestralidad fue bajo. 4. Desarrollo 4.1 Aseguramiento de vehículos oficiales En el momento que el IIE, adquiere un vehículo nuevo, el JASG, notifica vía fax, mediante el formato F-03/P-RM-017 del Anexo III, a la Compañía Aseguradora, la solicitud de alta del nuevo vehículo La CIA Aseguradora, recibe la notificación de solicitud de alta de vehículo nuevo del IIE, y en un término de tres horas notifica al JASG que ha sido asegurado el vehículo La CIA Aseguradora, emite la póliza y la entrega al JASG, en un término no mayor a 8 días El JASG, recibe la póliza y la entrega al responsable que tiene asignado el vehículo. 4.2 Pago de deducible del seguro del vehículo El Vehículo Oficial sufre un percance, accidente, daño, robo o rotura de cristales A la brevedad posible, después del incidente el conductor o alguno de los acompañantes informa vía telefónica: a) A la Compañía Aseguradora para su conocimiento e intervención. b) A la Agencia arrendadora donde se rentó el auto (en caso de haberlo rentado). c) Al DSG (ext. 7036) en días hábiles dentro de los horarios de trabajo; al Área de Vigilancia (ext. 7048) fuera de los horarios de trabajo y en días sábados, domingos y días festivos; o a cualquiera de las extensiones indicadas en el Anexo II del procedimiento P-RL-100. d) En caso de robo, denuncia los hechos ante el C. Agente del Ministerio más cercano al lugar de los hechos, y da aviso a la Policía Federal Preventiva (Policía de Caminos) de acuerdo al punto 4 del P-RL El conductor realiza un informe por escrito de los sucedido en el formato F-01/P-RM- 017 del anexo III al Gerente y/o Director de División correspondiente, con copia al DSG, anexando la documentación siguiente: a) Informe de la Compañía Aseguradora. F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 3 de 11

4 b) Reporte del siniestro efectuado a la aseguradora. c) Informe o reporte de la Policía de Tránsito o Policía Federal Preventiva (en caso de robo y/o intervención en el accidente). d) Copia certificada de la denuncia de hechos presentada ante el Ministerio Público (en su caso). e) Informe de la Comisión Oficial, de conformidad con el M-AF El DSG envía a la GAJ, copia certificada de la denuncia de hechos presentada ante el Ministerio Público, así como la factura original del vehículo para los trámites legales correspondientes (en caso de robo) El Gerente y/o Director de División analiza el informe, con base en éste y la opinión que solicitará el DSG al ajustador de la Compañía Aseguradora sobre la responsabilidad del conductor en el siniestro, determina si el pago del deducible debe ser a cargo del conductor o del IIE, mediante el formato F-02/P-RM-017 del anexo III El conductor tendrá la responsabilidad de pagar el deducible del seguro en casos siguientes: a) Cuando el percance sea originado por incurrir en las siguientes faltas al reglamento de tránsito o irresponsabilidad del conductor como son entre otras: i) Conducir en estado inconveniente (ebrio, bajo la influencia de alguna droga o enervante). ii) Conducir en sentido contrario. iii) Pasarse un alto. iv) Conducir con exceso de velocidad. v) Dar vuelta en un lugar prohibido. vi) Estacionar el vehículo en lugares prohibidos. b) Cuando se haga uso del Vehículo Oficial en asuntos no oficiales. c) Cuando la Compañía Aseguradora no cubra el incidente por no presentar el conductor su licencia de manejo o por cualquier otra causa imputable al conductor El IIE tendrá la responsabilidad de pagar el deducible del seguro en los casos diferentes a los puntos En estos casos, la solicitud de pago o reembolso promovida por el interesado, deberá ser autorizada por el servidor público que corresponda, de acuerdo a la versión vigente de los Niveles de Autorización del Manual para la Ejecución del Presupuesto, acompañándola de la documentación indicada en los numerales y Pago de Multas e infracciones Serán pagadas por el conductor del Vehículo Oficial cuando incurran en alguna falta a F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 4 de 11

5 las Leyes y reglamentos de tránsito El conductor o responsable del Vehículo Oficial realiza un informe por escrito de lo sucedido (formato F-01/P-RM-017 del Anexo III), anexando la documentación siguiente: c) y e) del numeral al Gerente y/o Director de División correspondiente, con copia para el Área de Servicios Generales El Gerente y/o el Director de División analiza el informe y determina la responsabilidad del conductor sobre el pago de la multa e infracción. En caso de considerarlo pertinente, el Gerente y/o el Director de División, podrán solicitar la opinión de la Gerencia de Asesoría Jurídica, la Gerencia de Relaciones Laborales y Servicios al Personal y/o la Gerencia de Recursos Materiales. El dictamen se emite por el Gerente y/o Director de División, mediante el formato F-02/P-RM-017 del Anexo III El conductor deberá cubrir el pago de multas e infracciones en los siguientes casos: a) Por irresponsabilidad al incurrir en faltas al Reglamento de Tránsito, como son entre otras: Pasarse un alto, excedo de velocidad, no utilizar el cinturón de seguridad, estacionarse en lugares prohibidos, conducir en estado inconveniente, dar vuelta en lugar prohibido. b) Al utilizar el Vehículo Oficial en asuntos no oficiales. c) Al no respetar las disposiciones referente a los días de no circulación del vehículo. d) En el caso de multas derivadas de un siniestro, se tomará en cuenta la opinión que la Compañía de Seguros emita al respecto El responsable del Vehículo Oficial pagará multas en los siguientes casos: a) Incumplimiento con las verificaciones anticontaminantes. b) Por presentar en forma extemporánea el vehículo para la revista mecánica. c) Cuando no proporcione la tarjeta de circulación para el pago de tenencias y derechos en la que el Departamento de Servicios Generales lo requiera El IIE tendrá la responsabilidad de pagar las multas, en los casos diferentes a los numerales y En estos casos, la solicitud de pago o reembolso promovida por el interesado, deberá ser autorizada por el servidor público que corresponda, de acuerdo a la versión vigente de los Niveles de Autorización del Manual para la Ejecución del Presupuesto, acompañándola de la documentación indicada en los numerales y Baja de vehículos oficiales en la Compañía Aseguradora El JASG notificará a la Compañía de seguros la baja del vehículo por cualquiera de las siguientes razones: a) Como resultado de un siniestro, una vez efectuado el pago por parte de la Compañía Aseguradora. b) Cuando el Área de Almacén y Bienes Muebles, efectúe la enajenación del vehículo oficial. F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 5 de 11

6 5. Responsabilidades 5.1 Del responsable del auto (persona que tiene bajo su resguardo el Vehículo Oficial) Mantener en condiciones óptimas de trabajo los vehículos Cumplir con las verificaciones anticontaminantes del vehículo Asegurar que el vehículo cuente con la documentación siguiente: Tarjeta de circulación, hologramas de verificación anticontaminante, tenencia y revista mecánica, permisos de carga, pólizas de seguro Presentar oportunamente ante la autoridad correspondiente el vehículo para la revista mecánica, en su caso Proporcionar al DSG cuando lo requiera, la tarjeta de circulación y placas (en caso de reemplacamiento) para el pago de tenencia y derechos. 5.2 Del Departamento de Servicios Generales: Efectuar en tiempo los pagos de tenencias y derechos y revista mecánicas de los vehículos Asegurar todos los vehículos oficiales, y notificar la baja de los mismos a la Compañía Aseguradora en un término de cinco días Llevar el control de los siniestros reportados, así como su desarrollo y conclusión Solicitar a la Compañía Aseguradora la devolución de Primas No Devengadas, de los vehículos siniestrados en un término de cinco días Enviar durante los primeros quince días del mes de enero de cada año al DC, la lista de los siniestros reportados y el índice de siniestralidad. 5.3 Del conductor: Utilizar el Vehículo Oficial sólo para asuntos oficiales Tener licencia de conducir vigente Revisar la documentación y estado mecánico del vehículo antes de conducirlo Conocer y respetar las Leyes y Reglamentos de Tránsito Informar a la Compañía Aseguradora cuando ocurra el percance Informar al DSG sobre el(los) incidente(s) ocurridos y enviar la documentación correspondiente Denunciar cuando corresponda el robo, ante el Ministerio Público que corresponda No abandonar el auto en caso de que sufra alguna falla mecánica. F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 6 de 11

7 5.4 Del Departamento de Contabilidad. 6. Anexos Recibir del DSG, la información de los siniestros ocurridos y el índice de siniestralidad, para que a su vez solicite a la Compañía Aseguradora el Pago de Dividendos por baja Siniestralidad. 6.1 Anexo I. Diagrama de flujo del procedimiento. 6.2 Anexo II. Diagrama de flujo para el pago de multas e infracciones. 6.3 Anexo III. Listado de formatos del procedimiento. 6.4 Anexo IV. Hoja para control de revisiones. F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 7 de 11

8 JEFE AREA SERVICIOS GE ERALES 6.1 Anexo I. Diagrama de flujo del procedimiento. COMPAÑÍA ASEGURADORA CO DUCTOR GERE TE Y/O DIRECTOR DE DIVISIO INICIO Notifica vía fax en el momento de que el IIE adquiere un vehículo nuevo mediante formato F-03/P- RM-017 anexo III, a la CIA Aseguradora Recibe póliza y la entrega al responsable que tiene asignado el vehículo. Recibe notificación de alta del vehículo nuevo y en un término de tres horas asegura el vehículo. Emite póliza y la entrega al JASG, en un término no mayor de 8 días. INICIO El conductor o alguno de los acompañantes informan vía telefónica que el vehículo tuvo un percance, accidente, daño, robo o rotura de cristales, al IIE al DSG horario hábil o al Área de Vigilancia fuera de horario de trabajo y a la Compañía Aseguradora para su intervención. Fin de actividad INICIO El JASG notifica a la Compañía de seguros la baja del auto, cuando sea resultado de un siniestro o enajenación del vehículo oficial. Recibe notificación, emite la póliza y da de baja el vehículo. Fin de actividad En caso de robo, denunciar los hechos ante el C. Agente de Ministerio más cercano al lugar de los hechos, y dar aviso a la Policía Federal Preventiva. Realiza informe formato F- 01/P-RM-017 (Anexo III) al Gerente o al Director de División, con copia al DSG. Anexando doctos. del punto (a,b,c,d,e) Envía a la GAJ, copia certificada de la denuncia de hechos presentada ante el Ministerio Público, así como la factura original del vehículo para los trámites legales (en caso de robo). Analiza el informe, con base en éste y la opinión que solicitará al DSG al ajustador de la Compañía Aseguradora sobre la responsabilidad del conductor en el siniestro, determina si el pago del deducible debe ser a cargo del conductor o del IIE, formato F-02/P-RM-017 Anexo III. Emite dictamen FIN F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 8 de 11

9 6.2 Anexo II. Diagrama de flujo para el pago de multas e infracciones. CO DUCTOR GERE TE Y/O DIRECTOR DE DIVISIÓ COMPAÑÍA DE SEGUROS INICIO Incurre en alguna falta a las leyes y reglamentos de tránsito. El conductor o el responsable del Vehículo Oficial realiza un informe por escrito de lo sucedido formato F-01/P-RM-017 Anexo III, adjuntando los documentos c) y e) del numeral al Gerente y/o Director de División, con copia para el DSG. Analiza el informe y determina la responsabilidad del conductor sobre el pago de multa e infracción. Emite dictamen mediante el formato F- 02/P-RM-017 ANEXO III. En caso de multas derivadas de un siniestro, se tomará en cuenta la opinión que la Compañía de Seguros emita al respecto. FIN F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 9 de 11

10 6.3 Anexo III. Listado de formatos del procedimiento. CLAVE DEL FORMATO F-01/P-RM-017 F-02/P-RM-017 F-03/P-RM-017 DESCRIPCIÓ Informe de percance, siniestro, accidente o robo ocurrido a un vehículo oficial. Dictamen de responsabilidad administrativa. Formato Solicitud de seguro de automóvil F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 10 de 11

11 6.4 Anexo IV. Hoja de control de revisiones. Rev. Elaboró Revisó Aprobó Motivo de la revisión rev.0 Miguel Orozco Lic. Armando Magallanes Ing. Miguel Ángel Legorreta / Lic. Héctor Hernández Betancourt Torres Joel Martínez Ramírez Julio, 2008 Julio,2008 Julio,2008. rev.1. rev.2. rev.3 rev.4 rev.5 rev.6 rev.7 rev.8 rev.9 F-03/E-C0C-001 rev. 1 Por no tener definido responsable para el seguimiento de la siniestralidad en vehículos oficiales. Este procedimiento cancela y reemplaza al P-RL-007 rev.1. F-02/E-COC-001 rev. 1 Página 11 de 11

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