Sicredi reduce costos de gestión de portafolio con CA Clarity PPM On Demand

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1 CUSTOMER SUCCESS STORY Sicredi reduce costos de gestión de portafolio con CA Clarity PPM On Demand PERFIL DEL CLIENTE Industria: Servicios financieros Empresa: Sicredi Funcionários: EMPRESA Sicredi es uno de los mayores sistemas de crédito cooperativo de Brasil, presente en 10 estados, por medio de unidades de atención. Tiene una base de 1,9 millón de asociados. DESAFÍO El área de Planificación Estratégica necesitaba mejor visibilidad de asignación de recursos, progreso y administración de costos a fin de apoyar la ejecución de los objetivos estratégicos de la organización. SOLUCIÓN Para atender la demanda, el área adoptó el Clarity PPMTM On Demand, plataforma centralizada para la administración financiera, de recursos, demandas y carga de trabajo. BENEFICIOS Sicredi redujo costos de gestión del portafolio en un 20%, integró la gestión de la Planificación Estratégica, calificó la planificación de proyectos para usar mejor sus recursos y tomar mejores decisiones. agility made possible

2 Empresa Promoviendo el desarrollo económico y social en Brasil Sicredi es una institución financiera que actúa con base en el crédito cooperativo, un modelo de organización económica que la misma Sicredi mismo difundió y consolidó en Brasil. Se trata de uno de los mayores sistemas cooperativos del país y de América Latina, donde personas y empresas tienen acceso a productos y servicios financieros, promoviendo también el desarrollo económico y social de sus regiones. Los resultados de la cooperativa de crédito son repasados a sus asociados, dueños del negocio, proporcionalmente al volumen de sus operaciones y reinvertidos en el lugar donde viven, fortaleciendo la economía de la región. Sicredi, presente en 10 estados brasileños y en 881 municipios, contaba en septiembre de 2011 con 119 cooperativas de crédito, integradas horizontal y verticalmente. La integración horizontal representa la red de unidades de atención, distribuidas en 10 estados. En el proceso de integración vertical, las cooperativas están organizadas en cuatro Cooperativas Centrales, una Confederación, una Fundación y un Banco Cooperativo, que controla las empresas específi cas que actúan en la distribución de seguros, administración de tarjetas y de consorcios. El portafolio del Sicredi está compuesto por más de 100 productos y servicios, destacándose: cuenta corriente, débito en cuenta, crédito, cajas de ahorro, tarjetas de crédito y débito, inversiones, seguros, consorcios, cambio, cobranza, previsión, además de facilidades como cajeros automáticos y servicios por Internet. Desafío Visión global e integrada para planificación estratégica Sicredi cuenta con una estructura centralizada para la gestión y seguimiento de la Planificación Estratégica , cuyo principal objetivo es coordinar y orientar la ejecución de la planificación estratégica de cinco años para toda la organización, del diagnóstico a la comunicación, pasando por la elaboración, seguimiento y control. Todas las iniciativas estratégicas multidisciplinarias, incluyendo marketing, recursos humanos, área comercial, portafolio de productos, TI, responsabilidad socioambiental, eficiencia operativa, gestión de liquidez, capital y costos, entre otras, son diseñadas con el apoyo de esa área y estructuradas como un programa compuesto por proyectos. El equipo de Planificación Estratégica actúa como una consultora interna, introduciendo mejores prácticas en gestión de proyectos y administración de cambios. Con un portafolio compuesto por más de 200 proyectos que extrapolan la naturaleza tecnológica, Sicredi tenía el desafío de trabajar con la complejidad en la gestión de esos proyectos. El área de Planificación Estratégica necesitaba integrar y garantizar el compromiso de todos los departamentos con los más variados tipos de conocimientos. 02

3 Entre los principales desafíos de Sicredi y de su área de Planificación Estratégica también se encuentran: Necesidad de adaptación de los procesos y herramientas ya utilizados por las áreas para eliminar el paradigma de que la administración de proyectos introduce una rutina burocrática que dificulta la agilidad de las acciones Necesidad de presentar resultados en consonancia con la expectativa de los patrocinadores Resistencia de los profesionales impactados por el cambio Administrar los diferentes perfiles de los profesionales involucrados en los proyectos corporativos Reducir costos con gestión de proyectos Garantizar excelencia y más velocidad en la entrega de proyectos y resultados. «Era necesario tener mejor visibilidad del progreso de los proyectos en términos de alcance, plazo y costo» Fernando Castro Gerente de PMO, Sicredi Según lo explica Fernando Castro, gerente corporativo de PMO de Sicredi, «era necesario un control efectivo y datos más precisos sobre la asignación de recursos de la compañía. También necesitábamos de mejor visibilidad del progreso de los proyectos en términos de alcance, plazos y costos». Sicredi decidió ingresar a un nuevo nivel de gestión estratégica y de proyectos, y, por este motivo, la necesidad de una herramienta más robusta resultó inminente. «Los procesos y herramientas manuales utilizadas hasta entonces no serían suficientes para asistir al nivel de gestión estratégica establecido. Sicredi necesitaba una herramienta robusta, capaz de promover una visión integrada, controles automatizados y fáciles para compartir informaciones en la toma de decisiones», completa Castro. 03

4 Solución Administración centralizado de un portafolio con más de 200 proyectos Después de evaluar las soluciones de gestión de proyectos y portafolio disponibles en el mercado, en diciembre de 2009, Sicredi eligió el CA Clarity PPM (Project & Portfolio Management). «Entre las soluciones analizadas, esta fue la que mejor atendía a nuestras demandas», dijo Virginia Cunha, Especialista PMO. Sicredi utiliza la solución en la modalidad de software como servicio (SaaS). Este formato hizo posible una rápida implementación y un reducido costo de TI, ya que no fue necesario implementar una infraestructura adicional para la ejecución de la solución. La primera etapa de implementación, que incluyó la gestión del cronograma, financiera y de recursos, fue terminada en Aunque el CA Clarity PPM On Demand sea ofrecido con configuraciones estandarizadas, Sicredi necesitaba personalizar algunos procesos para atender a necesidades específicas de su negocio. El área de CA Services ayudó mucho en las adaptaciones y en la implementación. Con la asistencia del área de CA Education, Sicredi capacitó cuatro recursos clave, que fueron responsables por capacitar otros 200 profesionales de la institución. Hoy, todas las áreas responsables por la ejecución de los proyectos utilizan el CA Clarity: son 512 usuarios activos de la solución. En 2011, cerca de 220 proyectos de la empresa, tanto de TI como de negocios, fueron administrados por la nueva solución. El CA Clarity PPM es utilizado actualmente para la administración de recursos, demandas, financiero y de carga horaria. Todos los recursos asignados son asociados a una matriz de costos, y gastos como capacitación, consultoría, viajes, compras de hardware y software también son relacionadas a cada proyecto. «Con el CA Clarity PPM On Demand, al final de la planificación de un proyecto, el sistema genera un plan financiero que considera todo el flujo de pagos, independientemente de quién es el dueño del proyecto. Además, utilizamos indicadores de valor agregado para medir el desempeño financiero, con base en ellos, comparamos, por ejemplo, el presupuesto original de un proyecto con los costos actuales», detalla Virginia. Además de simplificar la administración de proyectos existentes, el CA Clarity PPM On Demand asiste al proceso de creación y aceptación de nuevas actividades. El Sicredi tiene un proceso anual de planificación de futuros proyectos para su portafolio. Cada demanda es categorizada en una de las siguientes cuatro áreas: Proyecto estratégico Naturaleza legal Multidepartamental Tecnología de la Información. 04

5 Un presupuesto es designado para el proyecto, incluyendo costos de TI, opex y negocios. Después, ese proyecto es sometido a análisis de viabilidad. Este es aprobado según su prioridad y se convierte en parte del portafolio. En el proceso de aprobación cabe destacar que el Clarity permite la utilización de alzadas para autorización de los proyectos, respetando las reglas de remisión de acuerdo con el nivel de inversión destinado. El CA Clarity PPM On Demand queda en el centro de todo ese proceso y simplifica los estados del ciclo de elaboración de la planificación anual. Para 2012, Sicredi planea integrar el CA Clarity PPM On Demand al sistema de gestión empresarial SAP en uso en la organización. Beneficios Reducción de 20% en los costos operativos de PMO Con el CA Clarity PPM On Demand, Sicredi tiene ahora la visibilidad para la asignación de recursos, así como también el estatus de comparación entre aquello que fue planeado y lo que fue ejecutado en cada proyecto. Decisiones más rápidas y más inteligentes son otro beneficio de la implementación del CA Clarity PPM On Demand. «Por medio del análisis de capacidad de los equipos asignados a proyectos fue posible identificar cuellos de botellas y establecer prioridades para enfocarse en los proyectos más importantes de la organización y garantizar que estos sean ejecutados en plazo. Con el uso de informaciones extraídas de la solución, es posible tomar mejores decisiones. Por ejemplo, es posible evitar súper asignación o subasignación de recursos. 20% de reducción en costos operativos del PMO 05

6 Esas informaciones, combinadas con el modelo de gobierno establecido a lo largo de toda la organización, ayudan a eliminar riesgos y estimulan un abordaje más maduro sobre la administración de proyectos», afirma Tiago Nicolaidis, Especialista PMO. Con la adopción del CA Clarity PPM On Demand, Sicredi consiguió: Obtener mejores planificaciones de costos de proyectos Calificar la planificación de proyectos Reducir el tiempo de desarrollo de nuevas ofertas para los clientes Reducir los costos operativos de PMO en 20%. Estos beneficios ayudaron a Sicredi a alcanzar el retorno sobre la inversión (ROI) en el CA Clarity PPM On Demand en solo 12 meses. «La solución nos garantiza ventaja competitiva ya que conseguimos aumentar nuestra capacidad de planificación y administración de múltiples proyectos», concluye Castro. Copyright 2011 CA Technologies. Todos los derechos reservados. Todas las marcas registradas, nombres comerciales, marcas y logotipos de servicios aquí referidos pertenecen a las respetivas empresas. Este documento se destina apenas a fines informativos. CA no asume cualquier responsabilidad por la precisión ó agotamiento de las informaciones. En la extensión permitida por la ley aplicable, CA suministra este documento tal como está sin cualquier garantía, incluyendo, sin limitación, cualesquiera garantías implícitas de comercialización, adecuación para determinado fin ó no infracción. CA no será nunca responsabilizada por pérdidas ó daños, directos ó indirectos, decurrentes del uso de este documento, incluyendo, sin limitación, pierda de rentas, interrupción del negocio, buena fe ó pérdida de datos, aún en el caso de que CA sea expresamente avisada con antelación sobre la posibilidad de tales daños. 06

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