FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 FASES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

2 Nosotros comenzaremos a cavar desde este lado de la montaña. Usted y su grupo comenzarán a cavar desde el otro lado. Cuando nos encontremos en el centro, habremos hecho un túnel. Y si no nos encontramos,!habremos hechos dos túneles!

3 La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. (Baker, 1999).

4 Fases de la Administración de Proyectos Inicio Conclusión Planeación Control Ejecución

5 Fase 1: Inicio Mecanismos de selección de proyecto Carta del proyecto Determinar la meta global del proyecto Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados

6 *El alcance es el tamaño del proyecto y determina cuántos recursos y tiempo se requieren.

7 Necesidades del sector o de la industria Avances tecnológicos Proyecto Requerimientos del cliente Requerimientos legales Necesidades de la institución

8 Carta de Proyecto Formaliza el inicio del proyecto Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados Proporciona información general NOMBRE DEL PROYECTO: CARTA DEL PROYECTO RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN:

9 Fase 2: Planeación Identificación de actividades o tareas Secuenciación de actividades Estimación de la duración/esfuerzo de las actividades Estimación de las necesidades de recursos Estimación de los costes de las actividades Representación gráfica del flujo de actividades Optimización de la planificación Estructura de Descomposición del Trabajo

10 En un EDT(Estructura de Descomposición del Trabajo) las tareas se definen con claridad y pueden emplearse con fines de selección de personal, calendarización, presupuestación, etc. La idea fundamental es descomponer las tareas más grandes en sus componentes individuales.

11 Tabla de precedencias Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en que se ejecutarán. PROYECTO: Plan Clave de la actividad Actividades Elaboró: Eduardo Dávila Turcios Fecha: Octubre 2002 actividad Actividad Duración precedentes Responsable 0 Inicio Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación 2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico 3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario 4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación 5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación 6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo 7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control 8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación 9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario 10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo 11 Fin ----?

12 Diagrama de Gantt 1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables. 2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

13 PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas) Es una técnica para el Planeamiento y Control; Su fundamento lo constituye el gráfico de redes, que representa el trabajo necesario para alcanzar un objetivo. Es la representación gráfica de las relaciones entre todos los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un proyecto.

14 Fase 3: Ejecución Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)

15 Reportes de avances Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: Describen un resultado técnico o un evento Se programan en fechas determinadas Su duración es cero (hito) *Hito (milestones) Es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto

16 Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

17 Para asegurar la eficacia de la ejecución es necesario que el director de proyecto realice un buen seguimiento: Técnico.- Controlando el avance de las tareas. Económico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.

18 Para realizar un adecuado Proceso de Control y Seguimiento de un Proyecto: Recoger datos Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y avances intermedios. Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados. Informar Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos Replanificación

19 Fase 5: Conclusión Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersión del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisión del proceso y resultados Redacción del informe final

20 Cierre Administrativo Reporte final: Presupuesto, Programa, Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte de control de cambios. Cierre del Contrato -Archivos de contrato, Manuales, planos, Bitácoras, Comunicados, Lecciones aprendidas Producto, Servicio ó Resultado final

21 Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto