1. INTRODUCCION 1.1. QUÉ ES PROGYM?

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO

2 1. INTRODUCCION 1.1. QUÉ ES PROGYM? ProGym es un sistema sofisticado para administración de gimnasios, clubes deportivos y centros de acondicionamiento físico. Es la herramienta indispensable para el control de clientes, pagos, servicios, horarios, lockers, notificaciones vía , empleados, ventas e inventario de productos. ProGym es un software modular por lo que usted decide que módulos adquirir de acuerdo a sus necesidades. Conocemos los requerimientos del sector por lo que le aseguramos total satisfacción CARACTERISTICAS ProGym esta diseñado con los siguientes módulos: Clientes. Controle las inscripciones de clientes, asistencias, administre pagos y genere reportes de vencimientos, ingresos, recibos, entre muchos más. Empleados. Administre sus recursos humanos asigne actividades y horarios.

3 Servicios. Cree de manera ilimitada paquetes, clases, modifique precios y genere cronogramas de clases para enviarlos vía a sus clientes mediante mensajes personalizados. Lockers. Asigne de manera dinámica lockers a sus clientes, visualice mediante reportes su disponibilidad y vencimientos. Productos. Maneje inventarios de los productos que ofrece en su establecimiento, verifique existencias, modifique precios, genere sus propios códigos de barra. (Disponible en versión extendida). Ventas. Expida notas de venta, controle sus ingresos, genere cortes diarios, reportes mensuales entre más opciones. (Disponible en versión extendida). Proveedores. Tenga a la mano información de contacto de sus proveedores. (Disponible en versión extendida) SEGURIDAD ProGym cuenta con esquemas de seguridad para un acceso controlado a su información. Puede elegir entre los dos diferentes perfiles de usuario: Administrador o Restringido, los cuales le darán acceso a módulos específicos de acuerdo a sus funciones dentro de la organización. ProGym además utiliza algoritmos de encripción que le garantizan confiabilidad en el manejo de sus bases de datos.

4 1.4. VENTAJAS La versatilidad de ProGym le permite generar una amplia gama de reportes en cada uno de sus módulos. No se limita a vencimientos y cortes de pagos como otros sistemas del sector. Elija una o combine varias opciones para realizar búsquedas de información más específica en todos sus módulos. Capacidad de exportar sus reportes a archivos de hojas de cálculo para su análisis o formato HTML para revisión en web browser. ProGym incluye herramientas para depuración de sus bases de datos lo cual lo hace libre de mantenimiento si usted así lo desea. Olvídese de lentitud en el sistema al realizar consultas. Le ofrecemos la personalización de sus reportes, recibos, notas, facturas con CBB y notificaciones vía sin costo adicional. Migración de la base de datos de su sistema actual a ProGym de forma gratuita. No aplica para bases de datos encriptadas. ProGym se puede implementar con sistemas de control de acceso y lectores de códigos de barras para punto de venta

5 Al adquirir ProGym cuenta con licencia vitalicia por establecimiento, manual de usuario, capacitación además de recibir actualizaciones y soporte técnico gratis durante un año. Sorprenda a sus clientes mediante el envío de mensajes de bienvenida con información de paquete o actividad contratado, instructor y locker asignados; notificaciones de pago vía así como el envío masivo de cronogramas de actividades a todos sus clientes REQUERIMIENTO TECNICOS Windows XP Service Pack 2 ó superior/ Vista/7/Server 512 MB en RAM ó superior 1 GB de espacio mínimo en disco duro. ProGym sólo requiere 100 MB de espacio para su instalación sin embargo un espacio menor al señalado compromete el crecimiento de su base de datos. Procesador Intel Pentium II, similar a 2.4GHz ó superior. Conexión a Internet de 128kbps o superior. Requerido para el funcionamiento de notificaciones vía .

6 2. ACCESANDO A PROGYM Para ingresar, escriba la contraseña que definió al ingresar por primera vez a ProGym y de clic en Aceptar, ingresará a la ventana principal de ProGym. Recuerde que la contraseña es sensible al uso de mayúsculas y minúsculas. Tendrá 3 oportunidades para ingresar la clave correcta, en caso de que los 3 intentos sean fallidos, ProGym se cerrará automáticamente ACERCA DE LAS CUENTAS DE USUARIOS. ProGym implementa 2 perfiles de usuarios que le darán acceso a módulos específicos de acuerdo a sus funciones dentro de la organización Perfil Administrador. Los usuarios registrados como Administrador tendrán acceso a todos los módulos y facilidades de ProGym, además de contar con derechos para el registro de nuevos usuarios tanto de perfil Restringido como de Perfil Administrador. Puede crear hasta 5 usuarios con perfil de Administrador.

7 Perfil Restringido. Los usuarios registrados como Restringido, no pueden acceder a las opciones de los módulos siguientes: Empleados. No se permite acceso a las opciones Dar de alta, Dar de baja y Modificar. Sólo se permite acceso a la opción Consultar empleados. Servicios. No se permite acceso a las opciones Crear servicio, Eliminar servicio, Modificar servicio y Cronograma de clases. Sólo se permite acceso a la opción Consultar servicios. Herramientas. No se permite acceso a las opciones Depurar ni a Opciones. Productos. No se permite acceso a las opciones Registrar nuevo producto, Eliminar producto y Modificaciones. Sólo se permite acceder a Consultar productos Proveedores. No se permite acceso a las opciones Registrar nuevo proveedor, Eliminar proveedor y Modificar datos. Sólo se permite a la opción Consultar proveedores. Pagos. No se permite la reimpresión y borrado de registros de pagos. Sin embargo se puede acceder a esta opción sin necesidad de salir del sistema, sólo se solicitará una contraseña de Administrador para habilitar estas opciones. No hay límite para registrar usuarios de Perfil Restringido.

8 2.2. OPCIONES DE USUARIOS CAMBIAR CONTRASEÑA Para cambiar la contraseña sea de Perfil Administrador o Perfil Restringido: 1. En la ventana de Acceso a ProGym donde se le solicita su contraseña, de clic en el botón Opciones, en la ventana que aparece seleccione la pestaña cambiar contraseña. 2. Escriba su nombre de usuario y presione ENTER o TAB para pasar al siguiente cuadro. 3. Escriba su contraseña recordando que ésta es sensible al uso de mayúsculas y minúsculas. Presione ENTER o TAB para pasar al siguiente cuadro. 4. Si el usuario y contraseña son correctos aparecerán las siguientes opciones. 5. Ingrese la nueva contraseña en el primer cuadro y presione ENTER o TAB 6. Ingrese la confirmación de la contraseña. Si la confirmación de la contraseña es correcta, se habilitará el botón Aceptar. 7. Finalmente de clic en el botón Aceptar, se le notificará del cambio exitoso de la contraseña.

9 REGISTRAR NUEVOS USUARIOS Para registrar nuevos usuarios, en la ventana de Acceso a ProGym donde se le solicita su contraseña, de clic en el botó Opciones como se señala en la figura siguiente. Aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación. 1. Dé clic en la pestaña Agrega nuevo usuario y escriba su contraseña de Administrador en el cuadro de texto. Presione ENTER y aparecerá las siguientes opciones.

10 2. Escriba el nombre con el cual se identificará al usuario. Presione ENTER o TAB para pasar al siguiente cuadro. 3. Pida al usuario que escriba su contraseña o defínala usted según lo prefiera. Presione ENTER o TAB para pasar al siguiente cuadro. 4. Pida al usuario que escriba nuevamente su contraseña o rescríbala usted según lo prefiera. Presione ENTER o TAB para pasar a la sección de Perfil. Si la confirmación de la contraseña es correcta se habilitará el botón Aceptar, en caso contrario aparecerá un mensaje indicando los errores encontrados. Si el nombre elegido ya ha sido registrado anteriormente se le indicará que elija otro nombre y será necesario regresar al punto Elija entre uno de los dos perfiles mostrados Administrador o Restringido. Por defecto se encuentra seleccionado el Perfil Restringido. Asegúrese de seleccionar el perfil deseado. 6. Finalmente de clic en Aceptar. Se notificará que el usuario ha sido agregado satisfactoriamente ELIMINANDO USUARIOS Para eliminar un usuario siga los siguientes pasos: 1. En la ventana de Acceso a ProGym donde se le solicita su contraseña, de clic en el botón Opciones, en la ventana que aparece seleccione la pestaña Eliminar usuario. 2. En el cuadro que aparece escriba su contraseña. Es importante señalar que solo un usuario con Perfil Administrador puede eliminar usuarios de cualquier otro Perfil. Presione ENTER o TAB.

11 3. En el cuadro que aparece escriba el nombre del usuario. Recuerde que es sensible al uso de mayúsculas o minúsculas y toma en cuenta espacios en blanco. Presione ENTER o TAB para habilitar el botón Aceptar. 4. De clic en Aceptar para eliminar ingresado en el paso anterior. Se le notificará del resultado de la operación. En caso de que el usuario ingresado no sea correcto regrese al paso VERIFICANDO USUARIOS Para verificar los usuarios y perfiles registrados para ingresar a ProGym, en la ventana de Acceso a ProGym donde se le solicita su contraseña, dé clic en el botón Opciones, en la ventana que aparece seleccione la pestaña Usuarios y aparecerá el listado de usuarios registrados. Si desea agregar o eliminar usuarios, refiérase a las secciones Registrar nuevos usuarios y Eliminando usuarios.

12 3. GUIA DE REFERENCIA RAPIDA ProGym está dividido en los siguientes módulos: Gimnasio. En este módulo se encuentran todo lo referente con cuestiones propias del gimnasio. en él se encuentran los submódulos: Asistencias. Lleva el control de asistencias de clientes. Se registran entradas y se generan reportes de asistencias mediante diferentes criterios de búsqueda. Ventas (Sólo versión extendida). En este submódulo se lleva el control de ventas realizadas, actualizando el inventario de productos en cada compra realizada imprimiendo tickets de venta. Se generan reportes de ventas realizadas mediante diferentes criterios de búsqueda.

13 Productos. Permite llevar el control de inventario de productos que el gimnasio ofrece, realizando altas, bajas, modificaciones y generación de reportes en base a criterios de búsqueda seleccionados. Proveedores. En este submódulo se lleva el control de proveedores, permitiendo registrar, eliminar y modificar información, de igual manera permite la generación de reportes en base a criterios de búsqueda seleccionados. Clientes. Dentro de este módulo se encuentran las opciones para dar de alta, dar de baja y modificar datos de los clientes. Envíe un mensaje de bienvenida a sus nuevos clientes vía recordándole su número de cliente, el paquete o actividad elegido así como el instructor asignado.

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15 Dentro del módulo clientes se encuentra los siguientes submódulos. Pagos. Lleva el control de pagos de los clientes y permite crear reportes de pagos realizados mediante diferentes criterios de búsqueda establecidos. Cuando se registra un pago se envía la notificación al correo electrónico de la persona que lo realiza. Empleados. En este módulo se lleva el control de empleados, permite dar de alta, dar de baja, modificar datos y realizar consultas en base a criterios de búsqueda seleccionados.

16 Servicios. En este módulo se lleva el control de servicios y actividades con las que el gimnasio o club cuenta, permitiendo crear, eliminar y modificar servicios.

17 Se incluyen los siguientes submódulos: Cronograma de clases. Permite generar un cronograma de clases y actividades que el gimnasio ofrece. Una vez creado el cronograma de clases se ofrece la facilidad de enviarlo por correo electrónico a todos los clientes.

18 Lockers. En este módulo se lleva el control de lockers. Permite asignar/modificar lockers así como notificar al cliente vía cuando se le asigna un locker. Realizar reportes en base a los criterios de búsqueda seleccionados. Herramientas. Este módulo cuenta con accesos rápidos a diferentes herramientas como son: calculadora, mapa de caracteres y bloc de notas. Dentro de herramientas se encuentran los submódulos. Depurar. Permite realizar la depuración de la base de datos de los módulos con mayor información como lo son clientes, pagos, asistencias y ventas. La depuración de las bases de datos se realiza de acuerdo a los criterios seleccionados, lo cual hace a ProGym libre de mantenimiento.

19 Opciones. Configure usted mismo los parámetros de la cuenta de correo que utilizará para el envío de notificaciones vía .

20 4. OPERACIÓN 4.1. CLIENTES REGISTRO DE CLIENTES Para registrar un cliente realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Clientes y elija la opción Dar de Alta o presione F1, aparecerá una ventana como la que se muestra 2. Ingrese todos los datos que se solicitan así como la foto del cliente y el registro de huella digital. Es importante ingresar una dirección válida de puesto que ésta será utilizada para el envío de notificaciones a los clientes. 3. Para insertar una foto puede utilizar uno de los métodos siguientes: a) De clic en el cuadro gris que aparece en la ventana y en el cuadro de dialogo que aparece seleccione el archivo que contiene la foto y de clic en Abrir. b) Arrastre hacia el cuadro gris del campo Foto cualquier archivo de imagen y suéltelo al ubicarse sobre él.

21 4. Para registrar una huella digital siga el siguiente procedimiento: a. De clic en el botón Registro de huella o presione ALT + R b. En la ventana que aparece de clic en Iniciar registro de huella, aparecerá el siguiente mensaje. c. Siga las instrucciones de la ventana. Se le irá solicitando que ponga el dedo a registrar conforme se vayan capturando las muestras, se le indicará cuantas muestras faltan de capturar.. Una vez terminada la captura de muestras se indicará que el proceso ha sido completado y se deshabilitará el botón Iniciar registro de huella. Se recomienda utilizar el dedo índice para el registro de huella digital.

22 d. Dé clic en el botón Salir para cerrar la ventana. La captura de la huella permanecerá disponible hasta que guarde los datos del registro del cliente. 5. Para asignar una actividad al cliente de clic en la lista desplegable del extremo derecho Actividad. Es necesario haber registrado paquetes y servicios previamente. Refiérase a la sección Crear servicios.

23 6. Para asignar un Instructor o Profesor de clic en la lista desplegable del extremo derecho Instructor/Profesor. Es necesario haber registrado a los instructores y profesores en el módulo de Empleados previamente. Refiérase a la sección Registro de empleados. Puede registrar hasta 3 diferentes Actividades a cada cliente. 7. Finalmente seleccione la opción Estatus Activo para completar el alta del cliente.

24 8. De clic en Guardar. Aparecerá un mensaje con el No. de cliente generado. Al finalizar el registro se enviará al cliente una notificación vía con los datos de Actividad, Instructor/Profesor y número de cliente generado. Para continuar registrando clientes de clic en el botón Nuevo. Si desea salir de clic en Salir MODIFICAR DATOS DE CLIENTES Para modificar los datos de un cliente realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Clientes y elija la opción Modificar datos o presione ALT+F1, aparecerá una ventana como la que se muestra

25 2. Ingrese el número del cliente a modificar o de clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana. 3. Una vez elegido el cliente dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá el número del cliente en el cuadro de texto No. de cliente. Presione ENTER nuevamente. 4. Una vez mostrada la información realice las modificaciones que considere necesarias. 5. Para cambiar la foto puede utilizar uno de los métodos siguientes: c) De clic en el cuadro gris que aparece en la ventana y en el cuadro de dialogo que aparece seleccione el archivo que contiene la foto y de clic en Abrir. d) Arrastre hacia el cuadro gris del campo Foto cualquier archivo de imagen y suéltelo al ubicarse sobre él.

26 6. Para cambiar el registro de huella digital realice el siguiente procedimiento: a. De clic en el botón Modificar registro de huella o presione ALT + R b. En la ventana que aparece de clic en Iniciar registro de huella, aparecerá el siguiente mensaje. c. Siga las instrucciones de la ventana. Se le irá solicitando que ponga el dedo a registrar conforme se vayan capturando las muestras, se le indicará cuantas muestras faltan de capturar.. Una vez terminada la captura de muestras se indicará que el proceso ha sido completado y se deshabilitará el botón Iniciar registro de huella. Se recomienda utilizar el dedo índice para el registro de huella digital.

27 d. De clic en el botón Salir para cerrar la ventana. La captura de la huella permanecerá disponible hasta que guarde los datos del registro del cliente. 7. Para asignar una nueva actividad al cliente de clic en la lista desplegable del extremo derecho denominado Actividad. Es necesario haber registrado paquetes y servicios previamente. Refiérase a la sección Crear servicios. 8. Para asignar un Instructor o Profesor de clic en la lista desplegable del extremo derecho denominada Instructor/Profesor. Es necesario haber registrado a los instructores y profesores en el módulo de Empleados previamente. Refiérase a la sección Registro de empleados.

28 Puede registrar hasta 3 diferentes Actividades a cada cliente. 9. De clic en Guardar. Se limpiarán los datos del cliente y estará listo para continuar con las modificaciones Al finalizar el registro se enviará al cliente una notificación vía con los datos de la nueva Actividad o Instructor/Profesor elegidos. Si desea dar de baja temporal a un cliente, deseleccione la opción Estatus Activo. Para continuar con las modificaciones de los datos de los clientes repita el procedimiento desde el paso 2.

29 ELIMINAR CLIENTES Para eliminar un cliente realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Clientes y elija la opción Dar de baja o presione CTRL+F1. 2. En la ventana que aparece ingrese el número del cliente a eliminar o de clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana. 3. Una vez elegido el cliente dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá el número del cliente en el cuadro de texto No. de cliente. Presione ENTER nuevamente. 4. Una vez mostrada la información dé clic en el botón Eliminar. Se le preguntará que confirme la operación. Elija Sí para realizar el borrado o No para cancelar la operación. Si desea continuar con la eliminación de clientes repita el procedimiento desde el paso 2.

30 Nota: Para eliminar un mayor número de clientes utilice la herramienta de depuración Depurar Clientes. Refiérase a la sección Herramientas de Depuración EMPLEADOS REGISTRO DE EMPLEADOS Para registrar un empleado realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Empleados y elija la opción Dar de alta o presione F5, aparecerá una ventana como la que se muestra 2. Asigne una clave para identificar a cada empleado que registre. Máximo de 10 caracteres alfanuméricos. 3. Ingrese todos los datos que se solicitan. Es importante ingresar una dirección válida de puesto que ésta será utilizada para el envío de notificaciones de los cronogramas de clases. Refiérase a la Sección Cronogramas de clases.

31 4. Elija el cargo que tendrá el empleado en su establecimiento. Es importante seleccionar la opción Instructor en el cuadro Cargo para registrar a los instructores o profesores del establecimiento ya que esto permitirá seleccionarlos para la asignación en el módulo de clientes así como para la generación de Cronogramas de clases. 5. De clic en el botón Guardar para finalizar con el registro del empleado. Se limpiará el formulario de registro y estará listo para continuar registrando empleados. Par continuar registrando empleados repita el procedimiento desde el paso 2.

32 MODIFICAR DATOS DE EMPLEADOS Para modificar los datos de un empleado realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Clientes y elija la opción Modificar datos o presione ALT+F5, aparecerá una ventana como la que se muestra 2. Ingrese la clave del empleado a modificar o de clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana.

33 3. Una vez elegido el empleado dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá la clave del empleado en el cuadro de texto Clave. Emp. Presione ENTER nuevamente. 4. Una vez mostrada la información realice las modificaciones que considere necesarias. 5. Finalmente de clic en Guardar. Se limpiarán los datos del empleado y estará listo para continuar con las modificaciones Para continuar con las modificaciones de los datos de los clientes repita el procedimiento desde el paso ELIMINAR EMPLEADOS Para eliminar un empleado realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Empleados y elija la opción Dar de baja o presione CTRL+F5, aparecerá una ventana como la que se muestra

34 2. Ingrese la clave del empleado a eliminar o de clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana. 3. Una vez elegido el empleado dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá la clave del empleado en el cuadro de texto Clave Emp. Presione ENTER nuevamente. 4. Una vez mostrada la información dé clic en el botón Eliminar. Se le preguntará que confirme la operación. Elija Sí para realizar el borrado o No para cancelar la operación. Si desea continuar con la eliminación de empleados repita el procedimiento desde el paso 2. Nota: Para eliminar un mayor número de clientes utilice la herramienta de depuración Depurar Clientes. Refiérase a la sección Herramientas de Depuración.

35 4.3. SERVICIOS CREAR SERVICIOS Para crear un servicio realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Servicios y elija la opción Crear servicio o presione F7, aparecerá una ventana como la que se muestra 2. Asigne una clave para identificar el servicio a registrar. Máximo de 5 caracteres alfanuméricos. 3. Escriba una descripción adecuada al servicio que va a crear. 4. Elija si el servicio creado será un Paquete/Combo o una Clase/Actividad. Sólo los servicios definidos como Clase/Actividad serán seleccionables para la generación de cronogramas. Refiérase a la Sección Cronograma de clases. 5. Elija el Profesor/Instructor titular del Paquete/Combo o Clase/Actividad a crear.

36 6. Defina los precios del servicio a crear en cada uno de los conceptos. Escriba la cantidad o de clic en la flecha hacia arriba para incrementar el valor o flecha hacia abajo para disminuir el valor, como se muestra a continuación. Los precios aquí definidos serán los que se muestren al registrar un pago. Refiérase a la Sección Registrar pagos 7. De clic en el botón Guardar para finalizar con la creación de servicios. Se limpiará el formulario de registro y estará listo para continuar creando servicios. Par continuar registrando servicios repita el procedimiento desde el paso MODIFICAR SERVICIOS Para modificar un servicio realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Servicios y elija la opción Modificar servicio o presione ALT+F7, aparecerá una ventana como la que se muestra.

37 2. Ingrese la clave del servicio a modificar o de clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por descripción o tipo. Se mostrará la siguiente ventana. 3. Una vez elegido el servicio dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá la clave del servicio en el cuadro de texto Clave. Presione ENTER nuevamente. 4. Una vez mostrada la información realice las modificaciones que considere necesarias. 5. Finalmente de clic en Guardar. Se limpiarán los datos del servicio y estará listo para continuar con las modificaciones. Para continuar con las modificaciones de los servicios repita el procedimiento desde el paso 2.

38 4.3.3 ELIMINAR SERVICIOS Para eliminar un servicio realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Servicios y elija la opción Eliminar servicio o presione CTRL+F7, aparecerá una ventana como la que se muestra 2. Ingrese la clave del servicio a eliminar o de clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana.

39 3. Una vez elegido el servicio dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá la clave del servicio en el cuadro de texto Clave. Presione ENTER nuevamente. 4. Una vez mostrada la información dé clic en el botón Eliminar. Se le preguntará que confirme la operación. Elija Sí para realizar el borrado o No para cancelar la operación. Si desea continuar con la eliminación de servicios repita el procedimiento desde el paso 2.

40 CRONOGRAMA DE CLASES Para crear un Cronograma de clases realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Servicios y elija la opción Cronograma de clases, aparecerá una ventana como la que se muestra. 2. Para comenzar a agregar clases dé doble clic sobre el cuadro correspondiente al día y hora en el cual desea agregar la clase. En la lista desplegable Día aparecerá el día seleccionado y en el cuadro Hora inicio el horario seleccionado.

41 3. Seleccione la actividad de la cual se desea crear la clase. Refiérase a la sección Crear servicios para saber como crear clases. Sólo los servicios creados como CLASE/ACTIVIDAD aparecerán en esta lista. 4. Seleccione el nombre del Profesor/Instructor que impartirá la clase. Refiérase a la sección Registrar empleados para saber como definir un empleado como Instructor/Profesor. 5. De clic en el botón Agregar clase. Si se encuentra un traslape en la agenda del Instructor/Profesor se le notificará mediante un mensaje como se muestra. En caso contrario se agregará la clase en el horario y día seleccionados. Par continuar agregando clases repita el procedimiento desde el punto Una vez terminado el proceso de agregar clases de clic en el botón Guardar Cronograma para guardar los cambios realizados en un archivo de configuración en su disco duro y tenerlo disponible en una próxima sesión 7. Finalmente, si lo desea puede enviar el cronograma de clases a las cuentas de de los clientes con estatus activo. Dé clic en el botón Enviar por correo, aparecerá una ventana donde podrá escribir un mensaje personalizado para el cuerpo del correo. Se le notificará si el envío del cronograma ha sido exitoso.

42 4.4. LOCKERS ASIGNAR/MODIFICAR LOCKERS Para asignar o modificar lockers realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Lockers y elija la opción Asignar/Modificar lockers o presione F8, aparecerá una ventana como la que se muestra 2. Ingrese la clave del locker a registrar. Máximo de 4 caracteres alfanuméricos. Se sugiere utilizar la siguiente nomenclatura Hxxx para lockers de hombres y Mxxx para lockers de mujeres. 3. Ingrese el número del cliente al cual se le asignará el locker o dé clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana.

43 4. Una vez elegido el cliente dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá el número del cliente en el cuadro de texto No. cliente. Presione ENTER nuevamente. 5. De clic en el botón Guardar para asignar el locker al cliente. Se limpiará el formulario de asignación y estará listo para continuar creando servicios. Se le enviará una notificación vía al cliente con los datos de no. de locker y fechas de vencimiento. Par continuar asignando lockers repita el procedimiento desde el paso 2.

44 DESOCUPAR LOCKER Para desocupar un locker realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Servicios y elija la opción Eliminar servicio o presione CTRL+F8, aparecerá una ventana como la que se muestra. 2. Ingrese la clave del locker a desocupar y presione ENTER. 3. Una vez mostrada la información dé clic en el botón desocupar Si desea continuar desocupando lockers repita el procedimiento desde el paso 2.

45 4.5 PAGOS REGISTRAR PAGOS Para registrar un pago realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Clientes -> Pagos y elija la opción Registrar pagos o presione F3, aparecerá una ventana como la que se muestra. 2. Ingrese el número del cliente al cual se le registrará el pago o dé clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana. 3. Una vez elegido el cliente dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá el número del cliente en el cuadro de texto No. cliente. Presione ENTER nuevamente. Se mostrará los datos de Apellidos, Nombres y Actividad. Se habilitarán las opciones Actividad 1, Actividad 2, Actividad 3, No incluida o Locker.

46 4. En el cuadro de opciones Pago de que se habilitó en el paso anterior elija la actividad que se pagará o si se pagará la renta de locker. Para pago de una actividad diferente a las que tiene registradas elija la opción No incluida. Se mostrará la fecha de vencimiento anterior 5. Elija el concepto del pago. Se actualizará la próxima fecha de vencimiento según el concepto que se haya elegido así como también se mostrará en el campo Subtotal el costo del concepto de la actividad a pagar. Refiérase a la sección Crear servicios para saber como definir los costos de los servicios. 6. Elija el tipo de documento que se generará Recibo o Factura. 7. Elija el tipo de pago efectuado. Efectivo, cheque o tarjeta de crédito. Para el caso de pago con tarjeta se recomienda utilizar el campo Nota para escribir los últimos 4 números de la tarjeta utilizada. 8. Imprima el recibo de pago dando clic en el botón Imprimir. Aparecerá una ventana con la vista previa del recibo a Imprimir, presione el botón con el ícono de la impresora para imprimir el recibo de pago. Si sólo desea guardar el recibo de pago de clic en guardar para su posterior impresión. Al momento de imprimir o Guardar el recibo de pago automáticamente se le enviará una copia del recibo de pago a la cuenta de registrada del cliente que realiza el pago.

47 ELIMINAR PAGO Para eliminar el registro de un pago se necesita la autorización de un Usuario con Perfil de Administrador. Realice el siguiente procedimiento. 1. En el menú principal vaya al menú Clientes -> Pagos y elija la opción Consultar pagos o presione CTRL+F3, aparecerá una ventana como la que se muestra 2. Utilice las barras de navegación o el botón de búsqueda para posicionarse en el registro de pago deseado. Refiérase a la sección Consultas. para saber como utilizar los botones de navegación. 3. Una vez posicionado en el registro deseado dé clic en el botón con el ícono de llave. Aparecerá una ventana donde se le solicitará la contraseña de Administrador. 4. Escriba su contraseña y presione ENTER dos veces. Si la contraseña es correcta se habilitarán los botones de Borrado de pago y Reimpresión de pago. 5. Dé clic en el botón con el ícono de lápiz para borrar el registro de pago. Se le pedirá confirmación de la operación. Elija Si para llevar a cabo el borrado del registro de pago o No para cancelar la operación.

48 4.6. ASISTENCIAS Para registrar asistencias de clientes es necesario tener abierto en todo momento la ventana de registro de asistencias puesto que si esta se encuentra cerrada el lector de huella digital no podrá funcionar. Siga los pasos que a continuación se describen. 1. En el menú principal vaya al menú Gimnasio-> Asistencias y elija la opción Clientes o presione F9, aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación. 2. Pida al cliente que coloque su dedo índice derecho o el que se haya asignado al momento de registrar la huella digital sobre el lector de huella digital. Refiérase a la sección Registro de clientes para saber como realizar el proceso de registro de huella digital. 3. En caso de encontrar el registro de la huella digital automáticamente se registrará la asistencia del cliente mostrándose por espacio de 5 segundos la información referente a la actividad, locker, vigencias e instructor asignado. Puede acelerar la limpieza de la información del cliente dando clic en el botón Limpiar.

49 Puede utilizar también la opción de ingresar manualmente el No. de cliente del cual desea registrar asistencia o bien dé clic en el botón que se muestra para realizar una búsqueda por nombre o apellidos. Se mostrará la siguiente ventana. Una vez elegido el cliente dé doble clic sobre la fila seleccionada o presione ENTER. Aparecerá el número del cliente en el cuadro de texto No. cliente. Presione ENTER nuevamente para registrar la asistencia. Para salir de la ventana de asistencias presione ESCAPE dentro del cuadro donde se solicita ingresar el no. de cliente. En la ventana que aparece escriba su contraseña y de clic en Aceptar o presione ENTER dos veces. Como se muestra a continuación

50 5. CONSULTAS Para navegar entre los diferentes registros en todos los módulos de registro Ir a primer registro. 2. Ir a registro anterior 3. Ir a registro siguiente 4. Ir a último registro 5. Reportes. Muestra opciones para realizar reportes de los módulos del cual se está consultando 6. Buscar. Muestra la ventana para realizar búsquedas rápidas Vista preliminar. Muestra la vista preliminar del reporte y permite su impresión 2. Imprimir. Muestra el cuadro de dialogo para elegir la impresora e imprimir el reporte. 3. Salir. Regresa a la ventana anterior. 4. Exportar a: Exporta el reporte a un archivo de tipo hoja de Excel o Lotus 1-2-3