MANUAL DE ARCHIVO M-DOC-01. Versión ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

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1 MANUAL DE ARCHIVO Versión

2 1. Objetivo Por medio de este manual se dictan las pautas y lineamientos para el manejo del archivo y la ordenación de los documentos que sean producidos, recepcionados, distribuidos, organizados, consultados y conservados en la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca AUNAP-. 2. Alcance Las instrucciones suministradas en este manual aplican a toda la documentación que se reciba y/o genere en la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca AUNAP, que esté contemplada en las Tablas de Retención Documental o que sea susceptible de conservación en los archivos de la Entidad. 3. Definiciones Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Expediente: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Unidad de conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, una carpeta. Folio: Hoja Foliar: acción de numerar hojas Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Folio recto: primera cara de un folio, la que se numera Folio vuelto: segunda cara de un folio, la que no se numera. Página: lo escrito o impreso en una cara Paginar: enumerar páginas Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel 1

3 existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Unidad Documental / Tipo Documental: elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. Resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas. Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Clasificación: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánicofuncional de la entidad. Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. Transferencia: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central y de éste al histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental. Conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Eliminación: Disposición final señalada en las Tablas de Retención o Valoración Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Selección: Actividad de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o Valoración Documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Microfilmación: técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. 4. Aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) Entendiendo Tablas de Retención Documental como el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, se debe proceder a la aplicación de las mismas acorde con la TRD previamente aprobada para cada dependencia. 2

4 Las comunicaciones que en cada dependencia se generen, deberán llevar en el extremo superior izquierdo, encima de la ciudad, el código que le corresponda de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. (Ver gráfico No. 1) En caso de que algún documento no pueda ser objeto de codificación, igualmente deberá ir al expediente correspondiente. Cada dependencia debe abrir una carpeta o expediente, por cada Serie Documental en el que irán guardados todos y cada uno de los tipos documentales que la compongan. Los expedientes deberán ir rotulados con el F-DOC-03 Formato para Identificación de Carpetas. (Ver gráfico No. 2) Código TRD Gráfico No. 1 Gráfico No Proceso de ordenación documental Para realizar el proceso de ordenación documental, se tendrá en cuenta el orden cronológico, es decir los documentos deben archivarse de la fecha más antigua a la más reciente y deben ir legajados de tal modo que vayan incluyéndose al final los documentos elaborados más recientemente. (Ver gráficos Nos. 3 y 4) 3

5 Diciembre 1 de 2013 Agosto 15 de 2013 Marzo 15 de 2013 Enero 3 de Organización archivística En el proceso de organización archivística se dictan los parámetros que se deben tener en cuenta a la hora de conformar y organizar los expedientes de archivo Materiales Por recomendación del Archivo General de la Nación, las carpetas deben ser de cartulina desacidificada (para documentos históricos) o de material neutro tipo propalcote (para archivos de gestión) de dos o cuatro aletas. Los ganchos legajadores de las carpetas deben ser plásticos y no metálicos, esto para evitar daños o alteraciones por oxidación en los documentos. No debe dejarse adherido a los documentos ningún tipo de elemento metálico como clips, ganchos de cosedora o grapas (en caso de que sea absolutamente necesario tener grapado un documento, se debe usar un material que aísle el gancho del documento). Tampoco deben dejarse notas de apoyo como post it o cualquier tipo de adhesivo. No debe usarse cinta pegante comercial, en caso de que un documento requiera ser reparado debe usarse una cinta especial y por la parte de atrás del documento. El Archivo General de la Nación, prohíbe el uso de micropuntas o esferos de tinta húmeda, ya que estos deterioran los documentos y no garantizan su conservación Foliación Gráfico No. 3 Gráfico No. 4 Antes de realizar la foliación se debe revisar el expediente, para constatar que los documentos se encuentran en el orden cronológico establecido en la ordenación documental. 4

6 Que no exista duplicidad (si existen varias copias del mismo documento se debe dejar el original o la copia más legible, las demás se eliminan) Se deben retirar los folios en blanco, salvo que estos cumplan una función de conservación, como aislamiento, protección de fotografías, o para evitar migración de tintas por contacto. Si existen documentos en papel de fax, debe sacarse fotocopia y eliminar el fax ya que éste es un papel químico que con el tiempo termina borrándose. Se deben retirar elementos metálicos. Los documentos que deban ser perforados, deben ir alineados al tamaño oficio (Ver gráfico No. 5) La foliación de los documentos, se debe ejecutar de la siguiente manera: Deben ir foliados en lápiz de mina negra tipo HB o B No puede usarse lápiz rojo, ya que este color no es capturado cuando el documento se someta a un proceso reprográfico. No debe usarse sellos numeradores mecánicos, ya que la tinta utilizada genera oxidación en el papel. No es lo mismo foliar que paginar, la labor a desarrollar será foliar, es decir, numerar solo el folio recto (primera cara). (Ver gráfico No. 6) La numeración es consecutiva, por tanto, no se pueden omitir ni repetir números y no se podrán usar complementos tales como A, B, C o BIS La numeración irá en el extremo superior derecho de la cara recta del documento y en el mismo sentido del documento. El número debe ir legible, sin tachones, ni enmendaduras, además sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se deben usar trazos fuertes que dañen el documento. No se deben foliar las pastas, ni las hojas en blanco. Soportes como planos, mapas, dibujos, se les asignará el número de folio que corresponda, aún cuando estos estén plegados. Anexos como periódicos, revistas, folletos o boletines, se contarán como un solo folio. En el caso de las fotografías estas se numerarán por el folio vuelto, si se encuentran adheridas a una hoja, se foliará la hoja por la cara recta. Si el documento trae numeración de fábrica, puede dejarse con esta foliación. En caso que existan documentos con numeración generada por una impresora, puede dejarse solamente si no existen más documentos que repitan esta numeración, de ser así debe refoliarse todo el expediente. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (CD s, casettes, videos, etc.), pero si se debe dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. 5

7 Para anular errores en la foliación, debe ponerse una barra oblicua / sobre el número, evitando así realizar tachones. (Ver gráfico No. 7) Folio recto Gráfico No Gráfico No. 6 Folio vuelto Gráfico No Conformación del expediente Para la organización o conformación de un expediente, no podrán utilizarse AZ, carpetas múltiples o fólderes. Una carpeta o expediente no podrá estar conformarse con más de doscientos (200) folios. Si la carpeta corresponde a una serie documental compleja, es decir, que la serie este compuesta por mucho más de 200 folios, deberá numerarse de manera consecutiva. Es así, como la primera carpeta llegará al folio 200 y la segunda iniciará en el 201 y así sucesivamente Organización de carpetas en las cajas de archivo. Las carpetas o expedientes deben ir dentro de la caja, organizadas de izquierda a derecha, el lomo de la carpeta debe ir hacia la parte inferior de la caja. (Ver gráfico No. 8) Cada caja debe ir identificada en el adverso de la tapa, allí se debe ubicar debidamente diligenciado, el F-DOC-05 Formato de Identificación de Cajas. (Ver gráficos Nos. 9 y 10) 6

8 Gráfico No. 8 Gráfico No Gráfico No Organización de las cajas de archivo en estantes o archivadores Las cajas deben ir ubicadas desde la parte superior izquierda del estante o archivador, de manera ordenada y consecutiva hacia la derecha, conservando éste orden en cada entrepaño. (Ver gráfico No. 11) Debe existir un espacio libre entre la caja y el entrepaño, nunca debe ingresarse de manera forzada. Los archivadores ya sean fijos o rodantes, según sea el caso, deberán ir plenamente marcados y/o identificados (entrepaños, bloques, cuerpos y estantes). 7

9 Gráfico No Transferencia Documental La transferencia documental es la remisión de los documentos de archivo de gestión al central y de éste al histórico de conformidad con las tablas de retención documental. Ésta se debe realizar solamente una vez este cumplido el tiempo de retención establecido en la tabla de retención documental y estos deben trasladarse en perfecto estado de ordenación conforme a los parámetros dictados dentro de este manual. Existen transferencias primarias y transferencias secundarias; las primarias son las que realizan las diferentes dependencias al archivo central y las secundarias del archivo central al archivo histórico, en todo caso debe utilizarse el F-DOC-04 Formato Único de Inventario Documental. (Ver gráfico No. 12) El traslado de la documentación sólo se debe efectuar conforme al cronograma establecido por el área de Gestión Documental y previamente aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo. Gráfico No. 12 8

10 8. Recomendaciones La conservación de los documentos no es tarea exclusiva del área de gestión documental o archivo, es responsabilidad de todos los servidores públicos como lo establecen entre otros la Constitución Política de Colombia y el Código Disciplinario Único. Los archivos son la memoria institucional e histórica de la Entidad, por tanto, no deben existir archivos duplicados o manejados como si fueran personales, los archivos le pertenecen a la institución y es responsabilidad de los funcionarios salvaguardarlos y manejarlos adecuadamente. Antes de realizar procedimientos con los documentos de los cuales no esté seguro, consulte al área de Gestión Documental o Archivo, para que le presten la asesoría necesaria. Al tratar archivos cuide su salud, por lo que le recomendamos manipularlos adecuadamente para evitar cortaduras, use tapabocas y lávese frecuentemente las manos. Revisó: Aprobó: Mónica Restrepo Rivera Gestión Documental Martha Lucy Cubillos Soto Secretaria General

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