GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

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1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Brindar pautas para garantizar una adecuada gestión, conservación y manejo del patrimonio documental de la administración municipal y establecer parámetros para la realización de las transferencias primarias que deben realizar las dependencias al archivo central, dando cumplimiento a las pautas que en gestión documental se tienen previstas para tal fin. 2. ALCANCE Esta guía comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten y aplica para todas las unidades ejecutoras de la Administración Municipal. 3. RESPONSABLES Estas normas son de estricto cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la administración Municipal que organiza información para continua consulta, pues el propósito es la normalización en la producción documental y conservación de la imagen institucional. 4. TERMINOS Y DEFINICIONES ARCHIVO CENTRAL: ARCHIVO DE GESTION: ARCHIVO HISTORICO: 5. POLITICAS DE OPERACIÓN El Archivo Central NO RECIBIRÁ cajas selladas o paquetes amarrados o legajos sueltos y sin el debido formato de inventario documental, el cual deberá Elaboró: Equipo Técnico Revisó: Representante de Calidad Firma: Firma: Firma: Aprobó: Comité de Calidad Fecha: Fecha: Fecha:

2 Página 2 de 9 diligenciarse en original y copia, tanto en medio físico como magnético y en las fechas previstas en el plan de transferencias. 6. CONTENIDO 6.1 Conformar un expediente El orden de los documentos debe responder al trámite, quiere decir esto que los documentos se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo del trámite. El documento con fecha más antigua de la producción, es el que da inicio al trámite y debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta. El documento con la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. No se deben archivar documentos duplicados en la misma carpeta, se exceptúa el caso de que el documento corresponda a dos momentos distintos del trámite. Ejemplo: un documento que se haya aportado al expediente y que posteriormente sea anexo de otro que llega en fecha distinta. En caso de que el expediente tenga anexos, estos deberán relacionarse en la ficha de control que debe aparecer como último folio del expediente haciendo referencia respecto al folio al cual pertenecen. Anexos como planos, disquetes, CD s, videos deben ubicarse en las unidades de conservación adecuadas para tal fin. Los documentos que se encuentren en papeles químicos o térmicos tipo fax, deben ser reemplazados por una fotocopia, la cual se conservará en la carpeta correspondiente y se elimina el correspondiente a los otros tipos de papel. 6.2 Procesos técnicos que se realizan a los documentos Limpieza Eliminación de material metálico, hojas en blanco y copias: Los expedientes deben estar depurados, quiere decir esto que deben retirarse duplicados, folios en blanco, documentos no pertinentes, clips, ganchos o elementos metálicos que deterioren los documentos, (reemplazar por elementos de plástico o aislar con un trozo de papel o cartulina blanca). Conformación de Expedientes: Cada unidad de almacenamiento se conforma con un máximo de 200 folios. Si un expediente supera este número, se debe abrir nueva carpeta e identificarla como tomo 1 de 2 para la primera carpeta, 2 de 2

3 Página 3 de 9 para la segunda y así sucesivamente, dependiendo del número de carpetas que se requiera abrir para el mismo asunto. Foliación: El objetivo de esta actividad es el de controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, libro, legajo, caja carpeta, etc.) para evitar que existan faltantes, y evidenciar el respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística, pues la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. Este proceso debe realizarse en la medida de las posibilidades, al momento en el que se incorporan los documentos al expediente, preferiblemente con lapicero de tinta negra (no tinta mojada) en la parte superior derecha. Debe anotar un número por folio, y en el orden en que se producen ó reciben los documentos, el último número debe corresponder al último documento recibido. La numeración existente no debe corregirse, en caso de presentarse un error, debe enumerarse nuevamente, tachando la anterior foliación con una línea oblicua. Cuando los anexos correspondan a planos que puedan por su tamaño doblarse, se incorporarán en un bolsillo vinílico y de se enumeran con un solo folio. Antes de foliar tenga en cuenta: La documentación que se va a foliar debe estar previamente ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original. es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (actas, acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales compuestas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (caja, carpeta,

4 Página 4 de 9 legajo, etc.), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. La foliación se hace de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números. No se folia utilizando complementos en la numeración. Ej. A, B, C, ó bis. Si un documento contiene texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio (Primera cara de un folio). El número debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. Cuando en la carpeta se encuentren planos, mapas, dibujos, etc., éstos tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde aún si se encuentran plegados. En el área de observaciones del Formato Único de Inventario se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Cuando este material por su tamaño se encuentre separado físicamente de la carpeta, se debe dejar constancia mediante un folio testigo, de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada. Esto aplica para el caso de anexos en otro tipo de soporte: Videos, CD s, Disquettes, revistas, periódicos, etc. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño (Ej. Recibos) adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de observaciones del Formato Único de Inventario, las características del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

5 Página 5 de 9 Las fotografías si están sueltas, se foliarán en la cara vuelta utilizando lapicero de tinta negra, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área de observaciones del Formato Único de Inventario se debe dejar constancia de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros, que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de observaciones del Formato Único de Inventario, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada. Para el caso de diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, estos se colocarán en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de observaciones del Formato Único de Inventario del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. En caso de unidades de conservación que ya vienen empastados, foliados y/o paginados (tomos, libros de contabilidad, propuestas técnicas, etc.) se aceptará dicha foliación o paginación como mecanismo de control, sin necesidad de refoliar a mano y en el área de observaciones del Formato Único de Inventario se registrará la cantidad de folios o páginas que contiene. No se enumeran los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de observaciones del Formato Único de Inventario. Tampoco se folian, ni se retiran los folios sueltos o en blanco, cuando éstos cumplen una función de conservación como: aislamiento para evitar el deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto Rotulación de cajas y carpetas para la transferencia: Carpetas: El rótulo de la carpeta debe contener los datos necesarios para la identificación del contenido: fondo o entidad, dependencia, serie o subserie y datos adicionales tales como:

6 Página 6 de 9 Fechas extremas: fecha en que se abrió la unidad documental (expediente o legajo) y fecha en el que se cerró. Número de folios. Número consecutivo de los temas que contiene la carpeta. Los documentos legajados en carpetas debidamente rotuladas, de acuerdo con su contenido, deben encontrarse organizados en estricto orden cronológico. CAJAS: Una vez organizados los documentos, estos se introducirán en cajas de conservación de archivos, con el fin de facilitar su manejo y conservación. El rótulo de identificación debe contener los siguientes datos: Dependencia, fechas extremas, número de caja. Debe introducir un número de carpetas que puedan ser manipuladas de manera fácil y segura. El Archivo Central NO RECIBIRÁ cajas selladas o paquetes amarrados o legajos sueltos y sin el debido formato de inventario documental, el cual deberá diligenciarse en original y copia, tanto en medio físico como magnético y en las fechas previstas en el plan de transferencias. TRANSFERENCIA La transferencia de los documentos de los archivos de gestión, se realizará, con base en las Tablas de Retención Documental de la dependencia. Una vez cumplida su retención, se transfieren al Archivo Central para su conservación física y deben encontrarse organizados y depurados; quiere decir esto que todos los proyectos, borradores y anotaciones, que no se consideren soportes del proceso, deben ser retirados, y serán responsabilidad de la dependencia de origen, e igualmente, definir cuales documentos se deben mantener como soporte de los mismos.

7 Página 7 de 9 Cómo se trasladan los Archivos de Gestión al Archivo Central: Tenga en cuenta que cuando realice la transferencia documental no debe incluir en estas los documentos o expedientes que hayan sido solicitados en calidad de préstamo al Archivo Central pues estos deberán devolverse a través de memorando aparte ya que estaban incluidos en el inventario documental previamente y se encuentran cargados al funcionario que los solicitó. La transferencia documental se realiza únicamente utilizando el formato único de inventario documental diligenciando todos y cada uno de los espacios requeridos en el mismo. Una vez recibidos los documentos en el Archivo Central, se debe realizar la verificación de lo transferido conjuntamente por funcionarios de la oficina productora y del Archivo Central, de manera tal que si se presentan observaciones, estas puedan ser subsanadas y así poder firmar el recibido correspondiente el cual se constituye en el acta de entrega de los documentos. ORGANIZACIÓN FISICA DEL ARCHIVO CENTRAL La organización física de la documentación el Archivo Central se rige por un sistema centralizado, clasificado por dependencias, en orden cronológico y numérico. Esta organización centraliza la responsabilidad en el manejo, control y administración de los documentos y trámites de la entidad suministrando la información de forma rápida y oportuna. Ubicación Física de la Documentación en el Archivo Central Con el fin de ofrecer un servicio de consulta ágil, eficiente, oportuno y de calidad para nuestros usuarios internos y externos, el área física del Archivo Central cuenta con un depósito que permite una adecuada ordenación, almacenamiento y control de los documentos y con un área de consulta para los usuarios. Para la clasificación y el ordenamiento físico de los expedientes y archivos en general se han instalado estanterías que permiten un adecuado aprovechamiento del espacio asignado, brindando seguridad y protección para los documentos, garantizando una consulta rápida y eficiente. Los módulos que conforman el archivo central están ubicados de manera tal que se identifican los estantes por

8 Página 8 de 9 caras (A y B). Los cuerpos están enumerados en forma consecutiva de izquierda a derecha y cada entrepaño en forma consecutiva por cuerpo de estantería. CONSULTA Y CONTROL Los documentos que se encuentran en el Archivo Central pertenecientes a la entidad, podrán ser consultados por los funcionarios, los organismos de Control, vigilancia y los de investigación, entes descentralizados y la ciudadanía en general, previo cumplimiento de los registros y controles establecidos, con autorización del nivel jerárquico respectivo. Para el préstamo de los expedientes y documentos del Archivo Central los usuarios internos deben diligenciar en todos los casos, el formato de solicitud de préstamo de documentos. Los expedientes y documentos, en general, prestados a un funcionario, no pueden cederse a otro, sin avisar previamente al Archivo Central, con el objeto, de trasladar la responsabilidad del primero, sobre los documentos en préstamo. Los préstamos de documentos, se harán por un tiempo máximo de diez (10) días hábiles, con una sola prórroga por el mismo tiempo. Para el préstamo de documentos, el Archivo Central diligenciará la ficha en calidad de préstamo, registrando toda la información que en ella se requiere y consignando en forma clara los nombres del responsable del préstamo. Esta Tarjeta se debe colocar en el espacio ocupado en la caja de conservación del documento prestado, dejando visible la identificación EN CALIDAD DE PRESTAMO para el control correspondiente. Los documentos y expedientes, una vez transferidos al Archivo Central no podrán ser retirados o desglosados respecto a su información original. Cuando un funcionario tenga documentos en préstamo y se presente una novedad administrativa tal como: retiro, licencia, traslado, vacaciones; deberá hacer entrega de los mismos al Archivo Central antes de iniciar dichos procesos. Los funcionarios que no entreguen a tiempo al Archivo Central los documentos en préstamo o que permitan que estos sufran pérdida, deterioro o destrucción serán sancionados de acuerdo con la Ley 734 de 2003.

9 Página 9 de 9 7. PUNTOS DE CONTROL No aplica para este Documento. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 594 de 2000, ley general de archivos Acuerdo 042 de 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,222,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de Acuerdo 08 del 18 de octubre de 1995, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, por la cual se reglamenta de transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional al archivo general de la nación ordenada por el decreto 1382 de REGISTROS No aplica para este Documento. 10. NOTAS DE CAMBIO No. Versión Inicial Breve Descripción del Cambio Versión Final Fecha 11. ANEXOS Formato Único de Inventario Documental.

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