SECUENCIA E INTERACCION DEL PROCESO

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1 PARTAMENTO ARAUCA ARAUQUITA CARACTERIZACIÓN L PROCESO APOYO GESTION TECNOLOGICA Y LA INFORMACION CÓDIGO:AA-GTI FECHA: FEB 09 VERSION: 0 Proceso: Responsable: Objeto: Alcance: Base legal: Política de OPeracion: GESTION SECRETARIA GOBIERNO - Facilitar la Administracion y conservacion de los documentos producidos y recibidos por la Alcaldia Municipal en sus distintas faces de archivo: Gestion,central e historico atraves de actividades administrativas y tecnicas orientadas a su planificacion, manejo y organizacion. Dependencias de la Alcaldia Municipal de Arauquita, comienza desde la recepcion del documento y termina con la dispocision final. Ley 594 del 2000, Acuerdo 039 del 2002 archivo general de la Nacion,Acuerdo 049 del 2000 archivo general de la Nacion. Conservar, salvaguardar y custodiar la produccion documental de la Alcaldia Municipal de Arauquita, brindando una informacion oportuna en el proceso de consulta teniendo como herramienta la normatividad Archivistica en procura de evitar perdida y la memoria institucional. ORIGEN ENTRADA QUE REGULA EL PROCESO SECUENCIA E INTERACCION L PROCESO PRODUCTO CLIENTE ACTIVIDAS P.H.V.A. NOMBRE L PROCEDIMIENTO PUNTO RESPONSABLE GENERAL LA PARTAMENTAL NORMAS CONTITUCIONALES LEGALES Y PLANEACION GESTION 1,-Plan de seguimiento de la aplicación de las tablas de retencion documental. 2,- Elaboracion del Plan de trabajo 3,-Cronograma de Trabajo. 4,-Definir politicas, procedimientos y controles necesarios en la implantacion y actualizacion de las tablas de retencion documental. 5,-Programa de conservacion preventiva, Manual de Archivo PLANEACION L PROGRAM GESTION ESTRUCTURA ORGANICA LA GENERAL LA ARAUQUITA. INVESTIGACION PARTAMENTAL PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCION Y FUENTES ES ELABORACION LAS 1,-Análisis e interpretación de la información recolectada. 2,-Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación 3,-Aprobacion del cosejo general de Archivo las tablas de retencion documental 4,-Acta de comite 5,-REsolucion de Adopcion Manual Archivo de TECNICO ELABORADA Y ADOPTADA,

2 COMITÉ ADOPTADA APLICACIÓN LAS 1,-Capacitacion a los funcionarios del manejo y uso TRD. 2,-Organización de los documentos en la sdiferentes fases de archivo. 3,-Transferencias documentales primarias y secundarias. 4,-Los documentos a eliminar de acuerdo a las tablas de tetencion dcumental. RESOLUCION TECNICO ADOPCION TRD PENNCIA LA ARAUQUITA CON TABLA RETENCION APLICADA. COMITÉ ADOPTADA ORGANIZACIÓN LOS S GESTION 1,- Tabla de Retención Documental debidamente aprobada, 2,-La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada dependencia. TABLAS 3,- La ubicación física de los documentos. RETENCION 4,La foliacion de los tipos documentales: su ordenación, consulta y control, 5,-Identificacion,marcacion y rotulacion de las carpetas o otros documentos de conservacion. 6,- Las transferencias primarias. CON GESTION ORGANIZADO CENTRAL ORGANIZADO PENNCIA COMUNIDAD EN GENERAL SOLICITUD CONSULTA ORGANISMO CONSULTA DOCUMENTOS 1,-Solicitud del documento a consultar 2,-Busqueda del documento 3,-Entrega al solicitante del documento, para que sea consultado en el area de archivo. 4,-entrega del solicitante del documento consultado. 5,-Se devuelve el documento a su lugar de origen. CONSULTA DOCUMENTOS PENCIAS COMUNIADAD EN GENERAL PENNCIA SOLICITUD PRESTAMO ORGANISMO PRESTAMO DOCUMENTOS PARA TRAMITES INTERNOS. 1,-Solicitud de prestamo del documento con visto bueno de Secretraio de Gobierno Municipal. 2,-Radicacion del documento:fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total RADICACION DOCUMENTO EN LIBRO de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.nota:vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. 3,-Entrega del documento al solicitante. 4,- del solicitante en el libro de radicacion. TECNICO PENCIAS PRESTAMO L DOCUMENTO ORGANISMO OFICIAL

3 GENERAL LA PARTAMENTAL ORGANISMO FORMATO UNICO INVENTARIO TABLA VALORACION INVENTARIO 1,-ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. 2,- ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y FORMATO TECNICO conserva la documentación tramitada en ejercicio UNICO de sus funciones. INVENTARIO ADOPTADO 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias.. 8. No. ORN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por INVENTARIO ELABORADO ALCLADIA ADOPTADA TABLAS VALORACION FOLIACION 1,-Clasificar la documentacion a foliar.(trd-tvd) 2,-Ordenar la documentacion: El numero (1)corresponde al primer folio del documento, que dio inicio al tramie en consecuencia corresponde a la fecha mas antigua. 3,-Depurar la documentacion objeto de foliacion. 4,-Se debe foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. DOCUMENTOS FOLIADOS Y ORGANIZADOS ALCLADIA ORGANISMO PARTAMENTAL ADOPTADA SEGUIMIENTO LAS. 1,-Elaboracion cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias 2,-Ejecucion del cronograma de trabajo 3,-Determinar, recopilar y analizar los datos 4,-Informe 5,-Proyeccion del Plan de mejoramiento. INTERNO IMPLEMENTADAS Y ACTUALIZADAS ALCLADIA

4 INTERNO ORGANISMOS AUDITRORIA INTERNA PRACTICADA INFORME AUDITORIA INTERNA PLAN MEJORAMIENTO 1,-Elaboracion del Plan de mejoramiento 2,-aprobacion del plan de mejoramiento 3,,-Acciones correctivas 4,-Acciones preventivas PLAN MEJORAMIENT O SUSCRITO MEJORAMIENTO CONTINUO ALCLADIA ORIGEN DOCUMENTOS SOPORTES DOCUMENTOS SOPORTES STINO GENERAL PARTAMENTAL ORGANISMOS PENNCIA NORMAS CONSTITUCIONALES Y LEGALES TABLA RETENCION AUDITORIAS INTERNAS SOLICITUD INFORMACION ADOPTADAS ALCLADIA TABLAS VALORACION ADOPTADAS INVENTARIO REQUISITOS E INDICADORES RECURSO L TALENTO HUMANO RECURSO FISICO Y TECNOLOGICO (RECURSOS, EQUIPOS, HARDWARE, SOFTWARE, COMUNICACIONES) CONDICIÓN QUE BE CUMPLIR Personal, auxiliar o tecnico con conocimientos y experiencia en Archivo documental NOMBRE RELACIÓN MATEMÁTICA NIVEL SATISFACCION Art, 2: Ubicación, aspectos estructurales, capacidad de almacenamiento,distribucion. Art,3: Area de deposito: estanterias,distribucion de estanterias, mobiliario. Art,5: Condiciones ambientales y tecnicas: Soporte en papel, fotografia, ventilacion, filtro de Aire,iluminacion en Acuerdo Archivo general de la nacion depositos,mantenimiento. No.049 del 2000 Cajas producidas en carton Kraft corrugado de papel sencilla Carpetas con solapa laterales. INDICADORES NIVEL SATISFACCION RESPONSABLE QUE MI FRECUENCIA MEDICIÓN FRECUENCIA REPORTE REQUISITOS L SISTEMA CON EL CUAL SE RELACIONA EFICIENCIA EFECTIVIDAD EFICACIA No. Total de inventarios documentales actualizados en el archivo central No. Total de inventarios documentales programados para actualizar en el archivo central. No. de solicitudes de consulta y prestamo de documentos atendidas oportunamente por el archivo central No. total de solicitudes de consulta y prestamo de documentos requeridas al archivo central. No. Total de series documentales organizadas del archivo de gestión. x100 No. total de series documentales del archivo de gestión según TRD. EXCELENTE REGULAR FICIENTE Mayor o igual a 80 Menor o igual a 100 Mayor o igual a 60 Menor o igual a 80 Menor a 60 INTERNO SECRETARIO GOBIERNO Grado de avance de la actualización del inventario único documental del archivo central. Oportunidad en la prestación del servicio de consulta y prestamo de documentos de responsabilidad del archivo central. Grado de avance de la organización de las series documentales de los archivos de gestión de la Alcaldia Municipal. NTCG 1000: ,2,4 6,3(a-c) ,2,2 7,2,3 7,5,5, 8,2,1 8,2, , 8,5,1-8,5,2-8,5,3 MECI 1000:2005 Componente de Informacion: sistema informacion secundaria ACTIVIDAS

5 ACTIVIDAS TIPO INDICADOR INSTRUMENTOS TECNICOS Gestionar los recusrsos necesarios para la implementacion del sistema de gestion documental Riesgo: Sancion disciplinario por el incumplimiento de la norma ley 594 del 2000 Preventivo No. De recursos disponibles Valor total del plan de programa de gestion documental 1,-Programa de gestion documental Alcaldia Municipal proyectado 2,-Presupuesto Municipal 3,-Programa del plan de desarrollo municipal Cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito entre la oficina de control y/o organismo de control Correctivo No. de acciones de mejoramiento cumplidas del plan de mejoramiento suscrito % Total de acciones de mejora suscritas del plan de mejoramiento Plan de mejoramiento suscrito COMUNICACIÓN Y DIFUSION INSTITUCIONAL QUE SE COMUNICA TIPO COMUNICACIÓN MEDIOS COMUNICACIÓN STINATARIO Tablas de retencion documental adoptadas Tabla de valoracion documental adoptadas Interpersonal e informativa Intranet del usuario, oficio con anexos con tabla RD, VD. Politicas, Normas, Manual de Archivo documental Organizacional Intranet del usuario, pagina weeb de la Alcaldia Municipal Comunidad en general Organismos de control Archivo departamental cronograma de trabajo de actualizacion de tablas d eretencion documental o Inventario documental Interpersonal e informativa Intranet del usuario se anexa cronogra de trabajo Elaborado por: Sandra Mireya Robles Casanova Revizado por:tony Efren Murillo / Martha Irene Arce Aprobado por: Jose Francisco Vargas Díaz Cargo: Consultora Administradora publica y especialista en control interno TP: T Cargo: Secretario de Gobierno / Tècnico de Personal Cargo: Alcalde Municipial Fecha de aprobaciòn: