REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA MANUAL DE LA COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA MAN-VAC-BIB OCTUBRE 2011

2 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERRECTORADO ACADÉMICO Manual de la Índice pp. Introducción 4 Autorización 5 Normas Generales para el Uso del Manual 1/2 Objetivo del Manual 1/14 Marco Institucional 2/14 Visión 2/14 Misión 3/14 Objetivos 3/14 Organigrama Vicerrectorado Académico 4/14 Estructura Funcional de la 5/14 Descripción de Cargos 7/14 Listas Maestras Biblioteca Ali Fuenmayor Ruiz (Biblioteca Pregrado Lista Maestra de Documentos 1/1 Lista Maestra de Registros 1/1 Lista Maestra de Documentos Externos 1/1 Cuadro de Indicadores de Gestión 1/1 Introducción 1/3 Interrelación de los Procesos 3/3 Proceso Nº 1 Préstamo em Sala Manual 1/4 Proceso Nº 2 Préstamo em Sala Automatizado 1/3 Proceso Nº 3 Préstamo Circulante Automatizado 1/3 Proceso Nº 4 Proceso Técnico del Libro 1/4 Proceso Nº 5 Inventario de Colección 1/3 UMC. Sistema de Gestión de la Calidad

3 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERRECTORADO ACADÉMICO Procedimiento Nº 1 Préstamo em Sala Manual 1/2 Procedimiento Nº 2 Préstamo em Sala Automatizado 1/2 Procedimiento Nº 3 Préstamo Circulante Automatizado 1/2 Procedimiento Nº 4 Proceso Técnico del Libro 1/3 Procedimiento Nº 5 Inventario de Colección 1/2 Biblioteca José S. Moros Paradas (Biblioteca de Postgrado) Listas Maestras Lista Maestra de Documentos Externos 1/1 Lista Maestra de Documentos 1/1 Lista Maestra de Registros 1/1 Proceso Nº 1 Proceso de Préstamo en Sala 1/4 Proceso Nº 2 Proceso de Préstamo Circulante 1/4 Proceso Nº 3 Proceso Técnico del Libro 1/4 Procedimiento Nº 1 Proceso de Préstamo en Sala 1/2 Procedimiento Nº 2 Proceso de Préstamo Circulante 1/2 Procedimiento Nº 3 Proceso Técnico del Libro 1/3 UMC. Sistema de Gestión de la Calidad

4 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE VICERRECTORADO ACADÉMICO INTRODUCCIÓN El presente Manual tiene por propósito fundamental establecer procesos, procedimientos, técnicas guías y una metodología uniforme para la práctica, desarrollo y control en la, a fin de armonizar bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Marítima del Caribe. Asimismo, sirve de guía en la conducción del proceso de la Coordinación Biblioteca, y por ningún motivo, sustituye directrices o procedimientos establecido por el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la UMC. Este Manual busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales como: 1. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida. 2. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las operaciones, que estén asignados. 3. Que exista: Funciones Procedimientos 4. Que las políticas, planes, proyectos de la Coordinación se encuentren determinados dentro de un plan general. 5. Que exista un sistema de información que le provea a la Coordinación, datos oportunos reales y fiables para la adecuada toma de decisiones. 6. Que estén identificados y determinados los procesos y procedimientos, de tal manera que facilite la coordinación, ejecución y supervisión de la labores. UMC. Sistema de Gestión de la Calidad

5 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL "MARITIMA DEL CARlBE" VICERRECTORADO ACADEMICO Coordinaci6n de Biblioteca AUTORIZACION A partir de la presente fecha, se autoriza la utilizaci6n del MANUAL DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECA del subsistema del VICERRECTORADO ACADEMICO. Este documento describe en una primera parte el Manual de Organizaci6n: misi6n, visi6n, objetivo y funciones de la coordinaci6n, organigrama, objetivos del cargo y funciones, y en segunda parte el : e1 prop6sito, el alcance, la responsabilidad, el control y mantenimiento del mismo y la descripci6n en detalle del proceso y procedimientos necesarios para contribuir en el desenvolvirniento de las actividades de la Coordinaci6n de Biblioteca. Se presentan en 03 separatas, que delinean el manual de la Coordinaci6n: 1) Descripcion del Manual de Normas y Procedimiento, 2) Procesos y Procedimientos de la Biblioteca Ali Fuenmayor Ruiz (pregrado) y 3) Procesos y Procedimientos de la Biblioteca Jose S. Moros Paradas (postgrado); los cuales representan e1 plan de Calidad de esta Coordinaci6n. Cualquier cambio 0 modificaci6n que un usuario considere necesario efectuar a dicho documento 10 podra ejecutar de acuerdo al procedimiento establecido para ello, (PRO REC-CAL-OOI "Control de los Documentos"). En Catia la Mar, 10 dias de Octubre del Dos Mil Once Victor Molin ~ ". ",. 'S.. I';\}. ~, '. Ida, I" C; :', Vicerrector Academ ~tva 1 ;1~ ~ oe\ ~ ---~ UMC. Sistema de Gestion de fa Calidad

6 Manual de la Normas Generales para el Uso Del Manual Pág.: 1/2 Cambio: El manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en la adscrita al Vicerrectorado Académico de la Universidad Marítima del Caribe. 2. Este manual está dividido por secciones con el fin de hacer más fácil su actualización. 3. El manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una información clara y precisa, tanto de las responsabilidades y acciones que deben cumplirse dentro de la como de los procesos y procedimientos. 4. En la aplicación del presente manual, la Coordinadora de Biblioteca, velará por el desarrollo, supervisión y cumplimiento de las actividades y procedimientos aquí descritos. 5. Los usuarios del manual deberán notificar a su Coordinador las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo. 6. Este manual solamente podrá ser modificado por el personal de la Calidad y Organización, en atención a las sugerencias, modificaciones o cambios que manifieste la. 7. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas del Vicerrectorado Académico que en materia de procedimientos afecte la estructura del UMC. Sistema de Gestión de la Calidad

7 Manual de la Normas Generales para el Uso Del Manual Pág.: 1/2 Cambio: 00 Manual, generará también un cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas. 8. Para los efectos de actualización del manual, el mismo podrá evaluado anualmente por el personal de Calidad y Organización y de la, con el objeto de mantener la pertinencia y apego tanto de los procedimientos que se manejan en la Coordinación, como las normas relacionadas con la legislación vigente y evitar así su rápida obsolescencia. 9. Salvo instrucciones diferentes, este manual no puede ser reproducido total o parcialmente por cualquier medio sin la autorización previa de la Calidad y Organización. UMC. Sistema de Gestión de la Calidad

8 UMC. Sistema de Gestión de la Calidad MANUAL DE ORGANIZACIÓN

9 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 1/14 Cambio: OBJETIVO El Manual de Organización, es un instrumento normativo de gestión que tiene por finalidad formalizar la estructura organizativa y funcional de los órganos directos integrantes de la, adscrita al Vicerrectorado Académico. A través del mismo, se establece una metodología uniforme para la práctica, desarrollo y control en la Coordinación Biblioteca, a fin de armonizar bajo un enfoque coherente con el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Marítima del Caribe. Asimismo, busca definir un sistema de control que debe tener en cuenta aspectos tales como: a. La existencia de una estructura funcional debidamente establecida. b. Declaración de las responsabilidades, autorización, procesamiento, registro de las operaciones, que estén asignados. 2. ALCANCE: Su campo de aplicación abarca a la y todas aquellas dependencias que en su momento se vean involucradas. Manual de Organización

10 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 2/14 Cambio: ANTECEDENTES La es una dependencia del Vicerrectorado Académico y que se encuentra enmarcada en la Base Legal que crea a la Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe (UMC), la cual se fundamenta en el Decreto Presidencial, Nº 899, el siete (07) de Julio del 2000, a través de la Gaceta Oficial Nº Se basa para su funcionamiento en los siguientes fundamentos legales: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Ley Orgánica de Educación. Ley de Universidades. Ley Orgánica de Planificación Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Ley Orgánica de la Administración Pública. Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional. 4. MARCO INSTITUCIONAL Visión: Ser un servicio de avanzada en la búsqueda y difusión de información marítima, que apoye y contribuya al desarrollo de la calidad de la educación y la investigación, promoviendo el desarrollo de la gestión del conocimiento para la integración del ser humano y el mar. Manual de Organización

11 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 3/14 Cambio: 00 Misión: Apoyar la actividad académica de investigación y extensión de la comunidad universitaria con los recursos tecnológicos, de información y humanos que poseemos. 5. OBJETIVOS DE LA COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA: 5.1 Objetivo General: Apoyar al Estudiantado, Profesores e Investigadores de la Universidad con información relevante, rápida y oportuna a través de servicios cónsonos con una Biblioteca Universitaria Especializada Objetivo Específicos: a) Desarrollar programas de formación de usuarios b) Normalizar técnicamente las colecciones de la biblioteca. c) Automatizar los procesos de gestión bibliotecaria. Manual de Organización

12 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 4/14 Cambio: ORGANIGRAMAS: 6.1 Organigrama del Vicerrectorado Académico VICERRECTORADO ACADÉMICO Asuntos Académicos Comisión Central de Currículo Coordinación General Académica (CGA) Dirección de Escuela de Náutica e Ingeniaría (DENI) Dirección de Escuela de Ciencias Sociales (DES) Dirección de Gestión de Docentes (DGD) Dirección de Investigación y Postgrado (DIP) Dirección de Extensión (EXT) Biblioteca Desarrollo Estudiantil Ingeniería Marítima Administración Ccs. Ambientales Investigación Estudios Continuos Formación Integral Ingeniería Ambiental Ccs. Aplicadas Coord. Línea de Calidad y Productividad Cultura Pasantías Ingeniería Informatica Ccs. Básicas Coord. Línea de Derecho Marítimo Deportes Diseño Curricular Carreras Cortas Ccs. Humanisticas Coord. Línea de Estudios Ambientales Relaciones con la Comunidad SIVRAC Ccs. Náuticas Coord. Línea de Negocio Marítimo Publicación y Divulgación Ccs. Sociales Coord. Línea de Seguridad Marítima Trabajo Comunitario Idiomas Coordinación Docente de Postgrado Control de Estudios Formación y Capacitación Docente Cursos para Oficiales de Marina Mercante Estudios a Distancia Maestría y Especialización Asuntos Secretariales en Postgrado laboratorios y Control Técnico Proyectos Especiales Velero de Preparación Manual de Organización

13 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 5/14 Cambio: Organigrama de la VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL ACADÉMICA COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA BIBLIOTECA PREGRADO BIBLIOTECA POSTGRADO Manual de Organización

14 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 6/14 Cambio: Organigrama de Posición de la COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA 1 Coordinador BIBLIOTECA PREGRADO BIBLIOTECA POSTGRADO 1 Asistente de Biblioteca 8 Auxiliares de Biblioteca 1 Supervisor de Biblioteca 2 Auxiliares de Biblioteca Manual de Organización

15 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 7/14 Cambio: DESCRIPCIÓN DE CARGOS 7.1 Coordinador (a) de Biblioteca Objetivo general: Garantizar el desarrollo de las actividades técnicas y administrativas de las Unidades de Información de la UMC. Sus funciones abarcan la biblioteca de la sede de Pregrado, Alí Fuenmayor Ruiz, ubicada en Catia La Mar y la de Postgrado, Moros Parada ubicada en la Dirección de Investigación y Postgrado, en Los Palos Grandes, Dtto. Capital Funciones: 1. Supervisa las tareas del personal a su cargo. 2. Coordina el inventario general de los bienes de la Biblioteca o Centro de Información y Documentación. 3. Evalúa al personal a su cargo. 4. Promueve programas de Adiestramiento para el Personal a su cargo. 5. Planifica los programas a desarrollar por la Biblioteca a su cargo y vela por la ejecución de los mismos. 6. Coordina y supervisa la elaboración técnica de catálogos, índices bibliográficos, resúmenes de artículos y otras publicaciones. 7. Determina los sistemas y políticas para la ejecución de los procesos técnicos y administrativos. 8. Elabora y modifica los estatutos y reglamentos manuales de sistemas y procedimientos de las Bibliotecas y/o Centro de Información y Documentación. 9. Mantiene contacto con Bibliotecas y/o Centro de Información y Documentación a nivel nacional e internacional para realizar intercambio de material bibliográfico y de experiencias. Manual de Organización

16 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 8/14 Cambio: Mantiene contacto con editoriales, librerías e instituciones afines tanto nacionales como extranjeras, para mantener actualizada la Biblioteca y/o Centro de Información y Documentación. 11. Determina sistemas y políticas para la colección bibliográfica. 12. Prepara el proyecto de presupuesto anual. 13. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas Manual de Organización

17 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 9/14 Cambio: Supervisor de Biblioteca Objetivo General: Dirigir y coordinar las actividades técnicas y administrativas de la Unidad de Información, donde se encuentre adscripta Funciones: 1. Evalúa al personal a su cargo. 2. Supervisa actividades del personal a su cargo. 3. Controla la asistencia del personal a su cargo. 4. Adiestra al personal en las normas y técnicas establecidas para el proceso y ordenamiento del material bibliográfico. 5. Orienta al usuario sobre los servicios de la Biblioteca y/o Centro de Información y Documentación, manejo del fichero y material existente en la misma. 6. Atiende consultas de carácter técnico. 7. Analiza artículos de publicaciones periódicas. 8. Participa con el Consejo de Biblioteca, en la planificación del proyecto de necesidades de la Biblioteca y/o Centro de Información y Documentación. 9. Selecciona y recomienda la adquisición del material bibliográfico y equipo para la Biblioteca y/o para el Centro de Información y Documentación. 10. Procesa técnicamente el material bibliográfico. 11. Supervisa y participa en la elaboración técnica de boletines, catálogos e índices bibliográficos. 12. Lleva control de obras procesadas. 13. Actualiza el Kardex sobre las publicaciones. 14. Elabora lista de bibliografías recomendadas. 15. Vela por la conservación y restauración del material bibliográfico. Manual de Organización

18 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 10/14 Cambio: Opera el microcomputador para accesar la información contenida en el mismo y suministrarla al usuario de la Biblioteca y/o Centro de Información y Documentación de acuerdo a sus requerimientos. 17. Lleva control estadístico de obras consultadas y de usuarios atendidos. 18. Participa en el inventario general de la unidad. 19. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. 20. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 21. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Manual de Organización

19 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 11/14 Cambio: Asistente de Biblioteca Objetivo General: Organizar, normalizar y realizar el procesamiento técnico del material bibliográfico de la Biblioteca, a fin de ponerlo al servicio de los usuarios. Este procesamiento implica tanto labores manuales como automatizadas, tales como clasificación y catalogación de los libros e ingreso y mantenimiento de los registros bibliográficos de la base de datos Documanager Funciones: 1. Orienta al usuario sobre el servicio y manejo del catálogo público y el fichero. 2. Distribuye el material bibliográfico que va a los diferentes departamentos. 3. Cataloga el material bibliográfico según el sistema de clasificación SDD 4. Participa en la elaboración técnica de catálogos, boletines e índices bibliográficos, anuarios y otras publicaciones similares. 5. Asigna materias según clasificación de la la Tabla de Encabezamiento de Materias 6. Codifica y sella el material bibliográfico que ingresa a la Biblioteca o Centro de Información y Documentación. 7. Coloca número de inventario 8. Pega etiquetas, tarjetas y bolsillos. 9. Transcribe las fichas faltantes en el catálogo público o ficheros. 10. Recibe publicaciones periódicas. 11. Restaura material bibliográfico existente en la unidad. 12. Elabora estadísticas de usuarios del servicio. 13. Lleva el control del material bibliográfico procesado. 14. Elabora solvencias de biblioteca. 15. Participa en el inventario general de la Biblioteca o Centro de Información y Documentación. 16. Transcribe datos bibliográficos en equipos de computación. Manual de Organización

20 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 12/14 Cambio: Accesa información bibliográfica en el microcomputador y la suministra al usuario según sus requerimientos. 18. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. 19. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 20. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Manual de Organización

21 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 13/14 Cambio: Auxiliar de Biblioteca Objetivo General: Brindar Información a los usuarios sobre la Biblioteca y sus servicios, brinda asesoramiento sobre dónde y cómo localizar la información y da asistencia en el manejo de las fuentes consultadas: catálogo en línea de la Biblioteca y bases de datos Funciones: 1. Suministra al usuario información sobre el uso del servicio, manejo del catálogo público o fichero y sobre el material existente. 2. Recibe del usuario solicitud de préstamo de material bibliográfico. 3. Entrega al usuario el material bibliográfico solicitado. 4. Recibe del usuario el material bibliográfico devuelto. 5. Mantiene ordenado el material bibliográfico en la estantería. 6. Controla según las normas establecidas, el material bibliográfico solicitado en préstamo. 7. Recibe las solicitudes de carnets. 8. Ordena según número de Cédula de Identidad los carnets plastificados. 9. Recibe del usuario solicitud de solvencias de Biblioteca. 10. Entrega al usuario solvencia de Biblioteca. 11. Vela por el orden y disciplina del salón de lectura. 12. Realiza inventario general de la Biblioteca. 13. Remite material bibliográfico a usuarios que lo soliciten telefónicamente a través de agencias de envío. 14. Aplica sanciones a usuarios morosos. 15. Transcribe y accesa información bibliográfica operando un microcomputador. 16. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. 17. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Manual de Organización

22 U.M.C. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Organización Pág. 14/14 Cambio: Elabora informes periódicos de las actividades realizadas 8. REGISTRO DE CAMBIO Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Manual de Organización

23 LISTAS MAESTRAS

24 Universidad Marítima del Caribe Rectorado Sistema de Gestión de la Calidad Pág: 1/1 Fecha: Cambio: 03 PRO-REC-CAL-001 FORMULARIO: CAL-001 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: ACTUALIZADO POR: Belkis Cordero FECHA DE ACTUALIZACIÓN Octubre 2011 Nº DEL DOCUMENTO PSO-VAC-BIB-001 PSO-VAC-BIB-002 PSO-VAC-BIB-003 PSO-VAC-BIB-004 PSO-VAC-BIB-005 PRO-VAC-BIB-001 PRO-VAC-BIB-002 PRO-VAC-BIB-003 PRO-VAC-BIB-004 PRO-VAC-BIB-005 RESOLUCIÓN CUO IV N/A NOMBRE DEL DOCUMENTO PRESTAMO EN SALA MANUAL PRESTAMO EN SALA AUTOMATIZADO PRÉSTAMO CIRCULANTE AUTOMATIZADO PROCESO TÉCNICO DEL LIBRO INVENTARIO DE LA COLECCIÓN PRESTAMO EN SALA MANUAL PRESTAMO EN SALA AUTOMATIZADO PRÉSTAMO CIRCULANTE AUTOMATIZADO PROCESO TÉCNICO DEL LIBRO INVENTARIO DE LA COLECCIÓN REGLAMENTO DE LA BIBLIOTECA ALÍ FUENMAYOR RUIZ GACETAS UNIVERSITARIAS FECHA DE PUBLICACIÓN Nº DE CAMBIO FECHA DE CAMBIO RESPONSABLE DE APROBACIÓN Vicerrector 2 Académico Vicerrector 2 Académico Vicerrector Académico Vicerrector Académico Vicerrector Académico Vicerrector Académico Vicerrector Académico Vicerrector Académico Vicerrector Académico Vicerrector Académico ABRIL CONSEJO ABRIL UNIVERSITARIO 2005 UMC CONSEJO N/A N/A N/A UNIVERSITARIO UMC UBICACIÓN FÍSICA DEL DOCUMENTO Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca

25 Universidad Marítima del Caribe Rectorado Sistema de Gestión de la Calidad Pág: 1/1 Fecha: Cambio: 05 PRO-REC-CAL-002 FORMULARIO: CAL-016 LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS REQUISITO DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: ACTUALIZADO POR: FECHA DE ACTUALIZACIÓN: DESCRIPCIÓN DEL REGISTRO 7.2 Estadísticas de obras Consultadas por préstamo en Sala y Circulante 7.2 Estadísticas de Usuarios Atendidos por Préstamo en Sala y Circulante 7.2 Estadísticas de usuarios atendidos por tipo de préstamo 8.4 Inventario de Colección bibliográfica 8.4 Inventario de Colección bibliográfica Desincorporada 7.5 Estadísticas de Procesos Técnicos 7.5 Usuarios Diarios Atendidos en Sala Belkis Cordero Octubre 2011 ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCIÓN Y DESTINO FINAL RESPONSABLE IDENTIFICACIÓN Físico 1 años/ Desechar Belkis Cordero REG-VAC-BIB-001 Físico 1 años/ Desechar Belkis Cordero REG-VAC-BIB-002 Físico 1 años/ Desechar Belkis Cordero REG-VAC-BIB-003 Físico 5 años/ Desechar Belkis Cordero REG-VAC-BIB-004 Digital 5 años/ Desechar Belkis Cordero REG-VAC-BIB-005 Físico 1 años/ Desechar Belkis Cordero REG-VAC-BIB-006 Físico 1 años/ Desechar Belkis Cordero REG-VAC-BIB-007

26 Universidad Marítima del Caribe Rectorado Sistema de Gestión de la Calidad Pág.: 1/1 Fecha: Cambio: 00 PRO-REC-CAL-001 FORMULARIO: CAL-002 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS APLICABLES DIRECCIÓN / COORDINACIÓN: ACTUALIZADO POR: FECHA DE ACTUALIZACIÓN: Belkis Cordero Octubre 2011 Nº NOMBRE DEL DOCUMENTO FECHA DE REVISIÓN ALMACENAMIENTO 1 Ley de Universidades Gaceta Oficial Extraordinaria /09/1970 Formato físico 2 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela 2000 Formato físico 3 Ley Orgánica del trabajo 1999 Formato físico 4 Reglas de Catalogación Angloamericanas 1997 Formato físico 5 Sistema Decimal Dewey 2000 Formato físico 6 Lista de encabezamiento de materias para bibliotecas 1997 Formato físico 7 Cutter Three Fugure Autor Table 1969 Formato físico

27 Indicadores de Gestión Los indicadores de Gestión: manejados de acuerdo a estos procesos son: Unidad Administrativa / ACTIVIDADES/PROCESOS Responsable Atención de usuarios INDICADORES Nº de usuarios atendidos Nº de Usuarios atendidos por tipo de préstamo Nº Usuarios Atendidos por tipo de usuarios Nº de Usuarios atendidos por otros servicios Nº de Carnet elaborados 1. Biblioteca de Pregrado Obras consultadas Nº de obras consultadas por préstamo en sala. Nº de Obras consultadas por préstamo circulante Inventario de la colección bibliográfica Nº de títulos que conforman la colección Nº de ejemplares que conforman la colección Nº de ejemplares pérdidos Nº de ejemplares desincorporados Procesos técnicos Nº de registros ingresados a la base de datos Nº de libros procesados y catálogados Nº de etiquetas y códigos de barras colocados Nº de libros nuevos ingresados a la biblioteca por los diferentes conceptos (compra, canje y donaciones) Supervisión de Biblioteca Atención de usuarios Nº de usuarios atendidos Nº de Usuarios atendidos por tipo de préstamo Nº Usuarios Atendidos por tipo de usuarios Nº de Usuarios atendidos por otros servicios 2. Biblioteca de Postgrado Obras consultadas Nº de obras consultadas por préstamo en sala. Nº de Obras consultadas por préstamo circulante Nº de Trabajos de Grado consultados Procesos técnicos Nº de registros ingresados a la base de datos Nº de libros procesados y catálogados Nº de etiquetas y códigos de barras colocados Nº de libros nuevos ingresados a la biblioteca por los diferentes conceptos (compra, canje y donaciones)

28 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

29 Preliminares Pág. 1/3 Cambio: INTRODUCCIÓN En el presente manual se contemplan, identifican y documentan los procesos necesarios para evaluar el sistema de gestión de la, adscrita al Vicerrectorado Académico, el cual se implementa sobre la versión actual de la norma contractual: ISO 9001:2008, de la Universidad Maritima del Caribe. En términos generales, es un documento de trabajo el cual asegura la información necesaria para apoyar la gestión de la calidad, alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos. Este manual ha sido realizado con la participación del personal del que integra la, lo que facilitó su desarrollo y aplicación. Sin embargo, el responsable de su ejecución y mantenimiento le corresponde a la la Biblioteca. 2. PROPÓSITO El propósito de este manual es el de indicar los procesos y procedimientos utilizados en la y dar cumplimiento al Sistema de Gestión de la Calidad de la UMC. 3. ALCANCE El alcance de este manual es describir los procesos y procedimientos productivos que involucran las entradas, transformación y salidas dirigidas a la satisfacción de nuestros clientes. De igual forma se asegura la disponibilidad de recursos e información para apoyar la gestión del sistema de la calidad en el subsistema de Vicerrectorado Académico y en consecuencia en la, en cada uno de los procesos que se ejecutan dentro de ella, de acuerdo a la versión actual de la norma contractual ISO 9001:2008.

30 Preliminares Pág. 2/3 Cambio: RESPONSABLE El responsable y la autoridad en el desarrollo de cada uno de los Procesos y Procedimientos aquí descritos es ejercida por el Coordinador de Biblioteca, en este sentido recae en él, la responsabilidad del mantenimiento del presente manual.

31 Preliminares Pág. 3/3 Cambio: 00 Los procesos de la se interrelacionan de la siguiente manera: Interrelación de los Procesos ENTRADAS PROCESOS SALIDAS Atención de Usuarios Préstamos de Libro Procesos Técnicos Usuarios Libros (Necesidades de Información y Fuentes) Préstamos Servicios Colecciones Gestión de RRHH Usuarios Atendidos Obras Consultadas CONTROLES Automatización Reglamento de la Biblioteca Gacetas Universitarias Estantería Abierta y Cerrada, Catálogo en Línea, Ficheros, Orientación al Usuarios, Bases de datos, Gestión de Colecciones. MECANISMOS

32 Proceso Préstamo en Sala Manual Pág.1/4 PSO-VAC-BIB PROPÓSITO: Servicio de Préstamo en Sala Manual, que permite la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca, cuando el sistema automatizado se encuentre fuera de servicio, se establecen pautas para su prestación. 2. ALCANCE: Aplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca, a utilizar el servicio de Préstamo Interno, cuando el sistema automatizado presente fallas. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Auxiliares de biblioteca. Usuarios de la Biblioteca 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: 4.1. ENTRADA: Usuarios 4.2. TRANSFORMACIÓN: El usuario es atendido por el servicio de Préstamo en Sala, cuando solicita un libro que va hacer consultado dentro del recinto de la Biblioteca, en esta ocasión, se le realizará un préstamo interno manual y no a través de la base de datos. El Usuario solicita la obra a consultar El funcionario de la biblioteca busca la(s) solicitadas por el usuario en el depósito) El usuario llena la ficha, con los datos personales solicitados y los de la obra.

33 Proceso Préstamo en Sala Manual Pág.2/4 PSO-VAC-BIB-001 El funcionario verifica la ficha, la firma y la intercala con el carnet en el fichero, por orden alfabético. El usuario consulta la obra El usuario entrega la obra El funcionario de la biblioteca, verifica el estado de la obra, localiza la ficha de préstamo en el fichero, le coloca el sello de devuelto y le devuelve el carnet. El funcionario guarda la ficha, para registrarla en el sistema cuando este activo nuevamente. El funcionario coloca el libro para ser intercalado en la estantería SALIDA: Libro Consultado Usuario atendido 5. DEFINICIONES: N/A 6. REFERENCIAS 6.1. Reglamento de la Biblioteca Alí Fuenmayor Ruiz 7. REGISTROS 7.1. REG-VAC-BIB-001 Forma 001 BIB REG-VAC-BIB-002 Forma 001 BIB REG-VAC-BIB-003 Forma 001 BIB. 8. ANEXOS 8.1. Anexo A: Flujograma del Proceso de Préstamo en Sala Manual

34 Proceso Préstamo en Sala Manual Pág.3/4 PSO-VAC-BIB REGISTRO DEL CAMBIO: Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Anexos Flujograma del Proceso Todo el Documento Nuevo Formato

35 Proceso Préstamo en Sala Manual Pág.4/4 PSO-VAC-BIB-001 ANEXO A PROCESOS PRÈSTAMO EN SALA INTERNO ENTRADA/USUARIO TRANSFORMACIÓN BIBLIOTECARIO INICIO SALIDA USUARIO SOLICITA LIBRO RECIBE SOLICITUD NOTIFICA NO BUSCA LA OBRA LLENA FICHA (FORMA 001-BIB) POR DUPLICADO SI ENTREGA FICHA CON DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN RECIBE SOLICITUD NOTIFICA NO VERIFICA DATOS REVISA LAOBRA Y FIRMA LA FICHA CONSULTA OBRA ENTREGA LA OBRA DEVUELVE OBRA RECIBE DOCUMENTO COLOCA LA FICHA EN EL ARCHIVO CON DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN REVISA OBRA Y SELLA FICHA Y LA GUARDA PARA SU DEVUELVE DOC. IDENTIFICACIÒN COLOCA PARA INTERCALAR EN ESTANTERÍA LIBRO CONSULTADO

36 Proceso Préstamo en Sala Automatizado Pág. 1/4 PSO-VAC-BIB PROPÓSITO: El proceso de Préstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos como externos la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada. 2. ALCANCE: Aplicable los usuarios internos y externos que asistan a la biblioteca. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Auxiliares de biblioteca. Usuarios de la Biblioteca 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: 4.1. ENTRADA: Usuarios 4.2. TRANSFORMACIÓN: 1.- El usuario solicita la obra para préstamo en sala 2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario y hace recomendaciones de otra bibliografía, si hay disponibilidad de la obra solicita el carnet al usuario e lo busca o lo ingresa a la base de datos. 3.- El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente, procede a realizar el préstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el préstamo no procede. 4.- El funcionario procede a realizar el préstamo en la base, incluye el número de inventario del libro en el campo especificado para tal fin.

37 Proceso Préstamo en Sala Automatizado Pág. 2/4 PSO-VAC-BIB El Usuario consulta la obra y la devuelve. 5.- El Funcionario recibe la obra, devuelve el libro en la base de datos y le entrega su identificación SALIDA: Libro Consultado Usuario atendido 5. DEFINICIONES: N/A 6. REFERENCIAS: 6.1. Reglamento de la Biblioteca Alí Fuenmayor Ruiz 7. REGISTROS: 7.4. REG-VAC-BIB REG-VAC-BIB REG-VAC-BIB ANEXOS 8.1. Anexo A: Flujograma del Proceso de Préstamo en Automatizado 8. REGISTRO DEL CAMBIO: Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Anexos Flujograma del Proceso Todo el Documento Nuevo Formato

38 Proceso Préstamo en Sala Automatizado Pág. 3/4 PSO-VAC-BIB-002 ANEXO A ENTRADA/USUARIO TRANSFORMACIÓN SALIDA BIBLIOTECARIO INICIO USUARIO SOLICITA OBRA Y ENTREGA SU IDENTIFICACIÓN RECIBE SOLICITUD E IDENTIFICACIÓN NOTIFICA Y RECOMIENDA OTRA OBRA NO BUSCA LA OBRA SI BUSCA O INGRESA LOS DATOS DEL USUARIO LE NOTIFICA QUE EL PRÉSTAMO NO PROCEDE NO VERIFICA EL EDO. DE CUENTA SI PROCEDE A REALIZAR EL PRÉSTAMO INCLUYE EL N DE INVENTARIO RECIBE LA OBRA EN PRÉSTAMO ENTREGA LA OBRA CONSULTA LA OBRA EN PRÉSTAMO RECIBE LA OBRA, LA DEVIELVE EN EL SISTEMA Y ENTREGA IDENTIFICACIÓN LIBRO PRESTADO, USUARIO ATENDIDO DEVUELVE LA OBRA EN PRÉSTAMO REVISADO POR: BELKIS CORDERO COORD. BIBBLIOTECA

39 Proceso Préstamo Circulante Automatizado Pág. 1/4 PSO-VAC-BIB PROPÓSITO: El proceso de Préstamo Circulante es el que permite a los usuarios internos la consulta de libros fuera del recinto de la biblioteca de manera automatizada, que no estén sujeto a las restricciones establecidas en el Reglamento de la Biblioteca. 2. ALCANCE: Aplicable los usuarios internos que asistan a la biblioteca. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Auxiliares de biblioteca. Usuarios de la Biblioteca 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: 4.1. ENTRADA: Usuarios 4.2. TRANSFORMACIÓN: 1. El usuario solicita la obra para préstamo circulante 2. El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario y hace recomendaciones de otra bibliografía, si hay disponibilidad de la obra, solicita el carnet al usuario e incluye el número de C.I. o apellido y nombre del usuario en el sistema. 3. El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente y su límite de préstamo lo permite (según Reglamento, art. 15, ordinal 15.2) procede a realizar el préstamo, si no esta solvente o su límite de préstamo se encuentra en el máximo de obras a prestar, le notifica al usuario, que el préstamo no procede.

40 Proceso Préstamo Circulante Automatizado Pág. 2/4 PSO-VAC-BIB El funcionario procede a realizar el préstamo en la base, incluye el número de inventario del libro en el campo especificado para tal fin. 5. El funcionario entrega la obra al usuario y le indica la fecha de vencimiento del préstamo SALIDA: Libro prestado Usuario atendido 5. DEFINICIONES: N/A 6. REFERENCIAS: 6.1. Reglamento de la Biblioteca Alí Fuenmayor Ruiz 7. REGISTROS: 7.1 REG-VAC-BIB REG-VAC-BIB ANEXOS 8.1. Anexo A: Flujograma del Proceso de Préstamo Circulante Automatizado 9. REGISTRO DEL CAMBIO: Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Anexos Flujograma del Proceso Todo el Documento Nuevo Formato

41 Proceso Préstamo Circulante Automatizado Pág. 3/4 PSO-VAC-BIB-003 ANEXO A ENTRADA/USUARIO TRANSFORMACIÓN SALIDA BIBLIOTECARIO INICIO USUARIO SOLICITA OBRA RECIBE SOLICITUD NOTIFICA Y RECOMIENDA OTRA OBRA NO BUSCA LA OBRA INCLUYE C.I. O APELLIDO Y NOMBRE módulo de P.C. SI LE NOTIFICA QUE EL PRÉSTAMO NO PROCEDE NO VERIFICA EL EDO. DE CUENTA SI PROCEDE A REALIZAR EL PRÉSTAMO INCLUYE EL N DE INVENTARIO módulo de P.C. RECIBE LA OBRA EN PRÉSTAMO ENTREGA LA OBRA Y LE INDICA LA FECHA DE VENCIMIENTO DEL PRÉSTAMO LIBRO PRESTADO REVISADO POR: BELKIS CORDERO COORD. BIBBLIOTECA

42 Proceso Técnico del Libro Pág. 1/4 PSO-VAC-BIB PROPÓSITO: Realizar el proceso técnico del libro para facilitar su almacenamiento y recuperación de manera inmediata, cuando este sea solicitado por el usuario 2. ALCANCE: Aplicable a todos los libros que ingresen a la biblioteca. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Personal encargado de los procesos técnicos del libro 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: 4.1. ENTRADA: Catálogos, solicitudes, programas sinópticos y libros 4.2. TRANSFORMACIÓN: 1.- Se genera una solicitud de libros, bien sea por parte de los profesores o coordinadores docente o tomando como base la bibliografía recomendada en los programas sinópticos. 2.- La ubica los posibles proveedores nacionales o internacionales que pudieran proveer los libros a los fines de calcular el monto de la solicitud. 3.-La Coordinación elabora la solicitud de libros, la cual es dirigida a la Compras, quién realiza el proceso de compra del material solicitado. 4.- La Coordinación recibe los libros y chequea el material recibido, para darle el control perceptivo. 5.- La Coordinación revisa los libros desde el punto de vista físico

43 Proceso Técnico del Libro Pág. 2/4 PSO-VAC-BIB Los libros son clasificados y catalogados, se realiza trabajo mecánico (etiquetar, código de barras y sellar) 4.3. SALIDA: Libro Procesado 5. DEFINICIONES: Catalogación: Es el proceso por el cual se describen los elementos informativos que permiten identificar un documento, así como establecer los puntos de acceso que permitirán recuperarlo por el título, autor o materia, que se conocen de antemano. Clasificación: La Clasificación Decimal Universal es un sistema de clasificación del conocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas. Se utiliza para la identificación, agrupación y distribución sistemática de documentos o cosas semejantes, con características comunes o sistema determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciales según su tipología fundamental. La Clasificación Decimal Universal es un sistema de clasificación del conocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas. Cutter: Clasificación alfanumérica que se le asigna al libros considerando el autor de este. Trabajo Mecánico: Es un proceso que consiste en la colocación de la etiqueta del libro en el lomo, colocación de código de barras y de información en lápiz grafito en la portada relativa a: fecha de ingreso, costo y el nombre del proveedor. 6. REFERENCIAS: 7. REGISTROS: REG-VAC-BIB-006

44 Proceso Técnico del Libro Pág. 3/4 PSO-VAC-BIB ANEXOS 8.1. Anexo A: Flujograma del Proceso Técnico del libro 10. REGISTRO DEL CAMBIO: Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Anexos Flujograma del Proceso Todo el documento Nuevo Formato

45 Proceso Técnico del Libro Pág. 4/4 PSO-VAC-BIB-004 ANEXO A FLUJOGRAMA DEL PROCESO TÉCNICO DEL LIBRO ENTRADA PROFESORES Y COORDINADORES TRANSFORMACIÓN PERSONAL DE LA BIBLIOTECA SALIDA Inicio Recibe catálogos y muestra, revisa los programas sinópticos Revisa los Programas sinópticos Libro Realiza solicitud, de acuerdo a especialización Realiza Revisión de la solicitud, verifica la no existencia en estantería, Solicita la publicación seleccionada A Se realiza el control perceptivo del material recibido Recibe el material solicitado Verifica el material recibido, con la factura SI Coincide? A Se registra en el librode inventario REG-VAC- BIB-007 Los libros son sellados SI Se encuentra en buenas NO condiciones? Se realiza reclamo al proveedor NO Se cataloga y clasifica Ingreso a la base de a los libros Se imprime y se coloca código de barras, etiqueta y ficha Se intercala en las estanterias Libro Procesado Fin

46 Proceso Inventario de la Colección Pág. 1/4 PSO-VAC-BIB PROPÓSITO: El objetivo de un inventario bibliográfico es poder verificar la existencia real del total de materiales que componen el fondo bibliográfico de la biblioteca, esta tarea es primordial en todo servicio bibliotecario, porque los resultados que se desprenden de esta actividad permiten tomar las acciones preventivas y correctivas para resguardar este patrimonio institucional y gestionar la información existente. 2. ALCANCE: Aplicable a todos los libros que conforman la colección bibliográfica 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Todo el personal de la Coordinación 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: 4.1. ENTRADA: Libros 4.2. TRANSFORMACIÓN: Se ordena las estanterías y se va verificando el estado físico de la colección. Se va colocando las fichas dentro de los libros. Se verifica la existencia estantería Vs. Fichas Se llenan los registros correspondientes Se actualiza la base de datos SALIDA: Informe de Inventario de libros

47 Proceso Inventario de la Colección Pág. 2/4 PSO-VAC-BIB DEFINICIONES: N/A 6. REFERENCIAS: N/A 7. REGISTROS: REG-VAC-BIB-004 REG-VAC-BIB-005 REG-VAC-BIB ANEXOS 8.1. Anexo A: Flujograma de Inventario 8. REGISTRO DEL CAMBIO: Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Anexos Flujograma del Proceso Todo el documento Nuevo formato

48 Proceso Inventario de la Colección Pág. 3/4 PSO-VAC-BIB-005 ANEXO A FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIO DE LA COLECCIÓN ENTRADA TRANSFORMACIÒN SALIDA BIBLIOTECA INICIO LIBROS ORDENA ESTANTERIA TOPOGRAFICAMENTE VERIFICA ESTADO FÍSICO DE LA COLECIÓN SI SE DESINCORPORA DE LA COLECCIÓN (REG-VAC-BIB-005 INTERCALA FICHA TOPOGRAFICA EN LIBRO NO SE COLOCA FECHA DE INVENTARIO VERIFICA EXISTENCIA ESTANTERIA Vs. FICHAS NO SE MARCA FICHA CON CLIPS SI SE COLOCA FECHA Y VISTO BUENO SE LLENA FORMA:001 SE TOTALIZA EXISTENCIA DE TIT. Y EJ. REG-VAC-BIB-004 ACTUALIZAR EN B.D INFORME DE INVENTARIO APROBADO POR: BELKIS CORDERO

49 Procedimiento de Préstamo en Sala Manual Pág. 1/2 PRO-VAC-BIB PROPÓSITO: Servicio de Préstamo en Sala Manual, que permite la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca, cuando el sistema automatizado se encuentre fuera de servicio, se establecen pautas para su prestación. 2. ALCANCE: Aplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca, a utilizar el servicio de Préstamo Interno, cuando el sistema automatizado presente fallas. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Auxiliares de biblioteca. Usuarios de la Biblioteca 4. PROCEDIMIENTO: El Usuario solicita la obra a consultar. El funcionario de la biblioteca busca la(s) solicitada(s) por el usuario en el depósito). El usuario llena la ficha, con los datos personales solicitados y los de la obra. El funcionario verifica la ficha, la firma y la intercala con el carnet en el fichero, por orden alfabético. El usuario consulta la obra El usuario entrega la obra El funcionario de la biblioteca, verifica el estado de la obra, localiza la ficha de préstamo en el fichero, le coloca el sello de devuelto y le devuelve el carnet. El funcionario guarda la ficha, para registrarla en el sistema cuando este activo nuevamente. El funcionario coloca el libro para ser intercalado en la estantería.

50 Procedimiento de Préstamo en Sala Manual Pág. 2/2 PRO-VAC-BIB DEFINICIONES: Usuarios Internos: a) Estudiantes regulares de la UMC. b) Personal Docente, Investigador, Administrativo y Obrero que presta sus servicios en la UMC. c) Estudiantes regulares de la UMC. Personal Docente, Investigador, Administrativo y Obrero que presta sus servicios en la UMC, fijo o en calidad de contratado. (Tomado: Art. 4. del Reglamento de la Biblioteca) 6.- REFERENCIAS: 6.1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad Reglamento de la Biblioteca Alí Fuenmayor Ruiz 7. REGISTROS: 7.1. REG-VAC-BIB-001 Forma 001 BIB 7.2. REG-VAC-BIB-002 Forma 001 BIB 7.3. REG-VAC-BIB-003 Forma 001 BIB 8. ANEXOS: N/A 9. REGISTRO DEL CAMBIO Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Registros Registros Todo el Documento Nuevo Formato

51 Procedimiento de Préstamo en Sala Automatizado Pág. 1/2 PRO-VAC-BIB PROPÓSITO: El proceso de Préstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos como externos la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada. 2. ALCANCE: Aplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca, a utilizar el servicio de Préstamo Interno. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Auxiliares de biblioteca. Usuarios de la Biblioteca 4. PROCEDIMIENTO: 1. El usuario solicita la obra para préstamo en sala 2. El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario y hace recomendaciones de otra bibliografía, si hay disponibilidad de la obra, solicita el carnet al usuario e lo busca o lo ingresa a la base de datos 3. El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente, procede a realizar el préstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el préstamo no procede. 4. El funcionario procede a realizar el préstamo en la base, incluye el número de inventario del libro en el campo especificado para tal fin. 5. El funcionario entrega la (s) obra(s) al usuario 6. El usuario realiza la consulta y devuelve la(s) obra(s)

52 Procedimiento de Préstamo en Sala Automatizado Pág. 2/2 PRO-VAC-BIB El Funcionario recibe la obra, lo devuelve en la base de datos y le entrega su identificación. 5.- DEFINICIONES: N/A 6.- REFERENCIAS: 6.1. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad Reglamento de la Biblioteca Alí Fuenmayor Ruiz 7. REGISTROS: 7.1 Registros del módulo de estadística de préstamo (base de datos), reportes diarios, semanales y mensuales de obras consultadas y usuarios atendidos. REG-VAC-BIB-001 REG-VAC-BIB-002 REG-VAC-BIB ANEXOS: N/A 8. REGISTRO DEL CAMBIO Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Registros Registros Todo el documento Nuevo formato

53 Procedimiento de Préstamo Circulante Automatizado Pág. 1/2 PRO-VAC-BIB PROPÓSITO: El proceso de Préstamo Circulante es el que permite a los usuarios internos la consulta de libros fuera del recinto de la biblioteca de manera automatizada, que no estén sujeto a las restricciones establecidas en el Reglamento de la Biblioteca. 2. ALCANCE: Aplicable solo a los usuarios internos de la UMC 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Auxiliares de biblioteca. Usuarios de la Biblioteca 4. PROCEDIMIENTO: 1. El usuario solicita la obra para préstamo circulante 2. El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario y hace recomendaciones de otra bibliografía, si hay disponibilidad de la obra, solicita el carnet al usuario e incluye el número de C.I. o apellido y nombre del usuario en el sistema. 3. El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente y su límite de préstamo lo permite (según Reglamento, art. 15, ordinal 15.2) procede a realizar el préstamo, si no esta solvente o su límite de préstamo se encuentra en el máximo de obras a prestar, le notifica al usuario, que el préstamo no procede. 4. El funcionario procede a realizar el préstamo en la base, incluye el número de inventario del libro en el campo especificado para tal fin. 5. El funcionario entrega la obra al usuario y le indica la fecha de vencimiento del préstamo.

54 Procedimiento de Préstamo Circulante Automatizado Pág. 2/2 PRO-VAC-BIB DEFINICIONES: N/A 6.- REFERENCIAS: Manual del Sistema de Gestión de la Calidad Reglamento de la Biblioteca Alí Fuenmayor Ruiz 7. REGISTROS: 7.1 Registros del módulo de estadística de préstamo (base de datos), reportes mensuales de obras consultadas y usuarios atendidos. REG-VAC-BIB-001 REG-VAC-BIB-002 REG-VAC-BIB ANEXOS: N/A 9. REGISTRO DEL CAMBIO Ubicación del cambio Secc/Pág Naturaleza del cambio Fecha del cambio Nº de cambio N/A Nuevo Documento Registros Registros Todo el documento Nuevo Formato

55 Procedimiento de Proceso Técnico del Libro Pág. 1/3 PRO-VAC-BIB PROPÓSITO: Realizar el proceso técnico del libro para facilitar su almacenamiento y recuperación de manera inmediata, cuando este sea solicitado por el usuario. 2. ALCANCE: Aplicable a todos los libros que ingresen a la biblioteca. 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:. Personal encargado de los procesos técnicos del libro 4. PROCEDIMIENTO: 1. Verificación bianual de los programas sinópticos de las carreras dictadas en la UMC., a los fines de actualizar la colección. 2. Entrega de catálogos actualizados a los profesores para la selección de los materiales para apoyar sus cátedras. 3. Solicitud de materiales seleccionados y/o sugeridos por los profesores 4. La Coordinación solicita materiales solicitados a la compras 5. El Proveedor entrega los libros con su respectiva lista 6. El Bibliotecario verifica la lista, si coincide con el material entregado, sella la factura con el control perceptivo, si no concuerda la lista con el material entregado se informa a la Unidad de Compras para que realice el reclamo correspondiente al Proveedor y haga las correcciones pertinentes. 7. Al ingresar el libro a la biblioteca, este es revisado hoja por hoja para detectar cualquier anomalía que se pueda presentar, falta de hojas, páginas sueltas, mal encuadernado, infectado, entre otros, si el material se encuentra en buen estado es pasado a ser sellado, en la primera hoja, pagina Nº 15 y en

56 Procedimiento de Proceso Técnico del Libro Pág. 2/3 PRO-VAC-BIB-004 los laterales por el lado de las páginas, si no esta en buen estado se devuelve al proveedor. 8. Una vez sellado, pasa a la asignación del número de inventario consecutivo que corresponda de acuerdo al libro de inventario REG-VAC-SER El funcionario realiza la búsqueda del libro en la base de datos por autor, título, materia o/y ISBN, para verificar la existencia del libro en la base de datos, si se encuentra, lo agrega a la existencia en el módulo correspondiente y coloca la clasificación que señala la base de datos, en la portada del libro y lo pasa a trabajo mecánico ( etiqueta, protectores) posteriormente es almacenado en la estantería, si no se encuentra en la base de datos, debe ser procesado técnicamente, asignándole la clasificación, catalogación y Cutter correspondiente y posteriormente debe ser pasado al trabajo mecánico. 10. Posteriormente es ingresado a la base de datos, para lo cual se deben llenar los campos que corresponda. 5. DEFINICIONES: Proveedor: Es el que hace entrega de los libros a la biblioteca, en calidad de vendedor, donador o por cualquier otra razón que ingrese el libro a la biblioteca. Catalogación: Es el proceso por el cual se describen los elementos informativos que permiten identificar un documento, así como establecer los puntos de acceso que permitirán recuperarlo por el título, autor o materia, que se conocen de antemano. Clasificación: La Clasificación Decimal Universal es un sistema de clasificación del conocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas. Se utiliza para la identificación, agrupación y distribución sistemática de documentos o cosas semejantes, con características comunes o sistema determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciales según su tipología fundamental. La Clasificación Decimal Universal es un sistema de clasificación del conocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.