Ejemplo de registros en el diario y mayor

Transcripción

1 Ejemplo de registros en el diario y mayor Por: Magdalena Arredondo A continuación encontrarás un ejemplo completo del registro contable de una serie de transacciones elaboradas por la compañía Lavandería Imperial, S.A. de C.V., en el libro diario y en el libro mayor, usando los asientos de diario y las cuentas de mayor o cuentas T. Es importante enfatizar que esta es una empresa de servicios, no comercializadora, por lo que no se manejarán cuentas de mercancías, inventarios y costo de ventas. Recuerda los siguientes datos importantes: a) Los activos aumentan con un cargo (debe) y disminuyen con un abono (haber). Su saldo normal es deudor. b) Los pasivos aumentan con un abono (haber) y disminuyen con un cargo (debe). Su saldo normal es acreedor. c) Las cuentas de capital contable (capital social, utilidades retenidas y utilidad neta) aumentan con un abono (haber) y disminuyen con un cargo (debe). Su saldo normal es acreedor. d) Los ingresos aumentan con un abono (haber) y disminuyen con un cargo (debe). Su saldo normal es acreedor, igual que las cuentas de capital contable porque esta cuenta hace que la utilidad aumente y por lo tanto, también se incrementael capital contable. e) Los gastos aumentan con un cargo (debe) y disminuyen con un abono (haber). Su saldo normal es deudor, igual que si existiera una pérdida neta, ya que estas cuentas hacen que el capital contable disminuya y por lo tanto, debe tener el saldo contrario. Una vez que se haya completado el registro contable, se procederá a elaborar la balanza de comprobación, con el objeto de comprobar que la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos, lo cual se conoce como Teoría de la partida doble. Por último, con los datos que arroje la balanza de comprobación, procederás a elaborar dos estados financieros: estado de resultadosy balance general. Ejemplo: La compañía Lavandería Imperial, S.A. de C.V., realizó las siguientes transacciones en el mes de mayo: 3 de mayo:se abrió una cuenta en el banco para el negocio con una aportación de los socios por $270,000. UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 1

2 3/05 Bancos $270,000 Capital social $270,000 Explicación: La cuenta de bancos aumenta con un cargo (debe) porque es un activo, la cuenta de capital social aumenta con un abono (haber) porque es cuenta de capital contable. Las cantidades van colocadas igualmente en las columnas del debe y del haber de acuerdo a como fueron acomodadas en la descripción. 4 de mayo: Se pagaron $30,000 de renta, correspondiente al mes, con un cheque. DESCRIPCION 4/05 Gasto por renta $30,000 Bancos $30,000 Explicación: La cuenta de bancos disminuye con un abono (haber) porque es un activo, la cuenta de gasto por renta aumenta con un cargo (debe) porque es cuenta de gastos. Las cantidades van colocadas igualmente en las columnas del debe y del haber de acuerdo a como fueron acomodadas en la descripción. 6 de Mayo. Compró una computadora para registrar las ventas a un precio de $17,000 a crédito. 6/05 Equipo de cómputo $17,000 Acreedores $17,000 diversos Explicación: La cuenta de equipo de cómputo aumenta con un cargo (debe) porque es un activo, la cuenta de acreedores diversos aumenta con un abono (haber) porque es cuenta de pasivo. Se utiliza la cuenta de acreedores diversos porque se está comprando algo a crédito que no es del giro de la empresa. Cuando se compra algo a crédito y es del giro de la empresa se usa la cuenta de proveedores. Las cantidades van colocadas igualmente en las columnas del debe y del haber de acuerdo a como fueron acomodadas en la descripción. 6 de mayo: Se compró materiales de limpieza para el mes a un precio de $14,000. El proveedor les otorgó un crédito de un mes. UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 2

3 6/05 Gasto por materiales de limpieza $14,000 Proveedores $14,000 Explicación: La cuenta de gasto por materiales de limpieza aumenta con un cargo (debe) porque es un gasto, la cuenta de proveedores aumenta con un abono (haber) porque es cuenta de pasivo. Se utiliza la cuenta de proveedores porque se está comprando algo a crédito que es del giro de la empresa. Cuando se compra algo a crédito y no es del giro de la empresa se usa la cuenta de acreedores diversos. Las cantidades van colocadas igualmente en las columnas del debe y del haber de acuerdo a como fueron acomodadas en la descripción. 8 de mayo: Se vendieron servicios de limpieza a crédito por un valor de $ /05 Clientes $27,000 Ingresos por $27,000 servicio Explicación: La cuenta de clientes aumenta con un cargo (debe) porque es un activo. Se utiliza la cuenta de clientes porque es una venta a crédito y es del giro de la empresa. Si se vendiera algo a crédito que no es del giro de la empresa, por ejemplo, la computadora, entonces la cuenta que se usaría sería la de deudores diversos y se abonaría a la cuenta de equipo de cómputo. La cuenta de ingresos aumenta con un abono (haber) porque es cuenta de ingresos. 9 de mayo: Se adquirió un seguro contra incendio que cubre un año y se pagó con un cheque la cantidad de $23,000. 9/05 Seguro pagado por adelantado $23,000 Bancos $23,000 Explicación: La cuenta de seguro pagado por adelantado aumenta con un cargo (debe) porque es cuenta de activo. La cuenta de bancos disminuye con un abono (haber) porque es cuenta de activo. 11 de mayo: Se pagó de contado un anuncio en el periódico para el mes a un precio de $9,000. UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 3

4 11/05 Gasto por publicidad $9,000 Bancos $9,000 Explicación: La cuenta de gasto por publicidad aumenta con un cargo (debe) porque es un gasto, la cuenta de bancos disminuye con un abono (haber) porque es cuenta de activo. 12 de mayo: Se vendieron servicios de limpieza al contado por un valor de $ /05 Bancos $34,000 Ingresos por servicio $34,000 Explicación: La cuenta de bancos aumenta con un cargo (debe) porque es un activo. La cuenta de ingresos aumenta con un abono (haber) porque es cuenta de ingresos. 13 de mayo: Se cobraron los servicios de limpieza prestados el día 8 de mayo. 13/05 Bancos $27,000 Clientes $27,000 Explicación: La cuenta de bancos aumenta con un cargo (debe) porque es un activo. La cuenta de clientes disminuye con un abono (haber) porque es cuenta de activo. 15 de mayo. Se pagaron los sueldos de los empleados por la cantidad de $12, /05 Gasto por salarios $12,000 Bancos $12,000 Explicación: La cuenta de gasto por salarios aumenta con un cargo (debe) porque es un gasto, la cuenta de bancos disminuye con un abono (haber) porque es cuenta de activo. 20 de mayo. Pagó $10,000 de la computadora que compró el 6 de mayo. 17/05 Acreedores diversos $10,000 Bancos $10,000 UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 4

5 Explicación: La cuenta de acreedores diversos disminuye con un cargo (debe) porque es un pasivo. La cuenta de bancos disminuye con un abono (haber) porque es cuenta de activo. Resumiendo todos los registros contables en el libro diario, quedarían de la siguiente forma: 3/05 Bancos $270,000 Capital social $270,000 4/05 Gasto por renta $30,000 Bancos $30,000 6/05 Equipo de cómputo $17,000 Acreedores diversos $17,000 6/05 Gasto por materiales de limpieza $14,000 Proveedores $14,000 8/05 Clientes $27,000 Ingresos por servicio $27,000 9/05 Seguro pagado por adelantado $23,000 Bancos $23,000 11/05 Gasto por publicidad $9,000 Bancos $9,000 12/05 Bancos $34,000 Ingresos por servicio $34,000 13/05 Bancos $27,000 Clientes $27,000 15/05 Gasto por salarios $12,000 Bancos $12,000 17/05 Acreedores diversos $10,000 Bancos $10,000 TOTALES $ 473,000 $473,000 UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 5

6 Bancos Capital social Gasto por renta 3/05 $270,000 $270,000 3/05 4/05 $30,000 12/05 $ 34,000 13/05 $ 27,000 Saldo $247,000 $30,000 4/05 $23,000 9/05 $270,000 Saldo Saldo $30,000 $9,000 11/05 $12,000 15/05 $10,000 17/05 Equipo de cómputo Acreedores diversos 6/05 $17,000 $17,000 6/05 6/05 $14,000 Saldo $17,000 17/05 $10,000 $ 7,000 Saldo Saldo $14,000 Gasto por materiales limpieza Proveedores Clientes Ingresos por servicio $14,000 6/05 8/05 $27,000 $ 27,000 13/05 $27,000 8/05 $ 34,000 12/05 $14,000 Saldo $ 61,000 Saldo Seguro pagado por adelantado Gasto por publicidad Gasto por salarios 9/05 $23,000 11/05 $9,000 15/05 $12,000 Saldo $23,000 Saldo $9,000 Saldo $12,000 Una vez que tienes las cuentas T con sus respectivos saldos, procedes a elaborar la balanza de comprobación para comprobar que la suma de la columna del debe es igual a la suma de la columna del haber. La balanza de comprobación no es ningún estado financiero, simplemente es una herramienta que UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 6

7 ayuda a determinar la igualdad de los saldos. El orden de las cuentas debe ser el siguiente: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Lavandería Imperial, S.A. de C.V. Elaboró: Magda Balanza de Comprobación Fecha 31/Mayo $ Bancos 247,000 Clientes Equipo de cómputo 17,000 Seguro pagado por adelantado 23,000 Proveedores $ 14,000 Acreedores Diversos 7,000 Capital Social 270,000 Ingresos por servicios 61,000 Gasto por renta 30,000 Gasto por materiales de limpieza 14,000 Gasto por publicidad 9,000 Gasto por salarios 12,000 SUMAS IGUALES $352,000 $352,000 Ya se terminó la balanza de comprobación y sólo faltan dos cosas, elaborar los dos estados financieros: estado de resultados y balance general. El primero que debes hacer es el estado de resultados. Observa detenidamente la diferencia entre los encabezados de ambos estados financieros. El estado de resultados siempre abarca un periodo de tiempo, como si fuera una película, ya que es importante que se distingan los ingresos y gastos de un periodo con los ingresos y gastos de otro periodo. Cada periodo termina, de manera general, al año, por lo que las cuentas de resultados se cierran y se convierten en cero con el objeto de no mezclar los ingresos y gastos de un periodo, con los ingresos y gastos de otro periodo. Por otro lado, el balance general, se elabora en una fecha determinada, como si le sacaras una fotografía a la empresa. Todas las cuentas de balance son acumulativas, es decir, no se cierran. Imagínate que alguien te debiera $100,000 al 31 de diciembre de cualquier año y que lo tuvieras como cuenta por cobrar o clientes, no puedes decir: Como ya se cerró el año, entonces la convierto en cero y ya no me deben nada! Esto es imposible. Entonces, las cuentas del estado de resultados, ingresos y gastos, son cuentas temporales que se cierran y las cuentas de balance general, activos, pasivos y capital, son cuentas permanentes que no se cierran. UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 7

8 Lavandería Imperial, S.A. de C.V. Estado de resultados Del 1 al 31 de mayo de 2012 Ingresos por servicios $ 61,000 Gastos de operación: Gasto por renta $30,000 Gasto por materiales limpieza 14,000 Gasto por publicidad 9,000 Gasto por salarios 12,000 65,000 Pérdida Neta $ 4,000 Lavandería Imperial, S.A. de C.V. Balance general Al 31 de mayo de 2012 Activos circulantes Pasivos Circulantes Bancos $ 247,000 Proveedores $ 14,000 Total activos $ Acreedores diversos 7,000 circulantes 247,000 Activos fijos Pasivo total $ 21,000 Equipo de Cómputo 17,000 Total de Activo Capital contable Fijo 17,000 Activos diferidos Capital social $ 270,000 Seguro pagado Pérdida neta 4, ,000 por adelantado 23,000 Total activo Total capital contable diferido 23,000 ACTIVO TOTAL $ PASIVO MÁS $ 287,000 CAPITAL 287,000 Terminaste el ciclo contable! UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o 8