GUÍA DE LEVANTAMIENTO DE DENUNCIAS AL CÓDIGO DE ÉTICA

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Blanca Castillo Toro
hace 6 años
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1 GUÍA DE LEVANTAMIENTO DE DENUNCIAS AL CÓDIGO DE ÉTICA

2 I Objetivo Proporcionar una guía al colaborador de Compartamos que le permita conocer los lineamientos y políticas que deberá considerar previo, durante y al cierre de una denuncia al Código de. II Alcance El presente procedimiento está dirigido a los accionistas, consejeros, colaboradores, ex colaboradores, personal externo y consultores de Compartamos que necesiten denunciar cualquier incumplimiento de las normas de conducta a través de los medios de comunicación institucionales establecidos para ello. III Normatividad Aplicable Última actualización del Código de aprobado por el Consejo de Administración de Banco Compartamos S.A., Institución de Banca Múltiple, el día 21 de abril de IV Políticas 1. El levantamiento de denuncias se deberá llevar a cabo a través de los medios institucionales de denuncia designados específicamente para ello. 2. Las denuncias deberán estar acompañadas de la descripción de hechos, testigos, elementos que la sustentan y la indicación precisa de la norma de conducta infringida. 3. Una denuncia es improcedente cuando el asunto a tratar no este contemplado en el código de ética, no se cuenten con elementos suficientes que respalden los hechos denunciados, o bien, cuando el denunciante se encuentre en la junta de conciliación y arbitraje. 4. La atención y seguimiento de denuncias es responsabilidad del área de Seguimiento al Código de. 5. El seguimiento y resolución de las denuncias no deberá ser mayor a 15 días hábiles. 6. Los elementos y la información que respalde cualquier denuncia debe ser enviada por vía fax, paquetería o correo electrónico con atención al área de Seguimiento al Código de en un lapso no mayor a dos días hábiles a partir de la fecha del levantamiento de la denuncia. 7. La confidencialidad de la denuncia recae principalmente en el colaborador denunciante, por lo que es importante que no se comente con nadie el levantamiento de la denuncia.

3 8. Las sanciones que establece la Comisión de Honor son de acuerdo a la severidad de la falta cometida y pueden ser de cualquier de los siguientes tipos: amonestación verbal, amonestación escrita, acta administrativa, amonestación pública, privación temporal de incentivos o prestaciones extraordinarias del infractor, suspensión temporal del infractor, o destitución del cargo y expulsión definitiva de compartamos de acuerdo a lo establecido en el Código de y Conducta en su apartado de sanciones. Así mismo las sanciones pueden ser aplicadas por parte del área de Relaciones Laborales de acuerdo al reglamento interno de trabajo y a las leyes laborables establecidas para ello. 9. La Comisión de Honor es el único órgano facultado para dar una resolución a las denuncias presentadas, así como establecer las sanciones que se deriven de las mismas 10. El área de Seguimiento al Código de deberá informar a los involucrados, el resultado o resolución de la denuncia. V Libreto RESPONSABLE No. ACTIVIDAD Denunciante 1 Tiene necesidad de levantar una denuncia por incumplimiento en las normas de conducta del Código de. Considera previó al levantamiento de su denuncia los siguientes aspectos: Denunciante 2 Razonar muy bien antes de actuar, evaluar opciones y consecuencias. Considerar Quién puede verse afectado con su decisión en caso de que su percepción no sea correcta? Actuar con Honestidad, las denuncias deberán ser objetivas, fundamentadas y sustentadas; aportando para ello los elementos suficientes para probar el dicho imputado. Ser conciente que involucrar el prestigio de un consejero o colaborador inocente o no informar con oportunidad algún tipo de violación al Código le hace corresponsable. Revisar su Código de e identificar que norma de conducta, principio filosófico, valor ó parte del decálogo es la que se esta infringiendo. No utilizar los medios de denuncia como última opción para resolver las situaciones que se le presenten.

4 Levanta la denuncia a través de los medios institucionales: Denunciante 3 Correo electrónico a: denuncia@compartamos.com Línea de denuncias: Porte pagado por correo dirigido a la Comisión de Honor. Denunciante 4 Proporciona los siguientes datos: Nombre Puesto Oficina de Servicios Región Nombre y puesto del colaborador denunciado Descripción clara del hecho que denuncia, señalando día en que ocurrió, la hora, indicando las palabras exactas de ser el caso, las personas involucradas, testigos e indica los elementos con los que cuenta para sustentar los hechos. Envía los elementos que sustenten la denuncia, y en caso de no contar con ellos, señala en dónde pueden obtenerse para que la Comisión de Honor ponga en acción los mecanismos correspondientes para obtenerlos. Indica de forma clara y específica qué Norma de Conducta, Principio Filosófico, Valor ó parte del decálogo es la que consideras que se está infringiendo. 5 Recibe la denuncia por lo medios institucionales señalados. 6 Determina en base a la descripción de los hechos y los elementos que aporta el denunciado si se trata de un caso de materia de Código de. 7 La denuncia es materia de Código de y cuenta con los elementos suficientes para su seguimiento? 8 NO (1), Avisa al denunciante que su denuncia no procede y da una retroalimentación. 9 Aplica al denunciante el Cuestionario de satisfacción a denuncias. FIN DEL PROCESO

5 Denunciante Gerente de Seguimiento a Denuncias al Código de Denunciante Gerente de Seguimiento a Denuncias al Código de Comisión de Honor Gerente de Seguimiento a Denuncias al Código de 10 SI (1), Solicita el envío de los elementos y los datos de sus testigos (nombre y número telefónico), con un límite de entrega de dos días hábiles. 11 Envía los elementos en el tiempo solicitado y proporciona datos de sus testigos COMPLETAR COMO DICE LA POLÍTICA. 12 Inicia el proceso de seguimiento a la denuncia con base a los hechos descritos y los elementos proporcionados por el colaborador denunciante. 13 Debe esperar un tiempo máximo de 15 días naturales para solicitar el estatus de su denuncia, además de mantener la confidencialidad de su denuncia durante dicho periodo. 14 Presenta a la Comisión de Honor los hechos denunciados y su seguimiento respectivo. 15 Analiza las denuncias y establece acciones a seguir para cada una de ellas, ya sea, un seguimiento al caso o una sanción en particular. 16 Lleva a cabo las acciones a seguir establecidas por la Comisión de Honor. 17 Da aviso al denunciante sobre la resolución de su denuncia y una retroalimentación del caso. 18 Aplica al denunciante el Cuestionario de satisfacción a denuncias. FIN DEL PROCESO VI Glosario Denuncia: Acto por medio del cual los Accionistas, Consejeros, Colaboradores, Ex colaboradores y Consultores de Compartamos Banco informan a la Comisión de Honor de posibles desviaciones en la aplicación del Código de, utilizando los medios institucionales de denuncia designado para ello. Denunciante: Son todos los accionistas, consejeros, colaboradores, ex colaboradores, personal externo y consultores de Compartamos que necesiten denunciar cualquier incumplimiento de las normas de conducta a través de los medios de comunicación institucionales establecidos para ello. Medios institucionales de denuncia: Son los medios de comunicación institucionales a través de los cuales se reporta el incumplimiento de las Normas de Conducta, garantizando absoluta confidencialidad. Normas de conducta: Son aquellas obligaciones y prohibiciones a que están sujetos los Accionistas, Consejeros, Colaboradores, Ex colaboradores y Consultores de Compartamos Banco.

6 Unidad de Seguimiento al Código de : Es el órgano de apoyo de la Comisión de Honor, encargado de administrar y dar seguimiento a las denuncias recibidas sobre las desviaciones en la aplicación del Código de. Comisión de Honor: Es el órgano colegiado integrado por colaboradores con antigüedad en Compartamos y que cuentan con alta solvencia moral, que por medio de las denuncias presentadas establecen las sanciones respectivas sobre las desviaciones en la aplicación del Código de. Resolución de las denuncias: Es la acción o sanción establecida por la Comisión de Honor como resultado del seguimiento y análisis de una denuncia. Sanción: Es una penalización impuesta por la Comisión de Honor a los colaboradores que infringen las disposiciones establecidas en el Código. Hecho de la denuncia: Es la descripción clara y específica del evento que originó el levantamiento de la denuncia. Cuestionario de satisfacción a denuncias: Es el documento mediante el cual se cuestiona al colaborador que levantó una denuncia sobre el servicio que otorgó el área de Seguimiento al Código de.

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