Corporate Account Reconciliation (CAR) Guía para el Administrador del Sistema

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1 Corporate Account Reconciliation (CAR) Guía para el Administrador del Sistema Octubre 2006

2 TABLA DE CONTENIDOS 1 INICIO1.1 Descripción general Requerimientos técnicos ADMINISTRACIÓN DE SITIOS Mantenimiento de sitios Solapa Sites ( Sitios ) Sitios Reglas del negocio Sub-solapa Acct Flds Definition (Campos de Contabilidad Definición) Sub-solapa Acct Flds Links (Campos de contabilidad Vínculos) Acct Flds Validation (Campos de contabilidad Validación) Sub-solapa Mapping Card Types ( Correlación Tipos de tarjeta ) Sub-solapa Mapping Lookups ("Correlación Búsquedas ) Mapping Merchants (Correlación Comerciantes) Sub-solapa Mapping SICs ( Correlación SIC ) Mapping Taxes (Todos los mercados excepto EEUU) Solapa User Flds (Campos de usuarios) Sub-solapa Files Status ( Archivos Estado ) Sub-solapa Files Tasks ( Archivos Tareas ) Solapa Broadcast ( Transmisión ) End User Role Options (Usuario final Opciones de roles ) End User List Options ( Usuario final Opciones de la lista ) Mantenimiento de BCA Mantenimiento de tarjetas ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y DE OPERACIONES Mantenimiento del perfil de usuarios Encontrar un usuario Crear un nuevo usuario Aprobación del registro de usuarios Administrador de tareas Ver los informes de las operaciones Mantenimiento del correo electrónico Generación de informes APÉNDICE A: Detalles del formato de archivo de validación única Detalles del formato de archivo de validación conjunta Detalles del formato de archivo de búsqueda Página 2 de 40

3 1.6 APÉNDICE B: Tratamiento fiscal para Canadá APÉNDICE C: Constructor de archivos de interface Página 3 de 40

4 1 INICIO1.1 Descripción general El módulo del Administrador de sistemas para la reconciliación de cuentas corporativas (CAR) abarca cuatro funciones principales; las cuales permiten la habilidad para administrar: los valores predeterminados de las categorías, la administración de sitios, la administración de usuarios y la administración operativa. A continuación se proporciona una explicación general de estas funciones, las que se analizarán con mayor detalle a lo largo de la guía. La habilidad para administrar: 1. Valores predeterminados de la jerarquía Mantener identificaciones corporativas (CID)*, cuentas de control básico e información de tarjetas 2. Administración de sitios Configurar y mantener los sitios Generar archivos de interface para cada sitio 3. Cuentas de usuarios 4. Administración operativa Ver los informes de operación relacionados con las tareas del sistema *Nota: Por lo general, los Administradores de sistemas no están autorizados a mantener las CID. Consulte al Administrador de desarrollo de cuentas para cualquier aclaración relacionada con la jerarquía de la tarjeta. 1.2 Requerimientos técnicos Para acceder y utilizar el módulo de Administración para la reconciliación de cuentas corporativas (CAR), debe contar con los siguientes requisitos técnicos: Windows 95/98/2000/XP/NT4 Conexión a Internet Explorador Web (esto es, Microsoft Internet Explorer +6.0, Netscape Navigator +5.0) Soporte del explorador para applets de Java con Microsoft Virtual Machine y Sun Java2 Soporte del explorador para encriptación de 128 bits Acceso al sistema Siga estos pasos para acceder a Corporate Account Reconciliation (CAR): 1. Ingrese al explorador Web, o haga clickk en este enlace: 2. Ingrese su ID de usuario y contraseña 3. Responda (considerando mayúsculas y minúsculas) a la pregunta secreta y oprima Submit ( Enviar ) 4. Si aparece una pregunta de selección de productos, seleccione Administración de sistemas 5. Regrese a la pantalla de inicio de productos haciendo clickk en el icono adecuado en la barra de tareas, o bien alternando de regreso a la pantalla de inicio 6. Seleccione la siguiente aplicación que le gustaría abrir, CAR Advertencia de tiempo límite Si el usuario no realiza una solicitud al servidor en 30 minutos, aparece una ventana indicando al usuario que el sistema se le desconectará en 120 segundos y el temporizador inicia la cuenta regresiva. Si el usuario selecciona OK o cierra la ventana emergente, la conexión se reanuda por 30 minutos adicionales. La ventana emergente seguirá apareciendo cada 30 minutos aproximadamente. Si se agota el temporizador, se notificará al usuario que se le ha desconectado del servidor; sin embargo, la aplicación seguirá visible. El usuario tendrá entonces que cerrar la ventana de la aplicación y acceder nuevamente al sistema para continuar realizando las acciones administrativas. Página 4 de 40

5 Nota: Las herramientas del Administrador y el módulo del Usuario final, tienen sus propios tiempos límite. Seguir activo en un módulo no evitará que se agote el tiempo límite del otro módulo. Aparecerá un cuadro para cada módulo que esté a 120 segundos de agotar su tiempo límite. 2 ADMINISTRACIÓN DE SITIOS 2.1 Mantenimiento de sitios Un sitio es un grupo específico de reglas de negocios que genera un archivo de interface para el Libro Mayor o las Cuentas por Pagar. Con frecuencia, las compañías agrupan a los empleados por división; esto es, manufactura, ventas, corporativo, y crean múltiples sitios para las divisiones que requieren diferentes reglas de negocios o archivos separados de interface. La Conciliación de cuentas corporativas (CAR) se llena con operaciones correspondientes a un punto en la jerarquía de tarjetas, por lo general, la Competencia. Para una competencia en particular se crean uno o más sitios. Cada sitio contiene las configuraciones para realizar la correlación y validación inteligentes a fin de derivar una cadena de códigos de contabilidad para cada operación. La siguiente información se almacena y conserva en el Mantenimiento de sitios: Información general sobre el sistema y los contactos del negocio Reglas del negocio relacionadas con el manejo fiscal y la derivación de la contabilidad Formatos de campos de contabilidad e información de validación Tipo de tarjetas e información de configuración de correlaciones Tablas de correlación de comerciantes con códigos (SE) y SIC Correlación del libro mayor de impuestos y tablas de tasas de impuestos Configuración de campos definidos por el usuario Generación de archivos de interface y estado de archivos Mensajes de transmisión específicos del sitio Aprobación de niveles del sitio y configuraciones para la selección de elementos de datos Solapa Sites ( Sitios ) Esta solapa contiene información general sobre el sistema y los contactos del negocio para un sitio. Para elegir un sitio en particular, seleccione primero una ID corporativa (CID) de la lista desplegable Select a CID ( Seleccione una CID) (si tiene más de una CID). Aparecen todos los sitios que pertenecen a esa CID después de especificarla en la lista inferior. Puede seleccionar cualquier sitio en la lista para ver su información general. Los contactos listados en esta solapa se utilizan para el envío de notificaciones de correo electrónico por parte de American Express y de los Administradores de sistemas cliente. Es importante mantener todos los contactos actualizados. El resto de la información es principalmente sólo para fines informativos. Página 5 de 40

6 2.1.2 Sitios Reglas del negocio Para los clientes que utilizan el archivo de datos GL1076, existen hasta 7 reglas de negocios a elegir para definir la Metodología de asignación: el método y nivel por medio del cual se recopila el registro de distribución de contabilidad. Cada sitio cuenta con una configuración para manejar operaciones con impuestos reales, y otra para manejar operaciones sin impuestos reales. Para sitios de Estados Unidos, no hay opción para calcular impuestos en este momento debido a la compleja naturaleza de los impuestos estadounidenses. Nota: El impuesto real sólo se proporciona por comerciantes selectos en mercados selectos. Impuesto real 1. Separar automáticamente de Detalles del artículo de línea (LID) y asignar impuestos: Separa en forma automática una línea de contabilidad para cada artículo de línea, además de una línea para cada tasa de impuestos (Europa puede tener más de una tasa de impuestos). El monto de impuestos se asigna a la contabilidad especial definida a nivel del sitio. Esto es aplicable sólo para Europa, América Latina y Asia. 2. Separar automáticamente de LID y no asignar impuestos: Separa en forma automática una línea de contabilidad para cada artículo de línea: el impuesto se incluye en cada línea, sin desglosar. Esto es aplicable sólo para Europa, América Latina y Asia. 3. Resumir LID y asignar impuesto: Una asignación para el monto neto (monto total de la operación impuesto), y una asignación para el monto del impuesto para la contabilidad predeterminada de impuestos. Esto es aplicable sólo para Europa, América Latina y Asia. 4. Resumir LID y no asignar impuesto: Una asignación para el monto total de la operación. Esto es aplicable sólo para Europa, América Latina y Asia. Impuesto calculado 5. Calcular y asignar impuesto: Una asignación para el monto total, sin incluir el impuesto calculado (aplicable sólo para Europa, América Latina, Asia y Canadá) y una asignación para el impuesto calculado (estimados en el nivel de comerciante o de sitio). 6. Calcular y no asignar impuesto: Una asignación para el monto total de la operación y el impuesto se calcula y muestra en la solapa de información fiscal, pero no se crea una asignación de impuesto. (aplicable sólo para Europa, América Latina y Asia). 7. No calcular ni asignar impuesto: Una asignación para la operación completa (todas las configuraciones de Estados Unidos utilizarán esta opción) (aplicable sólo para Estados Unidos, Europa, América Latina y Asia) Permitir cambios de LID: Esta configuración de Sí/No indica si los usuarios finales podrán o no cambiar los montos de asignación para las operaciones de LID que se han separado automáticamente. Al configurar esto en No, usted podrá mantener mejor la integridad de la relación entre Asignación y LID. Al configurar esto en Sí, los usuarios podrán cambiar los montos de asignación, por lo cual no se podrá garantizar que dichos montos de asignación coincidan con los de LID. Permitir cambios en el impuesto real: Esta configuración de Sí/No indica si los usuarios finales podrán modificar los montos del impuesto asignado. Sólo es aplicable a las reglas de negocios de impuesto real donde se asignó el impuesto. Esta opción se debe configurar en No si la integridad de los datos de impuestos es crítica. Descripciones de la asignación: Puede definir descripciones personalizadas de la asignación para cada sitio. Utilice texto simple, parámetros o una combinación de ambos. Página 6 de 40

7 Ejemplos: Para emitir un mensaje y el porcentaje del impuesto utilizado para las asignaciones de impuesto: El porcentaje del impuesto es [TAX_PERCENT] Los parámetros en corchetes [ ] se deben escribir con los corchetes y cuidando el uso de mayúsculas y minúsculas. Haga click en el botón? de la solapa Business Rules ( Reglas de negocios ) para ver la lista de parámetros disponible. Existen 4 tipos de asignación: 1. Artículo de línea base: asignaciones creadas cuando se utiliza la regla de negocios de separación automática de LID 2. Resumen base: asignaciones creadas cuando se utiliza la regla de resumir LID o las asignaciones excluyendo el impuesto para las operaciones sin impuesto real 3. Impuesto real: asignaciones creadas por la regla de separación automática de LID/resumir LID y la regla de asignar impuesto 4. Impuesto calculado: asignaciones de impuesto creadas cuando se utiliza la regla de negocios de calcular y asignar impuesto. Nota: Los parámetros están marcados con (1) o (2). Sólo se pueden utilizar para el tipo de asignación especificado, como se explica en la ventana emergente cuando se hace click en el botón? en la solapa Business Rules Solapa Acct Flds Definition (Campos de contabilidad Definición) Se puede crear un máximo de 12 códigos de contabilidad únicos en cada sitio. Los usuarios europeos deben recordar reservar uno de los códigos para ser asignado como un Código de IVA. Cada código puede tener hasta 40 caracteres. Además, se pueden aplicar las reglas de compensación y enmascaramiento de formatos para cada código de contabilidad para facilitar la captura precisa de datos. Para ver y editar los campos de contabilidad para un sitio en particular, debe seleccionar un sitio de la solapa Sites, y hacer click en la sub-solapa Acct Flds Definition. Nota importante: Consulte a su Administrador de implementación antes de realizar cambios en esta pantalla. La eliminación de campos de contabilidad puede generar resultados inesperados e indeseados. No elimine campos de contabilidad sin consultar al Administrador de implementación. Puede reordenar los elementos de contabilidad seleccionando el elemento deseado y utilizando los botones Move Up ( Subir ) y Move Down ( Bajar ) según lo desee. Esto controlará la secuencia en la que aparecen en las pantallas del usuario Solapa Acct Flds Links (Campos de contabilidad Vínculos) Los usuarios finales asignados con el rol de Administrador de contabilidad utilizan los campos de Vínculos para filtrar únicamente aquellas asignaciones y operaciones que quieren ver. Los Vínculos también se utilizan para conducir los informes para los clientes que utilizan los Informes de Conciliación de cuentas corporativas disponibles en American La solapa Links permite al administrador especificar los campos de vínculos, que pueden consistir en un campo de contabilidad único o un conjunto con un máximo de tres campos de contabilidad. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites, y hacer click en la solapa Acct Flds Links. Debe tener al menos un campo de Vínculo definido para ejecutar los informes de contabilidad en la Generación de informes de CAR. Nota: Consulte a su Administrador de implementación antes de realizar cambios en los campos vinculados. Sólo para Europa: Rol de Administrador de IVA Esta característica optimiza el rol de Administrador de contabilidad con el fin de proporcionar acceso para ver y editar Códigos de IVA. El Administrador de IVA no puede editar ningún código Página 7 de 40

8 de contabilidad distinto al Código de impuesto y al modificar dichos códigos de impuesto, sólo puede cambiar el código por otros que tengan la misma tarifa de impuesto, lo cual asegura la integridad de los datos de impuestos. Para habilitar el rol de Administrador de IVA, se debe asignar a uno de los elementos de contabilidad un valor de Vínculo de correlación del Código de impuesto. Este campo no es visible para usuarios distintos a los Administradores de IVA. Página 8 de 40

9 2.1.5 Acct Flds Validation (Campos de contabilidad Validación) La solapa Acct Flds Validation Maintenance ( Campos de contabilidad Validación Mantenimiento ) muestra los valores de contabilidad válidos para un elemento de código de contabilidad seleccionado. Al utilizar la Validación única, usted debe especificar los valores válidos para cada campo de contabilidad definido como un menú desplegable en la solapa Acct Flds Definition. Los valores se pueden agregar manualmente o editar en esta pantalla para realizar cambios menores en la lista de códigos válidos. Si utiliza la Validación combinada, es posible ver los valores en esta solapa, pero no se pueden editar o eliminar (véase Acct Flds Validation Combination para obtener más detalles). También se pueden ingresar los valores en el sistema mediante la carga de un archivo, lo cual se analiza en la sección de la solapa Acct Flds Validation Tasks ( Campos de contabilidad Validación Tareas ). La carga de archivos es el proceso recomendado para manejar tablas de validación más grandes. Mantenimiento de la validación de campos de contabilidad Para buscar el valor de un campo de contabilidad, seleccione uno de la lista desplegable Select an Accounting Field ( Seleccionar un campo de contabilidad ), escriba los criterios de búsqueda en los campos Search Value ( Buscar valor ) y Search Description ( Buscar descripción ), y haga click en el botón Search ( Buscar ). Aparece la lista de valores válidos que coincidan con sus criterios de búsqueda en la pantalla inferior. Para agregar un valor de un campo de contabilidad, seleccione New Entry ( Nueva entrada ) llene los campos Value ( Valor ) y Description ( Descripción ) y haga click en el botón Save ( Guardar ). Si no aparece la nueva entrada, entonces este elemento forma parte de una combinación (véase la siguiente sección). Para editar un valor de un campo de contabilidad, selecciónelo de la lista inferior, modifique los campos Value y Description y haga click en el botón Save. Para borrar un valor de un campo de contabilidad, selecciónelo de la lista inferior y haga click en el botón Delete. La solapa Acct Flds Validation Combination muestra los valores de contabilidad válidos para el Nombre de la combinación seleccionado que se asignó en la solapa Acct Flds Definition. Los valores de la combinación válidos se pueden agregar, borrar o editar manualmente para realizar cambios menores en la lista. También se pueden ingresar los valores en el sistema mediante la carga de un archivo, lo cual se analiza en la siguiente sección solapa Acct Flds Validation Tasks ( Campos de contabilidad Validación Tareas ). La carga de archivos es el proceso recomendado para manejar tablas de validación más grandes. Mantenimiento de la validación de la combinación de contabilidad Para buscar una combinación de contabilidad, seleccione el Nombre de la combinación de la lista desplegable Combination Name ( Nombre de la combinación ) y haga click en el botón Search. Ingrese los criterios deseados en la ventana emergente y haga click en OK. Aparece la lista de combinaciones válidas que coincide con sus criterios de búsqueda en la pantalla inferior. Para agregar una combinación, seleccione New Entry, llene los valores de contabilidad y haga click en el botón Save. Para editar el valor de un campo de contabilidad, selecciónelo de la lista inferior, modifique los valores y haga click en el botón Save. Página 9 de 40

10 Para borrar una combinación de contabilidad, selecciónela de la lista inferior y haga click en el botón Delete. Solapa Acct Flds Validation Tasks ( Campos de contabilidad Validación Tareas ) La solapa Tasks ( Tareas ) contiene la tarea para cargar en el sistema archivos de validación externos. Los procesos CAR Validation Load ( Carga de validación de CAR ) y CAR Combination Validation Load ( Carga de validación de la combinación de CAR ) se pueden ejecutar cuando usted desea cargar una lista de valores válidos para un código de contabilidad específico o una lista de combinaciones válidas, respectivamente. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites y hacer click en la solapa Acct Flds Validation Tasks. Consulte el Apéndice A para obtener detalles del formato del archivo. Importar y cargar archivos de validación (única y combinación) Seleccione de la barra del menú File File Operations Import ( Archivo Operaciones del archivo Importar ). Aparece el cuadro de diálogo Import File ( Importar archivo ). Haga click en el botón Browse ( Explorar ) para localizar el archivo de validación. A continuación haga click en ubicado al lado del campo Import directory ( Importar directorio ). Aparece el cuadro de diálogo Choose directory ( Elegir directorio ). Seleccione CAR\ValidationFiles y luego haga click en el botón OK para continuar. En el cuadro de diálogo Import File haga click en el botón Import ( Importar ). Una notificación le informará si la importación del archivo fue satisfactoria. Enseguida, en la pantalla principal de la solapa Acct Flds Validation Tasks para una Validación única, seleccione la tarea CAR Validation Load y para una Validación de combinación, seleccione la tarea CAR Combination Validation Load Haga click en el botón Start ( Inicio ). Para la Validación única, aparece el cuadro de diálogo Values for CAR Validation Load ( Valores para la carga de validación de CAR ). Para la Validación de combinación, aparece el cuadro de diálogo Values for CAR Combination Validation Load ( Valores para la carga de validación de combinación de CAR ). Seleccione el campo de contabilidad/nombre de la combinación y el nombre de archivo del archivo de validación, y luego haga click en el botón Ok para continuar. Un mensaje le informará que la tarea ha iniciado. Es posible actualizar la pantalla haciendo click en el botón Refresh ( Actualizar ). Aparece el estado {Stopped} ( Detenido ) con el resultado de {OK} al lado de la tarea cuando ésta se ha completado satisfactoriamente. Nota de error: Aparece el estado {Stopped} con el resultado de {Error} al lado de la tarea cuando ésta encuentra un error (las causas comunes de error cuando se carga un archivo de validación incluyen nombre de archivo incorrecto, entradas duplicadas, elementos faltantes en una combinación, etcétera. Consulte el Apéndice A para ver el Formateo de archivos correcto). Si recibe un error al cargar el archivo, debe corregir el archivo y repetir el proceso de carga. Si no puede resolver este problema, contactese con el Help Desk comunicándose al WORK (9675). Página 10 de 40

11 2.1.6 Solapa Mapping Card Types ( Correlación Tipos de tarjeta ) Los tipos de tarjeta representan conjuntos únicos de reglas de correlación que se pueden aplicar a tarjetas específicas. Todas las operaciones para un tipo de tarjeta específico se correlacionan utilizando las reglas específicas de ese tipo de tarjeta. Los tipos de tarjeta se utilizan comúnmente para diferenciar entre los distintos tipos de Socios o solicitantes. Por ejemplo, la operación de un comprador puede requerir una forma de correlación distinta a la de un administrador que sólo compra suministros de oficina. La solapa Card Types permite este tipo de diferenciación. Para cada código de contabilidad, usted puede indicar las fuentes/tablas que utilizará el sistema para derivar o no un valor válido con base en el tipo de tarjeta. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites y hacer click en la solapa Mapping Card Types. Nota: Consulte a su Administrador de implementación antes de realizar cambios en esta pantalla. La lista Card Type Indicators ( Indicadores del tipo de tarjeta ) muestra una fila para cada elemento de contabilidad para el tipo de tarjeta seleccionado. Para cada elemento de contabilidad, los cuadros seleccionados indican el orden en el que se derivará el código de la cuenta. El orden de precedencia para utilizar las fuentes/tablas es de izquierda a derecha. Si no aparece algún cuadro de selección, esto significa que ese método particular no está disponible para el respectivo elemento de contabilidad. Elementos de la pantalla Card Type Indicators ( Indicadores del tipo de tarjeta ) Indicador Descripción No Derive ( No derivar ) LID (sólo para EEUU y GL1076) Lookup ( Búsqueda") (1,2,3) Card Ref ( Referencia de tarjeta ) 1-4 Merchant Table (Tabla de comerciantes) SIC Table (Tabla SIC) Indica que este elemento del código de la cuenta no se debe derivar y está en blanco. Indica que el código de la cuenta se debe derivar de Detalles del artículo de línea. Los campos con un Vínculo de correlación del Centro de costo y la Cuenta 1 del libro mayor son apropiados para ser derivados utilizando este método. Indica que este elemento del código de la cuenta se debe derivar de una de las 3 Tablas de Lookup, con base en el valor escrito por el Comerciante para una operación determinada en los campos Referencia del socio (1-4), Número de parte del comerciante o Número de PO. Si se define una Lookup para un Tipo de tarjeta, cada elemento perteneciente a la búsqueda se seleccionará automáticamente bajo la columna {Lookup 1-3}. Algunas opciones sólo están disponibles en mercados específicos. Indica que este elemento del código de la cuenta se debe derivar de los campos de referencia 1-4 del Socio en los datos de la operación (No todos los mercados tienen acceso para utilizar los campos CM Ref; consulte a su representante de implementación local de Amex para obtener más información). Indica que este elemento del código de la cuenta se derivará al coincidir el Número del comerciante de los datos de la operación con el campo Number ( Número ) en la tabla de Comerciantes del sitio y obtener el valor del código de contabilidad asociado. Indica que este elemento del código de la cuenta se derivará al coincidir el código de SIC de los datos de la operación con el campo Number en la tabla de SIC del sitio y obtener el valor del código de contabilidad asociado. Página 11 de 40

12 Card Def (Tarjeta predeterminada) Site Def (Sitio predeterminado) Indica que este elemento del código de la cuenta se tomará del valor predeterminado para la cuenta de la Socio. Indica que este elemento del código de la cuenta se tomará del valor predeterminado para el sitio Sub-solapa Mapping Lookups ("Correlación Búsquedas ) La solapa Mapping Lookups Maintenance se utiliza cuando los valores de contabilidad se derivan utilizando un valor de Búsqueda. Se pueden derivar entre 1 y 12 valores de contabilidad de una clave de Búsqueda. La clave de Búsqueda se escribe en los campos de Referencia del Socio, Número de PO y/o Número de parte del comerciante en el punto de venta por el Comerciante y se utiliza para buscar los valores de contabilidad asociados. Por ejemplo, el nombre de Búsqueda es Centro de costo y Libro mayor. Se utilizará la ID de un empleado como Clave de Búsqueda y se empleará para buscar 2 valores de contabilidad: El Centro de costo y la Cuenta del libro mayor. Cuando un solicitante hace una compra, proporciona su ID de empleado y el sistema busca (deriva) el Centro de costo y la Cuenta del libro mayor apropiados con base en el valor de la ID de ese empleado. El nombre y los valores de la búsqueda se deben definir primero y cargar el archivo de búsqueda apropiado para que esto funcione correctamente. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites y hacer click en la solapa Mapping Lookups Maintenance. Consulte el Apéndice A para obtener detalles del Formato del archivo de Búsqueda. Nota: Consulte a su Administrador de implementación antes de realizar cambios en esta pantalla. Es necesario que usted se asegure de cargar nuevos archivos de Búsqueda para cualquier grupo de búsqueda nuevo o modificado. Mantenimiento de búsquedas de correlación Para agregar una nueva Búsqueda de correlación, seleccione New Entry de la lista inferior, escriba el nombre deseado para el grupo de búsqueda, el campo objetivo que debe llenar el comerciante con la clave de Búsqueda, seleccione el cuadro junto a los elementos de contabilidad apropiados y haga click en el botón Save. Para editar una Búsqueda de correlación, selecciónela de la lista inferior, active o desactive los campos de contabilidad y haga click en el botón Save. Para borrar una Búsqueda de correlación, selecciónela de la lista inferior y haga click en el botón Delete. La solapa Mapping Lookups Tasks se utiliza para procesar los archivos de búsqueda después de que se han importado. El proceso CAR Global Lookup Load se ejecuta cuando desea cargar una lista de valores de Búsqueda válidos para un grupo de búsqueda específico. Importar y cargar archivos de búsqueda Consulte el Apéndice A para obtener detalles del Formato de archivos de búsqueda. Seleccione de la barra del menú File File Operations Import Aparece el cuadro de diálogo Import File Haga click en el botón Browse para localizar el archivo de búsqueda A continuación, haga click en ubicado junto al campo Import directory Página 12 de 40

13 Aparece el cuadro de diálogo Choose directory Seleccione CAR\LookupFiles y luego haga click en el botón OK para continuar. En el cuadro de diálogo Import File haga click en el botón Import Una notificación le informará si la importación del archivo fue satisfactoria A continuación, en la pantalla principal, solapa Mapping Lookups Tasks, seleccione la tarea CAR Global Lookup Load ( Carga de búsqueda global de CAR ) y haga click en el botón Start Aparece el cuadro de diálogo Values for CAR Global Lookup Load ( Valores para la carga de búsqueda global de CAR ) Seleccione el nombre de Búsqueda y el nombre del archivo de búsqueda y luego haga click en el botón Ok para continuar Un mensaje le informará que la tarea ha iniciado. Es posible actualizar la pantalla haciendo click en el botón Refresh. Aparece el estado {Stopped} junto a la tarea cuando ésta se ha completado Mapping Merchants (Correlación Comerciantes) La solapa Mapping Merchants Merchants muestra una lista de los comerciantes que han aparecido en las operaciones cargadas para el sitio. Permite que se asocien los códigos de contabilidad y otra información con los comerciantes. Durante el proceso de correlación inteligente que ocurre cuando se cargan las operaciones en el sistema, estos códigos de contabilidad se pueden asociar con las operaciones. Los comerciantes se agregan automáticamente a la tabla conforme se realizan los cargos con el comerciante. Los nuevos comerciantes aparecen en rojo. Si planea utilizar la correlación en el nivel de comerciante, debe seleccionar esta solapa con frecuencia para actualizar a cualquier nuevo comerciante con la información apropiada. O bien utilizar el mantenimiento de correo electrónico para activar el envío de un correo para usted cada vez que se agregue un nuevo comerciante. Para editar la entrada de un comerciante, selecciónela de la lista inferior, modifique la información de correlación y haga click en el botón Save. La entrada cambia a negro. Solapa Mapping Merchants Taxes ( Correlación Comerciantes Impuestos) (todos los mercados, excepto EEUU) La solapa Taxes se utiliza para calcular el impuesto para las operaciones sin un impuesto real con base en una tasa de comerciante específica (en lugar de usar la tasa de cálculo del sitio). En la mayoría de los casos, éstas son operaciones que no tienen LID (Detalle del artículo de línea). Esta tabla muestra información sobre exención de impuestos que está correlacionada con comerciantes individuales, como aparecen en la solapa Merchants. Un contador certificado deberá revisar cualquier modificación a la información sobre impuestos. Sólo Canadá: Consulte el Apéndice B para ver un análisis sobre el proceso del cálculo de impuestos para las operaciones de Canadá. Mantenimiento de la tabla de impuestos de los comerciantes Para editar una entrada de impuestos de los comerciantes, selecciónela de la lista inferior, modifique la información del número y exención del impuesto y haga click en el botón Save. Los usuarios europeos también pueden decidir si asocian el Código de IVA primario o secundario con el comerciante seleccionado Página 13 de 40

14 2.1.9 Solapa Mapping SICs ( Correlación SIC ) La solapa SICs muestra una lista de todos los códigos existentes de la Clasificación industrial estándar (SIC). Permite que se asocien los códigos de contabilidad y otra información con los códigos de SIC individuales. Durante el proceso de correlación inteligente que ocurre cuando se cargan las operaciones en el sistema, estos códigos de contabilidad se pueden asociar a las operaciones. Mantenimiento de la tabla de SIC Para editar una entrada de SIC, selecciónela de la lista inferior, modifique la información de correlación y haga click en el botón Save Mapping Taxes (Todos los mercados excepto EEUU) La solapa Mapping Taxes GL Mapping ( Correlación Impuestos Correlación del libro mayor ) (sólo para Canadá) contiene información de correlación que vincula un código de impuestos con una cuenta del libro mayor asociada. La información de correlación en esta tabla se utiliza para asignar la parte del impuesto de una operación directamente a las cuentas del libro mayor designadas por cada tipo de impuesto. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites y hacer click en la solapa Mapping Taxes GL Mapping. Mantenimiento de la tabla de correlación del libro mayor de impuestos Para editar una entrada de correlación del libro mayor de impuestos, selecciónela de la lista inferior, modifique la información de correlación y haga click en el botón Save. Solapa Mapping Taxes Rates ( Correlación Impuestos Tasas ) La solapa Rates (sólo para Canadá) permite al administrador editar las tasas de impuestos por provincia y tipo de impuesto. Estas tasas de impuestos se utilizan para calcular los impuestos en las operaciones canadienses que no tienen LID. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites y hacer click en la solapa Mapping Taxes Rates. Consulte el Apéndice B para ver un análisis sobre el proceso de cálculo de impuestos. Mantenimiento de la tabla de tasas de impuestos Para editar una entrada de tasas de impuestos, selecciónela de la lista inferior, modifique el campo Rate (%) y haga click en el botón Save. Mapping Taxes Estimation ( Correlación Impuestos Cálculo ) La solapa Estimation (todos los mercados excepto EEUU y Canadá) permite al administrador editar una tasa predeterminada para el cálculo de impuestos para todo el sitio. Si está activado el cálculo de impuestos en la solapa Business Rules, entonces esta tasa se utilizará para calcular los impuestos (a menos que se escriba una tasa distinta en la solapa Mapping Merchants Taxes. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites y hacer click en la solapa Mapping Taxes Estimation. Página 14 de 40

15 Mantenimiento de la tasa de cálculo Para editar la tasa del impuesto para el cálculo, modifique el campo Tax Rate (%) (por ejemplo, sería equivalente a 10%) y haga click en el botón Save. Mapping Taxes VAT ( Correlación Impuestos IVA ) La solapa VAT (usada principalmente en Europa) permite al administrador asociar el Código de impuesto y la información de contabilidad predeterminada con cada tasa de impuestos por país. Para acceder a esta pantalla de la solapa, debe seleccionar un sitio desde la solapa Sites y hacer click en la solapa Mapping Taxes VAT. Mantenimiento de IVA Realice los cambios deseados y haga click en el botón Save. Nota: Consulte a su Administrador de implementación antes de realizar cambios en esta pantalla. Página 15 de 40

16 Solapa User Flds (Campos de usuarios) La Conciliación de cuentas corporativas (CAR) permite la creación de múltiples campos definidos por el usuario para mejorar los detalles de las operaciones con base en los datos que proporcionan los usuarios finales o derivados del valor asociado con el registro de un comerciante y/o código de SIC. Se pueden agregar hasta nueve campos a los detalles de la operación; seis en la tabla del comerciante y tres en la tabla del código de SIC. Cada campo se puede formatear como texto, número, fecha o formato de moneda. Advertencia: Cuando se ha asignado un tipo de datos (por ejemplo, texto) a un UDF, no se puede cambiar a otro tipo de datos. Nota: Consulte a su Administrador de implementación antes de realizar cambios en esta pantalla. Mantenimiento del campo de usuarios Para agregar un campo de usuarios, seleccione New Entry, llene la información del campo de usuarios asociada y haga click en el botón Save. Para editar un campo de usuarios, selecciónelo de la lista inferior, modifique la información del campo de usuarios asociada y haga click en el botón Save Sub-solapa Files Status ( Archivos Estado ) La Conciliación de cuentas corporativas (CAR) permite al administrador generar y exportar archivos de interface para aquellos sitios a los que tiene acceso. El archivo de interface se utiliza para alimentar cualquier sistema de negocios con capacidad para importar un archivo de texto de terceros. Para cargar el archivo de interface en un sistema de ERP, se requiere cierto reformateo y correlación de datos y esto es responsabilidad de la compañía (a menos que se pueda crear el archivo apropiado utilizando el Administrador de ejecución de IFB). La sub-solapa Status enumera los archivos de interface creados recientemente y los estados asociados. El estado se puede cambiar seleccionando el archivo de interface y luego haciendo click en el botón Post o Unlock. Los usuarios finales no pueden reasignar operaciones cuando las operaciones específicas están bloqueadas o cuando todo un ciclo se bloqueó o contabilizó. Esto ayuda a evitar que ocurran cambios después de que se genera el archivo de interface. Si es necesario hacer cambios, el Administrador de sistemas puede liberar las operaciones y/o ciclos bloqueados; los usuarios realizan las modificaciones y las operaciones o ciclos se bloquearán cuando se ejecute un nuevo archivo de interface de bloqueo de extracto del rango de fechas o de ciclo. No es posible desbloquear los ciclos contabilizados. Los botones Post y Unlock están disponibles en los archivos de interface del rango de fechas y de ciclo. Cuando un archivo se ha marcado como contabilizado, usted no podrá desbloquear el sitio del usuario final. Sólo marque un archivo como contabilizado cuando usted haya confirmado que el archivo de interface se ha contabilizado satisfactoriamente a su sistema financiero/erp. Cada ciclo se debe marcar como contabilizado a fin de garantizar que los datos del resumen se envíen a la herramienta de Generación de informes de Página 16 de 40

17 Elementos de la pantalla Status ( Estado ) Indicador Descripción Site Name ( Nombre del sitio ) (sólo visualización) Post (Contabilizar) Unlock (Desbloquear) Filter List (Lista de filtros) Muestra el sitio seleccionado Cambia el estado de contabilización de todas las operaciones incluidas en el archivo de interface del rango de fechas o de ciclo de {Locked} a {Posted}. Cuando un archivo se ha marcado como contabilizado, usted no podrá desbloquear el sitio del usuario final. Debe marcar un archivo como contabilizado sólo cuando haya confirmado que el archivo de interface se ha contabilizado satisfactoriamente a su sistema financiero/erp. Cada archivo se debe marcar como contabilizado a fin de garantizar que los datos del resumen se envíen a la herramienta de Generación de informes de Sólo se puede contabilizar un archivo de interface del rango de fechas o de ciclo con el estado {Locked}. Cambia el estado de contabilización de todas las operaciones incluidas en el archivo de interface del rango de fechas o de ciclo de {Locked} a {Unlocked}. Sólo se puede contabilizar un archivo de interface del rango de fechas o de ciclo con el estado {Locked}. Le ofrece la opción de ver todos los ciclos o un solo ciclo a la vez Sub-solapa Files Tasks ( Archivos Tareas ) Nota: Si está usando el Administrador de ejecución de IFB para crear un archivo personalizado de interface, usted no debe utilizar esta solapa; consulte el Apéndice C para obtener información relacionada con la creación y exportación de archivos. La mayoría de los mercados utilizarán archivos IFB personalizados, excepto EEUU y Canadá. La sub-solapa Tasks contiene la funcionalidad para generar un archivo de interface. Existen cuatro tipos de archivos de interface que se pueden crear: 1. Interface mejorada de CAR Rango 2. Interface mejorada de CAR Ciclo 3. Extracto del rango de fechas de CAR 4. Extracto del ciclo de CAR El archivo de interface mejorada contiene información de LID (Detalle de artículos de línea) y el archivo del extracto no la tiene. En ambos casos (para el archivo de interface mejorada y del extracto) usted puede especificar la generación del archivo para un ciclo completo o para un rango de fechas seleccionado, donde las fechas de inicio y término se encuentran dentro de un ciclo. SÓLO PARA CANADÁ: Los clientes canadienses siempre deben generar el archivo de interface mejorada. Página 17 de 40

18 Generar el archivo de interface Sólo puede ejecutar un ciclo o un rango de fechas bloqueadas en un ciclo que no esté marcado como bloqueado o contabilizado. Consulte Files Statuses para obtener más detalles. Para ejecutar la tarea, seleccione el tipo de archivo de interface que desea crear y luego haga click en el botón Start. Aparece un cuadro de diálogo; escriba el nombre del archivo que se va a guardar en el servidor y seleccione la fecha del ciclo. Indique si desea o no bloquear las operaciones para el rango de fechas. Los archivos del ciclo siempre bloquean las operaciones. Haga click en OK para continuar. Haga click en el botón Refresh para actualizar la pantalla. Espere unos minutos para que se complete el archivo. Cuando el Status es {Stopped}, es posible exportar el archivo generado para que lo pueda conectar al sistema financiero de su compañía. También puede generar archivos de interface desde Task Manager ( Administrador de tareas ) para soportar múltiples tareas de archivos de interface dentro de la misma compañía en diferentes sitios. Para obtener más detalles, consulte la sección 3.3 Administrador de tareas. Exportar el archivo de interface Seleccione File File Operations Export en la barra de menú Aparece el cuadro de diálogo Export File Haga click en ubicado junto al campo Directory Aparece el cuadro de diálogo Choose Directory Seleccione la ruta del directorio CAR\InterfaceFiles y haga click en el botón Ok para continuar Finalmente verá una lista de los archivos disponibles en el cuadro de diálogo Export File, seleccione el archivo y haga click en Export Esto le indicará que exporte el archivo a una carpeta y a un nombre de archivo de destino en su disco duro local Solapa Broadcast ( Transmisión ) La solapa Broadcast permite al administrador crear mensajes que son específicos del sitio. Todos los usuarios finales que accedan a la aplicación verán los mensajes específicos del sitio. Aquí, el administrador también puede especificar la fecha de vigencia y de expiración durante la cual el mensaje estará habilitado, así como determinar la preferencia del idioma para el mensaje. Los usuarios sólo verán el mensaje de acceso al sistema con la misma configuración de idioma que tiene la información de su perfil. Página 18 de 40

19 End User Role Options (Usuario final Opciones de roles ) La solapa End User Role Options permite al administrador activar o desactivar varias características para todo un rol (Socio, Administrador de Socio, Administrador de cuentas de control básico y/o Administrador de contabilidad). Para configurar alguna de estas características, seleccione primero el rol deseado de la Lista de roles de Front End que aparece en la parte inferior de la pantalla y luego siga estas instrucciones. Para habilitar o deshabilitar las Aprobaciones para un sitio, establezca Enable Role Level Approvals ( Habilitar aprobaciones en el nivel del rol ) en Sí o No, según sea conveniente. Establezca Clear cuando las operaciones se modifiquen a Sí o No dependiendo de los requerimientos de su negocio. Las aprobaciones se pueden eliminar/borrar si alguien modifica una operación después de que se ha aprobado. Aprobación: Establezca la activación en On (Sí) u Off (No) para cada rol. Ciclo completo: Habilita (Sí) o deshabilita (No) el botón Approve Entire Cycle ( Aprobar ciclo completo ) (que se encuentra en la solapa Accounts ( Cuentas ) y Cycles ( Ciclos ) en el applet del usuario final) para el rol que ha seleccionado. Sólo se puede establecer en Sí cuando se han activado las aprobaciones. Actualización masiva: Habilita (Sí) o deshabilita (No) la capacidad de los usuarios para actualizar múltiples operaciones a la vez. Es útil si usted quiere confirmar que el usuario esté aprobando cada operación en forma individual. Nota: Desactivarlo también evita que sus usuarios reasignen más de una operación a la vez. Los usuarios finales ahora pueden cambiar la forma en que aparecen los datos en las solapas Card Data y LID, así como elegir los valores que se incluirán cuando realicen exportaciones a.csv desde la solapa Card Data. Para cada rol, usted puede permitir (No) que los usuarios cambien los valores o restringirlos para cambiar sus pantallas y valores de salida (Sí). Nota: Para estas 3 opciones, se le preguntará si desea bloquear estas funciones, que es la razón por la cual el No permite a los usuarios realizar cambios y el Sí restringe los cambios. Texto del botón: Ingrese el texto deseado en el botón para cada rol aprobado habilitado. Haga click en el botón Save cuando termine de actualizar las preferencias End User List Options ( Usuario final Opciones de la lista ) A nivel del sitio, las opciones de la lista se pueden configurar para que todos los usuarios nuevos hereden automáticamente las vistas creadas bajo esta solapa. Admin tiene la capacidad de cambiar los encabezados de las columnas y el orden en el que aparecen los campos en las solapas Card Data y LID, así como el orden de los elementos cuando los usuarios exportan sus datos. Los cambios en esta solapa afectan sólo a los nuevos usuarios, a menos que usted seleccione la casilla. Haga click para reconfigurar cualquier perfil de usuario modificado a estos valores predeterminados. Al hacer click en este cuadro y guardar los cambios, se reafirman las configuraciones en el nivel del sitio para TODOS los usuarios la próxima vez que accedan al sistema.. Página 19 de 40

20 2.2 Mantenimiento de BCA La Cuenta de control básico (BCA) es una agrupación de tarjetas bajo el nivel de competencia de la jerarquía de tarjetas. El mantenimiento de BCA contiene la funcionalidad para asignar sitios e información predeterminada a una o más combinaciones de competencia/bca que se han cargado al sistema de Conciliación de cuentas corporativas (CAR). Por ejemplo, el departamento de mercadotecnia puede tener asignada una competencia, y bajo la misma, puede haber unos cuantos grupos de BCA. Cada grupo de BCA se correlacionará entonces con un sitio y heredará sus valores predeterminados de tipo de tarjeta y códigos de contabilidad. Mantenimiento de BCA Para correlacionar una BCA con un sitio, seleccione una combinación de competencia/bca; seleccione un sitio de la lista desplegable de Site y haga click en el botón Save. Para sobrescribir el tipo de tarjeta predeterminado, seleccione una combinación de competencia/bca; cambie el campo Override Default Card Type? ( Sobrescribir tipo de tarjeta predeterminado? ) a {Yes}; seleccione un tipo de tarjeta de la lista desplegable Default Card Type ( Tipo de tarjeta predeterminado ) y haga click en el botón Save. Advertencia: Al cambiar los valores predeterminados, también se sobrescribirán aquéllos para cualquier tarjeta actual para la BCA! Para sobrescribir el valor de contabilidad predeterminado, seleccione una combinación de competencia/bca; cambie el campo Override Accounting Default? ( sobrescribir valor predeterminado de contabilidad? ) a {Yes}; ingrese el valor de contabilidad en el campo Default {Accounting field} ( Valor predeterminado {Campo de contabilidad} ); haga click en el botón Update Default ( Actualizar valor predeterminado ) y luego en el botón Save. Nota: Consulte a su Administrador de implementación si desea correlacionar una BCA con OTRO sitio. Esto puede tener un impacto en el archivo de interface si el sitio nuevo tiene una estructura de contabilidad diferente. 2.3 Mantenimiento de Tarjetas El mantenimiento de tarjetas contiene la funcionalidad para editar información predeterminada de contabilidad y tipo de tarjeta para las tarjetas que se han cargado en el sistema de Conciliación de cuentas corporativas (CAR). La parte superior de la pantalla muestra información sobre la cuenta de la tarjeta después de buscarla con el número del Socio. Cuando se ha asociado una combinación de competencia/bca con un sitio, se pueden sobrescribir los valores predeterminados del tipo de tarjeta y código de contabilidad heredados del sitio y/o de la BCA. Más de una tarjeta pueden tener sus valores actualizados al mismo tiempo. Si una tarjeta se transfiere en la jerarquía, es necesario reconfigurar los valores predeterminados. Mantenimiento de tarjetas Para mantener los valores predeterminados para múltiples números de tarjetas, debe ingresar manualmente el número de tarjeta en el campo Cardmember Number ( Número de Socio ) y oprimir el botón Lookup. Ingrese el siguiente número de tarjeta y oprima otra vez el botón Lookup. Continúe hasta que todos los números de tarjetas se hayan ingresado. Para sobrescribir el tipo de tarjeta predeterminado para la lista de tarjetas, cambie el campo Override Default Card Type? a {Yes}; seleccione un tipo de tarjeta de la lista desplegable Default Card Type y haga click en el botón Save. Para sobrescribir el valor de contabilidad predeterminado para la lista de tarjetas, cambie el campo Override Accounting Default? a {Yes}; ingrese el valor de contabilidad en el campo Default {Accounting field}; haga click en el botón Update Default y luego en el botón Save. Página 20 de 40

21 SUGERENCIA: Para actualizar los valores predeterminados de una sola tarjeta a la vez (en lugar de actualizaciones en lote), simplemente haga click en actualizar después de guardar cada conjunto de valores predeterminados de la tarjeta. Página 21 de 40

22 3 ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y DE OPERACIONES 3.1 Mantenimiento del perfil de usuarios Los Administradores de sistemas tienen la capacidad para ver, agregar, editar y borrar los perfiles de usuarios de la sección Mantenimiento del perfil de usuarios Encontrar un usuario 1. Para editar un perfil, haga click en el botón Find 2. Haga click en el botón Find para obtener una lista de los empleados que cumplen con sus criterios de búsqueda Nota: Aparece el cuadro de diálogo Find User y tiene la opción de buscar por ID de usuario o apellido. Si la búsqueda muestra más de un usuario, seleccione de la lista para obtener el perfil del empleado. Si la búsqueda coincide exactamente con un usuario, entonces aparecerá el perfil de ese empleado en forma automática Crear un nuevo usuario 1. Haga click en el botón New y aparecerá el cuadro de diálogo Enter User ID ( Ingresar ID de usuario ) 2. Ingrese una ID de usuario única* para el sistema; haga click en el botón Ok para continuar 3. Ingrese la información de contabilidad solicitada y haga click en el botón Next para continuar 4. Seleccione y/o escriba la información en la pantalla Security Information ( Información de seguridad ) y Products ( Productos ) 5. Haga click en el botón Next para continuar 6. El listado que aparece depende de cuántos PRODUCTOS se asignaron a este usuario en la pantalla anterior Products * Nota: La ID de usuario debe ser única en todo el sistema. Todas las compañías que utilizan CAR comparten la misma pantalla de acceso al sistema. Esto significa que dos compañías diferentes no pueden tener la misma ID de usuario. En la mayoría de las compañías, para el campo address, el dominio del correo electrónico se valida con los dominios registrados en el nivel del sistema. Si tiene un nuevo dominio de correo o uno adicional (@company.com), debe hablar con su representante de implementación para que lo agregue al sistema antes de que usted pueda agregar un usuario con ese dominio de correo. Página 22 de 40