DESARROLLO DE LOS MÓDULOS DE DOCUMENTOS, SEGURIDAD Y REPORTES DEL SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS DE AUDITORIA DEL BANCO GUAYANA.

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA BANCO GUAYANA C.A DESARROLLO DE LOS MÓDULOS DE DOCUMENTOS, SEGURIDAD Y REPORTES DEL SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS DE AUDITORIA DEL BANCO GUAYANA. Trabajo de pasantía presentado como requisito académico para optar al Título de Ingeniero en Informática Tutor Académico: Dr. Marcus Alejandro. Tutor Industrial: T.S.U. José Luís Reyes Gerente de Proyectos Tecnológicos Autor: Tlgo. Bautista Jaklin C.I. V Ciudad Guayana, Mayo de 2012 i

2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA BANCO GUAYANA C.A Quienes suscriben, miembros del jurado asignados por la Coordinación de Pasantía, a los fines de evaluar el trabajo presentado por la Tlgo. Bautista Jaklin.; titular de la Cédula de Identidad Nº V , para optar al Título de Ingeniero en Informática, correspondiente a la Fase de Ejecución de la pasantía profesional que cumplió en la Organización Productiva: Banco Guayana, en el lapso: 14/11/ /03/2012 considerando que la misma reúne los requisitos y méritos suficientes exigidos por los Reglamentos de la Universidad Nacional Experimental de Guayana por lo que se da su aprobación. Tutor Académico: Dr. Marcus Alejandro Tutor Industrial: T.S.U. José Luís Reyes Gerente de Proyectos Tecnológicos Ciudad Guayana, Mayo de ii

3 DEDICATORIA A Dios Todopoderoso, por acompañarme en todo momento, darme sabiduría y la inteligencia para lograr todas y cada una de mis metas. la A mi Madre Bautista Adelaida, porque gracias a ella soy lo que soy, por ser mi mejor ejemplo a seguir, por su cariño y apoyo incondicional, Te amo madre. A mis Hermanos Albert, Marianni y Andry, que este logro les sirva de ejemplo para que sigan adelante logrando sus metas y triunfando en la vida. A mi novio Alejandro Oronoz, por ofrecerme su apoyo y amor incondicional en todos y cada uno de los momentos en los que lo necesite, por permitirme compartir mi vida a su lado, por eso y por muchísimas razones más es que Te amo mi vida. A mis amigas Wendy y Deilyneth, por darme sus mejores consejos para que continuara luchando sin decaer en ningún momento, porque son sumamente especiales para mí y porque las quiero mucho. A todos ustedes le dedico este triunfo con mucho amor y cariño, por ser parte esencial de mi vida, aún faltan metas por alcanzar, espero que me sigan a mi lado. iii

4 AGRADECIMIENTOS Al término de esta etapa de mi vida, quiero expresar un profundo agradecimiento a quienes con su ayuda, apoyo y comprensión me alentaron a logar esta hermosa realidad. A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, por ayudarme a obtener mi formación académica. Al Banco Guayana, y en especial a mi tutor industrial José Luis Reyes por darme la oportunidad de realizar mis pasantías, y aplicar los conocimientos adquiridos durante mi carrera. Al profesor Marcus Alejandro, por brindarme su apoyo y conocimientos de la mejor forma posible, por ser un excelente profesor y profesional. De todo corazón mil gracias a todos ustedes por el apoyo brindado. iv

5 ÍNDICE GENERAL DEDICATORIA... III AGRADECIMIENTOS... IV INTRODUCCIÓN... 9 PARTE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA VISIÓN MISIÓN CREDO INSTITUCIONAL ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL BANCO GUAYANA GERENCIA DE DIVISIÓN TECNOLÓGICA PARTE II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA EL PROBLEMA PARTE III. OBJETIVO DE LA PASANTÍA Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE TRABAJO PARTE IV. METODOLOGÍA APLICADA TIPO DE INVESTIGACIÓN ÁREA OBJETO DE ESTUDIO POBLACIÓN Y MUESTRA TÉCNICAS APLICADAS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS Entrevista no estructurada Observación Directa v

6 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS METODOLOGÍA DE DESARROLLO PARTE V. RESULTADOS DEL PLAN DE TRABAJO PARTE VI. DIFICULTADES Y FACILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL PROCESO DE DESARROLLO DE PASANTÍA PARTE VII. APRECIACION SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIA CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS ANEXOS ANEXO A ANEXO B ANEXO C ANEXO D ANEXO E vi

7 LISTA DE FIGURAS Ilustración 1: Estructura Organizativa Banco Guayana Ilustración 2: Estructura Organizativa de la Gerencia de División Tecnológica Ilustración 3: Modelo Entidad Relación Ilustración 4: Modelo Relacional Ilustración 5: Acceso al SGDA Ilustración 6: Creación del Documento de Certificación Ilustración 7: Modificación del Documento de Certificación Ilustración 8: Módulo de Seguridad Ilustración 9: Módulo de Consultas y Reportes Ilustración 10: Diagrama de Caso de Uso SGDA Ilustración 11: TVC - SGDA Ilustración 12: TVC Detallado SGDA

8 LISTA DE TABLAS Tabla 1: Caso de Uso - Crea Certificación Tabla 2: Caso de Uso - Modifica Certificación Tabla 3: Caso de Uso - Consulta Reportes Tabla 4: Caso de Uso - Administra Usuarios Tabla 5: Caso de Uso - Administra Perfiles

9 INTRODUCCIÓN La automatización de los procesos se ha convertido en uno de los objetivos de las organizaciones que se mantienen en el avance de la tecnología, debido a la cantidad de beneficios que se obtienen, tales como: el aumento de la eficiencia, reducción de costo de procesamiento, mejora de atención, entre otros, lo cual sin lugar a dudas le permite dar un mejor servicio al cliente. En este sentido las instituciones financieras deben mantenerse actualizadas con respecto a la tecnología, con la finalidad de aumentar la fidelidad de sus clientes, mejorar la competitividad y aumentar la eficiencia de los servicios que prestan. Así mismo Banco Guayana es un instituto bancario dedicado a contribuir al desarrollo, crecimiento y rentabilidad del sector industrial venezolano, mediante la prestación de servicios bancarios de calidad, asesoría especializada, respuestas inmediatas y tecnología de vanguardia, superando las expectativas de clientes, empleados y accionistas. Por esta razón, en la Gerencia de Auditoria de Sistemas del Banco Guayana, ha surgido la necesidad de automatizar la creación, administración y control de los documentos de auditoria que son llevados manualmente, mediante el desarrollo de un sistema de información que permita llevar el control y arqueo oportuno de los documentos. Debido a esto, en el presente trabajo se muestra detalladamente el desarrollo de tres módulos del Sistema Gestor de Documentos de Auditoria (SGDA). El siguiente trabajo está distribuido de la siguiente manera: Parte I: se presenta la descripción de la empresa, misión, visión y credo institucional. Además se describe la gerencia donde se desarrolló la pasantía. Parte II: breve explicación sobre el problema que originó el estudio, situación o necesidad presente en la empresa y a la que se desea dar solución. 9

10 Parte III: señala los objetivos de la pasantía, así como también una breve descripción del plan de trabajo. Parte IV: especifica los resultados alcanzados en el plan de trabajo. Parte V: explica la metodología de desarrollo aplicada, tomando en cuenta los instrumentos utilizados como soporte del estudio. Parte VI: presenta las facilidades y dificultades encontradas durante el proceso de desarrollo de la pasantía. Parte VII: señala la apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía tanto a nivel teórico como práctico. Por último se presentan conclusiones, recomendaciones, referencias y anexos. 10

11 PARTE I. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA. Banco Guayana C.A, es un Instituto Bancario domiciliado en Ciudad Guayana, Estado Bolívar, Venezuela, constituido originalmente bajo la denominación social de Banco de Fomento Regional Guayana. C.A., el 14 de Noviembre de 1955, en Ciudad Bolívar. La institución tiene 55 años de creada y ha dado una valiosa contribución al desarrollo industrial de la región. Es un Banco 100% regional, sus directores y accionistas cuentan con la más amplia experiencia y trayectoria dentro del mercado financiero venezolano. Visión Ser el banco líder en promoción y atención personalizada al sector industrial venezolano. (Banco Guayana, 2010). Misión Contribuir al desarrollo, crecimiento y rentabilidad del sector industrial venezolano, mediante la prestación de servicios bancarios de calidad, asesoría especializada, respuestas inmediatas y tecnología de vanguardia, superando las expectativas de clientes, empleados y accionistas. (Banco Guayana, 2010). Credo Institucional Nuestra primera responsabilidad son nuestros clientes a quienes atenderemos de forma personalizada y amigable, dándoles respuestas rápidas y eficaces, confianza y seguridad. 11

12 Para superar sus expectativas ofreceremos solidez, productos y servicios bancarios de calidad y adoptaremos tempranamente innovaciones tecnológicas relevantes. Desarrollaremos diversidad de canales de acceso y procesos simples orientados a su satisfacción. A nuestra familia de empleados, quienes día a día nos dan su talento y esfuerzo, trataremos con respeto y les permitiremos una comunicación directa y abierta. A cada uno de ellos valoraremos como individuo, y procuraremos su desarrollo, apoyándolo con formación y capacitación. Propiciaremos evaluaciones recurrentes y objetivas, reconocimientos y compensación justa según productividad y méritos. Los ambientes de trabajo serán adecuados y cada cargo será dotado de los recursos necesarios para el buen cumplimiento de sus labores. La administración será cuidadosa tanto del cumplimiento de sus obligaciones como de las exigencias de los derechos contractuales, legales y tributarios, acorde al sentido ético de nuestra organización. Respecto a la comunidad, seremos un promotor del desarrollo apoyando diversas iniciativas culturales, deportivas, educativas. Fortaleceremos y seremos celosos custodios de la reputación e imagen de nuestra institución. Nuestra responsabilidad es también con los accionistas, a quienes procuraremos protección y crecimiento a su inversión. 12

13 Estructura Organizativa del Banco Guayana La estructura organizativa del banco se encuentra dividida por gerencias de división como se puede apreciar en la Ilustración 1: Estructura Organizativa Banco Guayana. Ilustración 1: Estructura Organizativa Banco Guayana 13

14 Gerencia de División Tecnológica La gerencia de división tecnológica, consta por su parte de un conjunto de gerencias que permiten llevar el control y la administración de la información del Banco Guayana, como se puede observar en la Ilustración 2: Estructura Organizativa de la Gerencia de División Tecnológica. Ilustración 2: Estructura Organizativa de la Gerencia de División Tecnológica 14

15 PARTE II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA EL PROBLEMA Banco Guayana, es una empresa dedicada ofrecer solidez, productos y servicios bancarios de calidad adoptándose tempranamente en innovaciones tecnológicas relevantes. Esta entidad bancaria cuenta con una gran cantidad de procesos automatizados para el control y seguimiento de la información y de las actividades que se realizan en el banco, lo cual pretende cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa. Sin embargo, en la actualidad la Gerencia de Auditoria de Sistemas del Banco Guayana, crea, administra y gestiona todos sus documentos de forma manual en hojas de Excel, Word y Project lo cual impide llevar un control oportuno de los mismos, debido a que a cada uno de los documentos creados se le asignan manualmente datos como: código, fecha de inicio, fecha de fin entre otros. Ahora bien, apoyándonos en que cada documento es totalmente independiente del otro, surge la necesidad de desarrollar un sistema de información para: Mejorar la creación y edición de documentos, lo cuales son realizados en Word. Generar automáticamente los documentos necesarios para llevar a cabo el proceso de certificación tal como: la asistencia de certificación y la autorización de emisión de acta. 15

16 Optimizar la administración y control de las actas de certificación las cuales se encuentran gestionadas en la actualidad mediante Excel. Consulta de información pertinentes a las actas de certificación creadas por los auditores, permitiendo mostrar reportes por usuario, por gerencia entre otros. Obtener estadísticas referentes a la cantidad de actas realizadas por los auditores en un tiempo determinado. Permitir la adecuada administración de usuarios por medio del Directorio Activo de Windows. Para finalizar, la importancia del sistema de información para la gestión de documentos de auditoria radica en la capacidad de automatizar los procesos que actualmente se realizan de forma manual, con la finalidad de garantizar la generación, control, disponibilidad y seguimiento de la información de manera eficaz, precisa y concisa manejada por los auditores de la gerencia. 16

17 PARTE III. OBJETIVO DE LA PASANTÍA Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO. de trabajo: A continuación se presenta el objetivo general, objetivos específicos y el plan Objetivo General. Desarrollar los módulos de documentos, seguridad y reportes del Sistema Gestor de Documentos de Auditoria (SGDA) del Banco Guayana. Objetivos Específicos. Analizar la situación problema que se presenta en la Gerencia de Auditoria de Sistemas del Banco Guayana. Establecer los requerimientos del usuario para el diseño del prototipo del sistema, a fin de cumplir con las necesidades presentadas. Definir las herramientas a utilizar para el desarrollo del sistema. Diseñar la base de datos del sistema gestor de documentos de auditoria. Desarrollar los módulos: documentos, seguridad y reportes del sistema gestor de documentos de auditoria. Realizar la documentación técnica y manuales correspondientes del sistema. Descripción del Plan de Trabajo. inicial. A continuación se definen las actividades establecidas en el plan de trabajo 17

18 1. Estudio Preliminar del proyecto. - Levantamiento de información. 2. Definición de los Requerimientos. - Definición de requerimientos de información. - Revisión de documentos de auditoria. - Gestiones de configuración del equipo (cuenta de correo, Internet y permisos de red). - Especificación funcional del sistema. 3. Diseño Preliminar. - Diseño de prototipo del sistema. - Presentación y aprobación del prototipo. - Selección e instalación de herramientas a utilizar. 4. Diseño Detallado. - Diseño de la base de datos. - Elaboración del modelo entidad relación. - Conexión de la base de datos de SQL Server con PHP. 5. Codificación del Sistema. - Codificación del módulo de documentos. a. Creación, modificación del documento de certificación. b. Creación, modificación del documento de auditoria. c. Creación, modificación del documento flash report. - Codificación del módulo de consultas y reportes. - Codificación del módulo de bóveda. - Codificación del módulo de seguridad. - Codificación del módulo de administrador. El plan de trabajo inicial (ver anexo A) fue modificado, en conjunta concordancia tanto de: la empresa (Tutor industrial), la universidad (Tutor académico), y el pasante por las siguientes razones: El periodo de pasantía se hizo muy corto para el desarrollo completo del sistema, tomando en cuanta que primeramente la pasante dedicó un 18

19 tiempo al diseño del prototipo hasta conseguir que cumpliera con las expectativas del usuario final. Posteriormente se planteó el diseño en un entorno web y luego se observó que solo una parte del sistema sería web y la otra debía ser una aplicación local para poder cumplir con las exigencias del usuario final debido a que la información manejada es muy delicada y bastante amplia, por lo que se tuvo que cambiar la conexión de la base de datos y los formularios que se habían realizado, la cual inicialmente era de SQL Server con PHP y fue cambiada a SQL Server con Visual Basic. NET. Otra de las razones que intervino durante gran parte del proceso de desarrollo, fue el hecho de que la base de datos utilizada se encuentra alojada en un servidor ajeno al lugar donde se estaba desarrollando la aplicación, y en varias ocasiones este servidor se encontraba presentando algunos problemas los cuales impedían establecer la conexión necesaria para la efectiva continuidad del desarrollo. En base a los puntos anteriormente mencionados, se decidió delimitar un nuevo alcance del plan de trabajo con la finalidad de que se pudiera finalizar las actividades en el tiempo establecido, quedando de la siguiente manera, ver anexo B. Descripción de actividades del plan de trabajo 1. Estudio Preliminar del proyecto. Esta actividad consistió en el levantamiento de información, por medio de entrevistas informarles realizadas a los auditores, en la cual se explicó brevemente porque era necesaria la automatización del proceso que ellos realizan. 19

20 2. Definición de los Requerimientos. a. Definición de requerimientos de información: se definieron los requisitos del sistema. b. Revisión de documentos de auditoria: se revisaron detenidamente cada uno de los documentos de auditoria que deseaban automatizar. c. Gestiones de configuración del equipo: se realizaron las configuraciones del equipo necesarias para el desarrollo, la activación del usuario, así como también la cuenta de correo y los permisos de red. d. Especificación funcional del sistema: se dieron a conocer las funciones principales que debía tener el sistema. 3. Diseño Preliminar. a. Diseño de prototipo del sistema: en esta actividad se realizó el prototipo del sistema, en la cual intervino directamente el usuario final, para dar su punto de vista con respecto al diseño y las consideraciones que debían tenerse. b. Presentación y aprobación del prototipo: una vez que se terminó el prototipo, fue presentado y aprobado tanto por el usuario final como el tutor industrial. c. Selección e instalación de herramientas a utilizar: se establecieron las herramientas con las cuales se desarrollaría el sistema, quedando SQL Server para la base de datos, y visual Basic.net como lenguaje de programación en la herramienta Visual Studio Diseño Detallado. a. Diseño de la base de datos: se elaboró el diseño de la base de datos para el sistema gestor de documentos de auditoria en papel. b. Elaboración del modelo entidad relación y el modelo relacional de la base de datos. c. Trascripción del diseño de la base de datos al manejador de base de datos SQL Server. d. Conexión de la base de datos de SQL Server con visual Basic.NET. 5. Codificación del Sistema. a. Codificación del módulo de documentos. 20

21 - Creación y modificación del documento de certificación: esta fue una de las actividades de mayor peso, en la cual se realizó la codificación necesaria para cumplir con el proceso de certificación que se da en el banco, generando los documentos que se utilizan para llevar a cabo ese procedimiento. b. Codificación del módulo de consultas y reportes: en este módulo se realizó la codificación necesaria para generar reportes y consultas de las actas de certificación creadas por los usuarios. c. Codificación del módulo de seguridad: en este módulo se realizó la programación necesaria para que el administrador de usuarios, pudiera realizar las siguientes tareas: - Administración de Usuarios: donde puede realizar operaciones como agregar, modificar y bloquear usuarios. - Administración de Perfiles o roles: donde puede adicionar, modificar y eliminar roles de usuario. 6. Pruebas pasante. En esta actividad se realizaron las pruebas al sistema por parte del 7. Documentación En esta actividad, se elaboraron los siguientes documentos: - Manual de Usuario: en esta actividad se desarrollo el manual de usuario, siguiendo los formatos y las especificaciones técnicas del banco. - Manual de Instalación: elaboración de un sencillo manual de instalación, el cual incluye una guía de usuario y todas las consideraciones necesarias para la instalación del sistema. 21

22 - Documentación Técnica del Sistema: diseño de la documentación técnica del sistema, la cual incluye información importante concerniente a la elaboración del sistema, tales como: descripción del sistema, herramientas utilizadas, diagrama de casos de uso, diccionario de datos, documentación de pantallas. 22

23 PARTE IV. METODOLOGÍA APLICADA. A continuación se presenta la metodología de investigación y desarrollo utilizada durante la pasantía. Tipo de Investigación. El tipo de investigación se considera de campo, por ser una investigación en la cual los datos son recogidos de primera mano por el propio investigador, se ejecuta en la propia realidad donde ocurre la problemática, fuera del espacio experimental donde tiene poco o casi ningún control sobre las variables, de allí la denominación investigación de campo. Dentro de esta investigación se presentan, describen, analizan e interpretan en forma ordenada los datos obtenidos en el estudio en función de las preguntas o hipótesis de la investigación, con el apoyo de cuadros y gráficos, de ser el caso, y se discuten sobre la base de la fundamentación teórica del trabajo o la tesis y los supuestos de la metodología. También puede encontrarse dentro del tipo de investigación aplicada, ya que la misma dará soluciones inmediatas a un problema en concreto como lo es la administración, control y seguimiento de las actas de certificación realizadas por la Gerencia de Auditoria del Banco Guayana. Según Mario Tamayo y Tamayo (2003). "A la investigación aplicada se le denomina también activa o dinámica, y se encuentra íntimamente ligada a la investigación pura, ya que depende de sus descubrimientos y aportes teóricos. Busca confrontar la teoría con la realidad.es el estudio y aplicación de la investigación a problemas concretos, en circunstancias y características concretas. Esta forma de investigación se dirige a su aplicación inmediata y no al desarrollo de teorías. 23

24 Área Objeto de Estudio El área de objeto en estudio fue la Gerencia de Auditoria de Sistemas del Banco Guayana, la cual se encarga de la realización de certificación de sistemas y procesos automatizados del banco, también realiza auditoria a los sistemas, la cual consiste en un conjunto de procedimientos y técnicas para evaluar y controlar total o parcialmente los sistemas, con el fin de proteger los activos, recursos y verificar si las actividades del banco se desarrollan eficientemente de acuerdo con las normas informáticas y generales existentes en la empresa. Población y Muestra La población es la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación. La población para la investigación esta constituida por el personal de la gerencia de auditoria, y el personal de la gerencia de seguridad de datos. Mientras que la muestra estaría representado por el gerente y un auditor de la gerencia de auditoria, y por la gerencia de seguridad de datos el apoyo del gerente júnior de la misma. Técnicas aplicadas para la Recolección de Datos. Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el desarrollo del mismo. De acuerdo a lo antes señalado las técnicas de recolección de datos utilizadas para el desarrollo del sistema propuesto fueron: Entrevista no estructurada 24

25 La entrevista no estructurada son preguntas abiertas las cuales se responden dentro de la conversación, la persona interrogada da una respuesta con sus propios términos, anotadas para posteriores análisis. (Arias, ob.cit). Se utilizó esta técnica en la Gerencia de Auditoria de Sistemas del Banco Guayana, donde se llevaron a cabo conversaciones con la Gerente de Auditoria de Sistemas y con un auditor; la entrevista consistió en una serie de preguntas abiertas generadas a partir de la conversación, hechas directamente a las personas encargadas de ejecutar dichos procedimientos; posteriormente las respuestas fueron analizadas con la finalidad de planificar actividades específicas. Esto con el fin de conocer y estudiar la información obtenida. Es importante destacar que esta técnica fue utilizada a lo largo de todo el proceso desarrollo, para aclarar las dudas pertinentes con respecto al proceso que se estaba automatizando. Observación Directa Es directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o fenómeno que trata de investigar, (Arias, ob.cit). Mediante la observación directa, se determinaron las necesidades, puntos críticos y mejoras para el proceso que se llevaba a cabo en la Gerencia de Auditoria de Sistemas. Instrumentos de Recolección de Datos A lo largo del desarrollo del proyecto se utilizaron los siguientes instrumentos: Cuaderno de notas: usado para registrar las respuestas dadas por los entrevistados. Computadora personal: empleada en la trascripción y desarrollo del sistema. Revisión Documental Durante el periodo de pasantías, se realizó la revisión documental de los documentos realizados por la gerencia tales como: Acta de certificación, 25

26 asistencia de certificación, autorización de emisión de acta, documento de auditoria, documento flash report. Así como también la investigación de información con respecto al manejador de base de datos, y al lenguaje de programación utilizado. Metodología de Desarrollo. Primeramente se estableció una constante comunicación con el usuario para la elaboración y refinación del prototipo del Sistema Gestor de Documentos de Auditoria (SGDA). Posteriormente, para el desarrollo del sistema se utilizo la metodología en cascada, debido a que la misma se adapta perfectamente al proyecto. Así mismo se justifica la utilización de dicha metodología, debido a que una vez realizado el prototipo del sistema, los requerimientos del sistema estaban claramente definidos, es un modelo sencillo y es conocido por los desarrolladores. Análisis En esta fase fueron analizados los requisitos del sistema, para de esta manera realizar el desarrollo de acuerdo a los requerimientos establecidos por el usuarios, los mismo pueden ser visualizados en la V Parte de este informe. A continuación se presentan el diagrama de caso de uso para el Sistema Gestor de Documentos de Auditoria, ver Ilustración 3: Diagrama de Caso de Uso SGDA. 26

27 Ilustración 3: Diagrama de Caso de Uso SGDA A continuación se describe cada uno de lo actores que intervienen en el sistema. Actor 1: corresponde al auditor el cual podrá crear certificaciones, modificarlas, y visualizar la información correspondiente a las que ya están creadas. Actor 2: corresponde a las personas que deseen consultar la información de las actas y estén autorizadas para hacerlo. Actor 3: corresponde al administrador de seguridad asignado por la gerencia de seguridad de datos para que administre tanto los usuarios como los perfiles existentes del sistema, el acceso de este usuario es solo al módulo de seguridad. 27

28 Descripción del Caso de Uso - Crea Certificación Módulo de Documentos Caso de Uso Importancia Funciones Primarias Frecuencia Crea Certificación Módulo de Documentos Alta. El auditor crea el acta de certificación. Cada vez que el auditor desee crear una nueva acta de certificación. Actor Auditor. Precondiciones - Acceder al sistema. - Poseer el rol: auditor. Flujo Principal 1. Ingresa al módulo de documentos, y elige Certificaciones Crear. 2. Ingresa los datos del requerimiento. 3. Genera los documentos necesarios para acudir al proceso de certificación. 4. Pruebas de Certificación están conformes? - SI: Entonces se genera el acta de certificación y culmina el proceso. - NO: agregar las incidencias encontradas y realizar los pasos de caso de uso modificar ó continuar proceso de certificación. Tabla 1: Caso de Uso - Crea Certificación Descripción del Caso de Uso - Modifica Certificación - Módulo de Documentos Caso de Uso Importancia Modifica Certificación Módulo de Documentos Alta. Funciones Primarias El auditor modifica o continúa el proceso de la certificación. Frecuencia Actor Precondiciones Cada vez que el auditor interrumpa el proceso y desee continuarlo. Auditor. - Acceder al sistema. - Poseer el rol: auditor. - Los datos del requerimiento han sido ingresados y el estatus es diferente de Culminado. 28

29 Flujo Principal 1. Ingresa al módulo de documentos, y elige certificaciones modificar. 2. Elige el requerimiento que desea modificar y/o continuar con el proceso. 3. En caso que desee modificar los datos: - Cambiar datos del requerimiento: presione el botón Modificar Requerimiento, realice los cambios. - Cambiar Comité: presione el botón Modificar Comité, realice los cambios. - Finalmente presione el botón guardar. 4. Pulse el botón Avanzar Fase para continuar el proceso. 5. Genera los documentos necesarios para acudir al proceso de certificación. 6. Pruebas de Certificación están conformes? Tabla 2: Caso de Uso - Modifica Certificación - SI: Entonces se genera el acta de certificación y culmina el proceso. - NO: agregar las incidencias encontradas y volver al punto 5, hasta que las pruebas estén conformes. Descripción del Caso de Uso- Consulta Reportes - Módulo de Reportes Caso de Uso Importancia Funciones Primarias Frecuencia Actor Precondiciones Flujo Principal Consulta Reportes - Módulo de Reportes Media. Permite al usuario obtener información acerca de las actas que se han creado. Cada vez que el usuario quiera obtener información acerca de las actas de certificación. Consultor, Auditor. - Acceder al sistema. - Poseer el rol: auditor ó consultor. 1. Ingresa al módulo de Reportes. 2. Presiona el botón de consultas. 3. Elige el estatus por el cual desea la consulta del acta. 4. Selecciona como desea consultar el acta y presiona la lupa para observar la información. 5. En el caso de que la consulta sea: acta culminada, puede obtener información más detallada por medio de los reportes, presionar el botón I para visualizar la 29

30 información. Tabla 3: Caso de Uso - Consulta Reportes Descripción del Caso de Uso- Administra Usuarios - Módulo de Seguridad Caso de Uso Importancia Funciones Primarias Frecuencia Actor Administra Usuarios - Módulo de Seguridad Alta. El administrador de usuarios agrega, modifica los datos del usuario. Cada vez que el administrador desee realizar cualquiera de las acciones antes mencionadas. Administrador de Seguridad. Precondiciones - Acceder al sistema. - Poseer el rol: administrador de usuarios. Flujo Principal 1. Presionar el botón de Seguridad, posteriormente Usuarios. 2. Ubicado en esa ventana, realice la operación que desee. - En caso de ser Agregar Usuario : Tabla 4: Caso de Uso - Administra Usuarios a. Introduzca todo los datos personales del usuario. b. Agregue el o los roles del usuario. c. Presione el botón Guardar para almacenar los datos. - En caso de ser Actualizar datos del Usuario : a. Elija el ID del usuario que le desea actualizar los datos. b. Realice los cambios. c. Presione el botón Actualizar para almacenar los cambios. Descripción del Caso de Uso- Administra Perfiles - Módulo de Seguridad Caso de Uso Importancia Funciones Primarias Frecuencia Administra Perfiles - Módulo de Seguridad Alta. El administrador de usuarios agrega, modifica y elimina los roles ó perfiles existentes. Cada vez que el administrador desee realizar cualquiera de las 30

31 acciones antes mencionadas. Actor Precondiciones Flujo Principal Administrador de Seguridad. - Acceder al sistema. - Poseer el rol: administrador de usuarios. 1. Presionar el botón de Seguridad, posteriormente Usuarios. 2. Ubicado en esa ventana, realice las tareas que desee. - En caso de ser Agregar Rol : Tabla 5: Caso de Uso - Administra Perfiles a. Agregue los datos del rol. b. Agregué los permisos que tendrá el rol. c. Presione el botón Guardar para almacenar los datos. - En caso de ser Modificar Rol : a. Seleccione el rol a modificar b. Agregue o elimine permisos. c. Presione el botón Actualizar para almacenar los cambios. - En caso de ser Eliminar Rol : a. Escoja el rol a eliminar b. Presione el botón X, para guardar los cambios. Diseño Tabla visual de contenido Seguidamente se muestran la tabla visual de contenido para los módulos desarrollados del Sistema Gestor De Documentos de Auditoria, ver Ilustración 4: TVC - SGDA. 31

32 Ilustración 4: TVC - SGDA De la misma forma se muestran cada una de las funciones que realiza cada módulo, ver Ilustración 5: TVC Detallado SGDA. Ilustración 5: TVC Detallado SGDA 32

33 Codificación Luego de pasar por las fases anteriores se procedió al desarrollo de los 3 módulos del sistema SGDA, en el cual se utilizaron las siguientes herramientas: SQL SERVER MANAGEMENT STUDIO EXPRESS como manejador de base de datos. MICROSOFT VISUAL STUDIO 2008 como entorno de desarrollo. CRYSTAL REPORT y WIZARD las versiones que contiene el entorno de Visual Studio para la elaboración de los documentos y reportes. Pruebas Se realizaron pruebas internas por parte del pasante con respecto a: La funcionalidad del sistema. Validación de errores. Denegación de acceso de usuarios que no estén autorizados. Documentación Se elaboró la documentación técnica exigida por la empresa. 33

34 PARTE V. RESULTADOS DEL PLAN DE TRABAJO. Se estableció el nuevo plan de trabajo el cual fue cumplido en su totalidad. Se determinaron los siguientes requerimientos: Requerimientos Funcionales. El sistema debe cumplir con el proceso que se lleva a cabo para generar el acta de certificación. El sistema debe generar los documentos necesarios para la certificación tales como: o Asistencia de Certificación, cumpliendo con el formato que se lleva manualmente en el banco, donde toda la información que se encuentra en la misma sea extraída de la base de datos correspondiente al requerimiento que se había agregado. o Autorización de emisión de acta, al igual que la asistencia este documento también debe cumplir con el formato que maneja el banco, y tanto los datos del documento como los del comité evaluador de la certificación serian extraídos de la base de datos. o Acta de Certificación: el acta corresponde al documento que se genera para dar por concluido el proceso, el cual debe cumplir con el proceso que se da para su elaboración, así como permitir la selección de cada uno de los documentos que se obtuvieron durante el proceso, dando como resultado el acta de certificación. El sistema debe permitir la modificación del requerimiento mientras que su estatus sea diferente de culminado. Se debe permitir la administración de perfiles de usuario, con autentificación contra el directorio activo de Windows. 34

35 El sistema debe contar con un módulo donde se pueda observar la información relevante al acta de certificación, así como también generar reportes detallado para las actas que se encuentren con estatus culminado, mostrando gráficos estadísticos que apoyen a la toma decisiones. Los documentos generados se podrán guardar en el formato de preferencia del usuario (Word, pdf, Excel). En el sistema debe visualizar el usuario que se inicio sesión. Para el almacenamiento de la base de datos deberá utilizarse el manejador de base datos SQL SERVER sugerido por la gerencia de seguridad de datos del banco guayana. Requerimientos no Funcionales. Mantener el estándar de diseño de los sistemas de la gerencia de proyectos tecnológicos. Generar los códigos de los requerimientos. Mantener un estándar de diseño para el desarrollo de la interfaz gráfica del sistema. Resultados obtenidos: 1. Se elaboró un prototipo completo del SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS DE AUDITORIA. 2. Se realizó el diseño de la base de datos, el modelo entidad relación así como también el modelo relacional ver Ilustración 6: Modelo Entidad Relación e 3. Ilustración 7: Modelo Relacional. 35

36 Ilustración 6: Modelo Entidad Relación Ilustración 7: Modelo Relacional 36

37 4. Con respecto al sistema, se garantizó el acceso de los usuarios con el ID que tienen en el directorio activo de Windows, verificando que el usuario exista en el directorio y en el SGDA, ver Ilustración 8: Acceso al SGDA. Ilustración 8: Acceso al SGDA Se desarrolló el módulo de documentos específicamente la creación y modificación del documento de certificación, cumpliendo con el proceso se lleva para generar las actas de certificación, utilizando la versión de Crystal Report que contiene la herramienta Visual Studio 2008 para la generación de lo documentos, ver Ilustración 9: Creación del Documento de Certificación e Ilustración 10: Modificación del Documento de Certificación. 37

38 Ilustración 9: Creación del Documento de Certificación Ilustración 10: Modificación del Documento de Certificación 38

39 Para ampliar la información acerca del proceso de la certificación diríjase al anexo del manual de usuario, donde se explica detalladamente los pasos y los documentos que se generan. 5. De igual forma se desarrolló el módulo de seguridad, él incluye todas las funciones requeridas por el usuario para este módulo, ver Ilustración 11: Módulo de Seguridad. Ilustración 11: Módulo de Seguridad 6. Asimismo se desarrolló el módulo de consultas y reportes del sistema, el cual está dirigido a mostrar información acerca del documento de certificación, ver Ilustración 12: Módulo de Consultas y Reportes. 7. En cuanto a la documentación se realizaron: a. Manual de Usuario, para mayor información ver anexo C. b. Manual de Instalación del sistema, ver el anexo D. c. Documentación técnica del sistema, ver anexo E. 39

40 Ilustración 12: Módulo de Consultas y Reportes 40

41 PARTE VI. DIFICULTADES Y FACILIDADES ENCONTRADAS DURANTE EL PROCESO DE DESARROLLO DE PASANTÍA. Al momento de iniciar el proceso desarrollo se encontraron las siguientes dificultades: Dado que inicialmente el sistema iba a ser Web, se presentaron inconvenientes para establecer la conexión de SQL Server con PHP. Se presentaron dificultades al momento de programar en visual Basic.net debido al desconocimiento en este lenguaje, lo cual retraso un poco el desarrollo. De la misma forma se obtuvieron complicaciones a la hora de desarrollar los documentos con el mismo formato del banco, y al estos ser generados con información dinámica y procesados por medio de parámetros obtenidos de la base de datos. A pesar de eso, todos estos problemas fueron solucionadas mediante: Permisos de acceso al Internet para la búsqueda de información referente al lenguaje. Del cambio del sistema Web a aplicativo en visual Studio, fue sencillo establecer la conexión. Una vez que obtuvo el conocimiento del lenguaje fue más sencillo realizar algunas rutinas y procedimientos que en otro lenguaje hubiesen sido más complicadas. Manuales de crystal report y wizard. 41

42 PARTE VII. APRECIACION SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIA. Nuevos conocimientos acerca de la programación en el lenguaje visual Basic.net. Creación de formularios MDI, para la visualización de diversas pantallas en la misma aplicación. Uso del manejador de base de datos SQL SERVER, para la creación de tablas, diagramas, Query y procedimientos almacenados. Diseño de reportes dinámicos sencillos y complejos en Crystal report y Wizard. Diseño y utilización de Gráficos en Crystal report. Autentificación con el Directorio Activo De Windows para el acceso de los usuarios al sistema. Creación de un paquete instalador de la aplicación SGDA. 42

43 CONCLUSIONES Con el desarrollo del Sistema Gestor de Documentos de Auditoria del Banco Guayana, en base a las dificultades y aprendizajes obtenidos, se explican las siguientes conclusiones derivadas del proceso de pasantía: Se realizó un análisis del problema, logrando obtener el sistema propuesto (SGDA) para automatizar la creación de los documentos de la Gerencia de Auditoria de Sistemas del Banco Guayana, lo cual podría garantizar un mejor desempeño de la misma a la hora de obtener información de forma rápida, precisa y concisa. Se alcanzó el objetivo principal de desarrollar los tres módulos del sistema, garantizando la autentificación de los usuarios mediante el directorio activo de Windows, así como también la elaboración del documento de certificación cumpliendo con todo el proceso necesario para su elaboración. De igual forma se llevo a cabo efectivamente la realización de una base de datos para el almacenamiento de toda la información referente a los documentos de auditoria. Se elaboró toda la documentación del sistema, necesaria para su implementación, tales como: manual de usuario, manual de instalación y documentación técnica. 43

44 RECOMENDACIONES En cuanto a la base de datos realizada, se consideraron todas las tablas necesarias para almacenar la información necesaria, sin embargo a la hora de realizar el desarrollo de los otros módulos, de existir alguna tabla necesaria la misma puede ser agregada sin ningún problema. Para el módulo de bóveda, se debe considerar a la hora de guardar los documentos, que estos tengan un estatus igual a Culminado y el sistema debe validar eso al momento de almacenarlo. El módulo de reportes contiene solo la información de las actas de certificación mas sin embargo el mismo puede ser ampliado para agregar los reportes y consultas referentes a los otros documentos. Finalmente continuar el desarrollo de los otros módulos del sistema, dado que el mismo es de gran importancia para la gerencia y para los procesos que logrará automatizar con su implantación. 44

45 REFERENCIAS Mario Tamayo y Tamayo (2003). El Proceso de la Investigación Científica. Cuarta Edición. Editorial Limusa Noriega Editores. Arias, Fidias G. (2006). El Proyecto de Investigación (5ta ed.). Venezuela: Editorial Episteme. Kendall, E. Kenneth y Kendall, E. Julie (2005). Análisis y Diseño de Sistemas. Sexta Edición. Editorial Prentice Hall Hispanoamericana. Instaladores de aplicaciones en.net (2004). [Documento en línea]. Disponible: snet.htm Cómo autenticar en Active Directory mediante la autenticación mediante formularios y Visual Basic.NET (2007). [Documento en línea]. Disponible: Manual del usuario de Crystal Reports XI (2004). [Documento en línea]. Disponible: Crear y llenar reportes filtrados con Crystal Reports (2008). ). [Documento en línea]. Disponible: Misión y Visión (2011). [Documento en línea]. Disponible: 45

46 ANEXOS 46

47 ANEXO A. Plan de Trabajo Inicial UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS PLAN DE TRABAJO SEMANAS Inicio: 14/11/2011 Culminación: 05/03/2012 ACTIVIDADES Estudio Preliminar del Proyecto Levantamiento de información. Definición de Requerimientos Definición de requerimientos de información. Revisión de documentos de auditoria. Gestiones configuración de equipo (cuenta de correo, Internet y permisos de red). Especificación funcional del sistema Diseño Preliminar Diseño del prototipo del sistema. Presentación y aprobación de prototipo. Selección e instalación de herramientas a utilizar. 47

48 Diseño Detallado Diseño de la base de datos. Elaboración del modelo entidad relación. Conexión de la base de datos en SQL Server con PHP. Codificación del sistema Codificación del módulo de documentos 1. Creación, edición, modificación de documento de certificación 2. Creación, edición, modificación documento de auditoria 3. Creación, edición, modificación documento flash report Codificación del módulo de consultas, reportes y estadísticas. Codificación del módulo bóveda Codificación del módulo de seguridad Codificación del módulo de administrador Tutor Académico Dr. Alejandro Marcus Tutor Industrial T.S.U. José Luís Reyes Gerente de Proyectos Tecnológicos 48

49 ANEXO B. Plan de Trabajo Final UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS PLAN DE TRABAJO ACTIVIDADES Estudio Preliminar del Proyecto Levantamiento de información. Definición de Requerimientos Definición de requerimientos de información. Revisión de documentos de auditoria. Gestiones configuración de equipo (cuenta de correo, Internet y permisos de red). Especificación funcional del sistema Diseño Preliminar Diseño del prototipo del sistema. Presentación y aprobación de prototipo. Selección e instalación de herramientas a utilizar. Diseño Detallado Diseño de tablas de la base de datos. Elaboración de: -Modelo Entidad Relación -Modelo Relacional Inicio: 14/11/2011 Culminación: 30/03/2012 SEMANAS Trascripción del diseño de la base de datos al manejador de base de datos SQL Server. Conexión de la base de datos en SQL Server con Visual basic.net Codificación del sistema Codificación del módulo de documentos - Creación y modificación de documento de 49

50 certificación. Codificación del módulo de seguridad. Codificación del módulo de consultas y reportes. Pruebas Pruebas internas al sistema. Presentación del sistema a los tutores y al usuario final. Documentación Realización de Documentación Técnica: 1. Elaboración de Manual de Usuario. 2. Elaboración de Manual de Instalación. 3. Elaboración de Documentación Técnica. Tutor Académico Dr. Alejandro Marcus Tutor Industrial T.S.U. José Luís Reyes Gerente de Proyectos Tecnológicos 50

51 Abril OBJETIVO ANEXO C MANUAL DE USUARIO SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS DE AUDITORIA (SGDA) Automatizar y administrar la creación de documentos, permitiendo el control, la disponibilidad y seguimiento de la información manejada por los auditores. Fecha de Elaboración: Abril Dirigido a: - Gerencia Auditoria de Sistemas Contenido: 1. Objetivo 2. Descripción del Sistema 3. Descripción del Proceso 4. Responsabilidades 5. Guía de Usuario: 5.1. Acceso al sistema SGDA 5.2 Módulo de Documentos - Creación de acta de certificación - Modificación de acta de certificación 5.3.Módulo de Seguridad - Administración de Usuarios 5.4. Módulo de Reportes - Consultas Elaborado por: Bautista Jaklin Pasante 2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA El sistema gestor de documentos de auditoria es desarrollado con el objetivo de permitir la creación, edición y control de los documentos de auditoria. El sistema se encuentra subdivido en los siguientes módulos: Documentos: el siguiente módulo permite la creación y modificación de actas de certificación, cumpliendo con el proceso que se lleva a cabo para generar dicho documento, entre los cuales se destaca la creación de la asistencia de certificación, así como también la autorización de emisión de acta, en este punto es importante destacar que el sistema permite al usuario exportar los documentos en el formato de su preferencia (Word, Excel, Pdf). Página 51 de 98 Manual de Usuario SGDA

52 Abril 2012 Seguridad: este módulo comprende lo que se refiere a la seguridad del sistema con respecto a la agregación de usuarios, inhabilitación de los mismos así como también la asignación de roles adecuados, de la misma forma la creación de nuevos roles, y en su defecto la modificación de los ya existentes. Reportes: dicho módulo permitirá consultar información acerca de las actas de certificación dependiendo de su estatus, asimismo ofrece la generación de un informe para las actas de certificación culminadas: por gerencia solicitante, como por usuario. 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO A continuación se describe de forma resumida el proceso para cada una de las funcionalidades del sistema. Para la creación de actas de certificación y modificación, el usuario auditor deberá ingresar los datos básicos requeridos por el sistema y posteriormente continuar con la generación de documentos necesarios (asistencia y acta de certificación), una vez generado los documentos avanzar a la siguiente fase donde debe indicar si las pruebas están conformes, según sea el caso avanzar, hasta que estén conformes para de esta forma generar el acta de certificación y dar finalización al proceso. Ver Guía de Usuario en el punto 5.2. Para la administración de usuarios, así como también los roles existentes, el usuario de seguridad deberá ingresar al sistema en el módulo de seguridad y agregar al usuario indicando los datos personales del usuario así como el rol que se le asignara al mismo, también podrá actualizar los datos de los usuarios existentes en el sistema, agregar o modificar roles existentes proporcionando la información requerida, Ver Guía de Usuario en el punto 5.3. Para la consulta de información, el usuario consultor obtendrá la información correspondiente a las actas de certificación, presionando el botón de reportes, seguidamente consultas, y eligiendo el estatus ( En proceso ó Culminada ) de la data que desea obtener. Ver Guía de Usuario en el punto RESPONSABILIDADES Gerente Velar por la correcta creación de los documentos. Administrador de Usuarios Página 52 de 98 Manual de Usuario SGDA

53 Abril 2012 Velar por la correcta asignación de roles según el perfil del usuario dentro de la gerencia de auditoria de sistemas. Es responsable de cambiar el estatus del usuario según sea su condición dentro de la gerencia, es decir inhabilitar el usuario en caso de enfermedad, reposo o vacaciones, dado que la información a la cual pueda acceder es de estricta importancia para la empresa. Agregar nuevos roles cuando sea necesario, o en su defecto modificar los permisos de los roles existentes. Usuario Auditor Es responsabilidad del auditor ingresar la correcta información para la creación del acta de certificación, así como también agregar las incidencias encontradas durante el proceso de certificación. A continuación se muestra la siguiente ventana en la cual debe ingresar sus datos para poder acceder al sistema. Luego de introducir lo datos presione el botón OK, si el usuario o la contraseña están incorrectos el sistema emitirá el siguiente mensaje: 5. GUIA USUARIO 5.1. Acceso al Sistema SGDA Primeramente diríjase al icono del sistema ubicado en el escritorio. Puede ocurrir que el usuario ingresado este en el Directorio Activo de Windows pero no se encuentre en el sistema SGDA, entonces se mostrara el siguiente mensaje: De igual forma puede darse el caso que el usuario este en el Directorio Activo de Página 53 de 98 Manual de Usuario SGDA

54 Abril 2012 Windows y también en el sistema, pero el mismo se encuentre con un estatus Inactivo, entonces el sistema mostrara el siguiente mensaje, en este caso debe acudir a la gerencia de seguridad de datos para que su estatus sea habilitado. Principal SGDA, seleccione DOCUMENTOS presione la opción Certificación y posteriormente la opción CREAR : Finalmente, en caso de que el usuario y la contraseña estén correctos, el sistema mostrara el menú principal, con las opciones habilitadas del menú según el rol que tenga el usuario (En este caso se coloco un usuario master para poder observar todas la opciones que tiene el sistema, mas adelante se mostrara según el rol que opciones se tendrán disponibles). 2. Al hacer clic en la opción CREAR se mostrara la siguiente ventana, donde deberá ingresar todos los datos del requerimiento Módulo de Documentos - Creación de Acta de Certificación Los usuarios que podrán realizar actas de certificación serán aquellos que tengan rol de auditor. Los pasos a seguir son los siguientes. AUDITOR: 1. Una vez que se ingreso al sistema correctamente, puede dirigirse al Menú Cuando ingrese todos los datos correctamente, podrá presionar el botón Guardar y automáticamente el sistema mostrara el siguiente mensaje: Página 54 de 98 Manual de Usuario SGDA

55 Abril 2012 certificación. El cual indicara, que se agregado correctamente el requerimiento a la base de datos. Posteriormente corresponde presionar el botón Agregar Comité, para poder avanzar de fase. Es importante destacar que si introduce responsables que estén repetidos, el sistema emitirá el siguiente mensaje: 3. En esta ventana tiene que agregar tanto el comité de dirección, como el comité técnico que participara en la De la misma forma si ingresa un responsable en el comité de dirección que ya se encuentre en el comité técnico ó viceversa, el sistema también lo notificara como una advertencia puesto que no pueden existir responsables repetidos. Página 55 de 98 Manual de Usuario SGDA

56 Abril Luego de ingresar los responsables, pulse el botón Guardar y posteriormente volverá a la ventana inicial de los datos del requerimiento, para continuar con el proceso haga clic en el botón Avanzar Fase, el cual le permite acceder a la siguiente ventana donde se muestra algunos datos del requerimiento, la fecha actual, y los botones de Generar Asistencia así como también Generar Autorización lo cual le permitirá obtener los documentos, ver la imagen de referencia: Así mismo al presionar el botón Generar Autorización el sistema reproduce el documento en cuestión. Al presionar el botón Generar Asistencia el sistema genera el documento, el cual puede ser exportado en el formato de su preferencia, como se muestra en la siguiente imagen: 5. A partir de los documentos obtenidos el auditor puede trasladarse al lugar donde se realizara la certificación para iniciar el proceso de validación correspondiente. Posteriormente el usuario continuara con el proceso de la siguiente forma: debe ingresar nuevamente al sistema como se explico en el punto 5.1, y dirigirse a la opción DOCUMENTOS presione la opción Página 56 de 98 Manual de Usuario SGDA

57 Abril 2012 Certificación y posteriormente la opción Modificar : De la misma forma puede modificar comité del requerimiento, posteriormente debe presionar el botón Guardar para que los cambios sean efectuados. Ver imagen. Al oprimir esta opción se podrá observar la siguiente ventana, donde puede buscar los requerimientos que aún no están culminados. Y modificar los datos del requerimiento, como se muestra a continuación. Una vez que ha guardado los cambios, se debe avanzar de fase para seguir el proceso, en el cual se podrá observar una ventana que le admitirá al usuario reproducir una nueva asistencia, y autorización de emisión de acta si ocurrieron incidencias, en caso contrario debe simplemente avanzar de fase. Página 57 de 98 Manual de Usuario SGDA

58 Abril Al continuar, se muestra una ventana al usuario que consiste en indicar si las pruebas realizadas están conformes, dependiendo de la opción seleccionada por el usuario se mostrara un proceso subsiguiente. A continuación se procede a pulsar el botón Generar Acta donde se podrá observar el documento creado. 6.1 Si la opción seleccionada es SI, entonces el sistema notificara con un mensaje de información para poder continuar a efecto de saber si realmente las pruebas están conformes. Al presionar el botón SI se muestra el link el cual conlleva a tildar los documentos adjuntos que se obtuvieron durante el proceso de la certificación, luego de seleccionar los documentos que aplican al caso, es necesario guardar los cambios. Dicho documento puede ser exportado en el formato de su preferencia, como se muestra a continuación. Página 58 de 98 Manual de Usuario SGDA

59 Abril 2012 El cual accederá a la ventana donde se podrán agregar las incidencias encontradas durante la visita a la certificación. Para agregar las incidencias encontradas se realizaran los siguientes pasos: Consecutivamente se procede hacer clic en el botón Avanzar, el proceso ha concluido. a.- Eliminar la incidencia que se genera por defecto, seleccionando la incidencia y haciendo clic en el botón Eliminar, como se muestra en la siguiente ventana. 6.2 Si la opción seleccionada es NO, entonces el sistema notificara con un mensaje como el siguiente: El sistema notificara al usuario que se ha eliminado la incidencia mediante el siguiente mensaje. Y al presionar el botón SI seguidamente se observa el siguiente link: Página 59 de 98 Manual de Usuario SGDA

60 Abril 2012 b.- De esta forma podemos ingresar la incidencia encontrada, para la cual es necesario que introduzca los datos que se muestran en orden necesariamente, dado que no existe ninguna asistencia anterior entonces el código de la misma será 1 por ende la incidencia corresponderá el número 1, en caso de ser varias incidencias entonces debe continuar el correlativo para efectos de llevar un control de las mismas. Al hacer las modificaciones pertinentes, puede observar que los campos asistencia e incidencia se encuentran inhabilitadas con el fin de que no puedan ser modificados debido a que son el identificador único de la incidencia, ver la imagen de referencia (observar que el estatus de la incidencia ha sido cambiado a solucionado): Posteriormente del llenado de los datos, debe hacer clic en el botón Insertar para que la incidencia sea guardada en la base de datos y se muestre en la tabla de incidencias encontradas, como se muestra a continuación. Para continuar proceda a pulsar el botón Guardar para ver los cambios. En caso que desee modificar una incidencia, entonces selecciónela y presione el botón Actualizar. Página 60 de 98 Manual de Usuario SGDA

61 Abril 2012 Inmediatamente de ingresar las incidencias encontradas presione el botón Avanzar para seguir el proceso, podrá observar la ventana de pruebas de certificación con el botón de Generar Acta inhabilitado dado que el acta no puede ser generada, entonces proceda a presionar el botón Avanzar el cual lo llevara a la siguiente ventana: Seguidamente que el usuario logra acceder al sistema se muestra la opción de SEGURIDAD, ver imagen de referencia. Al hacer clic en usuarios se muestra una ventana, donde el administrador puede realizar diversos procedimientos: -Para los usuarios: agregar, actualizar, inhabilitar usuario. Cabe destacar que este proceso se repetirá hasta que las pruebas estén conformes y pueda finalizar el proceso Módulo de Seguridad - Administración de Usuarios Es importante destacar que a esta opción del menú solo tendrá acceso el personal de seguridad de datos autorizado para la administración de usuarios de las aplicaciones en el banco. De igual forma el administrador debe acceder como se explico en el punto Para los Roles: agregar, modificar los permisos, eliminar. 1.-Agregar Usuario Debe ingresar todos los datos personales del usuario, así como también el o los roles que se le asignaran, y seguidamente presionar el botón Guardar, ver la imagen de referencia. Página 61 de 98 Manual de Usuario SGDA

62 Abril 2012 posteriormente presionar el botón Actualizar, ver imagen de referencia. Si el proceso fue realizado perfectamente, el sistema informara mediante el siguiente mensaje: Si la operación fue realizada correctamente, el sistema indicara el suceso. Sin embargo puede ocurrir que el administrador no ingrese el rol o algún dato personal necesario para el registro, en ese caso el sistema mostrara el siguiente mensaje: 2.-Actualizar Usuario Primeramente para realizar cualquier modificación debe elegir un usuario, y efectuar los cambios pertinentes, 3.-Agregar Nuevo Rol En caso de que el administrador desee agregar un nuevo rol, se encuentra con la opción de Agregar Rol la cual le permitirá visualizar los roles existentes hasta el momento, además de poder adicionar uno nuevo. Ahora bien, registrar el rol resulta una tarea muy sencilla, solo de debe ingresar los datos del rol, asignar los permisos al rol y Página 62 de 98 Manual de Usuario SGDA

63 Abril 2012 posteriormente presionar el botón Guardar, ver imagen de referencia. 5.-Eliminar Rol 4.-Modificar Rol Así como se puede agregar un rol, también podemos modificar los permisos del rol, al presionar el botón Modificar Rol, se observa una ventana que al igual que la anterior, que permite conocer los roles existentes, y al seleccionar el que deseamos modificar, se pueden ver los permisos que tiene el rol, y los que existen para su posible modificación. Una vez que haya hecho sus modificaciones proceda hacer clic en el botón Actualizar para guardar los cambios realizados. Esta opción ofrece al administrador poder eliminar el o los roles que considere no sean necesarios. Para realizar este procedimiento simplemente debe seleccionar el rol a eliminar y presionar el botón X. Al presionar la X el sistema emitirá un mensaje con la finalidad de confirmar que realmente desea eliminar el rol. Y posteriormente si elige que SI, entonces le informara que lo ha realizado correctamente. Página 63 de 98 Manual de Usuario SGDA

64 Abril 2012 estatus por el cual se desea generar la consulta, así como también especificar si es Por Gerencia o Por Usuario, finalmente presione el botón Lupa para iniciar la búsqueda, ver imagen de referencia Módulo de Reportes -Consultas Este módulo le admitirá al usuario poder visualizar cierta información correspondiente a la actas de certificación, primeramente el usuario debe acceder (si tiene el permiso para consultar) como se explico en el punto 5.1, y posteriormente presionar en el menú Reportes, luego consultas Consultas, ver la imagen de referencia. En caso de buscar información para las Actas Cumlminadas se cuenta con un poco más de detalle en cuanto a los datos generados, dado que se puede obtener un reporte para cada uno de los casos, el cual cuenta con la información bien especificada y graficos, a partir de la cual el gerente puede tomar desiciones según sea su conveniencia. La siguiente opción le mostrara una ventana donde el usuario puede informarse acerca de las actas de certificación según su estatus, el cual puede estar En proceso o Culminado.Es necesario seleccionar el Página 64 de 98 Manual de Usuario SGDA

65 Abril 2012 Si presiona el botón Generar Reporte por Gerencia entonces podra ver el informe un poco más especificado. De igual forma si presiona el botón Generar Reporte por Usuario podrá observar la informacion detallada. Página 65 de 98 Manual de Usuario SGDA

66 Abril OBJETIVO ANEXO D MANUAL DE INSTALACIÓN Permitir al usuario informase acerca de los requisitos necesarios para llevar a cabo la correcta instalación del sistema. SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS DE AUDITORIA (SGDA) 2. REQUISITOS MÍNIMOS DE HARDWARE Fecha de Elaboración: Abril Dirigido a: - Gerencia Auditoria de Sistemas Procesador: procesador Pentium a 400 MHz o equivalente (mínimo); procesador Pentium a 1 GHz o equivalente (recomendado). Contenido: 1. Objetivo. 2. Requisitos Mínimos de Hardware. 3. Consideraciones Previas. 5. Guía de Instalación RAM: 256 MB (mínimo); 1 MB o superior (recomendado). Disco duro: se pueden necesitar hasta 500 MB de espacio disponible (Utilizado para la instalación del framework 3.5, en el caso de que la maquina del cliente no lo contenga). Elaborado por: Pantalla: 800 x 600, 256 colores (mínimo); color de alta densidad de 1024 x 768, 32 bits (recomendado). Bautista Jaklin Pasante Página 66 de 98 Manual de Instalación SGDA

67 Abril CONSIDERACIONES PREVIAS 4. GUIA DE INSTALACION Para la instalación del sistema, es necesario previamente que el equipo del cliente tenga instalado:.net framework versión 3.5: agrega de forma incremental las nuevas características de.net Framework 3.0. Por ejemplo, los conjuntos de características de Windows Workflow Foundation (WF), Windows Communication Foundation (WCF), Windows Presentation Foundation (WPF) y Windows CardSpace. Además,.NET Framework 3.5 contiene una serie de características nuevas en distintas áreas tecnológicas que se han agregado como nuevos ensamblados para evitar cambios destacados. A continuación se muestran los pasos a seguir para la instalación del Sistema Gestor de Documentos: 1.- Diríjase al CD instalación, el cual contiene el programa instalador, haga clic Setup SGDA.msi, ver imagen de referencia: 2.-Seguidamente podrá observar la bienvenida del asistente para la instalación del SGDA. Windows Installer 3.1: es un programa que nos ayuda en las instalaciones de aplicaciones Windows, al mismo tiempo actualiza para no tener problemas cuando iniciamos alguna instalación de archivos msi. Los cuales se encuentran en el CD de instalación. 3.-Presione el botón Next para continuar. En esta ventana el usuario debe seleccionar la carpeta del sistema local donde desea instalar la aplicación. Puede aceptar la ruta Página 67 de 98 Manual de Instalación SGDA

68 Abril 2012 que se ofrece por defecto o pulsar el botón Browse para indicar otra distinta. 4.- El siguiente requisito es confirmar que se desea instalar la aplicación pulsando el botón Next. 6.- Se indica el último cuadro la finalización de la instalación. 5.- Si todo es correcto, el programa de setup procede a la instalación de la aplicación, indicando con una barra de progreso el avance del proceso. Página 68 de 98 Manual de Instalación SGDA

69 ANEXO E DOCUMENTACION TECNICA SISTEMA GESTOR DE DOCUMENTOS DE AUDITORIA Gerencia de Proyectos Tecnológicos 69

70 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROGRAMA Actualmente en la Gerencia de Auditoria de Sistemas se lleva a cabo el desarrollo, la gestión y control de documentos de auditoría de forma manual en hojas de Excel, Word y Project lo cual impide llevar un control oportuno de los documentos, dado que a cada uno de ellos se le asigna manualmente un código, la fecha de inicio y fecha fin, entre otros. Debido a que cada documento es totalmente independiente del otro esto imposibilita el arqueo de los mismos para el seguimiento adecuado de los temas pendientes de las gerencias. En este sentido, surge la necesidad de diseñar y desarrollar un sistema que permita de manera eficaz la creación, administración y control de documentos de auditoria, específicamente en la generación de actas, así como los documentos que son necesarios para llevar a cabo el proceso de certificación, además el sistema debe incluir un módulo para la administración de usuarios que se conecte con el directorio activo de Windows para el acceso del mismo, adicionalmente es necesario el desarrollo de un módulo que permita consultar la información generada. Lugar y Fecha de Preparación: Sede del Centro Alterno, Banco Guayana, Puerto Ordaz, 16 de Abril de Responsable: Bautista Jaklin Pasante. Objetivo: Desarrollo de los módulos de Documentos, Seguridad y Reportes del sistema gestor de documentos de auditoria. Gerencia de Proyectos Tecnológicos 70

71 Alcance: El sistema gestor de documentos de auditoria va a permitir la creación, y modificación de las actas de certificación, así como también la adecuada administración de usuarios y el acceso a la información mediante consultas. Lenguaje de programación Visual Basic.NET Manejador de base de dato empleado Microsoft SQL Server 2005 Gerencia de Proyectos Tecnológicos 71

72 DIAGRAMA DE CASOS DE USO A continuación se describe cada uno de lo actores que intervienen en el sistema. Gerencia de Proyectos Tecnológicos 72