Carta Técnica. Sin costo para versiones CONTPAQi Comercial Start/Pro versión y anteriores.

Transcripción

1 Carta Técnica Versión: Liberación: 20 de octubre de Actualización Sin costo para versiones CONTPAQi Comercial Start/Pro versión y anteriores. Recuerda Al actualizar una versión, es OBLIGATORIO cerrar el sistema. Programa el proceso de actualización y avisa oportunamente a los usuarios de las terminales antes de ejecutarlo.

2 Contenido CARTA TÉCNICA... 1 CONTENIDO... 2 NOVEDADES... 4 Listas personalizadas... 4 Asignación de almacén y sucursal... 6 Método de pago... 9 Saldos Iniciales MEJORAS CORREO ELECTRÓNICO Folio-Ticket: D RÉGIMEN FISCAL Folio-Ticket: C FOLIO CONSECUTIVO Folio-Ticket: C CONTRASEÑA BASE DE DATOS Folio-Ticket: C PEDIDOS PARCIALES Folio-Ticket: D TESORERÍA Folio-Ticket: D CÓDIGO DE BARRAS Folio-Ticket: D , IMPORTES Folio-Ticket: D , SEGMENTOS DE NEGOCIO Folio-Ticket: D , LISTA DE PRECIOS Folio-Ticket: D DOCUMENTOS Folio-Ticket: D

3 Folio-Ticket: D Folio-Ticket: D , Folio-Ticket: D Folio-Ticket: D Folio-Ticket: D XML Folio-Ticket: D Folio-Ticket: D , ALMACÉN Folio-Ticket: D ,

4 Listas personalizadas Novedades En esta versión podrás generar nuevas listas por Tipo de documento, sin necesidad de copiar una anterior, esta característica la encuentras en CONTPAQi Comercial Pro. Para crear una nueva lista, hay que hacer lo siguiente: Paso Acción 1 Localiza el Tipo de Documento al que deseas generar la nueva lista. 2 Selecciona el documento y haz clic derecho sobre él 3 Dentro del menú hay que seleccionar Nueva Lista. 4

5 Listas personalizadas, continuación Paso Acción 4 Hay que asignar una Clave de la lista 5 Para finalizar abrirá la ventana de configuración, dentro del campo indicado hay que asignar el nombre con el que la identificaremos en el menú 5

6 Asignación de almacén y sucursal Ahora al crear un documento podrás encontrar asignado por omisión el almacén/sucursal: 6

7 Asignación de almacén y sucursal, continuación Solo hay que realizar la siguiente configuración en los Tipos de Documento donde se maneje el almacén y sucursal: Paso Acción 1 Localiza el Tipo de Documento al que deseas asignar el almacén. 2 Selecciona el documento y haz clic derecho sobre él 3 Dentro del menú hay que seleccionar Propiedades 7

8 Asignación de almacén y sucursal, continuación Paso Acción 4 Dentro de la ventana Propiedades, localiza el campo Almacén 5 Es en este campo donde se asingará el almacén con el que trabajará ese Tipo de Documento 8

9 Método de pago Al momento de emitir un CFDI y el método de pago se encuentre vacío, se podrá predefinir un texto personalizado con la leyenda que desee. Para ello se agregó un nuevo campo dentro de la pestaña CONTPAQi Comercial, botón opciones y en la sección Documentos, se puede leer Etiqueta método de pago No identificado, es ahí donde se debe de agregar la leyenda que se desee que se muestre al dejar vacío el campo, por ejemplo No aplica. Toma en cuenta que debe de tener como mínimo cuatro caracteres, sino se mostrará la leyenda La etiqueta del método de pago: no identificado debe de ser de mínimo 4 caracteres: 9

10 Saldos Iniciales Ahora en CONTPAQi Comercial Start/Pro puedes registrar tus saldos iniciales de una forma sencilla y rápida. 1. Solo crea tus documentos a partir de los XML 2. Captura tu información en la hoja SaldosIniciales.xlsx 3. Carga tu información al sistema. Realiza los siguientes pasos para cargar los saldos iniciales a tu empresa. Configuración previa Antes de comenzar a trabajar con la creación de documentos a partir de los XML es recomendable que generes las carpetas en donde guardarás los XML recibidos y emitidos. Ingresa a la carpeta donde está tu base de datos de CONTPAQi Comercial Start/Pro y crea las siguientes carpetas. XML Recibidos XML Emitidos. Posteriormente, en CONTPAQi Comercial Star/Pro, ingresa al menú CONTPAQI COMERCIAL / Opciones y localiza el apartado CFDI, en la parte derecha deberás definir la ruta de la carpeta de XML recibidos y XML emitidos que creaste previamente. Recuerda que tu empresa debe estar configurada previamente para el manejo de Factura Electrónica, de lo contrario estas opciones no estarán disponibles. 10

11 Saldos Iniciales, continuación Una vez confirmada la configuración de la empresa, es necesario cargar los XML tanto emitidos como recibidos, ingresa a la sección Organización y haz clic sobre el módulo XML Recibidos luego haz clic sobre el botón Importar XML. Posteriormente CONTPAQi Comercial Start/Pro comenzará a cargar los XML a este módulo. Valida que tus XML se encuentran en la vista principal. 11

12 Saldos Iniciales, continuación Realiza el mismo procedimiento, pero en el módulo XML Emitidos y valida que tu información se registre correctamente. Después de cargar los XML, selecciona los registros que convertirás a documentos y haz clic sobre el botón Generar documento. Este botón lo encontrarás en ambos módulos XML Recibidos y XML Emitidos. 12

13 Saldos Iniciales, continuación Una vez creados los documentos podrás validar que ya existen los catálogos de Clientes, Proveedores y Productos. Los documentos creados a partir de los XML generaron cuentas por cobrar y cuentas por Pagar. Ahora solo cargaremos los saldos iniciales con la hoja SaldosIniciales.xlsx, en el siguiente ejemplo tomaremos al Cliente SOFLAND. Realiza los siguientes pasos para cargar los saldos iniciales. Paso Acción 1 En la sección Tesorería haz clic sobre el módulo Cuentas por Cobrar. Revisa la columna Vencido para ver el saldo de tu cliente. 2 En un explorador de archivos ingresa a la ruta C:\Program Files (x86)\compac\comercialsp y abre el archivo SaldosIniciales.xlsx. 13

14 Saldos Iniciales, continuación Paso Acción 3 Una vez dentro del archivo SaldosIniciales.xlsx podrás observar 4 hojas llamadas Proveedores, Clientes, Bancos e Inventarios. Selecciona el catálogo donde capturarás los saldos iniciales, en este ejemplo seleccionaremos Clientes para visualizar las siguientes columnas. 4 Captura el RFC y Nombre de los Clientes que capturarás los saldos iniciales. En la columna Sin XML, captura el importe que se ajustará para los documentos sin timbrar y la columna Con XML registra el saldo inicial del cliente para los documentos ya timbrados, la suma de estas dos columnas dará el Saldo Total a cargar. Consulta esta información con el estado de cuenta de tu cliente en tu sistema anterior, y toma nota del saldo Final y fecha corte del reporte. Fecha Corte Saldo final Cliente 14

15 Saldos Iniciales, continuación Paso Acción 4 (Continua) La información deberá mostrase del siguiente modo. Todo el saldo se registró en la columna Con XML 5 Guarda los cambios del documento y cierra el archivo SaldosIniciales.xlsx. 6 En CONTPAQi Comercial Start/Pro haz clic sobre el menú CONTPAQI COMERCIAL y haz clic sobre Importar Catálogo. En la siguiente ventana selecciona el catálogo Saldos iniciales y haz clic en Aceptar.. Posteriormente Selecciona el archivo SaldosIniciales.xlsx que guardaste en el paso 5. 15

16 Saldos Iniciales, continuación Paso Acción 7 Al finalizar se mostrará la siguiente ventana confirmando que la información de Excel se cargó correctamente. Haz clic en Aceptar para finalizar. Una vez cargada la información en CONTPAQi Comercial Start/Pro revisa el módulo Cuentas por Cobrar de la sección Tesorería y valida que el saldo de tu cliente disminuyo. Visualiza los documentos saldados. Al cargar el archivo SaldosIniciales.xlsx con la información de los saldos de tus clientes, el sistema toma la como referencia la columna Fecha de Saldo de Arranque para comenzar a evaluar los documentos saldando los más antiguos. 16

17 Saldos Iniciales, continuación Para este ejemplo visualizaremos las Facturas Cliente. Las facturas posteriores a la Fecha de Saldo de Arranque no se evaluarán para crear el saldo inicial. Solo se saldarán los documentos anteriores a dicha fecha. Los documentos posteriores a la fecha de Saldo de Arranque, no se evaluarán para el saldo inicial. Suma los documentos con saldo pendiente anteriores a la fecha Saldo de Arranque, notarás que la suma de dichos documentos da el importe del saldo inicial. La suma de estos documentos es el saldo inicial que capturaste en la hoja de Excel $7,000.00, se ajustarán saldos del documento para llegar a este importe. 17

18 Saldos Iniciales, continuación Otra forma de visualizar este saldo es aplicar un filtro avanzado mostrando los documentos anteriores a la fecha del Saldo de Arranque. Al crear el saldo inicial del cliente se registrarán automáticamente los documentos Otros Egresos mostrando los importes en negativo en la columna Total Aplicado. 18

19 Saldos Iniciales, continuación Para los proveedores es similar el procedimiento, solo captura los saldos iniciales en la hoja Proveedores del archivo SaldosIniciales.xlsd y carga la información a CONTPAQi Comercial Start/Pro. Consideraciones Saldo Inicial Clientes y Proveedores Si capturaste el saldo inicial para uno o varios clientes o proveedores, por omisión, se saldarán todos los documentos existentes, tanto de clientes o proveedores sin importar que no se hayan especificado en el proceso de Cargado de saldos iniciales. Al capturar un cliente o proveedor, en la hoja de Excel que no existe en CONTPAQi Comercial Start/Pro, este se creará automáticamente al cargar los saldos iniciales generando un documento con la descripción Saldo Inicial. Saldo inicial Bancos Abre el archivo SaldosIniciales.xlsx y captura las cuentas bancarias con sus saldos y posteriormente carga tu archivo a CONTPAQi Comercial Start/Pro, el catálogo de la cuenta bancaria y el saldo se crearán automáticamente. 19

20 Saldo inicial Inventario. Siguiendo la dinámica anterior, registra el Almacén, ID Producto, Descripción, Cantidad y Costo de tus productos. Al importar el archivo se registrará un documento de Ajuste de inventario con las existencias capturadas. Al finalizar revisa el Kardex para confirmar las existencias. Consideraciones inventario inicial Es importante que el producto exista en el sistema ya que el dato ID Producto es obligatorio. Si el almacén no existe, este se creará automáticamente. 20

21 Mejoras Correo electrónico Folio-Ticket: D155 A partir de esta versión, ya se tienen pre-configuradas las cuentas de correo electrónico más comunes. Por ejemplo: Gmail Solo hay que asignar la cuenta de correo y contraseña. No solicita configuración de puertos, ni servicios de SMTP Régimen fiscal Folio-Ticket: C Dentro del listado Régimen, ya forma parte Régimen de Incorporación Fiscal Folio consecutivo Folio-Ticket: C A partir de esta versión los folios consecutivos en los documentos se asignarán al momento que se guarde el documento. Contraseña Base de datos Folio-Ticket: C Desde esta versión se elimina el campo cambiar contraseña para las bases de datos. 21

22 Pedidos Parciales Folio-Ticket: D Al momento de limpiar los pedidos parciales se actualiza correctamente la cantidad al visualizarse en el Kardex. Tesorería Folio-Ticket: D Ahora ya puedes utilizar la casilla Usar números consecutivos en cheques al momento de dar de alta una cuenta bancaria. Código de barras Folio-Ticket: D , Ya es posible imprimir el código de barras de los productos y servicios en el sistema con las impresoras con lenguaje EPL y ZPL. Importes Folio-Ticket: D , Cuando se utilice algún documento con moneda extranjera y se actualice el tipo de cambio, por medio del botón actualizar divisa del documento, este ya no queda en cero. Segmentos de negocio Folio-Ticket: D , A partir de esta versión ya es posible generar pólizas cuando se utilizan segmentos de negocio en los movimientos de la póliza en CONTPAQi Contabilidad. Lista de precios Folio-Ticket: D Dentro de la vista de productos, se muestran los tres tipos de precios existentes: Clásica, Volumen y Lista de precios. 22

23 Documentos Folio-Ticket: D El documento de Orden de Compra ya se muestra de manera correcta las cantidades en la opción Resumen de Entregas, que se encuentra dentro del documento. Folio-Ticket: D Cuando se cree un documento de venta y se asigne el vendedor mostrará el porcentaje de comisión capturado en el catálogo de empleados. Folio-Ticket: D , Ahora se muestra correctamente el vendedor en la vista preliminar de los documentos. Folio-Ticket: D Ya es posible imprimir o pre visualizar una factura cliente, donde el formato de impresión cuente con las consultas personalizadas basadas en la clave DocumentID para que este sea el nombre de tu consulta: MiConsulta-DocumentID-DeImpresión Recuerda asignar los guiones antes y después de clave. Folio-Ticket: D Dentro de las Facturas cliente ya se puede aplicar el filtro avanzado con el operador es igual a. Folio-Ticket: D No es posible eliminar documentos que ya se encuentren timbrados a partir de esta versión. 23

24 XML Folio-Ticket: D Dentro del XML de las facturas ya se muestran los nodos con la información de los pedimentos. Folio-Ticket: D , Al generar una factura desde un XML emitido y realizar el pago total del documento ya no se muestra la leyenda Pagado de más. Almacén Folio-Ticket: D , En esta versión ya se pueden visualizar los almacenes compartidos en todas las empresas de la base de datos. Salvador Flores Valle LÍDER DE PRODUCTO CONTPAQI COMERCIAL START Y PRO L.I. Jair Carrillo Marroquin GENERACIÓN DE CONOCIMIENTO Si deseas evaluar el documento, haz clic aquí. Ingresa con el usuario EVALUADOR 24