INGRESO DE FACTURA. Objetivo Describir el procedimiento que permite formalizar en E-Buyplace el ingreso de una factura.

Transcripción

1 INGRESO DE FACTURA Objetivo Describir el procedimiento que permite formalizar en E-Buyplace el ingreso de una factura. Alcance y Responsables Aplica a todos los proveedores que le proveen bienes y/o servicios a las sociedades ANDREANI LOGISTICA SA, CORREO ANDREANI SA, FUNDACION ANDREANI y/o SHERWOOD. Ingreso y Logueo en el Sitio Hacer doble clic sobre el icono del navegador de internet que disponga en su computadora (Ej.: Internet Explorer (recomendado), Google Chrome, Mozilla, etc.). Ingresar a la página web en donde deberá de ingresar los datos para loguearse en el sitio, según el siguiente criterio: 1. Empresa: ingresar su CUIT (sin guiones y sin el último digito verificador). 2. Usuario: será provista por el proveedor e-buyplace, en de bienvenida. 3. Contraseña: será provista por el proveedor e- buyplace en de bienvenida. 4. Por ultimo hacer clic en el botón ingresar. Al ingresar por primera vez al sitio deberá modificar la contraseña obligatoriamente, ya que la contraseña creada por e-buyplace es genérica y, por lo tanto, insegura. Deberá ingresar la contraseña actual, (con la que ingresó al sitio) y deberá crear una nueva contraseña; la misma deberá ser alfanumérica (es decir, debe tener números y letras) y deberá contener entre 6 (seis) y 10 (diez) caracteres. Para disminuir la posibilidad de errores en la contraseña, deberá ingresarla dos veces exactamente igual, para concluir hacer clic en el botón confirmar. Página 1

2 Una vez dentro de la plataforma y antes de comenzar a operar en la misma es necesario que indique sobre qué empresa va a operar, dentro de menú se encuentra la opción operar con (1), se desplegara una lista de todas las empresas a las que le presta servicio y deberá de seleccionar una de las empresas que integran el GRUPO LOGISTICO ANDREANI (GLA), como ser ANDREANI LOGISTICA SA (2), CORREO ANDREANI SA, FUNDACION ANDREANI y/o SHERWOOD. 1 2 La manera de identificar en que sociedad se está operando, es visualizando la cabecera de la plataforma, según se muestra en la imagen. Todas las acciones que realice en la plataforma lo hará en esa sociedad, en caso de desear operar con otra sociedad del GRUPO LOGISTICO ANDREANI (GLA), repetir los pasos anteriores. Página 2

3 Antes de iniciar el ingreso de la factura en e-buyplace, es necesario que se configure el número de CAI, CAE y/o COE, según corresponda, mediante los siguientes pasos. Menú: Datos Empresarios >> Números CAI AFIP Se accederá al detalle de los números de CAI, CAE y/o COE que se hayan cargado. En caso de ingresar por primera vez no se visualizaran datos cargados. Para iniciar la carga de un nuevo CAI, se procede haciendo clic en el icono agregar y se accederá a la pantalla que dara inicio a la carga del código. En esta pantalla se deberá de seleccionar que tipo código se desea cargar (1), para ello hay que hacer clic en el recuadro que corresponda a cada código. Una vez identificado el tipo de código que se desea, se habilitara la carga de los campos de descripción. Campos obligatorios: Tipo de comprobante: al seleccionar el tipo de comprobante pasar al siguiente campo, se completara de manera automática el campo de la Letra. Numero de comprobante: indicar punto de venta, desde y hasta, número de CAI. Fecha de vigencia del CAI: indicar desde y hasta cuándo estará vigente el CAI. 1 2 Para finalizar con el proceso será necesario hacer clic en el icono grabar. Página 3

4 Menú: Operaciones >> Facturación >> Ingresar Facturas Luego de acceder al menú, se visualizara el siguiente mensaje. Se accederá, en forma de detalle, a todos los remitos (ingreso de entrega) ingresados con anterioridad, siempre y cuando los mismos fueron verificados por las diferentes unidades de negocios del GRUPO LOGISTICO ANDREANI (GLA). Para iniciar el proceso de ingreso de factura, es necesario hacer clic en el recuadro, que posee cada una de las posiciones, sobre las cuales se desea hacer el ingreso de factura. Para los casos en donde se desee entregar el total de las posiciones que contenga el/los remitos, se puede hacer clic en el recuadro que está al lado del número de remito (1) y de manera automática se tildaran todas las posiciones que contenga el/los remitos. Para este ejemplo, se realizara un ingreso de factura solo sobre una posición (2) del total que contiene este ingreso de remito. Una vez seleccionada la posición y con el fin de continuar en el proceso es necesario hacer clic en el icono aceptar (3). Página 4

5 1 3 2 En caso de seleccionar más de un remito, para asociarlo a una única factura, se debe de tener en cuenta dos condiciones: 1) Que las órdenes de compra hayan sido expresados en la misma moneda (Pesos, Dólar o Euro) 2) Y que la condición de pago de la orden de compra sea la misma, para todos los casos seleccionados. Si por error se seleccionara más de un remito y los mismos no cumplan con las condiciones anteriormente mencionadas, se mostrara el siguiente mensaje de advertencia. En la siguiente pantalla será necesario completar los datos de la factura a ingresar, en relación a los remitos preseleccionados con anterioridad. Datos Obligatorios: 1) Número de Factura (1): indicar el número completo de la factura y su tipo de letra (A, B, C o M). 2) Adjuntar Factura (2): adjuntar factura digitalizada. 3) Fecha de la Factura (3): fecha de la factura a ingresar en e-buyplace. 4) Moneda de la Factura (4): indicar moneda. 5) Controlador Fiscal (5): se debe indicar el tipo de controlador fiscal correspondientes (Ej.: CAE/CAI, CAEA o COE). 6) IVA (6): indicar el tipo de IVA correspondiente a cada uno de los materiales contemplados en la factura, el tipo de IVA es necesario que se cargue posición por posición (se tiene la opción de seleccionar IVA para bienes y/o servicios). Página 5

6 Adjuntar Factura: para realizar el proceso de adjuntar la factura hacer clic en el icono y se abrirá una ventana para la búsqueda del archivo a adjuntar. Buscar la ubicación del archivo con el botón examinar y una vez identificado hacer clic en el botón adjuntar y el mismo se mostrara debajo en forma de lista. Por ultimo hacer clic en el botón terminar Página 6

7 Datos Opcionales: 1) Tipo cambio de Factura (1): en caso de corresponder indicar el tipo de cambio de la factura a ingresar. 2) Ajuste (2): sirve por si fuera necesario hacer algún tipo de ajustes de centavos, al hacer clic en el campo, se desplegara una lista de importes en negativos y positivos, lo que permitirá hacer un ajuste sobre el total de la factura a ingresar, haciendo coincidir en su totalidad lo ingresado con lo detallado en la OC. 3) Percepción de IVA (3) 4) Percepción de IIBB (3) 5) Otras Percepciones (3): es posible agregar otras precepciones, haciendo clic en el icono agregar Una vez ingresado todos los datos requeridos por la plataforma y con el fin de concluir con el proceso, es necesario hacer clic en el icono Aceptar. Página 7

8 Por último la plataforma nos preguntara si estamos seguros de ingresar la factura, en caso de estarlo, hacer clic en el botón Aceptar, caso contrario hacer clic en el botón Cancelar. Luego de hacer clic en el botón Aceptar, la plataforma nos muestra los siguientes mensajes, confirmando que la factura fue ingresada correctamente. Hacer clic en el botón Imprimir ticket y se mostrara el siguiente mensaje. Para los casos en donde se haya ingresado una factura con CAI, se debe de imprimir el documento y adjuntarlo a la factura física a entregar a cuentas a pagar. Página 8

9 Otras Funciones Menú: Operaciones >> Facturación >> Facturas Pendientes de Proceso. Se visualizaran todas las facturas que aún no fueron procesadas en el departamento de cuentas a pagar en el GLA. Menú: Operaciones >> Facturación >> Facturas Rechazadas. Se visualizaran todas las facturas ingresadas y que han sido rechazadas. Menú: Operaciones >> Facturación >> Consulta de Facturas Ingresadas. Se visualizaran todas las facturas ingresadas en la plataforma e-buyplace. Se mostraran en forma de detalle, según imagen: Menú: Operaciones >> Facturación >> Ingreso de Facturas por anticipo. Se visualizaran todas las órdenes de compra, que tienen como condición de pago anticipo, por lo que deberá selección la misma e ingresar la factura correspondiente al anticipo acordado entre las partes. Observaciones: En caso de que se olvide indicar el tipo de controlador fiscal, la plataforma nos arrojara el siguiente mensaje de advertencia. Completar el mismo y seguir con el proceso de ingreso de factura. En caso de olvidar adjuntar la factura, la plataforma le mostrara el siguiente mensaje de advertencia. Adjuntar la misma y seguir con el proceso de ingreso de factura. Página 9

10 Para consultas acerca de cómo utilizar EbuyPlace Mesa de Ayuda E-Buyplace (EBP) Tel: / (011) Mail: info@e-buyplace.com Para consultas acerca del proceso de Compras Mail: compras@andreani.com Página 10