La inversión municipal y el monitoreo ciudadano. Recolectando la información: fuentes. Organizando la información: pasos a seguir

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2 CONTENIDOS 1 La inversión municipal y el monitoreo ciudadano 4 2 Cómo elegir el PIP a monitorear? 5 3 Recolectando la información: fuentes 5 4 Organizando la información: pasos a seguir 7 5 A. B. C. D. E. F. Desarrollando el informe: pasos a seguir Información general Datos generales Análisis de la información Ejecución del monitoreo Conclusiones y recomendaciones Anexos del informe Anexos Anexo 1: Esquema del informe Anexo 2: Plan de trabajo para organizar las acciones de monitoreo Anexo 3: Glosario de términos Referencias 13 39

3 Monitoreando un Proyecto de Inversión Pública Introducción MIM Perú (Mejorando la Inversión Municipal) es una iniciativa que reúne a instituciones de la sociedad civil para promover el Buen Gobierno Municipal en los gobiernos locales que reciben recursos significativos de canon y sobrecanon, los mismos que se espera se destinen a mejorar la calidad de vida de la población. La iniciativa promueve también el diálogo informado entre la ciudadanía y sus autoridades locales para contribuir a mejorar el impacto de la inversión pública en el desarrollo local. En tal sentido, MIM Perú promueve talleres de capacitación para fortalecer las capacidades de participación y monitoreo ciudadano de los líderes y lideresas de la sociedad civil organizada y de los miembros de los Comités de Vigilancia del Presupuesto Participativo. El monitoreo de los Proyectos de Inversión Pública municipal en ejecución es una labor que le permite a la ciudadanía conocer cómo se invierten los recursos municipales e informar a las autoridades sobre los resultados del monitoreo y las recomendaciones desde la población. MIM Perú ha diseñado la presente guía metodológica para brindar una herramienta sencilla que permite sistematizar en un informe los resultados del monitoreo de un Proyecto de Inversión Pública municipal. La guía explora los pasos a seguir para el proceso, cómo usar los sistemas de información pública disponibles y un esquema básico de cómo elaborar un informe de monitoreo. Si se desea monitorear más de un Proyecto de Inversión Pública, puede utilizarse el mismo esquema de informe por cada proyecto a monitorear. Esperamos que esta guía les sea de utilidad y les permita concretar el monitoreo planteado. 3

4 1. La inversión municipal y el monitoreo ciudadano Los Proyectos de Inversión Pública (PIP) permiten a las municipalidades invertir sus recursos en mejoras concretas para la calidad de vida de la población. El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) define un PIP como una intervención limitada en el tiempo que tiene como objetivo crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad productora o de provisión de bienes o servicios de una Entidad 1, en este caso de una municipalidad. Estos proyectos pueden implementarse en los diversos sectores en los que la municipalidad tiene competencia, como son educación, salud, saneamiento, transporte, entre otros. Las y los ciudadanos pueden, y deben, monitorear la ejecución de los PIP con la finalidad de que las inversiones realizadas por la municipalidad respondan a las necesidades de la población y se hagan de manera eficiente y transparente para el mayor beneficio de la comunidad. Asimismo, parte de las funciones de los Comités de Vigilancia del Presupuesto Participativo (CVPP) municipal es monitorear que la ejecución de los PIP priorizados en el proceso participativo se realicen de manera adecuada. Sin embargo, la labor de los CVPP puede verse fortalecida si los distintos actores de la sociedad civil realizan prácticas de monitoreo permanente. Es a través del monitoreo, es decir, a través de la observación permanente y sistemática de los avances de los PIP, que los ciudadanos y las ciudadanas pueden conocer cómo se ejecuta la inversión municipal. El proceso de monitoreo ciudadano beneficia tanto a la población como a las autoridades locales, porque de esta forma tendrán información actualizada que les permitirá tomar decisiones más informadas para mejorar la inversión y, de esta manera, mejorar la atención a las demandas y necesidades de la ciudadanía. Cuando un PIP es incluido en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) de una municipalidad, es cuando comienza su fase de ejecución. Monitorear esta fase es clave porque es desde este momento en que comienza a tomar forma el proyecto que generará mejoras en la calidad de vida de un grupo de personas. Que el PIP se realice de acuerdo al cronograma planteado inicialmente, que no exceda el costo total estimado y que responda efectivamente a los resultados esperados es de suma importancia en una gestión transparente y eficiente. 4 1 Fuente: Página web del Ministerio de Economía y Finanzas: tent&view=article&id=875&itemid=100272&lang=es

5 2. Cómo elegir el PIP a monitorear? Las municipalidades ejecutan varios PIP en un mismo tiempo y no es posible monitorear todos juntos. Para elegir qué PIP podemos monitorear, se sugiere los siguientes criterios: a. Realizar un listado de los proyectos que la municipalidad se encuentra ejecutando. La lista de proyectos que la municipalidad está ejecutando se puede encontrar en los portales web de cada municipalidad o en la página: b. Elegir uno o más proyectos a monitorear tomando en consideración: Definir qué es lo que queremos vigilar? y la respuesta estará relacionada con los problemas prioritarios que afectan a la comunidad sobre los cuales la municipalidad tiene algún tipo de responsabilidad, como por ejemplo algún PIP sobre saneamiento y/o salud. Mayor importancia para la comunidad. Mayor impacto social y económico. Mayor monto económico de inversión. Una vez que se ha elegido el PIP que se quiere monitorear, se debe ir la Oficina de Programación de Inversiones (OPI) de la municipalidad para solicitar el código del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) del proyecto elegido. Los CVPP deben monitorear PIPs que hayan sido priorizados en el Presupuesto Participativo. 3. Recolectando la información: fuentes Para poder monitorear un PIP se puede obtener información de tres tipos de fuentes: a. Fuentes documentales: Aquellos documentos que la municipalidad debe proporcionarnos para la labor de vigilancia, como por ejemplo el expediente técnico de un PIP. 5

6 Qué es el expediente técnico? La fase de inversión del proyecto comienza con los estudios definitivos o la formulación del expediente técnico. Las normas de la Contraloría General de la República indican lo siguiente: El expediente técnico es el conjunto de documentos que contienen lo siguiente: La memoria descriptiva Las especificaciones técnica Los planos de ejecución de obras El metrado El presupuesto de obra La fecha de terminación del presupuesto de obra, incluyendo la información previa referida a las características técnicas El valor referencial La disponibilidad presupuestal La fuente de financiamiento Así, con el expediente técnico de un PIP podemos conocer: La calidad y cantidad de los materiales de construcción Los trabajos de construcción que se han programado realizar Los sistemas de control de calidad Los planos de obra El valor referencial de la obra El cronograma de ejecución de obra El expediente técnico de un PIP se solicita a la Unidad Ejecutora, a la OPI o al Gerente de Planeamiento y Presupuesto de la municipalidad. b. Fuentes virtuales: El uso de los portales de información del MEF. Aplicativo de consulta del Banco de Proyectos de Inversión Pública (SNIP- Net). El Banco de Proyectos SNIP- Net es un sistema administrativo del Estado peruano que promueve un uso eficiente de los recursos de inversión, buscando garantizar la sostenibilidad de los proyectos y los servicios públicos de calidad para el bienestar de la población. Todas las municipalidades deben registrar la información de proyectos de inversión en el Banco de Proyectos. 6

7 Aplicativo del Sistema Operativo de Seguimiento y Monitoreo (SOSEM). Es un aplicativo web que apoya la labor de seguimiento de los PIP y permite el acceso a información de la fase de preinversión e inversión, es de acceso público. c. Entrevistas personales: A funcionarios municipales encargados del PIP, líderes comunales y pobladores del área donde el PIP se está implementado por ser potenciales beneficiarios. La información recopilada a través de las distintas fuentes, debe ser organizada y analizada para poder evidenciar el grado de avance del proyecto y el complimiento de metas, así como elaborar conclusiones y recomendaciones que se consideren pertinentes. 4. Organizando la información: el informe de monitoreo Si bien no hay un esquema fijo para elaborar un informe sobre el monitoreo a la ejecución de un PIP, MIM Perú ha elaborado, en base al Instructivo del Presupuesto Participativo y el ciclo de ejecución de un PIP, un esquema que incluye elementos clave a monitorear. El esquema para presentar el informe de monitoreo incluye: Esquema del informe de monitoreo A. Información general: Contiene el nombre de la organización o del CVPP que elabora el informe del PIP, de los integrantes del equipo que realizó el monitoreo y de la municipalidad a la que pertenece el PIP monitoreado. B. Datos generales del proyecto: Incluye nombre del PIP, código SNIP, fecha de viabilidad, sector al que pertenece, objetivos, duración de la ejecución, ubicación geográfica, montos de inversión previstos, avance de ejecución, etc. C. Análisis de la información: a. Monitoreo y análisis de la ejecución financiera: Se refiere a los gastos que se efectuarán a lo largo de la ejecución del PIP y si corresponden con lo planteado inicialmente en el expediente técnico. 7

8 b. Monitoreo y análisis de la ejecución física: Se refiere al avance en la construcción o implementación de un PIP. Hablaremos de avance en construcción cuando el PIP es una obra, por ejemplo la construcción de una posta de salud o el asfaltado de una calle, y de avance en la implementación cuando por ejemplo se trata de un proyecto de capacitación a personal de salud. c. Monitoreo de la participación de los involucrados y beneficiarios: En esta sección debemos tomar en cuenta la opinión de los beneficiarios directos del PIP. Por ejemplo, si es que creen que el PIP mejorará su calidad de vida o si efectivamente el PIP está destinado a cubrir una necesidad prioritaria de la comunidad. D. Ejecución del monitoreo: Se indica cómo se realizó el monitoreo del PIP, qué tipo de fuentes se usaron, qué dificultades encontraron en el proceso, etc. E. Conclusiones y recomendaciones: Se presentan las conclusiones a las que se ha llegado luego de analizar la información de las distintas fuentes utilizadas. También se pueden dar sugerencias a las autoridades para mejorar la ejecución del PIP. F. Anexos del informe: Se adjuntan las evidencias de las gestiones realizadas, como envío de cartas a las autoridades, entrevistas a funcionarios o beneficiarios, fotos, etc. A continuación se explorará cómo obtener la información necesaria para cada una de las secciones del informe. 8

9 5. Desarrollando el informe: pasos a seguir A. Información general Se recomienda utilizar la siguiente tabla: Nombre de la organización y CVPP Nombres y apellidos de los integrantes DNI Organización Cargo en el CVPP (si es el caso) Teléfono y correo electrónico Nombre del proyecto y código SNIP Fecha de entrega del informe B. Datos generales del proyecto Los datos generales del proyecto se pueden encontrar en el Portal de Transparencia del MEF. Los pasos a seguir son: Paso 1: Ingresar al Portal de Transparencia del MEF a través de la siguiente dirección en Internet: Aparecerá la siguiente pantalla. A continuación ingresar al enlace: Inversión pública, como indica la flecha roja. 9

10 Paso 2: Ingresar al enlace de Banco de Proyectos del SNIP, tal como lo señala la flecha: 10

11 También se puede ingresar directamente escribiendo la siguiente dirección: Paso 3: A continuación se coloca el código SNIP del proyecto elegido. Para efectos de esta guía, utilizaremos como ejemplo el PIP Mejoramiento y rehabilitación de la infraestructura vial del jirón 27 de noviembre del distrito de Huaraz, cuyo código SNIP es

12 Paso 4: Una vez que se ingresa el código SNIP del proyecto, aparecerá la ficha técnica del mismo. Con la información que aparece en esta página se puede responder a las siguientes preguntas: Cuál es el nombre del proyecto? Cuál es su código SNIP? Cuál es la fecha en que se declaró viable? (día/ mes/año) A qué sector y programa pertenece? (responsabilidad funcional del PIP) Quién es el responsable funcional (sector) y cuál es el subprograma al que pertenece? Qué Unidad Formuladora formuló el PIP o quién es responsable de su formulación? Cuál es la Unidad Ejecutora del PIP o quién es responsable de la ejecución del proyecto? Cuáles son los objetivos del proyecto? Cuánto durará el proyecto? (meses, años) Cuál es la ubicación geográfica del proyecto? Cuál es la descripción del proyecto? Cuál es el número de beneficiarios directos? (desagregado por sexo) Cuál es el número de beneficiarios indirectos? (qué otros grupos se ven involucrados) Cuál es el porcentaje de ejecución física y financiera? 12

13 C. Análisis de la información Al momento de monitorear la ejecución de un PIP, debemos analizar tres aspectos: la ejecución financiera, la ejecución física y la percepción de los beneficiarios. Estos tres elementos nos darán una idea clara de cómo se está ejecutando el proyecto: a. Monitoreo y análisis de la ejecución financiera Seguir los siguientes pasos para encontrar la información referente a montos de inversión del PIP y porcentajes de ejecución a la fecha: Paso 1: Desde el Portal de Transparencia del MEF ingresar nuevamente al enlace Inversión pública. 13

14 Paso 2: Aquí ingresar al enlace que dice SOSEM: Módulo para el seguimiento a la inversión pública, como indica la flecha. 14

15 Paso 3: Ingresar el Código SNIP del PIP en la pantalla que aparecerá. Paso 4: En la nueva pantalla, ingresar al enlace que dice Ejecución financiera. 15

16 Paso 5: Aparecerá el gráfico con el avance de la ejecución total del PIP hasta la fecha y un gráfico con el avance de ejecución respecto al Presupuesto Institucional Modificado (PIM) por año. Para conocer más datos sobre la ejecución financiera de un PIP, hacer click en el primer icono de tabla al final de la página, tal como indica la flecha. 16

17 Con este paso se puede obtener información del porcentaje de avance respecto al PIM anual, es decir cuánto se ha gastado en el presente año, si está programado para ser ejecutado y el porcentaje de avance respecto a la inversión viable, es decir cuánto se ha invertido respecto al inicio del proyecto con relación al monto con que fue declarado viable. Con la información encontrada podemos responder las siguientes preguntas: Cuál fue el monto de inversión del proyecto cuando fue declarado viable? Cuánto fue la ejecución financiera total a la fecha? Cuál es el porcentaje de avance respecto al PIM anual? Cuál fue el porcentaje de avance respecto a la inversión viable? Así, en razón al proyecto que hemos tomado como ejemplo Mejoramiento y rehabilitación de la infraestructura vial del jirón 27 de noviembre del distrito de Huaraz, tenemos que: 17

18 1 Cuál es el monto de inversión del proyecto cuando fue declarado viable? 2 Cuánto fue la ejecución financiera total a la fecha? S/ ,00 S/ ,00 216% de la inversión inicial 3 Cuál es el porcentaje de avance respecto al PIM anual? En el % En el % En el % En el % En el % En el % 4 Cuál fue el porcentaje de avance respecto a la inversión viable? En el % En el % - S/ ,00 En el % - S/ ,00 En el % - S/ ,00 En el % En el % De los datos obtenidos se puede hacer un análisis como el siguiente: A pesar de que se declaró viable en el 2005, el proyecto se inició en el Por qué? El proyecto fue declarado viable con un monto determinado, pero hasta el 2010 ya se había invertido 50 % más de lo previsto. Por qué? Asimismo, de la comparación de la información que aparece en la página web con la obtenida del expediente técnico podremos determinar lo siguiente: Se inició la ejecución del proyecto en el momento que estaba previsto? Si la respuesta es no, por qué? Cuánto tiempo de ejecución lleva el proyecto? El nivel de avance del presupuesto se encuentra en adelanto o retraso de acuerdo al cronograma programado inicialmente? Cuánto del presupuesto se ha ejecutado por año y mes? La ejecución financiera ha sido constante o se ha detenido en algunos momentos? Por qué? 18

19 Es importante recordar que los datos obtenidos de la ejecución siempre se comparan con los datos del expediente técnico del PIP que se solicita a la Unidad Ejecutora, a la OPI o al Gerente de Planeamiento y Presupuesto de la municipalidad. Asimismo, cada una de las interrogantes generadas a partir de esta información deben ser respondidas por los responsables de la OPI y por la Unidad Ejecutora de la municipalidad. b. Monitoreo y análisis de la ejecución física El Banco de Proyectos del SNIP ubicado en el portal del MEF vuelve a ser una fuente importante para obtener información sobre este aspecto. Desde la página de inversión pública, se hace click en Banco de Proyectos : inv_publica/new-bp/operaciones-bp.php 19

20 Seguir los pasos realizados anteriormente: Colocar el código SNIP del PIP, para encontrar la ficha técnica del proyecto. Una vez que aparezca la ficha técnica del PIP, bajamos hasta encontrar el ítem 5: Componentes del Proyecto de Inversión Pública. En el ítem 5 de la ficha técnica del proyecto encontraremos las metas por componentes, el cronograma de inversión y el cronograma de los componentes físicos. Hay que notar que lo que aparece en la pantalla es un resumen. Para tener más detalles del PIP monitoreado debemos pedirle a la municipalidad el Plan de implementación establecido en el perfil del proyecto. 20

21 Cronograma de componentes físicos Unidad Meses Total por COMPONENTES de medida Setiembre 2005 Octubre 2005 Noviembre 2005 Diciembre 2005 componente Expediente técnico Global Obras civiles Global Supervisión Global Mitigación Global ambiental Gastos generales, utilidad e impuestos Global Con esta información, se puede conocer cuánto de la meta de cada componente se alcanzó a la fecha y estimar el porcentaje de avance. Por ejemplo, en caso de este PIP, se tiene lo siguiente: Componente Meta prevista (unidad de medida) Meta lograda a la fecha % de avance de acuerdo a lo programado Expediente técnico Global 100% 100% Obras civiles Global 100% 100% Supervisión Global 100% 100% Mitigación ambiental Global 100% 100% Gastos generales, utilidad e Impuestos Global 100% 100% Con la información que se obtiene de esta sección se puede responder las siguientes preguntas: Cuáles son las metas de avance del PIP para cada uno de sus componentes? La municipalidad respetó el avance físico de acuerdo a lo programado? Por qué? Asimismo, la información nos ayudará a conocer parte de la ejecución física del proyecto que estamos monitoreando, como: 21

22 Cuál es el cronograma de inversión para cada uno de sus componentes? Cuál es el cronograma de ejecución de los componentes físicos del PIP? Cuál es la meta prefijada por cada componente? Para completar el análisis de la ejecución física, es necesario ir a la municipalidad para averiguar acerca de las metas del proyecto y saber cómo se ha avanzado en el logro de éstas de acuerdo a lo programado en el expediente técnico del PIP. Asimismo, se debe realizar visitas de inspección a las obras y entrevistar al ingeniero encargado, al residente y al supervisor de obra. Para las visitas de inspección es necesario contar con: El expediente técnico. El cronograma de ejecución de las obras de la municipalidad (y del Presupuesto Participativo en caso de los CVPP). El cronograma de ejecución de la obra inspeccionada. Estos documentos se deben solicitar a la Unidad Ejecutora de la municipalidad. A través de la inspección de las obras podemos constatar: Si se cuenta con el personal responsable de su ejecución, como el ingeniero residente, el inspector o supervisor. Si cuenta con un cuaderno de obra. Si la obra ha comenzado efectivamente a ser ejecutada. El nivel de avance, de acuerdo al cronograma general de ejecución. Es importante tomar fotos de estas visitas y anexarlas a nuestro informe final. 22

23 PARA TENER EN CUENTA: Toda obra debe contar con: Inspector o supervisor: es el profesional contratado por la municipalidad para velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y el cumplimiento del contrato. Residente de obra: es un profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista. Le corresponde velar por la ejecución de la obra, anotando en el cuaderno de obra todos los hechos relevantes que ocurran durante su ejecución. Cuaderno de obra: es el documento que se abre al inicio de la ejecución física del proyecto y donde, tanto el inspector o supervisor, como el ingeniero residente, anotan las ocurrencias, órdenes, así como las consultas y las respuestas a dichas consultas. c. Monitoreo de la participación de los involucrados y beneficiarios En este momento del monitoreo es importante recoger a través de entrevistas la opinión de la población que sería potencialmente beneficiaria del PIP que se está monitoreando, con la finalidad de conocer si hubo algún tipo de participación de los pobladores en el proceso de creación e implementación del mismo y si efectivamente el proyecto responde a las necesidades de la localidad. Se esperaría que pudieran entrevistarse tanto con líderes como con lideresas de la zona. Es recomendable grabar las respuestas de los pobladores o escribirlas para luego tenerlas en cuenta al momento de organizar la información. Algunas preguntas que se sugieren para la entrevista son: Conoce usted el proyecto? Qué problemas ayudará a resolver? Descríbalo. Sabe usted cómo se generó el proyecto? Quién tomó la iniciativa para realizarlo? La población ha participado en el proyecto? Quiénes? Cómo? Cuándo? Han participado las mujeres? Cree que el proyecto va a generar un cambio en su comunidad, en la vida de las mujeres, en la vida de los varones, de los ancianos, jóvenes o niños? 23

24 D. Ejecución del monitoreo En esta sección se describe la forma cómo los integrantes del equipo que está monitoreando el PIP o del CVPP se han organizado para realizar el informe, cuáles son las dificultades encontradas y las lecciones aprendidas. Se puede responder las siguientes preguntas: Con qué criterio seleccionaron al PIP? Cuál fue el objetivo del monitoreo del PIP? Se tuvo información del PIP a partir del expediente técnico del PIP? Sí? No? Por qué? Cómo organizaron el monitoreo entre los miembros del equipo? Quiénes ayudaron en el monitoreo? Qué fuentes de información tuvieron? (Virtuales, documentales, entrevistas) Cómo y con quién recogieron la información? Con quién conversaron? Buscaron en la web? Cuándo realizaron la búsqueda de información? Cuántas veces visitaron la obra? Qué dificultades encontraron en el monitoreo y cómo las resolvieron? Qué aprendieron realizando el monitoreo? E. Conclusiones y recomendaciones a. Conclusiones Las conclusiones del trabajo de monitoreo tratan de resumir la información importante encontrada en las diferentes acciones del monitoreo. Las conclusiones pueden basarse en cada una de las respuestas contestadas en las diferentes acciones del monitoreo. Algunas consideraciones a tomar en cuenta en las conclusiones: Indicar si ya ha concluido la ejecución del PIP o si se encuentra todavía en la fase de ejecución. Si se encuentra en la fase de ejecución, señalar el porcentaje de avance de la obra y también si se viene haciendo de acuerdo a lo establecido en el expediente técnico. Si no se tiene a mano está información, se debe utilizar lo que figura en el acta de inspección de obra. 24

25 Si el PIP ha sido ejecutado, señalar si se ha hecho de acuerdo a lo especificado en el expediente técnico, tomando en cuenta los plazos establecidos, planos, costos y calidad. Finalmente, se deben hacer las observaciones o comentarios relevantes, tomando en cuenta las opiniones de los vecinos que viven cerca de la obra y que han participado de la vigilancia ciudadana. Por ejemplo, del PIP que hemos monitoreado: Mejoramiento y rehabilitación de la infraestructura vial del Jr. 27 de noviembre del distrito de Huaraz, podemos concluir que: El presupuesto programado en el expediente técnico no corresponde a los gastos realizados. El cronograma de ejecución de la obra responde al avance financiero y físico a la fecha, lo cual evidencia una buena gestión de la Unidad Ejecutora y de los ingenieros residentes de la obra. b. Recomendaciones Es importante realizar recomendaciones en el informe con el fin de mejorar los resultados del PIP y/o o fortalecerlos. Para las recomendaciones se debe tomar en cuenta: Si es necesaria una reprogramación financiera y física de la ejecución de la obra para cumplir con el cronograma explicitado en el expediente técnico. Si el registro hallado en el cuaderno de obra se encuentra al día y es de fácil entendimiento. Si la población beneficiaria se encuentra debidamente informada del PIP y sus beneficios. F. Anexos del informe En esta parte del informe, se adjunta todas las evidencias de las gestiones realizadas para el monitoreo como por ejemplo: 25

26 Los cargos de las solicitudes presentadas a la municipalidad Las actas de las reuniones con los funcionarios que tienen que ver con la ejecución y mantenimiento del PIP Los informes de las visitas de inspección a la obra Lista de participantes en el monitoreo y las tareas encomendadas Las entrevistas realizadas a los beneficiarios Las entrevistas realizadas a los funcionarios de la municipalidad Fotos Una vez que hallamos realizado todas las acciones necesarias para el monitoreo del PIP elegido procedemos a redactar el informe final de monitoreo siguiendo el esquema que se presenta como anexo. 26

27 6. Anexos Anexo 1: Esquema del informe de monitoreo del PIP A. Información general Nombre de la organización y CVPP Nombres y apellidos de los integrantes DNI Organización Cargo en el CVPP (si es el caso) Teléfono y correo electrónico Nombre del proyecto y código SNIP Fecha de entrega del informe B. Datos generales del proyecto 1 Nombre del proyecto 2 Código SNIP 3 Fecha de viabilidad (día/ mes/año) 4 Sector del proyecto (función) y programa Sector (función) Programa 5 Responsable funcional Sub programa Responsable funcional 6 Problema priorizado al que corresponde (en caso de tratarse de PIP del Presupuesto Participativo) 27

28 7 Unidad Formuladora del PIP y responsables de formulación 8 Unidad Ejecutora del PIP y responsable de ejecución 9 Objetivos del proyecto (qué problema específico contribuye a solucionar) 10 Duración del proyecto (meses, años) 11 Ubicación geográfica del proyecto Inicio Culminación Región Provincia Distrito Comunidad / urbanización 12 Breve descripción del proyecto (máximo 1 página: qué problema intenta resolver el proyecto, cómo lo va a resolver) 13 Nº de beneficiarios directos (desagregado por sexo) 14 Beneficiarios indirectos (qué otros grupos se ven involucrados) Varones (o niños) Mujeres (o niñas) 28

29 15 Monto de inversión del proyecto (según estudio de viabilidad) 16 Organismo o empresa ejecutora del PIP 17 Ejecución total a la fecha 18 % avance del presupuesto respecto al PIM anual 19 % de avance respecto al monto de inversión declarado viable 20 % de ejecución financiera 21 % de ejecución física C. Análisis de la información Monitoreo y análisis de la ejecución física y financiera: a. Monitoreo y análisis de la ejecución financiera El informe debe responder a las siguientes preguntas: Se inició la ejecución del proyecto en el momento que estaba previsto? Sí? No? Por qué? Cuánto tiempo de ejecución lleva el proyecto en relación a su cronograma de ejecución de obra? El nivel de avance del presupuesto se encuentra en adelanto o retraso de acuerdo al cronograma programado inicialmente? El presupuesto programado es igual al ejecutado? Sí? No? Por qué? Cuánto del presupuesto se ha ejecutado por año y por mes? La ejecución financiera ha sido constante o se ha detenido en algunos momentos? Por qué? 29

30 b. Monitoreo y análisis de la ejecución física El informe debe responder a las siguientes preguntas: Cuáles son las metas de avance del PIP para cada uno de sus componentes? La municipalidad respetó el avance físico de acuerdo a lo programado? Por qué? c. Monitoreo de la participación de los involucrados y beneficiarios Los beneficiarios deben responder las siguientes preguntas: Conoce usted el proyecto? Qué problemas ayudará a resolver? Descríbalo. Sabe usted cómo se generó el proyecto? Quién tomó la iniciativa para realizarlo? Cree que el proyecto va a generar un cambio en tu comunidad, en la vida de las mujeres, en la vida de los varones? La población ha participado en el proyecto? Quiénes? Cómo? Cuándo? Han participado las mujeres? 30

31 D. Ejecución del monitoreo Relatar cómo han realizado el monitoreo respondiendo las siguientes preguntas: Con qué criterio seleccionaron al PIP? Cuál fue el objetivo del monitoreo del PIP? Cómo organizaron el monitoreo entre los miembros del equipo? Qué fuentes de información tuvieron? Cuándo realizaron la búsqueda de información? Qué dificultades encontraron en el monitoreo y cómo las resolvieron? Qué aprendieron realizando el monitoreo? E. Conclusiones y recomendaciones Principales conclusiones de la vigilancia. Las conclusiones del trabajo de monitoreo tratan de resumir la información importante encontrada en las diferentes acciones del monitoreo. 31

32 Principales recomendaciones para mejorar la ejecución de los PIPs. Las recomendaciones sugieren posibles acciones y propuestas que podrían mejorar los resultados negativos del monitoreo o fortalecer aquellos resultados positivos para que se sirvan de ejemplo a otras gestiones. F. Anexos del informe Adjuntar todas las evidencias (ver páginas 25 y 26) de las gestiones realizadas para hacer la búsqueda de información relacionada con el PIP seleccionado. 32

33 Anexo 2: Plan de trabajo para organizar las acciones de monitoreo Completar la siguiente tabla, marcado con X las semanas que tomó realizar cada acción: Acciones Qué tenemos que hacer? Fechas Cuándo lo vamos a hacer? SEMANAS Recursos Qué necesitamos? Responsables Quién o quienes lo van a hacer? Reuniones de coordinación del equipo Elaboración del plan de monitoreo Sesiones de asistencia técnica con el MIM (*) Información general del PIP Fase de Inversión (seguimiento a la ejecución financiera física del proyecto) Revisión del PIP en el módulo para el seguimiento a la inversión pública Reuniones con funcionarios municipales y/o residentes de obra para la aclaración de dudas sobre ejecución del PIP (en la municipalidad y en la obra) Entrevistas a beneficiarios del proyecto (hombres y mujeres) Procesamiento, análisis e interpretación de la información Redacción del informe Presentación del Informe de monitoreo (*) Este paso será usado solo por los participantes del Concurso SCO. 33

34 Anexo 3: Glosario de términos Fases del ciclo del PIP Todo proyecto tiene un ciclo de vida, es decir, un conjunto de fases y momentos. Este ciclo empieza desde el momento en se genera una idea de proyecto y termina no cuando éste ya ha sido implementado, como se esperaría, si no mucho después, cuando se realiza la verificación de que el proyecto está generando los beneficios ofrecidos. Se dividen en fase de preinversión, inversión y post inversión. Cada una de las fases, como se mencionó, comprende a su vez varios momentos que son secuenciales, es decir, uno se da después del otro. En el gráfico que encontrará a continuación se puede observar los momentos de cada fase. Luego explicaremos cada uno. Ciclo de los Proyectos de Inversión Pública Fase Preinversión Fase Inversión Fase Post Inversión Perfil simplificado Perfil Viabilidad Estudios definitivos/ expediente técnico Operación y mantenimiento Factibilidad Ejecución de PIP Evaluación expost del PIP Fuente: 34 a. Fase de preinversión La fase de preinversión comprende el desarrollo de estudios del PIP necesarios para determinar la viabilidad. En términos generales estos estudios buscan explorar las distintas alternativas de solución que tendría un determinado problema o necesidad. Una vez identificadas las alternativas se elige la mejor en base a un conjunto de criterios como costos, beneficios, etc. La Unidad Formuladora de la municipalidad es la responsable de formular los estudios de preinversión del proyecto.

35 La OPI de la municipalidad es la que declarará la viabilidad al PIP si cumple con los criterios establecidos. En el caso de las municipalidades que no cuenten esta oficina, es necesario que realice convenios con otra municipalidad de la misma región que sí cuente con ella (ver artículo 35, inciso 5.2. de la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública 2011). b. Fase de inversión La fase de inversión comprende la realización de estudios complementarios del PIP, como por ejemplo el estudio definitivo, el expediente técnico, el plan de trabajo del PIP y el presupuesto detallado y la correspondiente ejecución del proyecto, es decir la inversión de los recursos previstos para generar, ampliar, recuperar o mejorar un servicio específico orientado a la población. En esta fase se puede distinguir dos etapas: Diseño Elaboración de los estudios definitivos y/o expedientes técnicos. La Unidad Ejecutora remite al órgano que declaró la viabilidad (OPI) el informe de consistencia entre los estudios de preinversión y los estudios definitivos y/o expedientes técnicos y los estudios de preinversión. Registro en el Banco de Proyectos del MEF del monto de inversión y forma de su ejecución. Fuente: mef.gob.pe. Elaboración propia 1 Para la elaboración de los estudios definitivos y/o expedientes técnicos, es necesario ceñirse a los parámetros bajo los cuales fue otorgada la declaración de viabilidad y considerar los cronogramas de ejecución de los estudios de preinversión. 2 Luego de terminados los estudios, la Unidad Ejecutora remite al órgano que declaró la viabilidad (OPI) el informe de consistencia entre los estudios definitivos y/o expedientes técnicos y los estudios de preinversión. 3 Finalmente, se registra en el Banco de Proyectos el monto de inversión del proyecto, la modalidad de ejecución del PIP y las fórmulas de reajustes de precio. 35

36 Ejecución La modalidad de ejecución del PIP puede ser: Administración directa - Esto quiere decir que la misma municipalidad lo ejecutará. Por contrata - Esto quiere decir que el PIP será ejecutado por una empresa contratada. Si se elige este último procedimiento se debe convocar a un concurso público de elección para la construcción de la obra de acuerdo con las leyes que orientan la ejecución del presupuesto. Además, antes de la ejecución del proyecto, la municipalidad debe incluirlo en su Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones. Para que el operador inicie la obra es necesaria la elección de un inspector y la entrega del expediente técnico completo. Posteriormente a estas etapas, se puede dar inicio a la ejecución. Es necesario para ello que la autoridad municipal programe los recursos presupuestales necesarios para llevar a cabo las obras en los plazos previstos. Durante la ejecución, la Unidad Ejecutora supervisará permanentemente el avance, verificando que se mantengan las condiciones y parámetros establecidos en los expedientes técnicos, para ello deberá elegirse un inspector; un instrumento importante para este fin es el cuaderno de obra que registra las incidencias de la ejecución. De ser el caso, al CVPP realizará vigilancia de la ejecución del PIP seleccionados en el proceso de Presupuesto Participativo. Cuando se terminan los trabajos de ejecución del proyecto, se procede a la entrega de la obra. Esto significa que el proyecto pasa a posesión de la entidad que lo operará. Por ejemplo, si se ha construido un conjunto de aulas de una institución educativa, la obra es recibida por el director, pues él será el encargado de poner en uso las aulas construidas. La entrega de obra se inicia cuando el residente de la obra, es decir el encargado de dirigirla, le entrega el cuaderno de obras al supervisor y éste, luego de revisarlo, informa a la municipalidad sobre la conformidad de dicho documento. La Unidad Ejecutora es responsable de la elaboración del informe que detalle la ejecución, cierre y transferencia del proyecto ( entrega de obra ) a la entidad responsable de la operación y mantenimiento (en nuestro ejemplo, la institución educativa para la cual se construyeron las aulas) cuando corresponda. 36

37 Flujograma para ejecutar un PIP Formular el PIP (UNIDAD FORMULADORA) Evaluar el PIP (OPI) Declarar la viabilidad al PIP (DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN MULTIANUAL) Ejecutar el PIP (UNIDAD EJECUTORA) Priorizar y autorizar la ejecución del PIP (ÓRGANO RESOLUTIVO) Fuente: Elaboración propia. c. Fase de post inversión Comprende la operación y mantenimiento del proyecto así como la evaluación ex post. Esta última fase se inicia cuando se ha cerrado la ejecución del proyecto y éste ha sido transferido a la Entidad responsable de su operación y mantenimiento. En esta fase, y durante todo su periodo de vida útil, se concreta la generación de los beneficios del proyecto. Cronograma de ejecución de obras Es el documento donde figuran las fechas previstas para la ejecución de las obras del Presupuesto Participativo que pasan a formar parte del PIA. Deberían ser aprobadas mediante resolución regional o de alcaldía. Cronograma general de ejecución Se trata de un documento donde consta la programación de actividades para la ejecución de la obra contratada. Permite hacer seguimiento al avance de cada obra de acuerdo a los plazos establecidos en el contrato firmado por el gobierno regional o la municipalidad y el contratista. Su incumplimiento da lugar a sanciones. 37

38 El inspector o supervisor Es el profesional contratado por la municipalidad y responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y el cumplimiento del contrato. Está facultado para: Ordenar el retiro de cualquier subcontratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones que, a su juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra. Rechazar y ordenar el retiro de materiales o equipos por mala calidad o por el incumplimiento de las especificaciones técnicas. Disponer medidas en caso de emergencias. El residente de obra Es un profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista, previa conformidad de la entidad. Le corresponde velar por la ejecución de la obra, anotando en el cuaderno de obra todos los hechos relevantes que ocurran durante su ejecución. El cuaderno de obra Es el documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra, y en el que tanto el inspector o supervisor como el ingeniero residente anotan las ocurrencias, órdenes, así como las consultas y las respuestas a dichas consultas. Estudio definitivo Estudio que permite definir a detalle la alternativa seleccionada en el nivel de pre inversión y calificada como viable. Para su elaboración se deben realizar estudios especializados que permitan definir: el dimensionamiento a detalle del proyecto, los costos unitarios por componentes, especificaciones técnicas para la ejecución de obras o equipamiento, medidas de mitigación de impactos ambientales negativos, necesidades de operación y mantenimiento, el plan de implementación, entre otros requerimientos considerados como necesarios de acuerdo a la tipología del proyecto. En proyectos de infraestructura, a los estudios especializados se les denomina de ingeniería de detalle (topografía, estudios de suelos, etc.) Los contenidos de los estudios definitivos varían con el tipo de proyecto y son establecidos de acuerdo con la reglamentación sectorial vigente y los requisitos señalados por la Unidad Formuladora y/o Unidad Ejecutora del proyecto. 38

39 Expediente técnico detallado Documento que contiene los estudios de ingeniería de detalle con su respectiva memoria descriptiva, bases, especificaciones técnicas y el presupuesto definitivo. Oficina de Programación e Inversiones Órgano del Sector, Gobierno Regional o Gobierno Local al que se le asigna la responsabilidad de elaborar el Programa Multianual de Inversión Pública y velar por el cumplimiento de las normas del SNIP. Unidad Ejecutora Las denominadas como tales en la normatividad presupuestal y que tienen a su cargo la ejecución del PIP, así como a las Empresas del Sector Público No Financiero que ejecutan PIP. Viabilidad Condición atribuida expresamente, por quien posee tal facultad, a un PIP que demuestra ser rentable, sostenible y compatible con las políticas sectoriales. 7. Referencias Grupo Propuesta Ciudadana. (2011). La vigilancia ciudadana para el cumplimiento de los compromisos. Lima Grupo Propuesta Ciudadana (2011). Vigilando la ejecución, operación y mantenimiento de los Proyectos de Inversión Pública del Presupuesto Participativo a nivel regional y municipal Ministerio de Economía y Finanzas (2010). Instructivo para el proceso del Presupuesto Participativo Basado en Resultados Snip Net: 39

40 MIM Perú (Mejorando la Inversión Municipal) es una iniciativa que reúne a instituciones de la sociedad civil para promover el Buen Gobierno Municipal en los gobiernos locales que reciben recursos significativos de canon y sobrecanon, los mismos que se espera se destinen a mejorar la calidad de vida de la población. La iniciativa promueve también el diálogo informado entre las autoridades locales y la ciudadanía para contribuir a mejorar el impacto de la inversión pública en el desarrollo local. MIM Perú se implementa en 31 municipalidades y cuenta con la participación de cerca de 50 instituciones de la sociedad civil de 8 regiones del país. Recibe el apoyo de la Corporación Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, y del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio y Desarrollo de Canadá. Las opiniones expresadas por los autores no reflejan necesariamente el punto de vista de IFC o del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio y Desarrollo de Canadá. Se permite la reproducción y el uso total o parcial de los contenidos de estas guías citando la fuente y enviando una copia de la publicación al Instituto de Estudios Peruanos, al equipo del proyecto MIM Perú. Guía de Trabajo: Monitoreando un Proyecto de Inversión Pública. Elaboración de contenidos: Instituto de Estudios Peruanos, Institución Ejecutora del Proyecto MIM Perú, por encargo de IFC. Av. Horacio Urteaga N 694, Jesús María. Diagramación: Alan Pérez. Producción Gráfica: GMC Digital S.A.C. Lima, 2013.