Integración de Expedientes Únicos de Obra. Control Interno de Obra Pública

Transcripción

1 Integración de Expedientes Únicos de Obra Control Interno de Obra Pública

2 Objetivo: Coadyuvar con los servidores públicos de las entidades fiscalizables municipales, para que de manera preventiva, elaboren y recopilen la información generada en las diversas fases de la obra pública atendiendo el marco legal correspondiente para la Integración del Expediente Único de Obra con base en su control interno.

3 Contenido: 1 ASPECTOS GENERALES 2 CONTROL INTERNO 3 MARCO LEGAL Y FUENTE OBLIGACIONAL INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTE ÚNICO DE OBRA 4 Información por cada fase: Planeación Programación Presupuestación Licitación Adjudicación Contratación Ejecución Término 5 CONCLUSIONES

4 Aspectos Generales

5 Marco Conceptual Son documentos públicos aquéllos cuya formulación está encomendada por Ley, dentro de los límites de sus facultades, a las personas dotadas de fe pública y los expedidos por servidores públicos en el ejercicio de sus funciones. La calidad de públicos se demuestra por la existencia regular, sobre los documentos, de sellos, firmas u otros signos exteriores que, en su caso, prevengan las leyes, salvo prueba en contrario. (Art. 57 CPAEM)

6 SERVIDORES PÚBLICOS RESPONSABLES DE ADMINISTRAR Y CONTROLAR LA OBRA PÚBLICA Titular de la entidad. Tesorero Director de Finanzas o equivalente Director de Obras Públicas o equivalente Contralor interno Expediente único de obra Documento público que contiene toda la información financiera y técnica generada en cada uno de los actos, actividades, etapas y/o fases de la obra 1. Planeación 2. Programación 3. Presupuestación 4. Licitación 5. Adjudicación 6. Contratación 7. Ejecución y Término Integración de documentos públicos establecidos por Ley que soportan el ejercicio y aplicación de los recursos públicos en cumplimiento del marco normativo correspondiente.

7 Normatividad Federal Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Presupuesto de Egresos de la Federación. Ley de Coordinación Fiscal. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendarla y su Reglamento. Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con la misma y su Reglamento. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Reglamento de Programas, sujetos a reglas de operación y demás normatividad emitida por las dependencias federales.

8 Normatividad Estatal Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios. Ley de Fiscalización Superior del Estado de México. Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios y su Reglamento. Plan de Desarrollo del Estado de México Decreto del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México. Código Financiero del Estado de México y Municipios. Código Administrativo del Estado de México. Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México Reglamento del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México. Reglamento Interior de la Secretaria de Finanzas. Reglamento de la Ley de Planeación del Estado de México y Municipios. Reglas Generales para la implementación de los materiales promocionales de difusión de las obras y/o equipamiento que se realicen con recursos estatales por dependencias, organismos y municipios. Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México. Manual Único de Contabilidad Gubernamental para las Dependencias y Entidades Públicas del Gobierno y Municipios del Estado de México.

9 Fuente Obligacional LEY ORGÁNICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE MÉXICO Artículo 95 Tesorero Artículo 112 Contralor Director Obras Públicas Artículo 96 bis fracción XI

10 INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTE ÚNICO DE OBRA CUMPLIMIENTO DEL MARCO NORMATIVO MECANISMOS DE CONTROL INTERNO COORDINACIÓN DE SUJETOS OBLIGADOS Acciones necesarias en cada una de las etapas para garantizar la confiabilidad suficiencia y oportunidad de la información técnica y contable.

11 Control Interno

12 Control Interno Conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Efectividad y eficiencia de las operaciones Confiabilidad de la información Cumplimiento normativo Transparencia Distribución de responsabilidades

13 1 Ambiente de control 2 Evaluación de riesgos Pruebas de cumplimiento CONTROL INTERNO 3 Actividades de control Programas de trabajo 5 4 Información y comunicación Supervisión Auditoría a rubros específicos Características de la Entidad Grado de confianza a depositar

14 Hallazgos Detectados 1 Manuales de organización, procedimientos y código de ética. Inadecuada distribución de funciones. Capacitación. identificación de los riesgos inherentes al manejo de recursos. 2 Cumplimiento de objetivos.

15 Hallazgos Detectados 3 Identificación de los controles establecidos. Diseño inadecuado de la estructura de control interno. Ausencia de mecanismos de control. 4 Falta de eficiencia en los medios de comunicación establecidos. Requisitos de información. Ausencia de registros.

16 Hallazgos Detectados 5 Mecanismos de control Falta de revisión y aprobación adecuada de las operaciones realizadas Implementación Difusión Fortalecimiento Evaluación Contraloría Interna Municipal o equivalente.

17 Control Interno Elementos de control en materia de obra pública Fiscalización Ordenamientos que regulan la integración de Expedientes únicos de obra. Identificación por cada una de las etapas. Hallazgos y Recomendaciones. La revisión y correcta integración de los expedientes únicos de obra, permitirá al servidor público contar con los elementos necesarios para la atención oportuna de auditorías practicadas por el OSFEM.

18 Marco Legal Y Fuente Obligacional

19 Fuente Obligacional Ordenamientos legales EXPEDIENTES Disposiciones a observar Para el control de la integración de los expedientes únicos de obra, las entidades fiscalizables cuentan con un marco legal amplio en función del origen del recurso, enunciándose entre los principales: Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionadso con la misma y su reglamento. Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México y su reglamento. Gaceta del Gobierno No. 64 de fecha 01 de octubre de 2008 SAOP Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México. Lineamientos para la ENTREGA-RECEPCIÓN de la Administración Pública

20 LOPySRM Recursos Federales Las dependencias y entidades conservarán en forma ordenada y sistemática toda la documentación e información electrónica comprobatoria de los actos y contratos materia de este ordenamiento, cuando menos por un lapso de tres años, contados a partir de la fecha de su recepción; excepto la documentación contable, en cuyo caso se estará a lo previsto en las disposiciones aplicables. (Art. 74 párrafo quinto) formar parte de los expedientes de la convocante por el término previsto en el quinto párrafo del artículo 74 de la Ley y, por lo tanto, quedarán sujetas a las disposiciones correspondientes a la guarda, custodia y disposición final de los expedientes y demás ordenamientos aplicables. (Art. 264 primer párrafo)

21 LDSCAEM Recursos Estatales RLDSCAEM Los Ayuntamientos conservarán, archivando en forma ordenada la documentación comprobatoria de los actos y contratos materia de este Libro, cuando menos por el lapso de cinco años, contados a partir de la fecha de la recepción de los trabajos. (Artículo 12.64) Los Ayuntamientos deberán proveer lo necesario para conservar en forma ordenada y segura, por cinco años cuando menos, contados a partir de la fecha de recepción de los trabajos, la documentación comprobatoria de los actos y contratos materia del libro y reglamento. (Artículo 275)

22 Director de obras públicas o equivalente ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS Integrar los expedientes únicos de obra conforme a la normatividad vigente, los cuales deberán permanecer en custodia y conservación de la dirección de obras públicas, por un término de cinco años contados a partir de la fecha de la recepción de los trabajos. Art. Decimo Primero fracción XVIII inciso b) de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México Resguardar adecuadamente la documentación soporte de las operaciones financieras como lo son: contratos, facturas, recibos, acuerdos, convenios, fianzas, actas, informes de gestión, entre otros, conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. Art. 53 fracción XVIII de los Lineamientos para la ENTREGA-RECEPCIÓN de la Administración Pública

23 Director de obras públicas o equivalente Verificar y regularizar la correcta integración de los expedientes técnicos de obras, integrándolos conforme a la normatividad correspondiente, considerando programas normales, especiales y emergentes. Art. 53 fracción XIX de los Lineamientos para la ENTREGA-RECEPCIÓN de la Administración Pública Entregar al tesorero las actas de entrega-recepción de las obras concluidas, para registrar la baja contable correspondiente Numeral 58 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México.

24 Tesorero o equivalente ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS Entregar los anticipos por la contratación, ejecución y control de la obra pública, así como los servicios relacionados con la misma, la adquisición, enajenación y arrendamiento de bienes y la contratación de servicios de cualquier naturaleza. Numeral 44 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México. Custodiar las garantías a los proveedores o contratistas según sea el caso, de acuerdo al contrato y con apego al Código Administrativo del Estado de México y sus respectivos reglamentos. Numeral 46 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México. Amortizar el total de los anticipos al momento de la liquidación o finiquito a los proveedores o contratistas. Numeral 46 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México.

25 Tesorero o equivalente ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS Contar con las garantías que se deriven de la celebración de contratos conforme a lo establecido en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas y su Reglamento, así como el Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México y su Reglamento. Numeral 52 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México. Realizar la provisión de la factura del contratista por la última estimación, tomando en consideración que se encuentre anexa la copia del acta de entrega-recepción requisitada, con la finalidad de llevar a cabo la cancelación de la obra contablemente. Numeral 53 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México.

26 Tesorero o equivalente ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS Soportar las obras concluidas con las actas de entrega-recepción. Numeral 54 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México. Tesorero y titular de la Dirección de Obras Contar con el contrato en caso de arrendamiento, comodato o préstamo de maquinaria y/o equipo, estipulando las condiciones pactadas, así como la bitácora correspondiente conforme al programa de actividades por maquinaria. Realizar la conciliación entre el avance físico y financiero de las obras. Numerales 55 y 56 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México.

27 Contralor Interno ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS La Contraloría llevará a cabo el seguimiento de la obra pública y servicios relacionados con la misma, desde su planeación y programación hasta su recepción en los términos que señale la reglamentación del Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México. (Art LDSCAEM) La Contraloría llevará a cabo el seguimiento de la obra pública y servicios que realicen las dependencias, entidades y ayuntamientos en su caso. El seguimiento abarcará: (Art. 276 RLDSCAEM) I. La Planeación; II. La Programación y presupuestación; III. La licitación pública; IV. La invitación restringida; V. La adjudicación directa; VI. La contratación; VII. La ejecución; VIII. La recepción y finiquito.

28 Elementos de control CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONFERIDAS Medios de difusión que definan claramente las atribuciones de cada área y la normatividad que rige los recursos. Manuales de Procedimientos (plazos, trámites, responsables, requisitos de información). Responsabilidades definidas. Implementación de medios de comunicación formales. Coordinación entre las áreas, (conciliaciones, informes mensuales, certificación de información). Implementación de controles para la verificación y resguardo de expedientes. Una estructura de control interno adecuada, evitará incurrir en irregularidades que afecten o dañen al erario público.

29 Disposiciones en materia de integración de expedientes El expediente único de las obras y/o servicios, se integrará con los documentos que se generen durante el proceso de los actos relativos a la obra pública establecidos en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas y su Reglamento; Libro Décimo Segundo del Código Administrativo del Estado de México y su Reglamento y normatividad aplicable conforme al origen de los recursos. En la integración de expedientes únicos derivados de los trabajos por administración directa, serán aplicables en lo conducente las disposiciones relativas a la obra pública, a excepción de la documentación que se genere durante los procedimientos de adjudicación y contratación.

30 Disposiciones en materia de integración de expedientes Para obras por contrato y/o administración directa podrá considerar lo señalado en las disposiciones, políticas, bases y lineamientos, emitidos en la materia por la Secretaría del Ramo. Secretaría de Agua y Obra Pública del Estado de México. Gaceta del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México No. 64 de fecha 01 de Octubre de "Acuerdo del Secretario del Agua y Obra Pública por el que se establecen los índices de expedientes únicos de obra pública e instructivos de llenado en las modalidades de adjudicación directa, invitación restringida y licitación pública.

31 Resguardo y Protección de Expedientes Únicos LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Artículo 42.- todo servidor público, sin perjuicio de sus derechos y deberes laborales, tendrá las siguientes obligaciones de carácter general: V. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquellas. LIBRO DÉCIMO SEGUNDO DEL CODIGO ADMINISTRATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Y SU REGLAMENTO (Arts y 275, respectivamente) Las dependencias, entidades y ayuntamientos conservarán, archivando en forma ordenada y segura la documentación comprobatoria de los actos y contratos materia del Libro y reglamento, cuando menos por el lapso de cinco años, contados a partir de la fecha de la recepción de los trabajos.

32 Lineamientos para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal del Estado de México Artículo 53.- XVIII. Resguardar adecuadamente la documentación soporte de las operaciones financieras como lo son: contratos, facturas, recibos, acuerdos, convenios, fianzas, actas, informes de gestión, entre otros, conforme a lo establecido en la normatividad aplicable. REGLAMENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO. Artículo 3.8. Los sujetos obligados deberán tener disponible, la información relativa a los contratos celebrados en materia de adquisiciones, arrendamientos, servicios, obras públicas y los servicios relacionados con éstas.

33 Integración de Expediente Único de Obra Planeación, Programación y Presupuestación

34 Planeación, Progamación y Presupuestación (Macro) Como resultado de la correcta planeación, programación y presupuestación general, la entidad debe contar entre otros aspectos, con la documentación que soporte los objetivos y metas, detección de necesidades, así como los planes que contengan las estrategias establecidas para el cumplimiento de los mismos. Así mismo, con la definición de las obras o servicios a realizar contenidas en programas que contemplen tiempos de cumplimiento, instrumentos de acción y recursos necesarios específicos, elementos que servirán como base para la asignación de recursos en pro del logro de los objetivos. La documentación generada en esta etapa, podrá ser de aplicabilidad para la obras y/o servicios contenidas en el Programa Anual de Obras del ejercicio correspondiente.

35 Principales Documentos Establecidos en Normatividad vigente PLANEACIÓN Plan de Desarrollo Municipal. Plan de Desarrollo Urbano. * Documentación soporte de la detección de necesidades. * Documentación soporte de la constitución de comités. * Registro específicos de zonas vulnerables y mapas de pobreza. * Estudios de factibilidad técnica, económica, social, ecológica y ambiental de los trabajos; especificos de la obras a ejecutar. * Documentos que soporten el trámite y liberación de predios o derechos de vía, licencias o permisos. * Las principales deficiencias detectadas, refieren a la inexistencia de los documentos.

36 Principales Documentos Establecidos en Normatividad vigente PROGRAMACIÓN Programa Anual de Obras. * Documentación soporte de la priorización de obras en proceso. * En su caso documentación soporte de las adecuaciones (oficios de envío a la EFSL). * Autorización de la Secretaría del Ramo para la ejecución de obras por administración directa. Oficios de remisión y avisos a la Secretaría del Ramo (Programa anual de obras, catálogo de proyectos e inventario de maquinaria y equipo de construcción) Registros electrónicos de proyectos. * Las principales deficiencias detectadas, refieren a la inexistencia de los documentos.

37 Principales Documentos Establecidos en Normatividad vigente PRESUPUESTACIÓN Presupuesto de egresos (PbR). Oficios de comunicación de techos presupuestales. Oficios de asignación y autorización de recursos. * En su caso documentación soporte de las adecuaciones (oficios de envío a la EFSL). Dictámenes de reconducción de recursos. Presupuesto base de las obras, que permita la adecuada formulación del PbR (Precios unitarios, explosión de insumos, cuadrillas de trabajo, costos horarios) Documentación que soporte la presupuestación correspondiente de ejercicios subsecuentes. Hallazgos. *Ausencia documentos comunicados. de y *Falta de previsión de recursos para obras que rebasan ejercicio fiscal. *Carencia de soporte documental específica del Presupuesto base.

38 Elementos de control de las etapas CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONFERIDAS Medios de difusión y conocimiento pleno de la normatividad en materia de planeación, programación y presupuestación, así como de los recursos destinados a obra pública. RECURSOS FEDERALES RAMO 33 FISMFDTDF FORTAMUNDF FAM RAMO 23 FOPAEDAPIE RAMO 20 HABITAT Programa 3 X 1 Pueblos Mágicos Programa tu casa PDZP Rescate de espacios públicos PRODDER RECURSOS ESTATALES FEFOM GIS/PAD

39 Elementos de control de las etapas CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONFERIDAS Designación de responsables por recurso. Implementación de bases estadísticas específicas de la necesidades de la entidad (ZAP, Zonas de riesgo, Usos de suelo, etc.) Implementación de medios de comunicación formales, calendarización y difusión de fechas de entrega. Una estructura de control interno adecuada, evitará incurrir en irregularidades que afecten o dañen al erario público.

40 Planeación, Progamación y Presupuestación (Micro) Como resultado de la correcta planeación, programación y presupuestación particular de cada obra o servicio que realice la entidad, se debe contar con los programas, presupuestos y recursos específicos de las obras, acordes a las características complejidad y magnitud de los trabajos. Documentos que servirán como base para asegurar el cumplimiento del programa anual de obra, disminuyendo la posibilidad de adecuaciones durante la ejecución (físicos y presupuestales) logrando con ello la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos públicos. La documentación generada en esta etapa, obligatoriamente debe integrarse en cada expediente único de la obra, acción, servicio o adquisición que ejecute la entidad municipal.

41 Principales Documentos Establecidos en Normatividad vigente Estudios de factibilidad Técnicos (topográficos, hidrológicos, mecánica de suelos, etc.) Económicos (costo beneficio) Legales (trámite y obtención de derechos de vía, propiedad, áreas protegidas, etc.) Ambientales (impacto ambiental) Sociales PLANEACIÓN Proyecto ejecutivo con los planos de ingeniería y arquitectura Especificaciones generales y particulares. Documentos que soporten los servicios relacionados requeridos (supervisión externa, estudios especializados, etc). Las principales deficiencias detectadas, refieren a la inexistencia de los documentos o dispersión de los mismos.

42 Principales Documentos Establecidos en Normatividad vigente PROGRAMACIÓN Programa de Obra, inicio y término de los trabajos detallado, incluyendo los servicios relacionados. Programa de erogaciones específicos (Ejercicios presupuestales) Programa para Adjudicación PRESUPUESTACIÓN Documentos generados en la Presupuestación general, que servirán como base para la adjudicación de las obras por contrato, y como elemento de control para las obras por administración directa. Presupuesto base del ayuntamiento a costo directo.

43 Integración de Expediente Único de Obra Procedimientos de adjudicación

44 Procedimientos de Adjudicación Integración de la documentación que se genere en los procesos de las diversas modalidades establecidas en la normatividad, que aseguren la transparencia en el proceso adjudicatorio, así como aquella documentación que soporte el que se hayan asegurado las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento y oportunidad de conformidad con los mandatos constitucionales. LOPSRM LDSCAEM Documento Adjudicación Directa Invitación Restringida Licitación Pública X Convocatoria pública X X Bases de concurso y en su caso términos de referencia X X X X Recibo de pago de bases de concurso X X X X X Invitación a personas físicas o morales para presentar propuesta o participar en la Licitación. Escritosdeaceptacióndelaspersonasfísicasomorales para presentar propuesta y entrega de las base por la Dependencia. Invitación a instancias internas y externas a los actos de concurso o adjudicación X X X X X X X

45 Principales Documentos Requeridos por Ley Establecidos en Gaceta SAOP LOPSRM LDSCAEM Documento Adjudicación Directa Invitación Restringida Licitación Pública X Acta de recepción y apertura de propuestas X X X Evaluación de la propuesta, dictamen, acta de adjudicación (Incluyendo invitación a instancias internas y externas al acto de adjudicación) X Propuesta aceptada y/o ganadora (con todos los documentos solicitados en las bases o en su caso en los términos de referencia) X X X X X X X

46 Integración De Expediente Único De Obra Contratación

47 Procedimiento de Contratación Integración de la documentación generada en el proceso de contratación, con el debido soporte respectivo (anexos). LOPSRM LDSCAEM X Documento Contrato, diferimiento, convenios de reprogramación y/o convenios de ampliación al importe del contrato, incluyendo solicitud de la empresa, opinión de la residencia y de la supervisión externa X Garantías de cumplimiento de contrato, anticipos y/o convenios Adjudicación Directa Invitación Restringida Licitación Pública X X X X X X

48 Integración de Expediente Único de Obra Ejecución

49 LOPSRM LDSCAEM Documento Adjudicación Directa Invitación Restringida Licitación Pública X Designación de servidores públicos responsables (Residencia y Supervisión de obra) X Avisosdeiniciodeobra X X X X Programa de obra o servicio (incluyendo modificaciones), aprobado por la residencia y supervisión X Números generadores, estimaciones y facturas, incluyendo estimación finiquito X Resolución de ajuste o escalatoria de precios unitarios, incluyendo la solicitud de la empresa con sus matrices y el visto bueno de la residencia y supervisión externa X Autorización de precios unitarios extraordinarios, incluyendo la solicitud y análisis de la empresa y la validación de la residencia de obra y en su caso de la supervisión externa X X X X X X X X X X X X X Bitácora de obra o servicios (original y minutas de trabajo) X X X X Reportes de control de calidad X X X

50 LOPSRM LDSCAEM Documento Adjudicación Directa Invitación Restringida X Álbum Fotográfico X X X Licitación Pública X Planos Actualizados definitivos X X X X Álbum Fotográfico X X X

51 Integración de Expediente Único de Obra Término

52 LOPSRM LDSCAEM X X X Documento Acta de entrega recepción de los trabajos y garantía de vicios ocultos (incluyendo invitaciones internas y externa a dicho acto) Acta de entrega a la instancia encargada de su operación Finiquito de los trabajos y acta de conclusión de los derechos y obligaciones de la partes. Adjudicación Directa Invitación Restringida Licitación Pública X X X X X X X X X

53 Obras por Administración Directa Listas de raya. Estimaciones. Nóminas generales. Contratos de arrendamiento de maquinaria y equipo. Secciones topográficas de trabajos ejecutados. (cuando aplique) Matrices de los precios fuera de catálogo. Invitaciones al acto de entrega-recepción. Acta de entrega-recepción de la contratante a los beneficiarios o encargados de (Numeral 62 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades la operación, con la intervención de los órganos de control y vigilancia, y Fiscalizables Municipales del Estado de México ) comités comunitarios. Numeral 62 de los Lineamientos de Control Financiero y Administrativo para las Entidades Fiscalizables Municipales del Estado de México.

54 Hallazgos y Recomendaciones

55 Inconsistencias Recurrentes Detectadas en Actos de Fiscalización Superior GENERALIDADES Expedientes técnicos incompletos, no actualizados o sin requisitar. Estudios de factibilidad técnica, económica e impacto ambiental. Proyectos ejecutivos y especificaciones técnicas. Presupuesto base del ayuntamiento con soporte (Precios unitarios, explosión de insumos, etc) Omisiones en el proceso de adjudicación (cuadro fríos, convocatorias, propuestas de los concursantes, entre otros). Bases de concurso Verificar su integración OBRAS POR CONTRATO Presupuesto contratado con sus matrices de precios unitarios con todo su soporte (indirectos, utilidad, financiamiento, etc.) Alcance del concepto Contratos y/o convenios modificatorios. Penas convencionales. Generadores de obra Verificar su integración Debidamente requisitados y autorizados Congruencia con estimaciones Bitácoras Que se encuentre integrada en el expediente. Requisitada

56 Inconsistencias Recurrentes Detectadas en Actos de Fiscalización Superior OBRAS POR CONTRATO Fianzas Anticipo cumplimiento y vicios ocultos. Fechas Endosos Planos de obra terminada Garantizar el correcto funcionamiento de las obras Pruebas de laboratorio Especificaciones de calidad Documentación contable Inconsistencia entre Obras p. y tesorería Estimaciones Facturas Amortizaciones de anticipo OBRAS POR ADMINISTRACIÓN Documentación técnica Presupuesto base ayuntamiento Precios unitarios ayuntamiento Explosión de insumos ayuntamiento Especificaciones Técnicas Generadores Programas de obra Bitácora Documentación contable Listas de raya Facturas Contratos de arrendamiento Vales/ recibos de almacén Demás documentación comprobatoria de la totalidad del gasto de la obra.

57 Recomendaciones * Congruencia y consistencia en los registros generados en cada una de las áreas, en cuanto a nombres, importes y avances, durante las etapas de la obra pública (oficios de autorización, contratos, pólizas, estimaciones) * Integrar la documentación financiera y técnica que compruebe la totalidad del gasto en obras por contrato o administración (facturas, cheques, cotizaciones, presupuesto base del ayuntamiento, explosión de insumos del ayuntamiento, entre otros). * Digitalizar los documentos que soportan el gasto contable y el proceso de la obra pública en sus diferentes etapas, mismos que coadyuvarán a los servidores públicos fuera de funciones en el seguimiento y atención de las posibles observaciones derivadas de los actos de fiscalización.

58 Recomendaciones Asegurar que la documentación que integra el expediente único, corresponda a la operada y tramitada por Tesorería, verificando que esta se encuentre debidamente requisitada. Integrar y verificar que se elaboren de manera correcta y completa las bitácoras y/o expedientes abiertos con motivo de la obra pública y servicios relacionados con la misma, conforme a lo establecido en las disposiciones legales aplicables.

59 Conclusiones

60 Tesorería Obras Públicas Coordinación entre las áreas responsables del control asegurando la calidad, oportunidad y confiabilidad de los documentos. Asegurar que los documentos que integran el expedientes sean generados y requisitados, conforme a lo establecido en la normatividad vigente. Importancia de que la información financiera y técnica generada en cada uno de los actos, actividades, etapas y/o fases, soporte el ejercicio y aplicación de los recursos públicos destinados para ello. Acciones preventivas evitando incurrir en irregularidades que afecten o dañen al erario público.

61 POR SU ATENCIÓN GRACIAS SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE OBRA MARIANO MATAMOROS NÚMERO 124, COL. CENTRO, TOLUCA, MÉXICO Teléfono Extensión 6881, 6883 y 6867