A. Generalidades. B. Objetivos de la Propuesta

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1 CAPITULO IV DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS QUE CONTRIBUYA A LA DETERMINACIÓN DE COSTOS DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS QUÍMICO FARMACÉUTICOS DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. A. Generalidades Con el propósito de superar la falta de una efectiva herramienta de un modelo de control de inventarios que contribuya en la determinación de costos en las medianas empresas Distribuidoras de Productos Químicos Farmacéuticos en el municipio de San Salvador, se ha diseñado un modelo de control de inventarios con el cual se logrará mejorar los controles contables sustancialmente, mediante el registro oportuno y adecuado de los inventarios y que al final se obtenga como producto la información necesaria para una mejor toma de decisiones. 1. Objetivo General B. Objetivos de la Propuesta Diseñar un modelo de control de Inventarios que contribuya a la determinación de costos en las Medianas Empresas Distribuidoras de productos Químico Farmacéuticos del Municipio de San Salvador. 2. Objetivos Específicos Facilitar políticas y procedimientos para el control y manejo de inventarios, con el fin de asegurar que estos sigan un orden en la compra, recepción y almacenamiento de los productos. Proporcionar los lineamientos para la elaboración de los presupuestos, como elementos de planificación de inventarios con el fin de constituir una herramienta útil de control de costos. 92

2 Contribuir a la toma de decisiones gerenciales mediante la identificación de los tipos de costos de inventarios. C. Importancia de la Propuesta La importancia radica en la contribución a las medianas empresas distribuidoras de productos químicos farmacéuticos de un modelo del que se propone el control y manejo eficiente de inventarios para propiciar la determinación de los costos. El control de los inventarios resulta de vital importancia, para la toma de decisiones, control de desempeño, organización eficiente y capacitación al personal de la empresa; dado que la falta de este puede causar un fuerte impacto en las utilidades de la empresa, con un adecuado control y manejo de los inventarios la empresa puede hacer frente a las demandas de sus productos y de esta manera incrementar las ventas. D. Justificación de la Propuesta Mediante la investigación de campo se determinó que las medianas empresas distribuidoras de productos químico farmacéuticos del Municipio de San Salvador; no cuentan con algunos controles de inventarios para la determinación de costos, pues los controles actuales además de ser incompletos no garantizan que los mismos aporten información exacta, debido a que presentan las siguientes deficiencias: políticas incompletas al control de los inventarios, falta de presupuestos relacionados a inventarios, procedimientos no definidos para la recepción de los productos, falta de registros de productos dañados y obsoletos en el período contable; es por ello que con el modelo propuesto se espera mejorar la calidad y complementar los controles existentes, mediante el ordenamiento y registro sistematizado y oportuno de la información, de forma tal que se reduzcan los riesgos de inventarios relacionados a la escasez, excesos, faltantes, deterioro, obsolescencia, lo que redundaría en los efectos de los costos y por ende en la reducción de las utilidades 93

3 de estas empresas. Además, se espera que con la implementación de dicha propuesta que la gerencia cuente con la información adecuada y oportuna para la toma de decisiones estratégicas para el negocio. Dada la magnitud de los inventarios de estas empresas clasificados por materiales de empaques secundarios, productos maquilados y productos terminados, deben contar con instrumentos que faciliten y les permita un control eficiente de los mismos, por medio de procesos y procedimientos desde que se inicia la negociación de la compra con los proveedores hasta la colocación de los productos en las bodegas correspondientes, así como el control y manejo interno en las diferentes áreas involucradas. Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien estructurados no garantiza que vayan a cubrir las necesidades de información, si no son alimentamos con información real y constante. E. Beneficios del Modelo de Control de Inventarios Contribuirá en la obtención de información oportuna y confiable para la toma de decisiones. Se podrá mediante el control de los inventarios facilitar el proceso de control de compras. Permitirá la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa. F. Características del Modelo El modelo es flexible porque puede estar sujeto a cambios de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es una guía, que permite orientar a los empleados de la empresa a realizar el trabajo de control en una forma lógica. 94

4 Es de tipo proactivo debido a que los resultados del control sirven para tomar las medidas necesarias en las operaciones futuras de la empresa mediante el la determinación de los costos. G. Esquema del Modelo Introducción El esquema del Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinación de Costos, en las Medianas Empresas Distribuidoras de productos Químico Farmacéuticos del Municipio de San Salvador, se ha diseñado en cuatro etapas como se detalla a continuación: La primera etapa se denomina Proceso de obtención de inventarios esta se clasifica en cuatro procesos que son: primero identificación y evaluación de necesidades de inventarios, segundo negociación, tercero autorización de compras y el cuarto es la compra. La identificación y evaluación de necesidades de inventarios se considera importante para el proceso de obtención de inventarios, es por ello que en este proceso se desarrollan diferentes aspectos relacionados con la planificación, producción, insumos y proveedores; en el proceso de negociación se pactan precios, cantidad, calidad, y fechas de entrega, es por eso que se ha desarrollado procedimientos que ayuden a la negociación con los proveedores de la empresa; en el proceso de autorización de compras se esquematiza un procedimiento para dicha autorización y en el último proceso de compra, se desarrolla el procedimiento para la adquisición y las políticas a considerar. La segunda etapa se denomina Control de inventarios en esta etapa se incluyen temas importantes relacionados al control, está dividida en tres partes: control físico, control contable y control financiero, esta clasificación obedece a un orden lógico iniciando con el control físico debido a que este debe brindar seguridad en las operaciones realizadas en el almacenaje, control de las existencias mediante el 95

5 registro oportuno de las entradas y salidas del almacén, en fin todo lo relacionado al control y manejo de inventarios. Como en toda empresa se necesita confiabilidad y veracidad en la información para poder tomar decisiones de inversión, compra y ventas, es por ello que en el control contable, se incluyen procedimientos para que los encargados del control físico en el almacén, compras, ventas y producción proporcionen la información sobre las operaciones realizadas al departamento contable, la que servirá para que los registros se realicen oportunamente en la contabilidad. El control financiero comprenden los presupuestos, control de máximos y mínimos, niveles de inversión y las razones financieras relacionadas a inventarios, este control es importante para la empresa pues contribuye a tomar decisiones gerenciales. La etapa tres denominada Determinación de costos está clasifica por los métodos de valuación y medición de inventarios, costos de inventario, determinación y valorización de costos. Los métodos de valuación y medición de inventarios se presentan mediante un esquema detallando cada uno de los métodos aceptados por las Normas Internacionales de Contabilidad y el Código Tributario. En el desarrollo de Costos de Inventarios se muestran en dos partes, en la primera parte se ha desarrollado los costos de inventarios según NIC los que son utilizados para la valuación de inventarios, y en la segunda parte se detallan los inventarios de gestión. Para finalizar esta etapa se detalla cada uno de los costos directamente utilizados en el proceso de acondicionamiento, de los que se necesita obtener la información para la eficiente determinación de los mismos. La etapa cuatro Contribución a la determinación de Costos se ha diseñado para mostrar los beneficios que se obtienen al realizar el control eficiente, según los procesos y procedimientos diseñados en las tres etapas anteriores. 96

6 Esquema de un Modelo de Control de Inventarios, que contribuya a la determinación de Costos, en las Medianas Empresas Distribuidoras de Productos Químico Farmacéuticos del Municipio de San Salvador. ETAPA I PROCESO DE OBTENCIÓN DE INVENTARIOS IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE NECESIDADES DE INVENTARIOS NEGOCIACIÓN AUTORIZACIÓN DE COMPRAS COMPRA ETAPA II CONTROL FÍSICO CONTROL Y REGISTRO CONTABLE CONTROL FINANCIERO CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS CONTROL EN EL MANEJO DE INVENTARIOS FORMATOS DE CONTROL DE INVENTARIOS POLÍTICAS CONTROL CONTABLE DE INVENTARIOS DAÑADOS Y OBSOLETOS REALIZACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS REGISTRO CONTABLE DE INVENTARIOS. PRESUPUESTOS CONTROL DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS NIVELES DE INVERSIÓN TÉCNICAS DE ANÁLISIS POLÍTICAS ETAPA III DETERMINACIÓN DE COSTOS MÉTODOS DE VALUACIÓN Y MEDICIÓN DE INVENTARIOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS DETERMINACIÓN DE COSTOS ETAPA IV CONTRIBUCIÓN A LA DETERMINACIÓN DE COSTOS INFORMACIÓN SOBRE INVENTARIOS INCORPORACIÓN DE LOS COSTOS A LA CONTABILIDAD FINANCIERA SUPERVISIÓN Y MONITOREO FUENTE: EQUIPO DE TESIS Plan de Implementación 97

7 ETAPA I PROCESO DE OBTENCIÓN DE INVENTARIOS IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE NECESIDADES DE INVENTARIOS NEGOCIACIÓN AUTORIZACIÓN DE COMPRAS COMPRA 98

8 1. Etapa I. Proceso de Obtención de Inventarios En la presente etapa se desarrollan diferentes temas para evaluar la obtención de los inventarios. 1.1 Obtención de Inventarios En la siguiente figura se detallan los diferentes productos para la obtención de inventarios para el proceso de acondicionamiento. Inventarios de Productos para Proceso de Acondicionamiento y su posterior Venta. OBTENCIÓN DE INVENTARIOS INVENTARIOS PARA PROCESO DE ACONDICIONAMIENTO MATERIALES DE EMPAQUES: FRASCOS Y TAPAS CAJAS ETIQUETAS OTROS MAQUILAS: FORMAS SÓLIDAS FORMAS SEMISÓLIDAS FORMAS LIQUIDAS OTROS Tabletas, tablecaps, grageas, grageatabs, capsulas y granulados Ungüentos, pomadas, cremas y gels PRODUCTOS TERMINADOS LISTOS PARA LA VENTA Emblistados y Celofanados Elixires, jarabes, suspensiones, soluciones y tinturas Figura 1 99

9 1.2 Identificación y Evaluación de Necesidades de Inventarios La identificación y Evaluación de necesidades de inventarios inicia desde el momento en que se toma la decisión de producir un articulo nuevo o vigente para atender la demanda del mercado, entonces, es necesario identificar las diferentes opciones de proveedores, midiendo los aspectos cualitativos (calidad, garantía, tiempo de entrega, etc.) y cuantitativos (precios y volumen o cantidad); todo con el propósito de aprovisionarse con los insumos y materiales necesarios en la producción en el momento en que se necesitan y evitar con ello problemas de desabastecimiento que puedan conllevar inclusive a la pérdida de mercado. La identificación de necesidades de inventarios se determina de la siguiente manera: Por medio de la Planificación Identificación de insumos y proveedores Planificación La planificación a corto plazo para la obtención de inventarios es importante, ya que constituye la base para proyectarse, prever y organizar sobre las necesidades de inventarios en la empresa. La planificación es elemental para tomar decisiones de producción, compra y venta. A continuación se detallan dos asuntos fundamentales que se deberán concretar para la planificación de inventarios: 1. Cuando (en que momento) debe realizarse los distintos pedidos de materiales 2. Cuanto debe pedirse de cada material al emitir un pedido 100

10 Para dar respuesta a las interrogantes anteriores la administración tendrá que considerar los siguientes factores: Análisis de la demanda. Costos de los Inventarios. Necesidades de los Insumos Proveedores Locales o Exteriores Duración del plazo de Abastecimiento Identificación Insumos y Proveedores En la figura 2 se muestra el proceso por medio del cual se identifican los insumos y proveedores que la empresa requiere para la obtención oportuna de inventarios. El proceso inicia con la planificación, esta requiere de información sobre inventarios, como son el consumo, las existencias, las ventas, los máximos y mínimos, los costos, los precios de los productos y el abastecimiento de inventarios; después de analizar la información proporcionada sobre los inventarios se da paso a los requerimientos al departamento de compras donde se encargarán de las negociaciones y de evaluar las diferentes ofertas de proveedores, las cantidades, los precios, etc. Para posteriormente concretizar la compra ya sea a proveedores locales o exteriores. (Ver figura 2) 101

11 Procedimiento para la Identificación de insumos y proveedores Planificación de las necesidades de Inventarios Información de Inventarios Consumo de Inventarios Existencias Actuales Venta Anual Máximos y Mínimos Costos Actuales Precios de los Insumos Abastecimiento Requerimientos Compra Proveedores: - Locales - Externos Figura 2 Fuente: Equipo de Tesis 1.3 Negociación En el proceso de obtención de inventarios, la negociación con los proveedores de la empresa consiste en fijar precios, cantidades, calidad, cantidad, fechas de entrega de las mercaderías, lugar de entrega de las mercaderías, formas y fechas de pago. Para la buena negociación, se debe tomar en cuenta que la obtención de inventarios esta debe ser justo a tiempo, compras eficientes y el trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza que reduzca el riesgo de quedarse sin existencias. La siguiente figura detalla asuntos importantes que ayudarán en la negociación con los proveedores. 102

12 Negociación Jefe de compras Determina las condiciones aceptables en cuanto a fletes, descuentos, tiempo mínimo para la entrega de la mercadería Crear un Registro de proveedores aprobados por la Gerencia, con las descripciones de los productos de cada uno. Comunicar el compromiso de calidad a los proveedores Confianza Comunicación Compromiso Compra Mantener una lista actualizada de precios de cada uno de los productos y por proveedor Figura 3 103

13 1.3.1 Procedimiento de Negociación Jefe de Compra Determinar el proveedor al que se realizará la compra Analiza precios, según archivo de proveedores Negocia precios, cantidad y calidad de los productos a comprar. Determina condiciones aceptables en cuanto a fletes, descuentos, tiempo para la entrega de la mercadería Solicita cotizaciones a tres de los proveedores Proporciona las cotizaciones a la Gerencia para la respectiva autorización 104

14 1.4 Autorización de Compras El proceso de autorización de compras para la obtención de inventarios depende de la negociación pactada con los proveedores, la gerencia recibe las requisiciones y/o solicitudes de compra las que posteriormente son analizadas por la gerencia para su aprobación Procedimiento para la Autorización de Compras Gerente General Recibe solicitudes de Compras para revisión y autorización. Analiza la disposición para proporcionar calidad, precios, cantidad, entregas oportunas y servicio de los proveedores. Revisa orden de compra con la cotización del proveedor. Autoriza la solicitud y la compra. 105

15 1.5 Compra El objetivo de las compras en la empresa además de la previsión de posibles variaciones de la demanda, tiene la función de obtener factores productivos al menor costo posible dentro de los estándares de calidad, debe de tenerse en cuenta aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que pueden estar sujetos los productos adquiridos. Los factores que deben considerarse con relación a la planeación de las compras son: Cuánto y cuando comprar en cada ocasión basados en Presupuestos relacionados a los inventarios (compra y producción) Adecuarse a la Políticas de compra establecidas. Funciones a realizar al gestionar las compras: Estudio del Mercado en el que se encuentra Realización de peticiones de oferta a los proveedores Selección de Oferta Ejecución de Pedidos Seguimiento de las ofertas y pedidos Realización de reclamaciones, devolución o anulación de pedidos Conocer las políticas de cada proveedor en cuanto a devoluciones. 106

16 1.5.1 Procedimiento de Compra Departamento de Producción Emite solicitud de Compra (Formato CI-02) Remite solicitud al jefe de compras. Jefe de Compras Recibe Solicitudes de Compra Verifica en la información sobre las existencias actuales, para constatar la necesidad de la compra (tomando en cuenta la política de máximos y mínimos) Sigue el procedimiento de negociación. Recibe orden de compra autorizada. Envía orden de compra autorizada al proveedor seleccionado (vía fax o e mail). 107

17 1.5.2 Políticas de Compra Toda información sobre cotizaciones se manejará única y exclusivamente por los miembros del personal de compras en forma confidencial. Se deberá hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la entrega en la fecha convenida, se le cancelara la compra. Las requisiciones, se podrán cotizar con tres proveedores como mínimo. Solo se recibirá mercadería de proveedores que estén de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido. No se recibirán mercaderías de los proveedores que no vengan acompañadas de su factura de cobro original y orden de compra correspondiente. Todo material, solicitado mediante requisición por las unidades, deberá estar debidamente detallado y especificado, de lo contrario no se le dará el trámite correspondiente. Deberán negociarse los descuentos por volúmenes comprados Deberán pactarse los plazos de pago de las compras al crédito No se recibirán obsequios, gratificaciones o cualquier tipo de invitaciones, que puedan influir, de algún modo en la selección del proveedor. Toda operación de compra de materiales e insumos, deberá estar considerada en el presupuesto de compras y producción. Las compras serán presupuestadas anualmente, basadas en datos de años anteriores y en las proyecciones de la empresa. El departamento de bodega deberá hacer la requisición de compras para los materiales al tener una existencia del 20% de la última compra, tomando en cuenta el ritmo del consumo y el plazo de entrega de los proveedores. 108

18 ETAPA II CONTROL FÍSICO CONTROL Y REGISTRO CONTABLE CONTROL FINANCIERO CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE INVENTARIOS CONTROL EN EL MANEJO DE INVENTARIOS FORMATOS DE CONTROL DE INVENTARIOS POLÍTICAS CONTROL CONTABLE DE INVENTARIOS DAÑADOS Y OBSOLETOS REALIZACIÓN DE INVENTARIOS FÍSICOS REGISTRO CONTABLE DE INVENTARIOS PRESUPUESTOS CONTROL DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS NIVELES DE INVERSIÓN TÉCNICAS E ANÁLISIS POLÍTICAS 109

19 2. Etapa II Control de Inventarios El control de inventarios consiste en un trabajo técnico y de procedimientos utilizados para establecer y mantener las cantidades óptimas de materiales requeridas, para que la empresa cumpla con sus objetivos. 2.1 Control Físico El control físico consiste en la acción del control de las existencias reales y en producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras, teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda. Además es necesario tener adecuados niveles de stock, a continuación se detallan las funciones de la gestión de stock: Funciones de la Gestión de Stock: Coordinar programas de venta, producción y compras. Establecer niveles de inventarios de cada producto en función de la demanda. Realizar el seguimiento sistemático de los pedidos a los proveedores. Conocer las existencias, entradas y salidas. Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado, evitando olvidos y retrasos en las entregas. Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento. 110

20 2.1.1 Control de Entradas y Salidas de Inventarios. El control de las entradas y salidas de inventarios se llevará a cabo mediante registros e informes periódicos que se relacionan con la compra, recepción, almacenamiento y entrega de los materiales. Los registros deberán mostrar la cantidad y el costo de los materiales pedidos a los proveedores, recibidos de éstos, almacenados y posteriormente entregados de manera que las existencias mostradas en el Kardex computarizado de Inventarios estén correctamente registradas. Como parte del control de las entradas y salidas de inventarios se detalla en la figura 5 considerando la necesidad de segregación de funciones relativas a inventarios, tales como adquisición, recepción y almacenaje; posteriormente a esto se muestra el control para los materiales enviados a los Laboratorios Maquiladores en el que se presenta mediante una figura el procedimiento y operación de los materiales enviados a los laboratorios y finalmente un procedimiento para el control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento. 111

21 Compra Recepción - Consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se requieren - Y colocar la orden de compra, mantener la vigilancia sobre la entrega oportuna del material. - Encargarse del envío de los materiales e insumos comprados a los proveedores para los laboratorios maquiladores. - La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. - Preparación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación. - La entrega o envío de los productos recibidos a los almacenes determinados. Almacenaje Acondicionamiento El control incluye lo siguiente: - Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correctas. - Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra las extracciones no autorizadas. - Control de extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción - Control en los envíos de Materiales a los laboratorios maquiladores. - El control y prevención de obsolescencia y daño en las existencias de inventarios. - La información adecuada sobre el movimiento de la adecuación y los inventarios. - Notificación rápida sobre productos dañados o averiados, de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios puedan ser debidamente contabilizados. Figura 4 112

22 Control para los materiales enviados a los Laboratorios Maquiladores Para el control de los insumos enviados a los laboratorios se requiere de involucrar a los departamentos de compras, producción y almacén, para trabajar en coordinación con los proveedores y los laboratorios maquiladores. En la siguiente figura se sugiere un procedimiento para dicho control. Proveedor Requerimientos Informa Entrega Informa Maquilador Recibe Compras Control de los Materiales Procede a Maquilar, previa orden de compra Solicita Entrega Gerente de Producción (Acondicionamiento) Entrega Despacho Figura 5 Según el procedimiento mostrado en la figura 6, esta función de control obedece, a la necesidad de satisfacer oportunamente los requerimientos de acondicionamiento, optimización de espacios en las bodegas así mismo el pago de transporte por los envíos de los materiales e insumos a los laboratorios. El control de los materiales se 113

23 preocupa de optimizar los requerimientos, vía su satisfacción en forma oportuna y procura tener el conocimiento lo mas exacto posible de las existencias, el flujo de las compras y el envío a los laboratorios, de los materiales e insumos necesarios para las maquilas. Control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales obsoletos, dañados o de lento movimiento En atención a que pueden generarse pérdidas de valor de los inventarios en el proceso de las operaciones de la empresa, deben existir procedimientos permanentes que permitan identificar las existencias con problemas de obsolescencia, averiados o daño; a continuación se sugieren los siguientes procedimientos para el control antes mencionado: Identificar y revisar los productos después de recibirlos que estos estén en buenas condiciones y sean los solicitados según orden de compra; e informar al jefe de compras en el caso de que se reciban productos dañados para que realice las devoluciones al proveedor (Ver Formato CI-03); dicha devolución se realizará a más tardar en dos días hábiles posteriores a la recepción. Realizar revisiones cada tres meses especialmente a los productos con fecha de vencimiento, e informar a la gerencia referente a los que se encuentran próximos a vencer; cuando los productos presenten evidencia de daño físico o vencimiento se informará al departamento de contabilidad mediante formato de baja de productos autorizada por la gerencia (Formato CI-04). El personal de Contabilidad realizará y coordinará inventarios con el propósito de comprobar que las existencias estén debidamente identificadas y detectar a tiempo posibles pérdidas por vencimientos y/o deterioro. 114

24 En la siguiente figura se muestra el procedimiento de control para detectar y gestionar los materiales dañados y obsoletos, este procedimiento detalla las funciones a realizar por los departamentos de bodega y contabilidad. Procedimiento de Control de Inventarios para detectar y gestionar los materiales dañados y obsoletos BODEGUERO Recibe Productos (Empaques, Productos Farmacéuticos) Revisión de Productos Realiza inspecciones en las bodegas. Identificación adecuada de los productos (Nombre y fecha de Vencimiento) INFORMES Productos Recibidos con averías Productos con corto vencimiento Productos con poco movimiento CONTABILIDAD Realiza Inventarios Físicos Comprobación Verificación Productos con corto vencimiento. Adecuada Identificación de productos Figura 6 115

25 2.1.2 Control en el Manejo de Inventarios La importancia del control en el manejo de inventarios está en la eficiencia del buen control interno. La siguiente figura muestra el control en el manejo de los inventarios, el control en los procesos de gestión del almacenamiento, las ubicaciones de los productos, informes, identificación, separación de mercaderías para laboratorios y bodegas, tener la mercadería debidamente identificada teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones. Existencias Almacenamiento Control y Registro de Compras Ubicaciones Figura 7 116

26 Proceso de Control en el Manejo de Inventarios Control y Manejo de Materiales en el Almacenamiento El jefe de bodega será el responsable de mantener el control y manejo de los materiales, según los siguientes lineamientos: Los materiales deben ser marcados o etiquetados con claridad, identificándolos con el nombre y fecha de vencimiento. Sin lo anterior es fácil colocar mal o perder los materiales. Controlar las temperaturas adecuadas para cada tipo de materiales. La entrega de materiales deben ser únicamente contra las requisiciones autorizadas Control y Manejo de las Ubicaciones de los Materiales El jefe de bodega en coordinación con el auxiliar serán los responsables de la correcta ubicación de cada uno de los productos en las bodegas. Colocar los materiales recibidos adecuadamente en los estantes de las bodegas correspondientes. Organizar la bodega mediante zonificación (ver ejemplos de zonificación de bodegas Figura 8 y 9). 117

27 Ejemplo de Zonificación e Identificación de Bodegas El siguiente ejemplo de zonificación de Bodega para el control de los materiales y de la bodega se presenta como una alternativa para la mejor identificación de los diferentes productos existentes. Ejemplo de Zonificación de Bodegas para el Control de Ubicaciones Bodega # 1 de Materiales Clasificar Productos Cajas Etiquetas Dispensadores Insertos, etc. Numerar Estantes Estante 1 Nivel 1, Identificar con Letra A Nivel 2, Identificar con Letra B Nivel 3, Identificar con Letra C Nivel 4, Identificar con Letra D Ubicación de los Productos Estante 1 Nivel A Cajas para productos: Línea A Línea B Línea C Estante 1 Nivel B Etiquetas para los productos: Línea A Línea B Figura 8 118

28 Ejemplo de Zonificación de Bodegas para el Control de Ubicaciones Bodega # 2 de Productos Formulados o Maquilados Clasificar Productos Ampollas Inyectables Ampollas Bebibles Jarabes Soluciones Bebibles Tabletas Capsulas Grageas Cremas Numerar Estantes Estante 1 Nivel 1, Identificar con Letra A Nivel 2, Identificar con Letra B Nivel 3, Identificar con Letra C Nivel 4, Identificar con Letra D Ubicación de los Productos Estante 1 Nivel A Estante 1 Nivel B Estante 1 Nivel C Ampollas Inyectables: Línea A (Vitaminas) Presentación 1 Ampollas Inyectables: Línea A (Vitaminas) Presentación 2 Ampollas Inyectables: Línea B (Antigripales) Estante 1 Nivel D Ampollas Inyectables: Línea C (Analgésico) Figura 9 119

29 Control y manejo de los Inventarios para el registro y control de las Compras Para el control de las compras como parte del control en el manejo de materiales, el jefe de compras deberá realizar las siguientes actividades: Coordinar con los proveedores que las compras de materiales y materias primas sean enviadas directamente a los Laboratorios Maquiladores. Que los viajes de manejo de materiales siempre que sea posible, no debe hacerse un viaje vacío, ejemplo: Al recoger los productos formulados o maquilados a los laboratorios, llevar los pedidos a los clientes. Para el control de los registros será responsabilidad del departamento de contabilidad: Revisar el registro de las compras y devoluciones. Revisar el costo de los productos registrados en el sistema de inventario computarizado. Control y Manejo de Existencias El Control y manejo de los inventarios para las existencias el jefe de compras en coordinación con el jefe de bodega deberán realizar las siguientes actividades: Revisar las existencias de los inventarios a fin de determinar los productos que tengan mayor rotación. Controlar el punto máximo a cubrir y lo mínimo de los materiales que tendrá en bodega (ver políticas de máximos y mínimos página 152) 120

30 2.1.3 Formatos de Control de Inventarios Los formatos de control inventario se consideran importantes en el control de los mismos, a continuación se muestran algunos formatos con su respectiva guía de utilización. (Ver Formatos CI-01 al CI-08) Formato CI-01: Orden de Compra EMPRESA XYZ, S.A. DE C. V. Registro No. NIT: ORDEN DE COMPRA Proveedor: No. Orden: Días de Crédito: Fecha: Código Producto Cantidad Unidad Precio Unitario Total Observaciones: Aprobado por Hecho por 121

31 ORDEN DE COMPRA El formato CI-01 Orden de compra, tiene como objetivo registrar y solicitar los diferentes pedidos de productos a los proveedores. Guía de llenado Proveedor: Anotar el nombre completo del proveedor al cual se le esta solicitando los artículos. No de Orden: Se deberá llenar un correlativo de las órdenes de compra Días de Crédito: Se especificara el plazo en días de crédito que se tiene con ese proveedor. Fecha: Anotar la fecha en la que se elabora la orden de compra Código: Anotar el código de los productos que se están solicitando Producto: Anotar el nombre completo de los artículos que se están solicitando Cantidad: Anotar el numero de unidades solicitadas Unidad: Anotar la unidad de medida que se solicita ya sea esta yardas, metros, libras, kilogramos, quintales, etc. Precio Unitario: Anotar el valor monetario en la cal se pacto los artículos solicitados. Total: Se deberá totalizar la cantidad solicitada por el precio unitario. Observaciones: Se deberá especificar cualquier dato que sea necesario para la compra de los productos. Aprobado Por: La deberá firmar el jefe de compra Generada Por: La deberá firmar la persona quien elaboro la orden de compra Fuente: Equipo de Tesis 122

32 Formato CI-02: Solicitud de Compra EMPRESA, X, Y, Z SOLICITUD DE COMPRA Nº Departamento Solicitante Fecha requerida Fecha de Elaboracion de Solicitud Fecha de Recibido en Compras COD. EXIST. Cant. Solic. Unidad de Medida Descripcion COTIZACIONES A PROVEEDORES Destino de los Articulos Proveedores Recomendados Observaciones Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Solicitante Jefe Inmediato Gerente Jefe de Compras Fuente: Equipo de Tesis 123

33 SOLICITUD DE COMPRA El formato CI-02 Solicitud de compra, tiene como finalidad solicitar al departamento de compras para que adquiera determinados materiales, ya sea para reponer las existencias actuales o para adquirir algunos materiales de los cuales no hay existencias o están en su nivel mínimo de existencia. Guía de llenado Indicaciones Generales 1- Llenar la solicitud a maquina o manuscrito con letra legible 2- Las solicitudes serán presentadas en el departamento de compras 3- No se recibirán la solicitud que estén incompletas Identificación del departamento. Anotar el nombre del departamento que esta solicitando los materiales Fecha requerida Anotar la fecha en la cual necesita que los materiales le sean entregados Fecha de elaboración de Solicitud. Anotar la fecha en la cual esta haciendo la solicitud Fecha de recibido en compras Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, fecha en la cual se recibe. Fuente: Equipo de Tesis 124

34 Código Anotar el número de código de los materiales que esta solicitando Existencia. Casilla de uso exclusivo del departamento de compras, para determinar si los artículos solicitados están en existencia. Cantidad Solicitada. Anotar el número de artículos que esta solicitando. Unidad de Medida. Anotar la unidad de medida kilos, gramos, libras en el caso que no sea por unidades. Descripción Anotar las especificaciones necesarias de los artículos que esta solicitando. Cotizaciones a proveedores. Casilla de uso exclusivo del departamento de compras Destino de los artículos Anotar las especificaciones necesarias para detallar en que se le darán uso los artículos solicitados. Proveedores Recomendados. Anotar el nombre de algún proveedor que se tenga seleccionado en el caso cumpla con todas las especificaciones necesarias. Fuente: Equipo de Tesis 125

35 Observaciones. Anotar cualquier dato que considere necesario para que se le realice la compra Nombre y firma del solicitante. Anotar el nombre y firma de la persona que esta solicitando los materiales Nombre y firma del jefe inmediato. Anotar el nombre y firma del jefe del área donde se están solicitando los materiales. Nombre y firma del gerente. El gerente de área firmará la solicitud de autorizada. Nombre y firma del jefe de compras. El jefe de compras firmara la solicitud para dar proceso a la compra. Fuente: Equipo de Tesis 126

36 Formato CI-03: Devolución a Proveedor. Logo y Nombre de la Empresa (1)No. De Folio (2) C.C.F. # (3) Fecha de C.C.F. (4) Fecha de (5) Proveedor: (6) Lote No. Elaboración DIA MES AÑO (7) No (8) Código (9) Descripción (10) Presentación Cantidad (13) (11) Pedido (12) Devolver Costo Unitario (14) Costo Total (15) Observaciones: (16) Elaboró (17) Autorizó (18) Recibió Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma Fuente: Equipo de Tesis 127

37 Devolución a Proveedor El formato CI-03 Devolución a Proveedor, Tiene como finalidad registrar y controlar las devoluciones de artículos recibidos en mal estado o averías a los proveedores. Guía de Llenado 1 FOLIO Anotar el número correlativo, correspondiente 2 C. C. F. # Anotar el numero del Comprobante de Crédito Fiscal, con el cual fueron recibidos los productos en el Almacén 3 Fecha de C.C.F. Anotar la fecha del CCF 4 Fecha de Elaboración Anotar el día, mes y año en que se elaboró el Formato de devolución 5 Proveedor Anotar el nombre o denominación del proveedor que surtió los productos. 6 Lote No. Anotar el número de lote del producto a devolver (Sólo para los productos farmacéuticos), Empaques 7 No. Anotar el número correlativo de los productos a devolver. 8 Código Anotar el código de identificación del producto 9 Descripción Anotar la descripción del producto a devolver. 10 Presentación Anotar el tipo de presentación del producto devuelto. Fuente: Equipo de Tesis 128

38 11 Cantidad Pedido Anotar la cantidad de productos que se recibieron en su momento. 12 Cantidad Devuelta Anotar la cantidad de productos a devolver. 13 Costo Unitario Anotar el costo en dólares al que se adquiere los Productos. 14 Costo Total Anotar el importe total en dólares de los productos a devolver. 15 Observaciones Anotar las causas que originan la devolución. 16 Elaboró Anotar nombre y firma del jefe del almacén 17 Autorizó Anotar el nombre y firma del gerente 18 Recibió Anotar el nombre y firma del proveedor Fuente: Equipo de Tesis 129

39 Formato CI-04: Baja de Productos. Logo y Nombre de la Empresa BAJA DE PRODUCTOS DAÑADOS Y OBSOLETOS (1) No de Folio (2) Fecha Día Mes Año (3) Descripción (4) (5) (6) (7) Fecha de Presentación Cantidad No Lote Vencimiento (8) Observaciones: (9) Jefe de Almacén (10) Gerente Nombre y Firma Nombre y Firma Fuente: Equipo de Tesis 130

40 Baja de Productos El formato CI-04 Baja de Productos, Tiene como finalidad el informe, registro y control de los inventarios dañados y obsoletos para ser reconocidos contablemente en el período contable. Guía de Llenado 1 Folio Anotar el número consecutivo correspondiente al Formato 2 Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora el- Formato. 3 Descripción Anotar detalladamente las características Generales de cada uno de los bienes dañados y/o obsoletos. 4 Presentación Anotar la presentación de los artículos dañados u Obsoletos, sean kilos, litros, cajas, cápsulas, etc. 5 Cantidad Anotar el número de unidades de cada artículo 6 No. De Lote Anotar el número de lote de los productos, Cuando sean productos farmacéuticos. 7 Fecha de Vencimiento Anotar la fecha de vencimiento, cuando los Productos sean farmacéuticos. 8 Observaciones Anotar los comentarios a que den lugar las Características de los productos dañados u Obsoletos. 9 Jefe de Almacén Anotar el nombre completo y firma del jefe del Almacén. 10 Gerente Anotar el nombre completo y firma del jefe del Fuente: Equipo de Tesis 131

41 Formato CI-05: Requisición Logo y Nombre de la Empresa Nº REQUISICIÓN (1) Fecha Día Mes Año Bodega: (2) (3) CANTIDAD (4) DESCRIPCIÓN (5) COSTO (6) COSTO UNITARIO TOTAL (7) Autorizado por (8) Entregado por (9) Recibido por Fuente: Equipo de Tesis 132

42 Requisición El formato CI-05 Requisición, Tiene como finalidad el registro de las salidas y control de los productos solicitados del departamento de producción a las bodegas. Guía de Llenado 1 Fecha Anotar el día, mes y año en que se elabora el- Formato. 2 Bodega Anotar la bodega a la que se le solicitan los Materiales (Materiales o Productos formulados) 3 Cantidad Anotar la cantidad solicitada de los productos 4 Descripción Anotar la descripción de los artículos solicitados 5 Costo Unitario Anotar el costo unitario de los artículos (realizado- (realizadopor el departamento contable) 6 Costo Total Anotar el costo total de los artículos requeridos (realizado por el departamento contable) 7 Autorizado por Anotar el nombre completo y firma del jefe de Producción 8 Entregado por Anotar el nombre completo y firma del jefe del almacén que entrega los materiales requeridos. 9 Recibido por Anotar el nombre completo y firma de la persona que los productos requeridos. Fuente: Equipo de Tesis 133

43 Formato CI-06: Tarjetas de Inventario Físico Logo y Nombre de la Empresa TARJETA DE INVENTARIO FÍSICO (2) No de Folio (1) Bodega: (3) Fecha de Día Mes Año Inventario (4) Código (5) Descripción (6) Presentación (7) Existencia Física (8) Existencia de Sistema de Inventario (9) Diferencias (10) Elaboró (11) Revisó Nombre y Firma Responsable del Conteo Nombre y Firma Jefe de Almacén Fuente: Equipo de Tesis 134

44 Tarjeta de Inventario Físico El formato CI-06 Tarjetas de Inventario Físico, Este formato tiene como finalidad registrar y reportar las existencias obtenidas en la realización de inventarios físicos en las diferentes bodegas de la empresa. Guía de Llenado 1 Bodega Anotar la bodega en la cual se realiza el inventario (Material de Empaque, Productos Maquilados, Productos Terminados) 2 FOLIO Anotar el número correlativo, de las tarjeta de Inventario. 3 Fecha de Inventario Anotar el día, mes y año que se realiza el Inventario. 4 Código Anotar el código del producto 5 Descripción Detallar las características generales de cada uno De los artículos. 6 Presentación Anotar el tipo de presentación del artículo: Caja, - Frasco, galón, litro, polvo, pastillas, ampollas, según sea el caso. 7 Existencia Física Anotar la cantidad de artículos existentes según Conteo realizado 8 Existencia según sistema de Inventario computarizado. Anotar la cantidad mostrada según el sistema de Inventario. 9 Diferencias Anotar las diferencias encontradas 10 Elaboró Anotar el nombre y firma de la persona que realizó el conteo físico. 11 Revisó Anotar el nombre y firma del jefe almacén Fuente: Equipo de Tesis 135

45 Formato CI-07: Autorización de Envío a Laboratorios Logo y Nombre de la Empresa Autorización de Envío de Materiales a Laboratorios (2) No de Folio Envío a: (3) Fecha de Día Mes Año (1) Laboratorio: Envío Código (4) Cantidad (5) Descripción (6) Autorizado (7) Entregado (8) Recibido (9) Fuente: Equipo de Tesis 136

46 Autorización de Envíos a los Laboratorios El formato CI-07 Autorización de Envíos a los Laboratorios, Este formato tiene como finalidad registrar y controlar el envío de materiales y materias primas a los Laboratorios maquiladores. Guía de Llenado 1 Laboratorio Anotar el nombre del Laboratorio al que se envían envían los materiales. 2 FOLIO Número Correlativo del Formato Prenumerado. 3 Fecha de Inventario Anotar el día, mes y año que se realiza el envío de los materiales al laboratorio. 4 Código Anotar el código del producto 5 Cantidad Anotar la cantidad enviada del producto 6 Descripción Detallar las características generales de cada uno de los productos a enviar 7 Autorizado Nombre y firma del gerente de producción 8 Entregado Nombre y firma del encargado de bodega que - Entrega los materiales 9 Recibido Nombre y firma de la persona que recibe los Productos en el laboratorio Fuente: Equipo de Tesis 137

47 Formato CI-08: Hoja de Kardex Nombre del Producto: Fecha # Docuemento Tipo de Movimiento Droguería KARDEX DE MATERIALES Movimientos Valores Entrada Salida Saldo Entrada Salida Saldo Bodeguero: 138

48 Hoja de Kardex El formato CI-08 Hoja de Kardex, Este formato tiene como finalidad Controlar mediante el registro de las entradas y salidas de los productos ya sea por compra, ventas o producción, para comprobar las existencias físicas con las registradas en el Kardex. Guía de Llenado 1 Nombre del Producto Identificar el producto al que se realizan los Movimientos de entradas y salidas. 2 Fecha Anotar la fecha en que se realiza la entrada o La salida de los productos. 3 # de Documento Anotar el numero de documento con el que se Le da el ingreso o salida al producto, sea este Comprobante de Credito Fiscal, Factura de Importación, requisición, Etc. 4 Tipo de Movimiento Anotar el tipo de movimiento que se realiza Este puede ser por medio de códigos, por Ejemplo EC = Entrada por Compra, SP = Salida por Producción, SA = Salida por Avería 5 Movimientos Detallar las cantidades entradas o salidas y el Saldo. 6 Valores Anotar el Valor por las entradas o Salidas 7 Bodeguero Anotar el nombre del responsable del registro De las entradas y salidas NOTA: Este formato puede ser utilizado de forma computarizada y de forma manual. Fuente: Equipo de Tesis 139

49 2.1.4 Políticas Generales de Control Físico de Inventarios Los inventarios de productos que la empresa adquiera para el desarrollo de sus operaciones recibidos e ingresados al almacén serán codificados y registrados oportunamente en el software de inventarios. La información para el registro de entradas serán las facturas, créditos fiscales o notas de remisión, para efectos de salida para producción será por medio de requisiciones y las salidas por venta será la copia de factura o crédito fiscal del pedido o notas de remisión. En el interior del almacén no podrán permanecer personas ajenas al manejo del mismo, el acceso del área será responsabilidad del encargado del almacén. Se establecerán medidas de seguridad y salvaguarda para las existencias de inventarios, las cuales incluyen procedimientos preventivos y de seguridad contra siniestros. Los formularios utilizados para el control de inventarios serán prenumerados al momento de emitirse y su uso será controlado permanentemente por el encargado del almacén. El punto de recepción final de los productos de compra se centralizará en el almacén y se distribuirá en las áreas solicitadas. Los errores que cometa el encargado del almacén en la recepción y entrega de bienes deben notificarse a contabilidad y ajustarse por medio del proceso de levantamiento de inventarios para el artículo en cuestión. Toda recepción se deberá confrontar que los bienes recibidos cumplan con las especificaciones descritas en el crédito fiscal o factura. Toda recepción de pedidos estará amparada por el crédito fiscal o la factura del consumidor final según corresponda. Todos los documentos como Comprobantes de Crédito Fiscal o Facturas deberán mostrar fecha de recibido, firma y nombre de la persona que recibió los productos como evidencia de haber recibido de conformidad. 140

50 Toda compra en la que los productos presenten daño y/o no cumplan con las características indicadas en la factura o crédito Fiscal, serán devueltos para que sean sustituidos dando así inicio al proceso de reclamo. Los errores que cometa el encargado del almacén al momento del registro en la entrega de los productos deberá corregirse por él y tendrá que justificar el error cometido y ser validado por el departamento de contabilidad. Las devoluciones de los productos próximos a vencer, se recibirán solamente con tres meses de anticipación al vencimiento, para darles el tratamiento en cuanto a donaciones o ventas al personal. 2.2 Control y Registro Contable El control sobre los inventarios se relaciona directamente con la contabilidad, pues se necesita que la información recibida de estos sea confiable, oportuna y exacta para la toma de decisiones. Para el reconocimiento oportuno se clasifican las siguientes categorías de inventarios: Materia Prima, Productos Terminados adquirido de Proveedores, Inventario en Transito, Material de Empaque utilizado en Producción, Inventario en Proceso Control Contable de Inventarios Dañados y Obsoletos Los inventarios obsoletos, dañados deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables de inventarios, previa la investigación pertinente, y la debida autorización del responsable. Sin excepción alguna, se deberá contar con las justificaciones documentadas requeridas; elaborándose un acta de destrucción de los inventarios dañados si ese es el caso. 141

51 El registro contable de inventarios dañados y obsoletos se realizará mediante informes proporcionados por el jefe de almacén, los que estarán debidamente autorizados por la gerencia para el registro contable respectivo. En la figura 10 se muestra el procedimiento para realizar el descargo de inventarios dañados y obsoletos, estos se pueden identificar en el proceso de la recepción y en la bodega dentro de la empresa por medio de realización de inventario físico y revisión de la identificación de las mercaderías. Procedimiento de Descargo de Inventarios Dañados y obsoletos. En la Recepción de los Productos Productos Averiados Realizar la Devolución Parcial Llenar formulario de devolución al proveedor Productos dañados dentro de la Empresa Solicitar Nota de Crédito Contabilizar la devolución Se identifican por medio de: Inventarios Físicos, revisiones de identificaciones de los productos Determinación de: 1- Productos dañados 2- Productos obsoletos 3- Productos Próximos a Vencer Preparación de informes de los resultados obtenidos Descargar del Inventario Reconocimiento Contable del daño u obsolescencia (Ver ejemplo de partida) Donaciones ó venta a bajo precio a empleados Figura

52 Ejemplo de partida para la contabilización de Productos dañados y obsoletos DROGUERIA: COMPROBANTE CONTABLE Valores expresados en Dolares de los Estados Unidos de América Tipo de Operación: Diario Fecha : Comprobante No. XX Concepto : Productos dañados y obsoletos Cuenta Descripción de Cuentas Parcial Debe Haber 1102 PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS $ PROVISION PARA INVENTARIOS OBSOLETOS $ - SI HAY PROVISIÓN 1101 INVENTARIOS $ MATERIAS PRIMAS MAQUILAS $ MATERIALES DE EMPAQUE $ PRODUCTOS TERMINADO $ GASTOS DE VENTA $ AVERIAS $ INVENTARIOS PRODUCTOS TERMINADO $ - $ COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION AVERIAS $ - SI NO HAY PROVISIÓN 1101 INVENTARIOS $ MATERIAS PRIMAS MAQUILAS $ MATERIALES DE EMPAQUE $ - Elaborado TOTALES $ - $ - ar Autorizado Revisado 143

53 2.2.2 Realización de Inventarios Físicos La responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; no obstante la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del año. Por ello es necesaria la realización de recuentos físicos mensuales los que deben basarse en procedimientos claramente definidos, por consiguiente en la figura 11 se describe gráficamente los pasos a seguir para la realización de inventarios físicos. INVENTARIO FÍSICO DE EXISTENCIAS ACTIVIDADES PRE- LIMINARES Informar sobre la realización del inventario físico mediante un Memoramdum. Ordenamiento previo del stock. Codificación del stock por ubicación. Verificación física de la ubicación del stock, de acuerdo a su codificación. Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico. Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario. Ordenamiento de stock de difícil conteo. CONTEO FÍSICO Conteo físico utilizando el método de barrer Se llenan Tarjetas o listados de Inventario físico (ver Formato CI-06) Redacción de Acta de Inventarios VERIFICACIÓN DE CONTEO FÍSICO. Comparación con el Sistema de inventario Tarjetas de Conteo Físico Vrs. Reporte del Sistema de Inventarios Determinación de Resultados. Figura 11 Fuente: Equipo de Tesis 144