PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN

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1 PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC Aprobó: Rector Página 1 de 10 Fecha de aprobación: Agosto 03 de 2009 Resolución N 130 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades para el pedido y entrega de insumos y/o productos requeridos en los servicios de alimentación y las actividades de control de inventario necesarias. NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DBU: División de Bienestar Universitario. Minutas: Se refiere a los menús que se programan en cada servicio de alimentación. SCC: Sección de Comedores y Cafetería. SIF: Sistema de Información Financiero. Administrador Punto de Venta (APV): Realiza las actividades de supervisión necesarias en el registro de caja; tiene Habilitados los módulos en el Sistema de Cafetería para desempeñar este rol. CONSIDERACIONES Comprende desde la solicitud de los insumos y/o productos a los proveedores, hasta la entrega de los mismos a las jefes de cocina, a los líderes de los servicios de alimentación o a los empleados en quienes se delegue. Resolución 2674 de 2013, Establece los requisitos sanitarios que deben cumplir las personas naturales y/o jurídicas que ejercen actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos y materias primas de alimentos y los requisitos para la notificación, permiso o registro sanitario de los alimentos, según el riesgo en salud pública, con el fin de proteger la vida y la salud de las personas. Decreto 3075 de 1997, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 09 de 1979 y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamentan las condiciones generales de equipos y utensilios en la fabricación de alimentos. NTS-USNA 003, Control en el manejo de materia prima e insumos en el área de producción de alimentos conforme a requisitos de calidad. NTS-USNA 007, Norma sanitaria de manipulación de alimentos a) Aunque puede variar por diversos factores, generalmente la periodicidad de las solicitudes a los proveedores se realiza de acuerdo con el tipo de insumos requeridos: - Diaria: Suministro de productos e insumos necesarios para la prestación del servicio de Alimentación Especial. - Semanal: Mercado de verduras, hortalizas, raíces, tubérculos, plátanos, carne, pollo, pescado, frutas frescas, pulpa de fruta, pan y abarrotes en general (perecederos). - Según stock: Abarrotes no perecederos, desechables y aseo.

2 PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA Página 2 de 10 Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 03 de 2009 Resolución N 1301 CONSIDERACIONES b) Al finalizar cada mes, el almacenista elabora un informe de Almacén siguiendo los lineamientos que establezca la División Financiera. c) Se realizan verificaciones periódicas del inventario físico del almacén y cuartos fríos por parte del Jefe de la Sección de Comedores y Cafetería o de la persona a quien delegue. Dichas verificaciones periódicas se realizan al final de cada semestre, en el receso académico. Se debe tener en cuenta que el SIF no muestra información actualizada y real, debido a que algunos insumos y/o productos se reciben por medio de remisiones y la factura llega después, así mismo se debe tener en cuenta la consideración y que por ende las salidas de insumos en el SIF se registran días después de su salida física. d) El líder del servicio de Cafetería realizará verificaciones periódicas del inventario de productos y/o insumos de la cafetería, éstas serán registradas en el sistema de cafetería. e) Ajuste de Inventario de Almacén y Cuartos Fríos: Una vez se realice el conteo físico de los insumos y/o productos de almacén y cuartos fríos, se levanta un acta especificando los insumos y/o productos que presentaron faltantes y sobrantes. Con base en esta acta, se ingresa al módulo de ajuste de inventarios en el SIF y se realizan los ajustes pertinentes, tanto en cantidades como en valor. Sólo se permite el ajuste de inventarios cuando hay faltantes y sobrantes de productos al granel o empacados al mayor por ejemplo: bultos. f) Dadas de Baja de Almacén y Cuartos Fríos: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado. Estos productos deben ser reportados inmediatamente al jefe de la Sección de Comedores y Cafetería o a quien delegue, para que se realice un acta en donde se especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja. A continuación, se ajustará el inventario en SIF y se manejará como un faltante. g) Ajuste de Inventario de las Cafeterías: Una vez se realice el conteo físico de productos de cafetería, se ingresa esta información al Sistema de Cafetería, para realizar el ajuste de inventario en cuanto a cantidades, así mismo se puede consultar un informe de los ajustes realizados. h) Dadas de Baja Cafeterías: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esteé vencido o dañado, estos productos deben ser reportados inmediatamente al líder de Cafetería o a quien delegue, para que se realice la respectiva baja en el Sistema de Cafetería, donde se especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja. i) Los insumos y/o productos se solicitan a través del medio acordado con el proveedor, ya sea vía fax, correo electrónico, por teléfono o por escrito. Constituye el soporte de los pedidos los formatos establecidos por el proveedor o en su defecto los formatos FBE.34 ó FBE.107 (Pedido Diario/Semanal de Insumos y Productos).

3 PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Elabora la minuta del servicio de alimentación 1. Elabora las minutas del servicio de alimentación correspondiente definiendo el número de raciones que se deben preparar y envía al almacenista. Jefe SCC, profesional en Nutrición o estudiante de Nutrición en práctica PBE.01 Elaboración de minutas Ingreso de insumos y/o productos por almacén? Si No 1 Pág Revisa existencias y determina cantidades requeridas de productos y/o insumos 2. Revisa las existencias de los insumos y/o productos y determina las cantidades que deban solicitarse a los proveedores. 3. Solicita a los proveedores los insumos y/o productos que se requieran 1 3. Solicita a los proveedores, los insumos y/o productos que se requieran según los saldos existentes en almacén y de acuerdo con la periodicidad establecida (ver Consideraciones). En el caso del servicio de alimentación especial o de alguna eventualidad en los demás servicios, el profesional responsable o a quien se haya delegado, solicita los insumos y/o productos necesarios. Cuando el proveedor no disponga de un formato propio como soporte del pedido, debe hacer uso de los formatos establecidos por la DBU y enviarlos al proveedor (Ver Consideraciones literal i). Líder servicio de alimentación o persona responsable FBE.34 Pedido Diario de Insumos y Productos FBE.107 Pedido Semanal de Insumos y Productos

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de Recibe en la bodega los insumos solicitados con la respectiva factura y/o remisión 4. Recibe en la bodega los insumos y/o productos solicitados. Formato Eventualidades y Devoluciones Devuelve al proveedor el insumo defectuoso No 5. Verifica que insumos lleguen en óptimas condiciones y de acuerdo con lo estipulado en el pedido y factura o remisión Insumos cumplen? 5. Verifica que los insumos lleguen en las condiciones requeridas y de acuerdo con lo estipulado en el pedido y en la factura de venta o remisión. Los insumos se verifican en presencia del proveedor o su representante. Si los productos o insumos recibidos no cumplen con las condiciones, se devuelven al proveedor para el cambio respectivo, diligenciando el formato FBE.47 Eventualidades y Devoluciones. Este formato se archiva en la oficina del Almacenista. FBE.47 Eventualidades y Devoluciones Si 6. Almacena los insumos y/o productos recibidos 6. Después de verificar que los insumos y/o productos cumplan con los requisitos, los almacena en la bodega o en los cuartos fríos según el caso. 7. Registra en el SIF el ingreso de insumos y/o productos a almacén 7. Registra la información de los insumos y/o productos recibidos y las facturas respectivas en el SIF, generando el comprobante de entrada a almacén y la orden de pago automático respectivos. Almacenista Comprobante de Entrada a Almacén Ruta: Sistema de Información à Sistema Financiero à Almacenista Inventarios à Entradas a Almacén. Orden de Pago Automático 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO 2 8. Entrega insumos a responsables de los servicios, de acuerdo con la programación de las minutas Alistamiento y Preparación de Alimentos PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA DESCRIPCIÓN 8. De acuerdo con la programación de las minutas, entrega personalmente los insumos y/o productos debidamente contados y pesados a las Jefes de cocina, al líder del servicio de Cafetería y al personal encargado de la preparación del servicio de alimentación especial y Combos saludables para que se continúe con el Procedimiento de Alistamiento y Preparación de Alimentos. RESPONSABLE Página 5 de 10 PBE.04 Alistamiento y Preparación de Alimentos 9. Devuelve insumos sobrantes al almacenista Control de Traslado de Insumos y Productos 9. Si en la preparación sobran insumos que no se hayan utilizado, los devuelve al almacenista. Nota: Al finalizar la jornada, el líder del servicio de alimentación, el almacenista o el auxiliar de almacén realiza el registro correspondiente de las cantidades utilizadas en el formato FBE.04 Control de Traslado de Insumos y Productos. Este formato debe estar firmado por quien entrega y por quien recibe los insumos y/o productos y se debe entregar al almacenista. Jefe de Cocina, Líder servicio de alimentación, personal Combo Saludable/Alimentación Especial FBE.04 Control de Traslado de Insumos y Productos 10. Registra salidas de insumos del almacén en el SIF Comprobante de Salida de Almacén 10. Registra las salidas de insumos del almacén en el SIF de acuerdo con las cantidades registradas en el formato FBE.04 Control de Traslado de Insumos y Productos, generando el comprobante de salida de almacén. Almacenista 11. Verifica que información registrada en comprobante salida almacén coincida con la del formato Control Traslado de Insumos y Productos 11. Verifica que la información registrada en el FBE.04 Control Traslado de Insumos y Productos coincida con el comprobante de salida de almacén y firma éste último. Jefe de Cocina, Líder servicio de alimentación, Jefe SCC Fin

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de Determina cantidades de productos a pedir 12. Si los insumos y/o productos ingresan directamente a las cafeterías, determina las cantidades que se van a solicitar a cada proveedor teniendo en cuenta el comportamiento de las ventas y las existencias de los diferentes productos en los últimos días. Líder Cafetería, Auxiliar Cafetería Profesores 13. Solicita a los proveedores los productos que se requieran 13. Solicita a los proveedores los insumos y/o productos que se requieran. Cuando el proveedor no disponga de un formato propio, debe hacer uso de los formatos establecidos por la DBU y enviarlos al proveedor (Ver Consideraciones literal i). Líder Cafetería Auxiliar Cafetería Profesores Formato FBE.34 Pedido Diario de Insumos y Productos 14. Recibe los productos, verifica que se entreguen en condiciones requeridas y firma factura de venta o remisión 14. Recibe los insumos y/o productos, verifica que se encuentren en las condiciones requeridas de acuerdo con lo estipulado en el pedido, la factura de venta o remisión y firma estos documentos. Nota: Una vez recibida la factura de venta, se diligencia el formato FBE.04 Control de traslado de insumos y productos, con el fin de realizar las entradas y salidas en el SIF. Líder Cafetería o Auxiliar Cafetería Almacenista FBE.04 Control de Traslado de Insumos y Productos 15. Registra el ingreso de los productos a cafetería en el software Sistema de Cafeteria Con base en las remisiones y/o facturas, diariamente registra en el Sistema de Cafetería los productos que ingresan a cada una de las cafeterías. Administrador Cafeteríaà Pedido Rápidoà Realizar Pedidoà Selecciona punto de ventaà Digita el producto y la Cantidadà Agregarà Guardar Administración Cafeteríaà Pedido Rápidoà Recibir Pedidoà Selecciona punto de ventaà Consultarà Selecciona Pedidoà Aprobar. Líder Cafetería / Auxiliar administrativo

7 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de Realiza el registro de las ventas de cafetería 17. Descarga del Sistema de Cafeteria los productos que salen desde cafetería a las UAA 16. Realiza el registro de las ventas de los productos de Cafetería. El sistema de Cafeteria, descarga automáticamente dichos productos del inventario. Si hay algún error en el registro de la venta debe informar al Administrador del Punto de Venta para anular la factura. 17. Descarga del sistemas de Cafeteria los productos que salen desde la Cafetería a las UAA (servicio de alimentación especial). Administrador Cafeteríaà Producto à Dar de baja producto o Menúà Digita el producto, la Cantidad de baja y Causa, agregue una observación de la causa si es necesarioà Agregar à Guardar. Cajero Líder Cafetería / Auxiliar administrativo 18. Traslada productos entre los puntos de venta Control de Traslado de Insumos y Productos Si se requiere un producto que esté disponible en otro punto de venta, ingresa al Sistema de Cafeteria y realiza la salida y/o la entrada del producto según corresponda. De esta misma manera procede cuando algún producto no se venda y haya la posibilidad de venderlo en otro punto de venta. Administrador Cafeteríaà Traslados à Realizar Trasladosà Digita el punto venta origen, punto venta destino, producto y la cantidad a trasladas à Agregar à Traslados à Recibir Traslado à Aprobar. Líder Cafetería / Auxiliar Cafetería Profesores / Auxiliar Administrativo

8 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 8 de Devuelve los productos que no se utilizaron en su totalidad 19. Si hay productos o alimentos sobrantes que no se utilizan en su totalidad y están en buenas condiciones, se envían al almacén o a los cuartos fríos o se entregan a las jefes de cocina para aprovechamiento en los demás servicios de alimentación. Líder Cafetería / Cajera / Auxiliar de cocina 20. Realiza la baja de los productos que así lo requieran 20. En el caso de los productos de lonchería, se realiza la baja en el Sistema de Cafeteria, de igual manera se debe realizar el respectivo registro cuando estos productos se hayan dañado, vencido, etc. Líder Cafetería Administrador Cafeteríaà Producto à Dar de baja producto o Menúà Digita el producto, la Cantidad de baja y Causa, agregue una observación de la causa si es necesarioà Agregar à Guardar. 21. Realiza periódicamente el inventario físico de los productos 22. Realiza ajuste del inventario en el Sistema de Cafeteria según el inventario físico Fin 21. Realiza periódicamente el inventario físico de los productos. Esta verificación se realiza con base en la información del sistema de Cafeteria y el conteo físico. 22. Realiza los ajustes en el Sistema de Cafetería según el inventario físico. El Sistema de Cafetería genera un informe de ajustes a partir del proceso de inventario realizado. Administrador Cafeteríaà Inventario à Realizar Inventarioà Digita el punto de venta, elija el tipo de búsqueda, por agrupación y Producto à Agregar à Digite Cantidad del conteo Físico à Guardar. Líder Cafetería / Auxiliar Cafetería Profesores Líder Cafetería

9 PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Página 9 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Agosto 3 de 2009 Creación del documento. 02 Diciembre 13 de Modificación del nombre del procedimiento. - Objetivo: Inclusión de las actividades de control de inventario. - Alcance: Eliminación de las actividades concernientes al pago de insumos y/o productos e inclusión de líderes de servicios de alimentación y empleados en quienes se delegue. - Ajustes en la consideración relacionada con la periodicidad de los pedidos. - Inclusión de las consideraciones relacionadas con realización periódica de inventarios, bajas, ajustes de inventarios, solicitudes a los proveedores y soportes correspondientes. - Eliminación en el diagrama de flujo del procedimiento predefinido Elaboración de minutas ya que no aplica para todos los servicios de alimentación. - Inclusión del FBE.107 Pedido Semanal de Insumos y Productos. - Eliminación del horario de recepción de insumos. - Descripción más detallada de la entrega de los insumos para el alistamiento y preparación de los alimentos. - Inclusión de actividades relacionadas con la baja de los insumos y/o productos, y la realización periódica de inventarios. - Eliminación de actividades concernientes al trámite de pago de insumos y/o productos.

10 PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL / SUBPROCESO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 03 Abril 23 de 2015 Inclusión de nueva normatividad Ajustes en las consideraciones Eliminación de la ruta de acceso del numeral referente a: Registra salidas de insumos del almacén en el SIF Modificación de los numerales: Registra el ingreso de los productos a cafetería en el software Sistema de Cafetería. Realiza el registro de las ventas de cafetería Descarga del Sistema de Cafetería los productos que salen desde cafetería a las UAA Traslada productos entre los puntos de venta Realiza la baja de los productos que así lo requieran Realiza periódicamente el inventario físico de los productos Realiza ajuste del inventario en el Sistema de Cafetería según el inventario físico